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Für uns hat
das Thema Datenschutz
höchste Priorität.

Datenschutzhinweise | Da­ten­schutz­er­klä­rung

Für die otris software AG hat der Schutz personenbezogener Daten höchste Priorität. Wir möchten Sie deshalb darüber informieren, wie wir Ihre Privatsphäre – auch beim Besuch unserer Internetseite – schützen.

Da­ten­schutz­er­klä­rung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Da­ten­schutz­er­klä­rung.

Datenerfassung auf unserer Webseite
Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Webseite?
Die Datenverarbeitung auf dieser Webseite erfolgt durch den Webseitenbetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Impressum dieser Webseite entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Webseite durch unsere IT- Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Webseite betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Webseite zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?
Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Analyse-Tools und Tools von Drittanbietern
Beim Besuch unserer Webseite kann Ihr Surf-Verhalten statistisch ausgewertet werden. Das geschieht vor allem mit Cookies und mit sogenannten Analyseprogrammen. Die Analyse Ihres Surf-Verhaltens erfolgt in der Regel anonym; das Surf-Verhalten kann nicht zu Ihnen zurückverfolgt werden. Sie können dieser Analyse widersprechen oder sie durch die Nichtbenutzung bestimmter Tools verhindern. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in der folgenden Da­ten­schutz­er­klä­rung. Sie können dieser Analyse widersprechen. Über die Wi­der­spruchs­mög­lich­kei­ten werden wir Sie in dieser Da­ten­schutz­er­klä­rung informieren.

2. Allgemeine Hinweise und Pflicht­in­for­ma­tio­nen

Datenschutz
Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Da­ten­schutz­vor­schrif­ten sowie dieser Da­ten­schutz­er­klä­rung. Wenn Sie diese Webseite benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Da­ten­schutz­er­klä­rung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:

otris software AG
Königswall 21
44137 Dortmund
Telefon: +49 (231) 95 80 69-0
E-Mail: info@otris.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Da­ten­ver­ar­bei­tungs­vor­gän­ge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde
Im Falle da­ten­schutz­recht­li­cher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in da­ten­schutz­recht­li­chen Fragen ist der Lan­des­da­ten­schutz­be­auf­trag­te des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links- node.html.

Recht auf Da­ten­über­trag­bar­keit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung
Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://” auf “https://” wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Auskunft, Sperrung, Löschung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerspruch gegen Werbe-Mails
Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und In­for­ma­ti­ons­ma­te­ria­li­en wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

3. Da­ten­schutz­be­auf­trag­ter

Gesetzlich vorgeschriebener Da­ten­schutz­be­auf­trag­ter

Wir haben für unser Unternehmen einen Da­ten­schutz­be­auf­trag­ten bestellt.

Sicoda GmbH
Peter Mühlemeier
Rochusstr. 198
53123 Bonn
Tel.: 0228-286 140 68
E-Mail: datenschutz@otris.de

4. Datenerfassung auf unserer Webseite

Cloudflare
Wir nutzen auf unserer Webseite die Content Delivery Dienste der Cloudflare Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Bei der Nutzung der Dienste von Cloudflare wird aus technischer Sicht betrachtet der Datentransfer zwischen Ihrem Browser und unserer Webseite über das Netzwerk der Cloudflare geleitet. Dabei wird der Datenverkehr zwischen Ihrem Browser und unserer Webseite analysiert, um bösartige Angriffe aus dem Internet auf unsere Webseite zu erkennen. Dies dient der Sicherheit und Aus­lie­fe­rungs­ge­schwin­dig­keit unserer Webseite. Im Rahmen der Nutzung von Cloudflare werden von Cloudflare Cookies oder sonstige Technologien eingesetzt, um unsere Webseitenbesuche wiederzuerkennen. Beim Einsatz von Cloudflare wird unter anderem Ihre IP-Adresse an den Dienstleister übermittelt. Die verarbeiteten Daten dienen allein den oben genannten Zwecken. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Einsatzes von Cloudflare ist gem. Art 6 Abs. 1 lit f.) DS-GVO unser berechtigtes Interesse an einer möglichst sicheren und fehlerfreien Bereitstellung unserer Webseite. Wir haben mit dem Dienstleister eine Zusatzvereinbarung zur Auf­trags­ver­ar­bei­tung geschlossen. Da im Rahmen der Nutzung der Dienste von Cloudflare nicht ausgeschlossen werden kann, dass die IP-Adressen unserer Webseitenbesuche an Cloudflare in die USA übermittelt werden, wurden mit dem Dienstleister zusätzlich die EU-Stan­dard­ver­trags­klau­seln vereinbart um ein ausreichendes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Cloudflare finden Sie unter https://www.cloudflare.com/de-de/gdpr/introduction/.

