Sie möchten Ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus effizient verwalten – von der Erstellung über die strukturierte Ablage und Bearbeitung bis hin zur Archivierung? Unsere CLM-Software ermöglicht Ihnen genau das und erhöht die Sicherheit und Effizienz über den gesamten Prozess.
Alle Daten sind für alle Beteiligten leicht zugänglich und immer auf dem neuesten Stand.
Vertragsfristen werden automatisch überwacht und die Mitarbeitenden rechtzeitig informiert.
Digitalisierung der Vertragsprozesse vom Genehmigungsworkflow bis zur Vertragserstellung.
otris contract
Die Contract Lifecycle Management-Software, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Unsere Contract Lifecycle Management-Software ist modular aufgebaut. Wählen Sie eine Software-Edition und erweitern Sie diese mit Modulen zu einer Lösung, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Auf Wunsch integrieren wir auch Ihre unternehmensspezifischen Workflows. Das Ergebnis: Eine Lösung, die genau Ihren Anforderungen entspricht und jederzeit skalierbar ist.
Digitale Vertragsakte
Unser CLM-Tool erfasst Verträge inklusive Korrespondenz und Versionierung. Die strukturierte Ablage und eine leistungsfähige Suchfunktion ermöglichen ein schnelles Auffinden. Die Vertragsakten werden revisionssicher und GoBD-konform im KPMG-zertifizierten otris-Archiv gespeichert.
Vertragserstellung und digitale Signatur
Vorlagensysteme mit integrierter Intelligenz beschleunigen den Vertragsentwurf und minimieren Fehler. Strikte Vorgaben verhindern Abweichungen und ermöglichen es auch nicht-juristischen Mitarbeitern, rechtssichere Verträge zu erstellen.
Fristenmanagement
Automatisierte Benachrichtigungen erinnern die zuständigen Mitarbeiter an bevorstehende Fristen. Reagiert ein Mitarbeiter nicht auf diese Warnungen, sorgt ein Eskalationsworkflow dafür, dass ein vordefinierter Personenkreis informiert wird, um Fristversäumnisse zu vermeiden.
Individuelle Workflows
Mit unserer CLM Software digitalisieren Sie Ihre internen Vertragsmanagementprozesse wie Freigaben, mehrstufige Signaturverfahren und nachträgliche Datenprüfung. Unser Consulting-Team entwickelt und implementiert individuelle und komplexe Workflows nach Ihren Vorgaben.
Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Ein umfassendes, individuell anpassbares Berechtigungs- und Zugriffskonzept integriert alle Inhalte der Vertragsdatenbank. Klare Regeln und Ausnahmen gewährleisten den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente.
Vertragsanalyse mit KI
Durch den Einsatz von KI-Technologien werden Verträge nach spezifischen Vorgaben automatisch analysiert. Wichtige Informationen wie Vertragspartner, Fristen und Vertragsbedingungen werden herausgefiltert und DSGVO-konform in die digitale Vertragsakte integriert.
otris contract steigert Sicherheit und Effizienz im Vertragszyklus.
„Vom Erstgespräch über die Anforderungsanalyse bis hin zur Umsetzung hat die Zusammenarbeit mit otris hervorragend funktioniert.“
Eine CLM-Software bietet weit mehr als nur die Verwaltung von Verträgen. Effizientes Contract Lifecycle Management schafft Mehrwert durch die Standardisierung der Bearbeitung, Erstellung und Recherche von Vertragsinhalten. Mitarbeitende finden sofort die Daten und Dokumente, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen, z.B. anstehende Fristen, Leistungsansprüche oder Zusammenhänge zwischen Verträgen.
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in einer Vielzahl von Projekten und einer breiten Kundenbasis haben wir eine CLM-Software entwickelt, die sich durch die folgenden herausragenden Eigenschaften auszeichnet:
Bei allen otris Entwicklungen steht die intuitive Bedienbarkeit durch eine sorgfältig gestaltete Softwareoberfläche im Vordergrund. Selbst komplexe Systeme wie otris contract sind schnell erlernbar. Die hervorragende Usability der Contract Lifecycle Management-Software reduziert den Schulungsaufwand für neue Anwender und erhöht die Akzeptanz nach der Implementierung.
otris contract ist eine webbasierte CLM-Software, die ohne Installation auf den Arbeitsplätzen der Anwender auskommt. Die plattformunabhängige Anwendung lässt sich problemlos in Ihre IT-Umgebung integrieren und kommuniziert dank standardisierter Schnittstellen nahtlos mit bestehenden Systemen. Fachliche Aufgaben, Administration und die individuelle Gestaltung der Oberfläche können direkt im Webbrowser durchgeführt werden.
