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10 häufige Vertragsarten: Übersicht & Beispiele

Verträge bilden das Rückgrat geschäftlicher und privater Beziehungen, indem sie Rechte und Pflichten für alle beteiligten Vertragsparteien festlegen. In Deutschland gibt es verschiedene Vertragsarten, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt sind. Durch präzise formulierte Verträge können Unternehmen ihre Interessen schützen, Risiken minimieren und ihre Beziehungen zu Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten auf eine verlässliche rechtliche Grundlage stellen.

Active Directory

Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.

Aktentyp

Durch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.

Aktenvermerk

Schriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).

Arten von KI: Definition, Abgrenzung & Anwendung

Künstliche Intelligenz (KI) hat sich über die Jahrzehnte von einer Theorie zu einer zentralen Technologie entwickelt, die unseren Alltag und unsere Arbeitswelt maßgeblich beeinflusst. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass KI nicht gleich KI ist. Denn es gibt unterschiedliche Arten von KI, die sich in ihren Fähigkeiten unterscheiden.

In diesem Beitrag erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Arten von KI, die Technologien dahinter, Anwendungsbereiche und ihre Bedeutung für die Zukunft von Unternehmen.

Auftragsverarbeitung

Beauftragt der für die Datenverarbeitung Verantwortliche einen Dritten zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten, spricht man von Auftragsverarbeitung (ehemals Auftragsdatenverarbeitung).

Berechtigungskonzept

In dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.

Beteiligungscontrolling

Das Beteiligungscontrolling ist eine Schlüsselkomponente in der Verwaltung komplexer Unternehmensstrukturen. Es unterstützt das Management bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Beteiligungen und Tochtergesellschaften, sodass diese den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen im Ganzen bringen. Die Aufgaben im Beteiligungscontrolling sind vielfältig, lassen sich jedoch in vier Bereiche einteilen: Informieren, Kontrollieren, Planen und Integrieren.

Beteiligungsmanagement

Die Steuerung und Überwachung von Unternehmensbeteiligungen wird als Beteiligungsmanagement bezeichnet. Ziel des Beteiligungsmanagements ist es, Beteiligungen so zu verwalten, dass sie dem Zweck der Organisation optimal dienen sowie gesetzliche und unternehmensinterne Vorschriften befolgt werden.

Beteiligungsstrategie

Mit der Beteiligungsstrategie definiert ein Unternehmen, welche langfristigen Ziele durch Beteiligungen erreicht werden sollen und welche Mittel und Maßnahmen voraussichtlich notwendig sind.

Cloud

Als Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.

Compliance

Vom Englischen „to comply“ im Sinne von „etwas einhalten“ abgeleitet, ist das erklärte Ziel des Compliance Managements die Regelkonformität des Unternehmens, also die Einhaltung von gesetzlichen und freiwilligen Bestimmungen, Richtlinien, Kodizes und ethischer Standards.

Compliance Management: Systeme, Aufgaben und Ziele

Compliance Management bildet die Basis für die Einhaltung von Regeln innerhalb eines Unternehmens – sowohl gesetzliche Vorgaben als auch intern festgelegte Verpflichtungen. Um eine optimale Regelkonformität zu gewährleisten, kommt ein Compliance-Management-System zum Einsatz. Dieses umfasst alle Prozesse und Maßnahmen, die das Ziel haben, die Regelkonformität einer Organisation zu unterstützen.

Contract Lifecycle Management: vom Vertragsentwurf bis zur Archivierung

Das Contract Lifecycle Management (CLM) betrachtet das Vertragsmanagement als strategische Aufgabe, die über die reine Verwaltung hinausgeht. Dabei standardisiert und verschlankt digitales CLM alle Phasen des Vertragsmanagements: von der Initiierung über die Erstellung, Genehmigung und Erfüllung bis zur Analyse sowie Erneuerung oder Beendigung von Verträgen. Digitales CLM automatisiert und integriert diese Prozesse, um Effizienz zu steigern, Risiken zu minimieren und die Compliance zu stärken.

Corporate Governance

Für Corporate Governance (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) gibt es keine einheitliche Definition. Im Allgemeinen wird damit der rechtliche und faktische Ordnungsrahmen für die Leitung und Überwachung von Unternehmen bezeichnet.

