Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.
mehr erfahrenDurch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.
mehr erfahrenSchriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).
mehr erfahrenBeauftragt der für die Datenverarbeitung Verantwortliche einen Dritten zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, spricht man von Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung).
mehr erfahrenIn dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.
mehr erfahrenMit der Beteiligungsstrategie definiert ein Unternehmen, welche langfristigen Ziele durch Beteiligungen erreicht werden sollen und welche Mittel und Maßnahmen voraussichtlich notwendig sind.
mehr erfahrenAls Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.
mehr erfahrenFür Corporate Governance (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) gibt es keine einheitliche Definition. Im Allgemeinen wird damit der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen bezeichnet.
mehr erfahrenMithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.
mehr erfahrenEinzelpersonen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Durch adäquaten Datenschutz erreichen Verarbeiter personenbezogener Daten (z.B. Unternehmen), dass dieses Recht nicht verletzt wird.
mehr erfahrenVerarbeitet ein Verantwortlicher besonders sensible Daten, muss er die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über eine Datenschutzfolgenabschätzung prüfen. Unter welchen Umständen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist regelt der Art. 35 DSGVO.
mehr erfahrenZiel des Datenschutzmanagements ist die unternehmensweite Implementierung und Aufrechterhaltung eines Systems, mit dem gesetzliche und betriebliche Datenschutz-Anforderungen umgesetzt werden.
mehr erfahrenIn einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.
mehr erfahrenEin Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).
mehr erfahrenUnternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.
mehr erfahrenAls Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.
mehr erfahrenDas Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.
mehr erfahrenDurch die EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) vereinheitlicht die Europäische Union die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-DSGVO anzuwenden. Die EU-DSGVO löst in Deutschland das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) ab.
mehr erfahrenMit der Richtlinie 2019/1937 (Whistleblower-Richtlinie) verfolgt die EU das Ziel, hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen. Der Schutz vor Repressalien soll Hinweisgeber motivieren, Informationen über Rechtsverstöße preiszugeben.
mehr erfahrenEin Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.
mehr erfahrenEine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.
mehr erfahrenInnerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.
mehr erfahrenBefristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.
mehr erfahrenUnter dem Begriff GRC werden die Themen Governance, Risk und Compliance zusammengefasst. Diese Handlungsbereiche bilden die Grundlagen für das nachhaltige, wertorientierte und rechtskonforme Steuern einer Organisation.
mehr erfahrenEin Gremium ist eine Personengruppe, die sich mit einem zentralen Anliegen befasst.
mehr erfahrenAls Hinweisgebersystem (Whistleblowersystem) werden Systeme bezeichnet, die Personen eine Möglichkeit bieten, Informationen vertrauensvoll an einen Hinweisempfänger zu leiten. Hinweisgebersysteme haben die Funktion, die Informationsübertragung so zu gestalten, dass die Information preisgegeben und die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.
mehr erfahrenIFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).
mehr erfahrenDie Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.
mehr erfahrenDie Norm ISO 19600 wurde entwickelt, um Organisationen bei der Einführung von Compliance Management Systemen (CMS) zu unterstützen. Die Norm formuliert international einheitliche Grundsätze für Aufbau und Erhalt eines CMS.
mehr erfahrenIm Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.
mehr erfahrenDie Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.
mehr erfahrenDie Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).
mehr erfahrenIn einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).
mehr erfahrenUnter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.
mehr erfahrenDas betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.
mehr erfahrenDer Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.
mehr erfahrenUnter dem Begriff Risikomanagement werden die Tätigkeiten eines Unternehmens zusammengefasst, bei denen es um die Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken geht. Ziel des Risikomanagements ist ein unternehmerisch sinnvoller Umgang mit Risiken.
mehr erfahrenRisiko (Risk) ist untrennbar mit dem unternehmerischen Handeln verbunden. Der systematische Umgang mit Risiken gehört daher zu den unabdingbaren Aufgaben der Unternehmensführung.
mehr erfahrenSchutzrechtemanagement (engl. Intellectual Property Management) beinhaltet die Organisation und Steuerung der Aktivitäten, die dazu dienen, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu verwalten sowie Voraussetzungen dafür bereit zu stellen, dass Schutz und wirtschaftliche Nutzung optimiert werden können.
mehr erfahrenAls Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.
mehr erfahrenIm Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.
mehr erfahrenMit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.
mehr erfahrenDurch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.
mehr erfahrenEin Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.
mehr erfahrenDie im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.
mehr erfahrenDas Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.
mehr erfahrenDer Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.
mehr erfahrenDie Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).
mehr erfahrenKorrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.
mehr erfahrenDer Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.
mehr erfahrenDurch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).
mehr erfahrenVerträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.
mehr erfahrenEine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.
mehr erfahrenIm digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.
mehr erfahrenIn der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.
mehr erfahrenAktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).
mehr erfahrenDer Begriff „Whistleblowing Software“ ist die englische Bezeichnung für „Hinweisgeber-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.
mehr erfahrenEin Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.
mehr erfahrenEin Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.
mehr erfahrenDurch Konfiguration eines digitalen Vertragsmanagementsystems wird ein Berechtigungskonzept eingerichtet. Das Berechtigungskonzept ist Grundlage für die Zugriffskontrolle.
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