documentsOS ist die Plattform für Ihre DMS Dokumentenmanagement-Software. Sie bietet geprüfte Workflows und eine sichere Ablage, wächst modular mit und integriert sich in Ihre IT – in der Cloud (DE) oder On-Premises. Damit ist documentsOS die Basis unserer Fachlösungen.
Dokumente sind zentral organisiert, schnell auffindbar und nachvollziehbar dokumentiert – auch über Teams hinweg.
Workflows laufen verlässlich, Zuständigkeiten sind eindeutig und Fristen bleiben im Blick – von Start bis Freigabe.
Ihre Systeme greifen ineinander, Abläufe bleiben medienbruchfrei und laufen integriert – in Cloud oder On-Prem.
Die einzelnen otris-Fachlösungen sind miteinander kombinierbar. Ein einheitliches System für alle compliancerelevanten Prozesse verbessert Effizienz und Nutzerakzeptanz.
Wenn Sie Verantwortung in Legal, Compliance oder Datenschutz steuern, zählt vor allem eines: verlässliche Nachweise und klare Zuständigkeiten. Mit documentsOS nutzen Sie ein Dokumentenmanagement-System (DMS) als Plattform für Fachlösungen. Sie ist bereichsübergreifend einsetzbar und modular erweiterbar. Dadurch bündeln Sie dokumentenbasierte Prozesse, Nachweise und Verantwortlichkeiten in einer einheitlichen Umgebung.
Sie beginnen mit einer Fachlösung und einem klaren Anwendungsfall. Danach erweitern Sie schrittweise – zum Beispiel um KI-Integration sowie um weitere Fachlösungen innerhalb Ihrer Suite oder suite-übergreifend. So bleibt die Umsetzung steuerbar, und Risiken sinken.
Rollen, Rechte und Freigaben sind klar geregelt. Aufgaben und Dokumentation laufen strukturiert im System. Dadurch behalten Sie Nachweise und Zuständigkeiten im Blick – auch bereichsübergreifend.
Sie bündeln dokumentenbasierte Abläufe in einer einheitlichen Umgebung. Gleichzeitig integriert sich die Lösung in Ihre IT-Landschaft. Dadurch reduzieren Sie Medienbrüche und Abstimmungsaufwand.
Sie wählen das Betriebsmodell passend zu Ihren Compliance- und IT-Anforderungen. In der Cloud (DE) wird die Software auf Servern der otris systems GmbH betrieben; alternativ nutzen Sie On-Premises auf Windows/Linux. So bleiben Sie flexibel und sichern Datensouveränität.
Sie können Strukturen wie Gesellschaften, Bereiche oder Standorte sauber abbilden. Dadurch eignet sich die Lösung für wachsende Organisationen und komplexe Verantwortlichkeiten. Das passt vom gehobenen Mittelstand bis zum internationalen Konzern.
„Uns hat die Kombinationsmöglichkeit aus Vertrags- und Beteiligungsmanagement mit Legal-Matter-Erweiterung überzeugt.“
documentsOS bündelt die Kernfunktionen Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS) auf einer Plattform. Dadurch steuern Sie Abläufe einheitlich und reduzieren Insellösungen. Das schafft Struktur, beschleunigt Freigaben und macht Verantwortlichkeiten nachvollziehbar.
Ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell schützt sensible Inhalte. Es regelt, wer Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben darf.
Ihr Vorteil: Zugriffe sind nachvollziehbar geregelt – passend zu Compliance und Datenschutz.
Versionierung, Protokolle und Historie dokumentieren Änderungen nachvollziehbar. Aufbewahrungs- und Löschregeln unterstützen den gesamten Lebenszyklus.
Ihr Vorteil: Änderungen sind revisionssicher dokumentiert – mit konsistenter Historie und Auswertbarkeit.
documentsOS integriert sich in Ihre Systemlandschaft, z. B. ERP, CRM sowie E-Mail und Office. Sie nutzen die Lösung im Browser – in der Cloud (DE) oder On-Premises.