CSDDD: Wissenswertes zur neuen EU-Richtlinie

Unternehmen in Deutschland setzen derzeit das Lieferkettengesetz (LkSG) um. Bald wird es durch die EU-Richtlinie Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) ergänzt. Diese wurde am 24. Mai vom EU-Rat verabschiedet. Die CSDDD bringt neue Bestimmungen und einige Unterschiede zum LkSG. Was müssen Unternehmen beachten?

Datenbank

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

Datenschutz

Einzelpersonen haben ein Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Durch adäquaten Datenschutz erreichen Verarbeiter personenbezogener Daten (z.B. Unternehmen), dass dieses Recht nicht verletzt wird.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Verarbeitet ein Verantwortlicher besonders sensible Daten, muss er die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung über eine Datenschutzfolgenabschätzung prüfen. Unter welchen Umständen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen ist regelt der Art. 35 DSGVO.

Datenschutzmanagement

Ziel des Datenschutzmanagements ist die unternehmensweite Implementierung und Aufrechterhaltung eines Systems, mit dem gesetzliche und betriebliche Datenschutz-Anforderungen umgesetzt werden.

Datenschutzmanagement-System

Ein Datenschutzmanagement-System (DMS) unterstützt Verantwortliche, die betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen im Datenschutz umzusetzen. Das System vereinfacht Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Datenschutzaktivitäten durch standardisierte Abläufe.

Digitale Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

Digitale Vertragsverwaltung

Digitale Vertragsverwaltung bezeichnet den Prozess der Verwaltung von Verträgen in elektronischer Form. Dieser Ansatz nutzt digitale Werkzeuge und Plattformen, um Verträge zu erstellen, zu unterzeichnen, zu archivieren, zu verwalten und zu analysieren. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Transparenz sowie die Compliance zu verbessern. Damit Sie diese Vorteile für sich nutzen können und auch die Herausforderungen dabei kennenlernen, haben wir diesen Beitrag für Sie zusammengestellt.

Digitales Vertragsmanagement verstehen und nutzen

Ein System für das Vertragsmanagement kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz. Durch digitale Systeme können Organisationen nicht nur operative Kosten senken, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben vereinfachen und die gesamte Vertragsverwaltung optimieren.

Dokument

Ein Dokument dient der Vermittlung von Wissen/Information und/oder dem Nachweis von Konformität. Es fasst Informationen auf einem Trägermedium (z.B. Papier, elektronische/optische Datenträge, magnetische Träger) zusammen und ist als Gesamtheit identifizierbar (vgl. ISO 9000:2014).

Dokumenten-Management-System (DMS)

Unternehmen und Organisationen setzen Dokumenten-Management-Systeme ein, um elektronische Dokumente zu verwalten, die auf einer Datenbank liegen.

Dokumentenlenkung

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

E-Akte

Das Grundkonzept von E-Akten und analogen Akten ist gleich: Sie dienen dazu, inhaltlich miteinander verbundene Informationen zusammenzufassen und zu strukturieren. Analoge Akten bestehen aus Papier, E-Akten sind digitale Objekte.

EU-DSGVO

Durch die EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) vereinheitlicht die Europäische Union die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Seit dem 25. Mai 2018 ist die EU-DSGVO anzuwenden. Die EU-DSGVO löst in Deutschland das Bundesdatenschutz-Gesetz (BDSG) ab.

EU-Hinweisgeber-Richtlinie

Mit der Richtlinie 2019/1937 (Whistleblower-Richtlinie) verfolgt die EU das Ziel, hinweisgebende Personen vor Repressalien zu schützen. Der Schutz vor Repressalien soll Hinweisgeber motivieren, Informationen über Rechtsverstöße preiszugeben.

Freigabeprozess

Ein Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.

Frist

Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.

Fristenkalender

Innerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.

Fristenmanagement

Befristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.

GRC

Unter dem Begriff GRC werden die Themen Governance, Risk und Compliance zusammengefasst. Diese Handlungsbereiche bilden die Grundlagen für das nachhaltige, wertorientierte und rechtskonforme Steuern einer Organisation.