Um die Software an spezifische Anforderungen anzupassen, können Unternehmen aus drei Editionen wählen und zusätzliche Module kombinieren. Für Anforderungen, die über die Standardfunktionalität hinausgehen, bietet otris maßgeschneiderte Lösungen. Von einfachen Datenfelderweiterungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die offene Architektur von otris contract ermöglicht umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand.
Auf Abteilungsebene starten und das Vertragsmanagementsystem nach und nach konzernweit ausrollen – das ist mit otris contract problemlos möglich. Nicht nur die Anzahl der Nutzer, auch der Funktionsumfang lässt sich schnell und unkompliziert erweitern: Sie starten beispielsweise mit einer kleinen, kostengünstigen und jederzeit kündbaren SaaS-Lösung. Sind Sie von der Praxistauglichkeit überzeugt, individualisieren Sie das System und integrieren funktionale Erweiterungen wie die digitale Signatur oder das revisionssichere Archiv.
Die Vertragsmanagement-App myContract macht otris contract geräteunabhängig. Das unterstützt Nutzer, die zum Beispiel von unterwegs auf ihr Vertragsmanagement zugreifen möchten und nur das Mobiltelefon zur Hand haben. Über die App steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung. Nutzer erteilen Vertragsfreigaben, leiten Vertragsentwürfe weiter oder laden per Foto-Upload einen gerade neu unterzeichneten Vertrag direkt in das System. Das beschleunigt Prozesse und erweitert die Möglichkeiten, auch wenn auf Reisen die Internetverbindung schlecht ist. Denn: Daten und Dokumente, die der Nutzer vorab als Favoriten markiert hat, stehen auch offline zur Verfügung.
On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass otris contract auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Vertragsmanagement-Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten.
Webcast-Aufzeichnung
Die digitale Lösung für Ihre Vertragsprozesse: otris contract.
In unserer Webcast-Aufzeichnung erfahren Sie, wie Sie mit otris software Ihre Vertragsprozesse effizient und einfach digitalisieren können. Unser Experte Matthias Clarfeld stellt Ihnen die Lösung vor und beschreibt, was die Zusammenarbeit mit otris software auszeichnet.
Um Ihnen die für Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen optimale Lösung anbieten zu können, stehen Ihnen drei Editionen sowie funktionale Erweiterungen (Module) zur Auswahl.
Standard-Lösung für alle unternehmensrelevanten Verträge und Vertragsdokumente. Standardisierte Prozesse u.a. für Fristen, Berechtigungen sowie Controlling und Berichte.
Vorteile
Anpassbar an unternehmensspezifische Anforderungen und Prozesse. Erweiterter Funktionsumfang. Standardisierte Schnittstellen.
Zusätzlich zu STANDARD
Individualisierbar hinsichtlich unternehmens-spezifischer Anforderungen, Prozesse und Schnittstellen. Basiert auf einem offenen DMS. Optionale Individualprogrammierung.
Zusätzlich zu STANDARD und ENTERPRISE
„Das Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung und Kosten passt bei otris contract.“
Mit den Modulen erweitern Sie die CLM-Software otris contract gezielt um Funktionen, die Ihr Contract Lifecycle Management in der Praxis unterstützen. So passen Sie die Lösung an Ihre Anforderungen, Prozesse und Systemlandschaft an.
Mit otris copilot integrieren Sie KI-Funktionen in Ihr Contract Lifecycle Management. Führende KI-Lösungen wie OpenAI, Mistral oder Anthropic lassen sich in Ihre otris contract-Plattform einbinden – flexibel und abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens. So nutzen Sie moderne KI-Technologie innerhalb Ihrer bestehenden Arbeitsumgebung.
Warum KI-Integration?
Die Integration von KI in Ihr Contract Lifecycle Management unterstützt dabei, wiederkehrende Aufgaben zu reduzieren und Verträge schneller auszuwerten:
Praxisbeispiel:
Ein umfangreicher Vertrag wird in otris contract hochgeladen. Über otris copilot greift die von Ihnen gewählte KI auf das Dokument zu, analysiert Inhalte wie Kündigungsfristen oder Haftungsklauseln und erstellt eine Zusammenfassung. Die Ergebnisse können direkt geprüft und für die weitere Bearbeitung genutzt werden.
Mit otris copilot entscheiden Sie, welche KI zu Ihrem Unternehmen passt. Zudem können Sie eine Prompt- und Wissensbibliothek aufbauen. Unsere Plattform schafft damit die Grundlage, KI sinnvoll in bestehende Abläufe des Contract Lifecycle Managements zu integrieren.