Cookies
Diese Webseite und alle ihre Unterseiten verwenden Cookies sowie weitere vergleichbare Tracking-Technologien, wie z.B. Zählpixel oder Local Stroage Objekte (LSO). Cookies sind Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies können beim Aufruf der Webseite von der Webseite ausgelesen, übertragen und geändert werden. Wir setzen sowohl sogenannte „First-Party-Cookies“, d.h. solche Cookies, die von dem Unternehmen kontrolliert werden, das die Domain, auf der die Cookies gesetzt werden, betreibt, als auch sogenannte „Third-Party-Cookies“ ein. Letztere werden von Dritten kontrolliert und helfen uns, die Wirkung unserer Webseiteninhalte und die Interessen unserer Besucher zu analysieren, die Leistung und Performance unserer Webseite zu messen oder bedarfsgerechte Werbung und anderen Content auf unserer oder weiteren Webseiten auszuspielen.
Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte “Session-Cookies”. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs bzw. Ihrer Browser-Sitzung automatisch gelöscht (sog. transiente Cookies). Andere Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät für eine vorgegebene Dauer, bzw. bis Sie diese löschen, gespeichert (sog. persistente Cookies). Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wir nutzen Cookies nur mit zufälligen, pseudonymen Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mern. Diese Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mern werden genutzt um Ihr Nutzungsverhalten auf unserer Webseite auszuwerten. Zu keinem Zeitpunkt wird das Nutzungsprofil dem Namen einer natürlichen Person zugeordnet. Wenn Sie spezielle Funktionen unserer Webseite (wie z.B. den Warenkorb oder „angemeldet bleiben“) nutzen, werden Cookies zusätzlich für diese Funktionen verwendet.

Zählpixel sind winzige Grafikdateien und werden verwendet, um Daten von Ihrem Endgerät abzurufen, wie bspw. Ihren Gerätetyp, Ihr Betriebssystem, Ihre IP-Adresse oder den Zeitpunkt Ihres Besuchs.
Local Storage Objekte (LSO) funktionieren ähnlich wie Cookies. Die Informationen werden jedoch lokal im Browser gespeichert.

Soweit es sich bei den Cookies und anderen Technologien um solche handelt, die für den Betrieb der Webseite technisch erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser und der damit verbundenen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit f) DS-GVO. Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei insbesondere darin, Ihnen eine technisch optimierte sowie benutzerfreundlich und bedarfsgerecht gestaltete Website zur Verfügung stellen zu können sowie die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. Der Einsatz von Cookies und anderen Technologien, die für den Betrieb der Webseite technisch nicht erforderlich sind und die vor allem Analyse- und Marketingzwecken dienen, sowie die damit in Zusammenhang stehende Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DS-GVO ausschließlich dann, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.

Beim ersten Aufruf unserer Webseite oder einer ihrer Unterseiten werden Sie im Rahmen eines sogenannten Cookie Banners über die auf der Webseite eingesetzten Cookies sowie weitere Technologien informiert und erhalten die Gelegenheit selbst auszuwählen, für welche der zu­stim­mungs­pflich­ti­gen Cookies und weiteren Technologien Sie Ihre Einwilligung erteilen möchten.
Über das Cookie Banner haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit, sich über den Button „Cookies“ über die einzelnen Funktionen der Cookies zu informieren oder über den Button „Da­ten­schutz­er­klä­rung“ unsere detaillierte Da­ten­schutz­er­klä­rung einzusehen.

Ihre einmal erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen und Ihre Einstellungen hinsichtlich der zu­stim­mungs­pflich­ti­gen Cookies und weiterer Technologien jederzeit ändern, indem Sie auf das kleine Symbol am unteren linken Bildrand klicken.

Borlabs
Im Rahmen des Kundenportals nutzen wir zur Verwaltung Ihrer Zustimmung zu ein­wil­li­gungs­pflich­ti­gen Cookies und Dritt­an­bie­ter­diens­ten das Consent Management System der Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg.
Über das Consent Management werden die von Ihnen getroffenen Cookie Präferenzen protokolliert und gespeichert, damit wir Ihre die von Ihnen getroffenen Auswahl entsprechend umsetzen und das Vorliegen entsprechend erteilter Zustimmungen nachweisen können.