Gremien

Ein Gremium ist eine Personengruppe, die sich mit einem zentralen Anliegen befasst.

Hinweisgeberschutzgesetz – Intention, Anforderungen, Lösungen

In der heutigen Geschäftswelt ist es essenziell, nicht nur wirtschaftlichen Erfolg anzustreben, sondern auch ethische Standards und Transparenz zu wahren. Das Hinweisgeberschutzgesetz, das sowohl in Deutschland als auch auf europäischer Ebene eingeführt wurde, spielt eine zentrale Rolle bei der Förderung einer integren und verantwortungsbewussten Unternehmenskultur. Das HinSchG schützt Personen, die Missstände in Organisationen aufdecken, und trägt somit zu einem gesunden Arbeitsumfeld bei. Doch welche Bedeutung hat das für Unternehmen, und wie können sie sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen? Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über das Hinweisgeberschutzgesetz, dessen Auswirkungen auf die Geschäftswelt und wie digitale Lösungen Unternehmen dabei unterstützen können, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Hinweisgebersystem

Als Hinweisgebersystem (Whistleblowersystem) werden Systeme bezeichnet, die Personen eine Möglichkeit bieten, Informationen vertrauensvoll an einen Hinweisempfänger zu leiten. Hinweisgebersysteme haben die Funktion, die Informationsübertragung so zu gestalten, dass die Information preisgegeben und die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.

IFRS 16

IFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).

Information Security Management System

Ein Information Security Management System (ISMS) definiert Prozesse, Methoden und Regeln, die die Informationssicherheit im Unternehmen sicherstellen sollen. Informationssicherheit bezieht sich auf den Schutz sensibler, vertraulicher und personenbezogener Daten.

Interne Revision

Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.

ISO 19600

Die Norm ISO 19600 wurde entwickelt, um Organisationen bei der Einführung von Compliance Management Systemen (CMS) zu unterstützen. Die Norm formuliert international einheitliche Grundsätze für Aufbau und Erhalt eines CMS.

Jura & KI: Wie verändern KI-Tools die Arbeit von Juristen?

Die rasante Entwicklung von Künstlicher Intelligenz ist auch im juristischen Bereich spürbar: KI-basierte Lösungen automatisieren zeitraubende Routinen und analysieren Dokumente in Sekunden, was besonders im Vertragsmanagement von Rechtsabteilungen nützlich ist. Wir beleuchten, wie Jura-KI-Tools die juristische Arbeit verändern, welche Potenziale und Gefahren darin stecken und welche Skills Juristen künftig benötigen werden.

KI & Anwalt: Vorteile und Herausforderungen für Rechtsanwälte

Im rechtlichen Sektor macht Künstliche Intelligenz deutliche Fortschritte. Besonders stark merkt man diese Entwicklungen in Anwaltskanzleien: Zahlreiche neue KI-Tools und Lösungen – von der Vertragserstellung bis hin zum Mandanten-Chatbot – versprechen eine Revolution des Anwaltsberufs. Doch entspricht das auch der Realität?

In diesem Beitrag fassen wir das Wichtigste über KI für Anwälte zusammen: Vorteile und konkrete Einsatzgebiete, aber auch Herausforderungen und Umstellungen, auf die sich Rechtsanwälte künftig einlassen müssen.

KI im Unternehmen: Einsatz, Potenzial & Herausforderungen

Künstliche Intelligenz (KI) durchdringt alle Branchen und entwickelt sich rasant. KI-Programme steigern in Unternehmen die Effizienz und erleichtern die Entscheidungsfindung. Ihre erfolgreiche Implementierung bringt Wettbewerbsvorteile und steigert die Innovationskraft sowie Kundenzufriedenheit. KI birgt aber auch Stolpersteine und Herausforderungen, die Verantwortliche bedenken müssen.

Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Aspekte der Nutzung von KI im Unternehmen, von den Grundlagen über die Vorteile und Herausforderungen bis zu konkreten Praxisbeispielen und Zukunftsaussichten.

