Fachlösung | legal SUITE Legal Matter Management
mit otris software –
einfach, sicher, digital.

Umfassend informiert in jeder Rechtsangelegenheit mit digitalem Matter Management

Zu jeder Rechtsangelegenheit fallen Daten und Dokumente an: Korrespondenz, Protokolle, Beschlüsse, Rechercheergebnisse, Gutachten, Bilder, Auswertungen, Rechnungen usw. Mit otris matter verbessern Sie die Transparenz über alle Informationen, die in einer rechtlichen Angelegenheit von Relevanz sind – eine wichtige Voraussetzung für Erfolg.

Legal Matter Management

Ihr Produktnutzen

  • Einfache Recherche
  • Kontrollierte Fristen
  • Individuelle Workflows
  • On-Premises oder Cloud

Legal Matter Management bezeichnet die Dokumentation und Verwaltung von Rechtsangelegenheiten in einer Rechtsabteilung. Beispiele für Angelegenheiten („Matters“) sind gerichtliche bzw. außergerichtliche Streitigkeiten, juristische Beratungen oder die Ausarbeitung einer Geheimhaltungsvereinbarung. Häufig nutzen Unternehmensjuristen Akten, um die Vorgänge und Dokumente zu jeder Angelegenheit strukturiert abzulegen. Der Aufwand, Papierakten zu pflegen und Informationen über Kopien zu verteilen, ist hoch. Die Ablösung papiergebundener Akten durch digitale Akten vereinfacht und optimiert Ihr Legal Matter Management.

otris matter ist eine Spezialsoftware für das Matter Management in Rechtsabteilungen. Bei der Umstellung auf digitale Akten mit otris matter behält die Rechtsabteilung das bewährte System zur Verschlagwortung sowie Akten- und Ablagestrukturen bei. Nach der Implementierung bildet die Lösung selbst komplexe unternehmensspezifische Vorgaben zur Aktenführung ab. Einmal im Einsatz, vereinfacht die digitale Fachlösung die operative Arbeit und verbessert Transparenz und Sicherheit.

Basis-Elemente im Legal Matter Management

Mit den Basis-Elementen der Lösung etablieren Sie ein sicheres und einfach zu bedienendes Vorgangsmanagement in Ihrem Unternehmen. Erweiterungen und – falls gewünscht – Individualisierung vergrößern den Funktionsumfang. Oberstes Ziel: Eine Lösung, die Ihre Anforderungen exakt abbildet.

otris Vertragsmanagement Software - Digitale Vertragsakte

Digitale Vorgangsakte
Im Zentrum der Lösung steht die Vorgangsakte. Für jede neue Rechtsangelegenheit legen Sie eine neue digitale Akte an, in der Sie sämtliche Informationen strukturiert ablegen. Wie aus der „analogen Welt“ bekannt gibt es einen Aktendeckel mit Metadaten sowie Akteninhalte. Dokumente, die in der digitalen Akte liegen, öffnen Sie ohne Medienbruch innerhalb der Anwendung.

Legal Matter Management

Suchen und Finden
Mit den in otris matter integrierten Suchfunktionen recherchieren Sie im Schlagwortverzeichnis und sortieren die Treffer. Auf diese Weise finden Sie beispielsweise umgehend alle Akten zu einem Themenkomplex, alle Akten zu „Ihren Fällen“ innerhalb eines definierten Zeitraums oder alle Akten, deren Löschfrist abläuft. Falls erforderlich, integriert otris matter eine OCR-Volltextindexierung, mit der Sie zusätzlich sämtliche Dokumenteninhalte durchsuchen.

Legal Matter Management

Zusammenarbeit
Die Informationen und Dokumente in der Matter-Akte müssen involvierten Kollegen ebenso zur Verfügung stehen wie externen Beteiligten (z.B. beauftragte Anwälte oder Sachverständige). otris matter erspart Ihnen das aufwendige Kopieren und Verteilen von Akten(inhalten): Kontaktdaten, die Sie in der Software hinterlegen, nutzen Sie, um Inhalte zu teilen. Sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens als auch Externe greifen browserbasiert auf die digitalen Akten und Inhalte zu, die für sie freigegeben sind.

Legal Matter Management

Fristenkontrolle
Durch automatisierte Fristenkontrolle erhöht otris matter die Sicherheit bei der Bearbeitung terminkritischer Angelegenheiten. Belegen Sie einzelne Akten oder Vorgänge mit einer Frist, warnt das System den zuständigen Mitarbeiter per E-Mail. Reagiert der Mitarbeiter nicht, startet ein Erinnerungsworkflow: Nach vorab definiertem Ablauf informiert das System weitere Mitarbeiter über die anstehende Frist. Auf diese Weise kontrollieren Sie z.B. Einspruchsfristen oder die Einhaltung von Löschfristen.