Zur Protokollierung wird ein Cookie gesetzt über das folgende Daten erfasst und gespeichert werden:

  • Cookie Laufzeit
  • Cookie Version
  • Domain und Pfad der WordPress Website
  • Einwilligungen
  • UID

Diese Daten werden ausschließlich dazu gespeichert und verarbeitet, um die von Ihnen getroffene Auswahl umzusetzen und das Vorliegen entsprechend erteilter Zustimmungen nachweisen zu können. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO unsere gesetzliche Verpflichtung zur Einholung von Einwilligungen für ein­wil­li­gungs­be­dürf­ti­ge Cookies und Dritt­an­bie­ter­diens­te.

Server-Log-Dateien
Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

  • Browsertyp und Browserversion
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse

Die Webserverprotokolle werden ausschließlich zu Sicherheitszwecken verarbeitet.

Wir verwenden die Protokolldaten nur für statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Angebotes. Wir behalten uns jedoch vor, die Protokolldaten nachträglich zu überprüfen, wenn aufgrund konkreter Anhaltspunkte der berechtigte Verdacht einer rechtswidrigen Nutzung besteht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO unser berechtigtes Interesse.

Kontaktformular
Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Da­ten­ver­ar­bei­tungs­vor­gän­ge bleibt vom Widerruf unberührt. Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Auf­be­wah­rungs­fris­ten – bleiben unberührt.

5. Analyse Tools und Werbung

Google Analytics
Diese Website benutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die Cookies enthalten Informationen bzgl. Interaktionen, die bei Nutzung der Webseite getrackt werden.
Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die US-Geheimdienste können sich im Rahmen ihrer umfangreichen, gesetzlichen, Über­wa­chungs­be­fug­nis­se Zugriff auf diese Daten verschaffen. Nach den Angaben von Google soll, mittels automatischer IP-Anonymisierung, Ihre IP-Adresse von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt werden, bevor diese in den USA verarbeitet werden. Es kann jedoch auch Ihre volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen werden, so dass US-Geheimdienste auf diese Daten Zugriff nehmen können.
Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Außerdem ist eine eigene, von Google nicht näher definierte, Verarbeitung von Google zur Bereitstellung und zum Schutz des Analytics-Dienstes vorgesehen. Wir haben jedoch keine Daten an Google zur eigenen Verarbeitung mithilfe der Da­ten­frei­ga­be­ein­stel­lun­gen freigegeben.

Wir tracken die folgenden Ereignisse, wenn Sie der Verwendung von Google Analytics zugestimmt haben:

  • erster Besuch
  • Start einer Session,
  • User Engagement (die Website ist mindestens eine Sekunde lang im Fokus)

Die folgenden Parameter werden standardmäßig für jedes Ereignis erfasst:

  • language,
  • page_location,
  • page_referrer,
  • page_title und
  • screen_resolution.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können mithilfe der Cookie-Einstellungen ebenfalls Google Analytics deaktivieren.
Die Rechtsgrundlage für unsere Datenerhebung mit der Software Google Analytics ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft mit dem oben beschriebenen Verfahren widerrufen können.

Ihre Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat.

Weitere Informationen zu Google Analytics und zum Datenschutz erhalten Sie auf der Webseite: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Google Tag Manager
Auf dieser Webseite setzen wir den Google Tag Manager ein, einen Dienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“) um zu steuern, welche Skripts auf unserer Webseite ausgeführt werden. Der Google Tag Manager ermöglicht die Verwaltung von Website-Tags über eine Nutzeroberfläche, wobei mit der Google Tag Manager ausschließlich Tags implementiert ohne Cookies zu verwenden. Der Google Tag Manager löst andere Tags aus, mit denen Daten erfasst werden können, ohne dass der Google Tag Manager auf diese Daten zugreift. Zur Überwachung der Stabilität und Leistung unseres Systems erhebt der Google Tag Manager einige aggregierte Daten zur Tag-Auslösung. Diese Daten enthalten aber keine IP-Adressen von Nutzern oder nutzerspezifische IDs, so dass diese nicht einer bestimmten Person zugeordnet werden könnten.
Weitere Informationen zum Google Tag Manager erhalten Sie unter https://www.google.com/intl/de/tagmanager/use-policy.html