KI-Recht: Das sollten Sie wissen

Rechtliche Veränderungen sind ein natürliches Beiprodukt des technologischen Fortschritts. Denn wo neue Systeme entwickelt und implementiert werden, tauchen als direkte Konsequenz auch zwangsläufig neue rechtliche Fragen auf. Das aktuell größte fortschrittsbedingte rechtliche Unterfangen betrifft zweifellos den Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI). Wie es aktuell um das KI-Recht steht, was die neuen Regelungen bedeuten und mit welchen Herausforderungen zu rechnen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Klauselverwaltung

Im Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.

Kündigung

Die Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.

Künstliche Intelligenz nutzen

Von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zur Analyse komplexer Datenmengen – die Möglichkeiten, die Künstliche Intelligenz (kurz: KI) bietet, werden laufend vielfältiger. Kein Wunder also, dass immer mehr Menschen im privaten und beruflichen Kontext Künstliche Intelligenz nutzen. KI hat sich längst von einer reinen Zukunftstheorie zu einer ernstzunehmenden Technologie entwickelt, die Alltag und Geschäftswelt maßgeblich beeinflusst.

KI mag aktuell noch in den Kinderschuhen stecken, doch sie unterstützt schon jetzt in vielen Bereichen effizientere Arbeit. Aber was sind die hauptsächlichen KI-Einsatzgebiete und welche Chancen bietet sie konkret? In Folge erfahren Sie alles Wissenswerte darüber, wie man Künstliche Intelligenz nutzen kann.

Legal Tech: Definition, Aufgaben & Anwendungsfälle

Legal Tech, oder Legal Technology, bezeichnet die Integration von Technologie in die juristische Praxis. Ziel ist es, Rechtsdienstleistungen effizienter, zugänglicher und kostengünstiger zu gestalten. Legal Tech umfasst eine große Bandbreite an Anwendungen, von der automatisierten Bearbeitung standardisierter Rechtsdokumente bis hin zu komplexen Algorithmen für die Rechtsanalyse .

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Verstehen und Umsetzen

Unternehmen sind mehr denn je gefordert, nicht nur wirtschaftlich erfolgreich zu sein, sondern auch soziale Verantwortung zu übernehmen. Mit dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG), das am 1. Januar 2023 in Kraft trat, setzt Deutschland neue Maßstäbe für die unternehmerische Verantwortung im internationalen Handel. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, ihre Lieferketten transparent zu gestalten und sicherzustellen, dass entlang dieser Kette grundlegende Menschenrechte und Umweltstandards eingehalten werden. Doch was genau bedeutet das für die betroffenen Unternehmen, und wie kann Software dabei helfen, den neuen Anforderungen gerecht zu werden? Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen Überblick was das LkSG vorschreibt, welche Auswirkungen auf die Geschäftswelt zu erwarten sind und wie digitale Lösungen helfen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

LkSG Sorgfaltspflichten: Ein umfassender Guide für Unternehmen

Die Umsetzung der Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Das Gesetz verlangt von Unternehmen, umfassende Verantwortung für die Einhaltung von Menschenrechts- und Umweltstandards in ihren globalen Lieferketten zu übernehmen. Die Anforderungen reichen von der sorgfältigen Auswahl und Überwachung der Lieferanten bis hin zur Umsetzung von Präventions- und Abhilfemaßnahmen bei festgestellten Verstößen.

On-Premises

Die Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).

Organisationseinheiten

In einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).

Rahmenvertrag

Unter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.

Reporting

Das betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.

Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.

Richtlinienmanagement

Aufgabe des Richtlinienmanagements ist es, Prozesse zu etablieren, die die Erstellung, Verteilung und Pflege von Richtlinien innerhalb einer Organisation / eines Unternehmens sicherstellen.

Risikomanagement

Unter dem Begriff Risikomanagement werden die Tätigkeiten eines Unternehmens zusammengefasst, bei denen es um die Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken geht. Ziel des Risikomanagements ist ein unternehmerisch sinnvoller Umgang mit Risiken.

Risk

Risiko (Risk) ist untrennbar mit dem unternehmerischen Handeln verbunden. Der systematische Umgang mit Risiken gehört daher zu den unabdingbaren Aufgaben der Unternehmensführung.

Schutzrechtemanagement

Schutzrechtemanagement (engl. Intellectual Property Management) beinhaltet die Organisation und Steuerung der Aktivitäten, die dazu dienen, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu verwalten sowie Voraussetzungen dafür bereit zu stellen, dass Schutz und wirtschaftliche Nutzung optimiert werden können.

