Hinweisgebersystem
Als Hinweisgebersystem (Whistleblowersystem) werden Systeme bezeichnet, die Personen eine Möglichkeit bieten, Informationen vertrauensvoll an einen Hinweisempfänger zu leiten. Hinweisgebersysteme haben die Funktion, die Informationsübertragung so zu gestalten, dass die Information preisgegeben und die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.
1. Zu welchem Zweck werden Hinweisgebersysteme eingesetzt und genutzt?
Hinweisgebersysteme werden zum Beispiel von Mitarbeitern genutzt, die der Unternehmensführung bzw. dem Compliance Management Straftaten oder Ethikverstöße melden möchten. Dass Unternehmen Hinweisgebersysteme einsetzen, hat mehrere Gründe: Zum einen geht es darum, Compliance-Verstöße (frühzeitig) zu erkennen und Missstände zu beseitigen. Häufig sind Hinweise die einzige Möglichkeit, auf Missstände aufmerksam zu werden. Hinweisgebersysteme motivieren zur Hinweisabgabe, da der Hinweisgeber aufgrund des Identitätsschutzes keine negativen Auswirkungen zu befürchten hat. Zum anderen erfüllen die Systeme gesetzliche / datenschutzrechtliche Vorgaben: Die EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. das HinSchG schreibt die Implementierung eines sicheren Hinweisgebersystems vor.
2. Welche gesetzlichen Vorgaben für die Beschaffenheit eines Hinweisgebersystems gibt es?
Damit der Meldekanal des Hinweisgebersystems konform zur EU-Richtlinie 2019/1937 bzw. zum HinSchG funktioniert, muss sichergestellt sein, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt bleibt. Hinweisgebersysteme sind häufig softwaregestützt (Online-Meldeplattform) können aber auch über eine Telefonhotline, Ombudspersonen oder den Postweg realisiert werden.
3. Welche Vorzüge haben digitale Hinweisgebersysteme?
Viele Unternehmen und Organisationen schätzen die Vorzüge softwarebasierter Systeme:
- Digitale Systeme sind in der Regel schnell einsatzbereit und erfordern wenig organisatorischen Aufwand.
- Identitätsschutz und Anonymität können technisch sichergestellt werden. Eine wichtige gesetzliche Anforderung wird somit vom Systemanbieter übernommen
- Softwarebasierte Systeme sind leicht erreichbar (über Webbrowser), was neben der Anonymität zusätzlich zur Hinweisabgabe motiviert.
- Digitale Hinweisgebersysteme vereinfachen die Bearbeitung der Fälle nach gesetzlichen Vorgaben. Dabei helfen z.B. Bearbeitungsworkflows sowie ein Fristenmonitoring, das die Nutzer vor gesetzlichen Bearbeitungsfristen warnt.
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