Legal Tech von otris:
kombiniert oder
Stand-alone
Die otris legal SUITE ...
… vereinfacht die Digitalisierung rechtlich relevanter Unternehmensprozesse durch die Verknüpfung von Legal-Fachlösungen.

Digitale Transformation in der Rechtsabteilung mit der otris legal SUITE

Die otris legal SUITE unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation in den Bereichen Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Vorgangsmanagement und Schutzrechtemanagement. Optimieren Sie Transparenz, Rechtssicherheit und Risikominimierung durch den kombinierten Einsatz der Fachlösungen oder durch die gezielte Digitalisierung einzelner Unternehmensprozesse.

otris legal SUITE

Ihr Nutzen

  • Zentrale Datenhaltung
  • Kombinierte Lösungen
  • Einheitliches Konzept
  • Verknüpfte Informationen
  • Verbesserte Transparenz

Die otris legal SUITE kombiniert vier Fachlösungen. Mit den Fachlösungen steuern Sie Vorgänge im Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Vorgangsmanagement und Schutzrechtemanagement. Durch die vielen Überschneidungen in diesen Fachbereichen, profitieren Sie von einem kombinierten Einsatz. Alle Fachlösungen folgen demselben Bedienkonzept, und verringern dadurch den Lernaufwand für die Nutzer. Ein weiterer Vorzug der zentralen Plattform: Dokumente und Daten stehen fachbereichsübergreifend zur Verfügung. Das verbessert die Sicht auf Vorgänge im Gesamtkontext.

Beispiel: Mit der otris legal SUITE managen Sie die unternehmenseigenen IP-Rechte mit allen zugehörigen Daten (Patente, technische Zeichnungen, Bilddateien etc.). IP-Rechte sind häufig Bestandteil von Verträgen (z.B. Lizenzvereinbarungen), die Sie innerhalb der Suite mit den Vertragsmanagement-Funktionen verwalten. Werden Ihre IP-Rechte verletzt, organisieren Sie das Verfahren mit dem integrierten Vorgangsmanagement. Durch die Verknüpfung der Fachlösungen generieren Sie Transparenz. Sie sehen den Fall im Zusammenhang mit allen relevanten Vorgängen und zugehörigen Dokumenten.

otris legal SUITE - Produktgrafik

otris legal SUITE

Der Legal Tech Suite-Gedanke: Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Vorgangsmanagement und Schutzrechtemanagement haben viele fachliche Überschneidungen. Durch die Kombination der Fachlösungen betrachten Sie Vorgänge nicht isoliert, sondern im Kontext verknüpfter Daten und Dokumente.

Die vier Fachlösungen unserer otris legal SUITE

Die vier Fachlösungen der otris legal SUITE erzeugen Synergie durch Kombination. Sie sind jedoch ebenfalls Stand-alone – als Einzellösung – erhältlich. Die vier Fachlösungen im Überblick:

Die Fachlösung otris contract unterstützt Sie bei der Steuerung des gesamten Vertragslebenszyklus. Von der Vertragserstellung über die digitale Unterschrift, bis hin zu Controlling-Prozessen und revisionssicheren Archivierungs-Routinen.

Die Fachlösung otris corporate unterstützt Sie bei der Steuerung Ihrer Beteiligungsmanagement-Prozesse. Mit otris corporate bilden Unternehmen ihre Beteiligungsstruktur ab und verwalten alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien.

Die Fachlösung otris matter unterstützt Sie bei der Organisation eines transparenten Vorgangsmanagements. Die Lösung vereinfacht die Dokumentation und Verwaltung von Rechtsangelegenheiten, die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten sowie die automatisierte Überwachung von Fristen.

Die Fachlösung otris ip unterstützt Sie bei einem wirksamen Schutzrechtemanagement. Mit otris ip managen Sie Ihre IP-Rechte (wie z.B. Patente, Marken, Designs oder Gebrauchsmuster) überwachen Fristen und bereiten Registrierungen vor.

Merkmale, die unsere otris legal SUITE auszeichnen

Bedienkonzept. Einheitliches System.

Die Fachlösungen der otris legal SUITE basieren auf einer einheitlichen Technologie-Plattform. Für den Nutzer bedeutet das: Navigationslogik und Menüführung sind in den Fachlösungen identisch und folgen dem ausgezeichneten Usability-Konzept aller otris-Lösungen. Das einheitliche Bedienkonzept vereinfacht Nutzern die Anwendung und den Wechsel zwischen den Fachgebieten.

Systemumfang. Funktionen kombinieren.

Ihre Anforderungen geben vor, welche Systemkomponenten der otris legal SUITE Sie einsetzen. Sie können aber nicht nur Fachlösungen miteinander kombinieren, sondern auch innerhalb jeder Fachlösung eine Software-Edition wählen und funktionale Erweiterungen hinzubuchen. Haben Sie darüberhinausgehende Anforderungen, individualisiert das otris-Consulting die standardisierten Lösungsbausteine.