Stammdaten

Als Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.

Strukturierung

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

Geschützt: Test

Es gibt keinen Textauszug, da dies ein geschützter Beitrag ist.

Verarbeitungstätigkeiten

Mit Verarbeitungstätigkeiten sind in der EU-DSGVO Tätigkeiten gemeint, bei denen personenbezogene Daten manuelle oder automatisch verarbeitet werden.

Versionierung

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.

Vertrag

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

Vertragsart

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.

Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

Vertragsdatenbank: Definition, Funktionen & Nutzen

Verträge sind die Grundlage von Geschäftsbeziehungen und spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg von Unternehmen jeder Größe und Branche. Ein effizientes Vertragsmanagement ist daher unerlässlich. Eine wesentliche Komponente dieses Managements ist die Vertragsdatenbank, in der alle Verträge systematisch, sicher und zentral gespeichert werden. Eine gut konzipierte Vertragsdatenbank bietet spezifische Funktionsbausteine, die nicht nur den betrieblichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch die Zugänglichkeit und Effizienz der Arbeitsprozesse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessern. Zu den Hauptnutzen gehören eine verbesserte Übersicht, Zugriffskontrolle und Risikominimierung bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen.

Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

Vertragshistorie

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

Vertragskorrespondenz

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

Vertragslaufzeit verstehen und richtig auswählen

Die Vertragslaufzeit ist ein wichtiges Kriterium bei Vertragsverhandlungen. Oft entscheidet die Vertragsdauer über den (Miss)Erfolg einer Geschäftsbeziehung. Eine sorgfältige Auswahl der Vertragslaufzeit ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcen effektiv zu managen, Risiken zu minimieren und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:

Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen

Das Vertragsmanagement (engl. contract management) hat die Aufgabe, die Vertragsbeziehungen eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Durch eine einheitliche Strukturierung aller Vorgänge finden die Mitarbeiter die benötigten Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Dies unterstützt sie dabei, Entscheidungen schneller zu treffen, Fristen einzuhalten, Risiken zu minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich effizient zu arbeiten sowie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (Compliance) zu gewährleisten.

Vertragsmanagementsystem: Definition, Aufgaben & Anwendungsfälle

Vertragsmanagementsysteme sind entscheidende Werkzeuge für Unternehmen, die eine effiziente Verwaltung ihrer Verträge anstreben. Mit einer gut implementierten Lösung können Unternehmen Risiken minimieren, Kosten senken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was ein Vertragsmanagementsystem ist, welche Vorteile es bietet und wie Sie das richtige System für Ihr Unternehmen auswählen. Zudem werden wir einige Anwendungsfälle vorstellen, um die praktischen Einsatzmöglichkeiten zu veranschaulichen.

Vertragsmanager

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

Vertragsrisiko

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

Vertragsverlängerung

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

Vertragsverwaltung: Definition, Aufgaben und Tipps

Die Vertragsverwaltung ist ein Teilaspekt des Vertragsmanagements, der die systematische Organisation und Aufbewahrung von Verträgen sowie der dazugehörigen Dokumente sicherstellt. Eine gut organisierte Vertragsverwaltung ermöglicht Mitarbeitenden einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf relevante Vertragsdaten. Sie ist essenziell, um Geschäftsprozesse reibungslos abzuwickeln, regulatorische Anforderungen einzuhalten, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und vertragliche Risiken zu minimieren.

Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

Volltextindexierung

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

Vorgang

In der Schriftgutverwaltung bezeichnet der Vorgang eine Gliederungsebene zur Informationsstrukturierung. Ein Vorgang fasst alle Dokumente (Schreiben, Berichte, Tabellen etc.) zusammen, die zur Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls vorliegen.

Was ist ein Aktenplan?

Aktenpläne dienen der Strukturierung des Aktenbestandes eines Unternehmens (oder einer Organisation).

Whistleblowing Software

Der Begriff „Whistleblowing Software“ ist die englische Bezeichnung für „Hinweisgeber-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

Workflow

Ein Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.

Zahlungsplan

Ein Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.