otris - Glossar

Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.

Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).

Durch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.

Schriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).

Beauftragt der für die Datenverarbeitung Verantwortliche einen Dritten zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, spricht man von Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung).

In dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.

Kurzdefinition: Das Beteiligungscontrolling hat die Funktion, die Konzernleitung bei der Aufgabe zu unterstützen, Beteiligungen so zu steuern, dass sie dem Unternehmenszweck bestmöglich dienen. Die Konzern-Geschäftsführung benötigt das Beteiligungscontrolling zusätzlich zur Koordination, Unterstützung und Überwachung des Managements der Tochtergesellschaften.

Die Steuerung und Überwachung von Unternehmensbeteiligungen wird als Beteiligungsmanagement bezeichnet. Ziel des Beteiligungsmanagements ist es, Beteiligungen so zu verwalten, dass sie dem Zweck der Organisation optimal dienen sowie gesetzliche und unternehmensinterne Vorschriften befolgt werden.

Mit der Beteiligungsstrategie definiert ein Unternehmen, welche langfristigen Ziele durch Beteiligungen erreicht werden sollen und welche Mittel und Maßnahmen voraussichtlich notwendig sind.

Als Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.

Vom Englischen „to comply“ im Sinne von „etwas einhalten“ abgeleitet, ist das erklärte Ziel des Compliance Managements die Regelkonformität des Unternehmens, also die Einhaltung von gesetzlichen und freiwilligen Bestimmungen, Richtlinien, Kodizes und ethischer Standards.

Organisationen (z.B. Unternehmen) betreiben Compliance Management, um die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sicherzustellen.

Als Compliance Management System (CMS) werden alle Prozesse und Maßnahmen bezeichnet, die das Ziel haben, die Regelkonformität einer Organisation (z.B. Unternehmen) zu unterstützen.

Das Contract Lifecycle Management standardisiert und optimiert das Vorgehen in den einzelnen Phasen, die ein Vertrag durchläuft. Zu den Phasen zählen: Vertragserstellung/Vertragsentwurf, Bearbeitung/Genehmigung, Ablage/Erfüllung, Analyse/Auswertung, Steuerung/Verlängerung und Archivierung).

Der Begriff „Contract Management Software“ ist die englische Bezeichnung für „Vertragsmanagement-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

Für Corporate Governance (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) gibt es keine einheitliche Definition. Im Allgemeinen wird damit der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen bezeichnet.

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

Einzelpersonen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Durch adäquaten Datenschutz erreichen Verarbeiter personenbezogener Daten (z.B. Unternehmen), dass dieses Recht nicht verletzt wird.

Verarbeitet ein Verantwortlicher besonders sensible Daten, muss er die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über eine Datenschutzfolgenabschätzung prüfen. Unter welchen Umständen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist regelt der Art. 35 DSGVO.

Kurzdefinition: Ziel des Datenschutzmanagements ist die unternehmensweite Implementierung und Aufrechterhaltung eines Systems, mit dem gesetzliche und betriebliche Datenschutz-Anforderungen umgesetzt werden.

Ein Datenschutzmanagement-System (DMS) unterstützt Verantwortliche, die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz umzusetzen. Das System vereinfacht Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Datenschutzaktivitäten durch standardisierte Abläufe.

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

Ein Vertragsmanagement-System kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz.

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

Das Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.

Durch die EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) vereinheitlicht die Europäische Union die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-DSGVO anzuwenden. Die EU-DSGVO löst in Deutschland das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) ab.

Mit der Richtlinie 2019/1937 (Whistleblower-Richtlinie) schützt die EU hinweisgebende Personen vor Repressalien. Der Schutz vor Repressalien soll Hinweisgeber motivieren, Informationen über Rechtsverstöße preiszugeben.

Ein Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.

Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.

Innerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.

Befristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.

Unter dem Begriff GRC werden die Themen Governance, Risk und Compliance zusammengefasst. Diese Handlungsbereiche bilden die Grundlagen für das nachhaltige, wertorientierte und rechtskonforme Steuern einer Organisation.

Ein Gremium ist eine Personengruppe, die sich mit einem zentralen Anliegen befasst.

Ein Hinweisgeber (engl. Whistleblower) ist eine Person, die Informationen aus einem geheimen oder geschützten Zusammenhang preisgibt. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der die Geschäftsführung über einen Gesetzesverstoß eines Kollegen unterrichtet.

Als Hinweisgebersystem (Whistleblowersystem) werden Systeme bezeichnet, die Personen eine Möglichkeit bieten, Informationen vertrauensvoll an einen Hinweisempfänger zu leiten. Hinweisgebersysteme haben die Funktion, die Informationsübertragung so zu gestalten, dass die Information preisgegeben und die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.

IFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).

Ein Information Security Management System (ISMS) definiert Prozesse, Methoden und Regeln, die die Informationssicherheit im Unternehmen sicherstellen sollen. Informationssicherheit bezieht sich auf den Schutz sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten.

Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.

Die Norm ISO 19600 wurde entwickelt, um Organisationen bei der Einführung von Compliance Management Systemen (CMS) zu unterstützen. Die Norm formuliert international einheitliche Grundsätze für Aufbau und Erhalt eines CMS.

Im Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.

Die Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.

Die Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).

In einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).

Unter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.

Das betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.

Der Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.

Kurzdefinition: Aufgabe des Richtlinienmanagements ist es, Prozesse zu etablieren, die die Erstellung, Verteilung und Pflege von Richtlinien innerhalb einer Organisation / eines Unternehmens sicherstellen.

Risiken sind untrennbar mit dem unternehmerischen Handeln verbunden. Der systematische Umgang mit Risiken gehört daher zu den unabdingbaren Aufgaben der Unternehmensführung. Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken.

Risiko (Risk) ist untrennbar mit dem unternehmerischen Handeln verbunden. Der systematische Umgang mit Risiken gehört daher zu den unabdingbaren Aufgaben der Unternehmensführung.

Als Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

Mit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.

Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:

Die Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

Die Vertragsverwaltung wird häufig – neben dem Vertragscontrolling – als Teilgebiet des Vertragsmanagements beschrieben. Zu den zentralen Aufgaben der Vertragsverwaltung zählt die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.

Der Begriff „Whistleblowing Software“ ist die englische Bezeichnung für „Hinweisgeber-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

Ein Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.

Ein Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.