Ihr Vorteil: Abläufe bleiben medienbruchfrei – bei voller Wahlfreiheit im Betrieb.
Dokumente – digital oder gescannt – liegen zentral in strukturierten Akten und Registern. Einheitliche Metadaten sorgen für Übersicht und Wiederauffindbarkeit.
Ihr Vorteil: Weniger Suchaufwand – durch zentrale Ablage und einheitliche Metadaten.
Volltext- und Filtersuche liefern schnell relevante Treffer. Listen grenzen Sie nach Status, Verantwortlichen oder Merkmalen ein.
Ihr Vorteil: Relevante Informationen liegen schneller vor – dadurch entscheiden Sie zügiger.
Prüfung, Freigabe, Unterschrift und Archivierung laufen verbindlich und nachvollziehbar. Rollen, Fristen und Eskalationen unterstützen die Steuerung.
Ihr Vorteil: Durchlaufzeiten sinken – weil Freigaben und Zuständigkeiten verbindlich gesteuert sind.
„otris software unterstützt uns sehr effizient bei der Ausgestaltung und Steuerung unseres konzernweiten Risikomanagementsystems.“
Der otris copilot ist Ihr KI-Toolkit für documentsOS. Er integriert die von Ihnen freigegebenen KI-Dienste direkt in Akten, Dokumente und Workflows – eingebettet in Ihre Fachlösung, nicht als separates Tool.
Hinweis: Der otris copilot ist keine eigene KI, sondern eine Schnittstelle zur KI Ihrer Wahl, die Sie mit einer otris-Fachlösung nutzen.
KI-Funktionen erscheinen direkt in Akten, Masken und Workflows. Metadaten, Versionen und Freigaben bleiben zusammen. Dadurch bleibt der Kontext erhalten, auch bei Abstimmungen.
Sie integrieren, wechseln oder kombinieren KI-Dienste nach Bedarf. Region und Policies (z. B. EU-Betrieb) steuern Sie zentral. So behalten Sie die Kontrolle über Rahmenbedingungen.
Vorschläge werden geprüft und freigegeben, bevor sie wirksam werden. Rollen und Berechtigungen steuern, wer was nutzen darf. Dadurch bleibt Verantwortung eindeutig zugeordnet.
Protokolle und Audit-Trail machen Nutzung und Freigaben nachvollziehbar. Das unterstützt interne Kontrollen und externe Prüfungen. So lassen sich KI-unterstützte Schritte belastbar nachweisen.
Weiterlesen: KI-Strategie · KI-Integration in otris-Fachlösungen
otris vereinfacht Verantwortung: Auf Basis der DMS-Plattform documentsOS entstehen Fachlösungen, die Prozesse, Nachweise und Verantwortlichkeiten zentral zusammenführen. Sie lassen sich kombinieren, in Ihre IT integrieren und bei Bedarf erweitern. Wo es sinnvoll ist, ergänzt der otris copilot Abläufe durch KI-Unterstützung. Funktionen, die wir nicht mit eigenen Fachlösungen abdecken, liefert unser Partnernetzwerk – nahtlos integriert. Spezielle Fachlösungen:
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung zur digitalen Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und bildet den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab. Es verfolgt das Ziel, Informationen schnell, sicher und kontextbezogen dort bereitzustellen, wo sie gebraucht werden.
Wichtige Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems sind:
Grundsätzlich profitiert jedes Unternehmen, das mit einem hohen Dokumentenvolumen arbeitet – bereits ab 20 Mitarbeitenden wird der Einsatz wirtschaftlich. Besonders sinnvoll ist ein DMS-System für Organisationen mit dezentraler Teamstruktur oder strengen Compliance-Vorgaben.
Seit über 25 Jahren begleitet otris Unternehmen bei der Digitalisierung dokumentenzentrierter Prozesse. Mit documentsOS als Plattform verbinden Sie eine stabile Basis mit kontinuierlicher Weiterentwicklung. Dadurch entstehen Fachlösungen, die fachlich passen und sich sauber in heterogene IT-Landschaften integrieren.