Google Ads
Unsere Webseite nutzt das Google Ads Conversion Tracking. Dies ist ein Analysedienst der Google Inc., Amphitheater Parkway, Mountainview; California 94043, USA. Der Dienst setzt ein Cookie auf Ihrem Rechner, sofern Sie über eine Google Werbeanzeige zu unserer Seite gekommen sind. Wir nutzen das Cookie nicht, um Sie persönlich zu identifizieren. Es dient lediglich dazu, zu erkennen, ob ein Nutzer über eine von uns gekaufte Werbung auf unsere Webseite gelangt ist. Es ist damit nachvollziehbar, über welche Werbung Sie unsere Webseite besucht haben und ob Sie unsere Webseite danach noch einmal angesurft haben. Wir nutzen die Erkenntnisse aus dieser Analyse um unsere Werbung gezielter anpassen zu können.
Eine vollständige Übersicht der Datenverarbeitung können Sie der Da­ten­schutz­er­klä­rung von Google entnehmen. Diese Informationen finden Sie unter: http://www.google.de/policies/privacy/.

Matomo
Unsere Webseite nutzt den Webanalysedienst Matomo, 7 Waterloo Quay PO625 in 6140 Wellington, Neuseeland.
Es ermöglicht uns, anhand der Seitenaufrufe Trends und beliebte Seiten auf unserer Webseite zu ermitteln sowie die korrekte Funktion der Features zu überwachen. Außerdem misst Matomo die Aufrufe über die Kampagnen in Google AdWords und LinkedIn.
Matomo wird auf unseren eigenen Servern betrieben, sodass alle Daten ausschließlich auf unseren Systemen gespeichert werden. Wir verwenden Matomo mit einem Cookie.
Es werden dabei folgende Daten erfasst:

  • maskierte IP-Adresse (die zwei letzten Stellen werden durch 0 ersetzt, z.B.192.168.0.0)
  • Browsersprache
  • Betriebssystem
  • Bildschirmauflösung
  • Ob und von welcher Suchmaschine ein Aufruf stammt

Eine Verarbeitung der Daten erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Sie haben das Recht ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.

LinkedIn Insight
Wir verwenden den LinkedIn Insight-Tag von LinkedIn Ireland Unlimited Company („LinkedIn“), Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland auf unserer Webseite.
LinkedIn Insight-Tag trackt alle Conversionen, die auf unserer Webseite ausgelöst werden. Eine Conversion ist dabei jede für unser Unternehmen relevante Aktionen, die von potenziellen Kunden ausgeführt werden, z. B. Klicks auf unserer Website, Produktbestellung oder Registrierungen für Veranstaltungen.
LinkedIn Insight Tag erstellt eine anonyme Statistik für uns. Wir erhalten von LinkedIn nur Berichte und Mitteilungen über die Zielgruppen der Webseite und die Leistung der Anzeigen. Es sind keine Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf die Mitglieder zulassen. LinkedIn bietet weiterhin die Möglichkeit des Retargeting an. So können wir mit Hilfe der erstellten Statistiken zielgerichtete Werbung außerhalb unserer Website schalten, ohne dass das eine Person dabei identifiziert werden kann.
Die Daten werden zur Verarbeitung an LinkedIn gesendet. LinkedIn tritt als Auftragsverarbeiter auf. Diesbezüglich haben wir mit LinkedIn eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen.
LinkedIn erfasst Daten über Besuche auf unserer Webseite, einschließlich URL, Referrer URL, IP-Adresse, Geräte- und Brow­ser­ei­gen­schaf­ten (User Agent) und Zeitstempel. Soweit eine IP-Adresse erfasst wird, wird diese nur in gekürzter oder gehashter Form gespeichert.
Die Daten werden innerhalb von sieben Tagen pseudonymisiert, indem alle direkten Kennungen der Personen entfernt werden. Diese pseudonymisierten Daten werden dann innerhalb von 180 Tagen gelöscht.
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch LinkedIn Insight-Tag erfolgt nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Sie haben das Recht ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber zu widerrufen.
Weitere Informationen zu LinkedIn Insight-Tag erhalten Sie unter: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a427660
Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch LinkedIn finden Sie unter: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