Schnittstellen. Daten austauschen.

Die Fachlösungen der otris legal SUITE sind nicht nur untereinander kombinierbar, sondern können auch mit externen Systemen vernetzt werden. Mit standardisierten Schnittstellen zu bestehenden Drittsystemen erhöhen Sie den Nutzen durch uni- oder bidirektionalen Datenaustausch.

Betriebsform. Cloud oder On-Premises.

Wie Sie die einzelnen Bausteine oder die gesamte otris legal SUITE betreiben, können Sie frei wählen. Bei der On-Premises-Variante betreiben Sie die Lösung in Ihrem unternehmenseigenen Rechenzentrum. Möchten Sie die hauseigenen IT-Ressourcen nicht in Anspruch nehmen, wählen Sie eine Variante aus dem otris-Cloud-Angebot.

„Insbesondere die Kombinationsmöglichkeit aus Vertrags- und Beteiligungsmanagement mit Legal-Matter-Erweiterung hat uns überzeugt.“

Carola Bereuter
Finanzen & Rechtliche Angelegenheiten, Doppelmayr Seilbahnen GmbH

Legal Tech in der Praxis – Vorteil durch die otris legal SUITE

Ob Sie die Fachlösungen der otris legal SUITE einzeln oder in Kombination einsetzen, ist abhängig von Ihren Anforderungen. Von welchen Kombinationen profitieren Unternehmen in der Praxis? Einige Beispiele:

Corporate Housekeeping
Eine wichtige Aufgabe im Corporate Housekeeping ist es, gesellschaftsrelevante Dokumente und Vorgänge lückenlos zu erfassen. Zu der Dokumentation zählen Protokolle der Aufsichtsratssitzung genauso wie der Gesellschaftsvertrag oder Gewinnabführungsverträge. otris corporate ist die Fachlösung zur Steuerung und Dokumentation von Vorgängen im Beteiligungsmanagement. Viele Vorgänge im Corporate Housekeeping betreffen jedoch ebenso den Vertragsmanagement-Bereich. Durch die Kombination der Vertragsmanagement-Lösung otris contract und der Beteiligungsmanagement-Lösung otris corporate entsteht ein System für das Corporate Housekeeping, das sich vielfach in der Praxis bewährt hat. Die Kombination unterbindet doppelte Datenhaltung und beendet die Unsicherheit bei der Wahl des korrekten Aufbewahrungsortes für Corporate Documents und Verträge.

Vertragsmanagement und Vorgangsmanagement
Rechtsstreitigkeiten zwischen Unternehmen beziehen sich häufig auf Vertragsinhalte – z.B. die Frage, ob Leistungen konform zur vertraglichen Vereinbarung erbracht wurden. Die Fachlösungen für das Vertragsmanagement (otris contract) mit der Fachlösung für das Vorgangsmanagement (otris matter) zu kombinieren, ist daher naheliegend.

Insbesondere bei umfangreichen Vertragswerken mit vielen Anhängen (Versionen, Ergänzungen, Korrespondenz, Vereinbarungen) ist eine vollständige Dokumentation im Streitfall unerlässlich. Die Verknüpfung eines Rechtsfalls im Vorgangsmanagements mit den zugehörigen Verträgen im Vertragsmanagement verbessert die Transparenz über alle relevanten Informationen eines Falls.

otris corporate, otris ip, otris matter und otris contract
otris corporate ist unsere Fachlösung für das Beteiligungsmanagement. Die in der Lösung abgebildete Beteiligungsstruktur eignet sich hervorragend, um sie mit weiteren Informationen zu verknüpfen – zum Beispiel IP-Rechte, die Sie den jeweiligen Gesellschaften zuordnen. Ergänzen Sie die Lösung um otris contract (Vertragsmanagement) ordnen Sie den IP-Rechten die zugehörigen Nutzungsvereinbarungen zu. Die Verknüpfung zeigt Ihnen Nutzungsvereinbarungen und IP-Rechte stets im Kontext: Die vollständige Dokumentation des IP-Rechts inklusive aller Bilder, Metadaten und Fristen mit allen Nutzungsvereinbarungen, die zu diesem IP-Recht existieren. Diese Gesamtübersicht hilft insbesondere, wenn es zu einer IP-Recht-Verletzung kommt. Die rechtliche Angelegenheit können Sie mit der vierten Lösung der otris legal SUITE verwalten: otris matter unterstützt Sie bei Vorbereitung und Dokumentation von rechtlichen Auseinandersetzungen.