Mit Office Drop dokumentieren und archivieren Sie Ihre Vertragskorrespondenz direkt aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft Office-Anwendungen. Das Plugin verbindet Microsoft-Anwendungen mit Ihrer otris contract-Lösung. So ordnen Sie E-Mails und Dokumente ohne Medienbruch der passenden Vertragsakte zu.
Ganz gleich, ob Sie eine einzelne E-Mail oder mehrere Nachrichten auswählen: otris contract übernimmt Inhalte wie Text, Betreff, Absender und Anhänge und ordnet sie in die Struktur der digitalen Vertragsakte ein. Dadurch entsteht eine vollständige und nachvollziehbare Vertragshistorie.
Ebenso greifen Sie aus Microsoft Office-Anwendungen wie Word oder Excel auf die Vertragsdatenbank zu und senden Dokumente direkt an die gewünschte Vertragsakte, ohne otris contract öffnen zu müssen.
Die Office-Integration arbeitet bidirektional. Das heißt: Sie übertragen Daten nicht nur aus der Office-Anwendung nach otris contract, sondern auch aus otris contract in die Office-Anwendung.
Beispiel: Sie möchten ein in otris contract abgelegtes Dokument an eine E-Mail anhängen, die Sie in Microsoft Outlook verfassen. Über das Plugin greifen Sie direkt aus Outlook auf otris contract zu, wählen das Dokument aus und fügen es der E-Mail hinzu. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente importieren Sie Dateien von Ihren Laufwerken per Drag-and-drop in otris contract.
Die Schnittstelle Signature ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten in otris contract nach dem jeweiligen Verfahren der angebundenen Signaturplattform, z. B. FP Sign, Adobe Sign, XiTrust oder weiteren Anbietern. Damit binden Sie den Signaturprozess direkt in Ihr Contract Lifecycle Management ein.
Vertragsentwürfe, die Sie in otris contract vorbereiten, werden über die Schnittstelle per Knopfdruck an den Signaturdienstleister gesendet. Dieser erstellt eine elektronisch signierbare Version des Dokuments. Der Empfänger erhält das Dokument zur Prüfung und Signatur und wird per E-Mail benachrichtigt. Nach Unterzeichnung ordnet otris contract das Dokument der entsprechenden Akte zu und aktualisiert den Status.
Die Lizenz für die Signaturschnittstelle erhalten Sie bei der otris software AG. Lizenzen für die Nutzung des Signaturdienstes erwerben Sie bei dem von Ihnen gewählten Signaturdienstleister.
Das Modul Creator kombiniert eine Vorlagenbibliothek mit einer Klauselbibliothek und unterstützt Sie bei der standardisierten Vertragserstellung. Vorlagen lassen sich einfacher aufbauen, weil der Vertragsdesigner durch die Auswahl der gewünschten Klauseln eine Vorlage im vorgegebenen Corporate Design generiert.
Auch die Erstellung konkreter Verträge wird vereinfacht: Für die ausgewählte Vorlage gibt der Vertragsersteller die erforderlichen Parameter ein, z. B. Laufzeit, Vertragssumme oder Vertragsgegenstand. Diese Informationen werden anschließend vom System an der passenden Stelle in den Vertragsentwurf eingefügt.
So lassen sich standardisierbare Verträge strukturiert und nachvollziehbar erstellen. Auch Mitarbeitende ohne juristische Ausbildung können auf dieser Grundlage rechtssichere Verträge vorbereiten. Das System dokumentiert zudem automatisch, welche Klauseln in welchem Vertrag verwendet wurden.
Der CRM-/ERP-Connector ist eine uni- bzw. bidirektionale Schnittstelle zwischen CRM-/ERP-Systemen und otris contract. Er dient dazu, Geschäfts- oder Vertragspartnerdaten aus einem CRM oder ERP in otris contract zu übertragen. In der Gegenrichtung werden otris contract-spezifische Informationen als Linkverweise in das jeweilige System übergeben.
Damit fügt sich die CLM-Software in bestehende Systemlandschaften ein und unterstützt durchgängige Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg. Neben diesem speziellen Connector kann die Software auch an weitere Drittsysteme angebunden werden. Die Architektur von otris contract unterstützt eine unkomplizierte Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur.
Das Modul Archive ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Verträgen. So entsteht eine transparente Vertragshistorie, in der unterschiedliche Vertragsstände einschließlich Dokumenten, Anhängen, Aktenvermerken, Notizen oder E-Mails nachvollziehbar erhalten bleiben.
Die Archivkomponente ist durch KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Dazu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz.
Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Verträgen kann individuell eingerichtet werden. Durch offene Schnittstellen lässt sich der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für Daten aus Drittlösungen vorantreiben. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert erfolgen – beispielsweise gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung.