Vertragserstellung, Digitale Signatur mit otris-Vertragsmanagement

Änderungen nachvollziehen
Änderungen, die von Nutzern an digitalen Akten vorgenommen werden, protokolliert das System automatisiert. Sie können so jederzeit nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt ein Nutzer Daten, Dokumente oder Kommentare der Akte hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht hat.

Differenziertes Berechtigungskonzept - otris-Vertragsmanagement

Sicherheit und Platzersparnis
Papiergebundene Matter-Akten, die Sie langfristig aufbewahren (müssen), erfordern physischen Lagerraum. Digitale Akten benötigen lediglich eine Datenbank – auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Digitale Akten schützen Sie unkompliziert vor Zerstörung oder Verlust: otris matter kann so konfiguriert werden, dass automatisch generierte Sicherheitskopien auf örtlich getrennten Servern gespeichert werden.

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Erweiterungen im Legal Matter Management

Eine zentrale, digitale und strukturierte Aktenablage – für viele Rechtsabteilungen sind die Basis-Funktionen bereits ein großer Fortschritt in Sachen Digitalisierung und Zusammenarbeit. Einmal auf digital umgestellt, eröffnen sich jedoch weitere Möglichkeiten zur Vereinfachung, Verbesserung und Beschleunigung von Prozessen. Je nach Anforderung kann otris matter individuell ausgebaut werden.

Wissensmanagement
Mit otris matter speichern Sie ganze Akten, Vorlagen, Texte oder hilfreiche Formulierungen in einer Wissensdatenbank. Die abgelegten Wissensbausteine helfen Ihnen, das Know-how aus abgeschlossenen Angelegenheiten für aktuelle Aufgabenstellungen zu nutzen. Die strukturierte Ablage vereinfacht die Informationsrecherche und verbessert Effizienz und Qualität der operativen Arbeit. Beispiel: Der Mitarbeiter findet in der Wissensdatenbank sowohl eine Anleitung zum Vorgehen in Mahnverfahren als auch Vorlagen zur schnellen Erstellung der erforderlichen Schreiben.

Eine App für den mobilen Zugriff
Rechtsabteilungen, die bereits eine digitale Aktenverwaltung einsetzen, produzieren trotzdem häufig große Mengen an Papier: Zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren oder auf außergerichtliche Verhandlungen drucken Mitarbeiter die bereits digitalisierten Dokumente aus, da sie außerhalb der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur oftmals keinen Zugriff auf ihre Systeme erhalten. Unsere Lösung: Die otris-App stellt Ihnen Vorgänge und Dokumente auch offline auf Ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) zur Verfügung. Die App synchronisiert sich mit dem Anwendungsserver und legt die Daten verschlüsselt auf Ihrem mobilen Endgerät ab. In der App werden die Daten entschlüsselt dargestellt und können auch überall dort genutzt werden, wo keine Internetverbindung verfügbar ist.

Legal Spend / Dokumentation von Tätigkeiten und Aufwänden
Die Matter Management Software der otris vereinfacht nicht nur die operative Arbeit am Rechtsfall, sondern ebenso die administrativen Prozesse: Über Legal Spend-Funktionen erfassen Sie Tätigkeiten und Zeitaufwände für jeden einzelnen Rechtsfall. Per Knopfdruck generieren Sie Reports, die Aufwände und Arbeitsleistungen übersichtlich darstellen.

Elektronische Signatur
Durch die E-Signatur ist es möglich, gültige Rechtsgeschäfte auf Basis digitaler Dokumente zu schließen. Die Integration unterschiedlicher E-Signatur-Lösungen in otris matter vereinfacht den Unterzeichnungs-Prozess. Rechtsgeschäfte können durch die digitale Signatur unkompliziert, schnell und ortsunabhängig abgewickelt werden. Nach Unterzeichnung eines Dokuments nutzen Sie die digitalen Akten in otris matter zur Ablage.

Digitales Archiv
Auf Wunsch integriert otris matter eine digitale Archivkomponente. Akten, die Sie in otris matter angelegt haben, können Sie im digitalen Archiv zeitlich unbegrenzt aufbewahren. Die in otris matter integrierbare Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts (GoB, GoBS, GDPdU).

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
vertrieb@otris.de

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