Fachlichkeit ausbauen – mit weiteren otris-Lösungen und digitalen Akten

Unternehmen kombinieren nicht nur die Fachlösungen der otris legal SUITE untereinander. Eine Kombination der otris legal SUITE mit Lösungen anderer otris-Suiten kann ebenso von Vorteil sein und Synergie erzeugen. Benötigt das Unternehmen darüber hinaus Funktionen, die nicht im Standard enthalten sind, erweitert das otris-Consulting den Umfang über Individualisierungen. Dazu zählen unternehmenseigene Workflows genauso wie zusätzliche digitale Aktenarten, die die Fachlichkeit der Lösung erweitern.

Suiten kombinieren
Sämtliche Lösungen der otris betreffen compliancerelevante Unternehmensprozesse. Eine Lösungskombination kann daher auch Suite-übergreifend Nutzen generieren. Die Kombination aus Lösungen der otris legal- und der otris compliance SUITE eignet sich beispielsweise, um die Anforderungen des Lieferkettengesetzes umzusetzen: otris diligence ist die Fachlösung der otris compliance SUITE, mit der Unternehmen die LkSG-Sorgfaltspflichten managen. Um problematische Lieferbeziehungen zu identifizieren, muss das System zunächst mit Informationen über vorhandene Lieferanten befüllt werden. Welche Lieferanten aus welchen Regionen gibt es und welche Volumen werden geliefert? Das sind grundlegende Fragen, die vor einer weitergehende Betrachtung und Risikoanalyse beantwortet werden müssen. Bei der Zusammenstellung der Informationen helfen Fachlösungen aus der otris legal SUITE: Verträge mit Lieferanten liegen in der Vertragsmanagement-Lösung otris contract. Dort können Daten vorsortiert werden (z.B. nach Land oder Liefervolumen), um eine erste Priorisierung durchzuführen. Auch Daten aus der Beteiligungsmanagement-Lösung otris corporate enthalten wichtige Informationen für das Sorgfaltspflichtenmanagement. Denn: Das Lieferkettengesetz bezieht sich nicht nur auf Lieferanten, sondern ebenso auf den eigenen Geschäftsbereich. In otris corporate finden sich alle Informationen zur Unternehmensstruktur mit sämtlichen Daten aller Tochterunternehmen und Beteiligungen.

Das Zentrum aller otris legal SUITE-Fachlösungen ist die digitale Akte (E-Akte). Sie enthält die Daten und Dokumente, die Mitarbeiter zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen benötigen. Die Anzahl an E-Akten, die Unternehmen mit den Fachlösungen verwalten können, ist unbegrenzt. Ebenso Art und Umfang: Es gibt IP-Akten, die nur ein einzelnes Foto und Metadaten enthalten oder Fallakten mit Hunderten Vorgängen und Dokumenten. Die E-Akten gliedern Information unabhängig vom Inhalt. Über die Integration neuer E-Aktentypen erweitern Sie die Fachlichkeit der otris legal SUITE. Benötigen Sie beispielsweise zusätzlich zum Beteiligungsmanagement ein schlankes System zur Projektverwaltung, integriert das otris-Consulting eine weitere Aktenart in die Lösung. Von der Aktenstruktur über Datenfelder bis hin zu Bearbeitungsworkflows können Ihre unternehmenseigenen Vorgaben umgesetzt werden.

Die Bedienlogik aber auch das Grundprinzip, das Nutzer aus den anderen Fachlösungen der otris legal SUITE kennen, bleiben bei jeder Funktionserweiterung gleich: Dokumente und Vorgänge liegen in digitalen Akten, die berechtigte Mitarbeiter über Such- und Sortierfunktionen auf einfachem Wege finden. Mitarbeiter greifen auf den digitalisierten Aktenbestand zu, um Geschäftsvorfälle zu bearbeiten. In die digitale Akte integriert finden sich die Bearbeitungsfunktionen. Freigabe- oder Genehmigungsworkflows steuern den Lauf von Vorgängen und Dokumenten durch das Unternehmen.

Aktuelles

Referenzberichte | Fachartikel

zum Referenzbericht

Corporate Documents im Blick

otris-box-spie

SPIE verwaltet und steuert Konzernbeteiligungen mit otris software ...

zum Referenzbericht

Vertragsmanagement automatisieren

BORA automatisiert Vertragsmanagement - Mut zur Digitalisierung zahlt sich aus

Bora setzt auf digitale Workflows bei der Vertragserstellung und Vorlagenpflege ...

zum Fachbeitrag

IP-Rechte managen

Patentverwaltung und IP-Rechte-Management - Fachbeitrag

Wie Software die Registrierung und Verwaltung Ihrer IP-Rechte vereinfacht ...

Kontaktformular | Jetzt Informationen anfordern!

Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
vertrieb@otris.de

Bild Ansprechpartner für Vertragsmanagement-Software otris contract