Mit der Legal Front Door bündeln Sie rechtliche Anfragen und Vorgänge in einem zentralen Portal. Mitarbeitende können dort selbstständig Anfragen anstoßen – etwa zur Erstellung eines NDA, zur Prüfung eines Vertrags oder zur Meldung eines neuen Rechtsstreits.
Das Portal leitet die Anliegen automatisch an die zuständigen Stellen weiter – einschließlich Statusverfolgung und Priorisierung. So werden Anfragen strukturiert erfasst, besser gesteuert und nachvollziehbar bearbeitet.
Die Legal Front Door integriert sich nahtlos in Ihre otris contract-Lösung. Beispiel: Ein Mitarbeitender lädt über das Portal einen Vertrag zur Prüfung hoch, der automatisch der passenden Vertragsakte in otris contract zugeordnet wird. Nach Prüfung durch die Rechtsabteilung und Abschluss des digitalen Signaturprozesses wird der Vertrag direkt in die digitale Vertragsakte übertragen.
Das reduziert Abstimmungsaufwand bei Standardvorgängen und verbessert die Transparenz im Bearbeitungsprozess. Gleichzeitig bleibt die Dokumentation vollständig.
Die Erweiterung App Extended macht die App myContract konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für mobiles Contract Lifecycle Management frei. Dokumente und Vorgänge lassen sich offline auf mobile Endgeräte übertragen. Darüber hinaus können Aktionen wie Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentare direkt über die App ausgeführt werden.
Vorkonfiguriert bildet die App ein typisches Einsatzszenario im Contract Lifecycle Management ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen nehmen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Administrationsbereich vor.
Die vielfältigen Anforderungen an eine digitale Vertragslösung werden durch das Feedback unserer Kunden und Interessenten deutlich. Um auch spezielle Anforderungen optimal zu erfüllen, kombinieren otris-Kunden die CLM-Software mit weiteren Fachlösungen der otris legal SUITE. Darüber hinaus bieten wir Kombinationsmöglichkeiten mit den Fachlösungen unserer anderen SUITE, wie der otris compliance SUITE und der otris privacy SUITE.
Mehr Sicherheit, Ordnung, Überblick und Kontrolle im Contract-Lifecycle-Management: Als Vertragsmanagement-Anbieter haben wir bereits vielen Kunden zu mehr Erfolg verholfen. Hier sehen Sie vier Beispiele aus der Praxis.
Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst. Wie verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen?
otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Das System informiert Sie, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht.
otris contract, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit werden E-Mail-Benachrichtigungen an einen erweiterten Empfängerkreis zielgerichtet versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.
Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig. Wie schaffen Sie Transparenz?
otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden, durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Vertragsmanagement: z. B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.
Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Wie vereinfacht digitales Vertragsmanagement das Reporting?
otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vertragsbeziehungen resultieren. Kosten und Erträge werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet.
Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.
Ein Darlehensvertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die Finanzabteilung bestimmt sind. Wie verbessern Sie den Datenschutz in Ihrer Vertragsverwaltung?
otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z. B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur gesteuert werden.
Events
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Contract Lifecycle Management (CLM) Software automatisiert und verwaltet den gesamten Lebenszyklus von Verträgen, von der Erstellung bis zur Archivierung. Sie bietet Funktionen wie zentrale Datenspeicherung, Berichterstellung und Workflow-Automatisierung.
CLM-Software steigert die Effizienz, verkürzt die Verhandlungs- und Abwicklungszeiten, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben und reduziert Kosten und Risiken
Eine umfassende CLM-Software sollte Funktionen wie automatisierte Workflows, Echtzeit-Kollaboration, Versionskontrolle, digitale Signaturen, leistungsstarke Such- und Berichtswerkzeuge sowie die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen bieten.
CLM-Software bietet automatisierte Benachrichtigungen und Eskalations-Workflows, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Fristen und Termine eingehalten werden und die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden.
CLM-Software kann Herausforderungen wie verzögerte Vertragserstellung, mangelnde Transparenz des Vertragsstatus, ineffiziente Vertragsverhandlungen und ungewollte Vertragsverlängerungen wirksam angehen.
Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Vertragsdaten ermöglicht CLM-Software die einfache Erstellung von Berichten und die Analyse von Vertragsdaten, was zu besseren Geschäftsentscheidungen beiträgt.
Entdecken Sie eine CLM-Software, die Sicherheit und Effizienz erhöht und dabei einfach zu bedienen ist. Fordern Sie jetzt unsere kostenlose Demoversion an und optimieren Sie Ihr digitales Vertragsmanagement mit otris contract. Gewinnen Sie die volle Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Verträge – von der Erstellung über die strukturierte Ablage und Bearbeitung bis hin zur Archivierung. Kontaktieren Sie uns noch heute!