6. Einsatz von KI

Wir setzen KI-gestützte Technologien in verschiedenen Bereichen ein, um unsere Mitarbeiter bei internen Arbeitsprozessen zu unterstützen, die Kommunikation zu verbessern und die Effizienz der Arbeitsprozesse zu steigern. Ein Einsatz der KI ist in den genannten Anwendungsfällen vorgesehen. Es wird Microsoft Azure OpenAI eingesetzt. Dabei handelt es sich um das LLM. Das Rechenzentrum befindet sich in Schweden, sodass eine Verarbeitung ausschließlich im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) stattfindet. Microsoft betreibt die KI in der eigenen Azure-Infrastruktur, so dass keine weiteren Dienstleister zum Einsatz kommen. Diese KI ist logisch von KI-Einheiten anderer Kunden sowie von der übrigen Azure-Infrastruktur getrennt. Microsoft wird die KI außerdem in einem jedem Kunden zugewiesenen, eigenen GPU-Speicher bereitstellen. Da die KI zustandslos ist, werden keine Daten innerhalb der KI verbleiben. Darüber hinaus werden keine Daten zum Training der KI oder zur Verbesserung der KI oder anderer Services verwendet. Ein Finetuning der KI wird ebenfalls nicht durchgeführt. Die KI hat keinen aktiven Zugriff auf die internen Systeme der otris software AG. Alle Daten, die durch die KI verarbeitet werden, werden ausschließlich aktiv durch Mitarbeiter bereitgestellt. Microsoft tritt dabei als Auftragsverarbeiter auf. Eine entsprechende Zusatzvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO wurde geschlossen.

Die Daten werden in den nachfolgend genannten Anwendungsfällen verarbeitet:

Optimierung der E-Mail-Kommunikation
Die KI soll unsere Mitarbeiter dabei unterstützen, E-Mails zu verfassen. Dazu werden Formulierungen für E-Mails korrigiert oder angepasst. Die Erstellung von E-Mail-Mustern ist auch möglich. Die Passagen werden dabei in die KI eingegeben. Anschließend muss die angepasste Variante in das E-Mail-Programm zum Versenden kopiert werden. In der Regel werden dabei keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Der Inhalt der E-Mail wird vornehmlich Daten umfassen, die für die Vorbereitung und Beauftragung eines Kundenprojekts erforderlich sind. Sollte es dennoch zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommen, wird sich dies auf Namen und dienstliche Kontaktdaten von Ihnen beschränken. Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Verbesserung der Qualität und Effizienz der Kundenkommunikation sowie in der Entlastung der Mitarbeiter.

Zusammenfassungen von Teams-Besprechungen
Für unsere Kommunikation nutzen wir Microsoft Teams der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, um Besprechungen durchzuführen. Im Rahmen einer Besprechung kann eine KI-gestützte Zusammenfassung erstellt werden. Dafür wird zeitweise eine Tonaufnahme der Besprechung erstellt. Anschließend wird diese Aufnahme transkribiert. Aus der Transkription wird eine Zusammenfassung erstellt. Dabei werden die Inhalte der Besprechung und die Namen der Teilnehmer verarbeitet. In der Zusammenfassung werden nur die wesentlichen Inhalte der Besprechung sowie ggf. die Namen der Teilnehmer gespeichert. Die Namen werden dabei nur gespeichert, wenn sie entweder explizit genannt werden oder der Teilnehmer einen wesentlichen Inhalt der Besprechung dargestellt hat. Alle anderen Daten werden lediglich zwischengespeichert und nach Erstellung der Zusammenfassung wieder gelöscht. Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erstellung einer Zusammenfassung der Besprechung. Die zeitweise Anfertigung der Tonaufnahmen ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO zulässig. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten im Rahmen der Transkription und Zusammenfassung ist ebenfalls Ihre ausdrückliche Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Ihre Einwilligung erfolgt freiwillig und kann von Ihnen jederzeit ohne Angabe von Gründen, mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen werden.

7. Plugins und Tools

Calendly
Sie haben die Möglichkeit über die Ter­min­bu­chungs­funk­ti­on von Calendly der Calendly LLC, Calendly, Inc. 115 E Main St., Ste A1B, Buford, Georgia 30518 bequem Ihren Wunschtermin bei uns zu buchen.
Die Calendly-Terminbuchungsseite ist in unsere Webseite integriert. Wenn Sie sich für eine Terminbuchung über Calendly entscheiden, werden Daten direkt von Calendly verarbeitet. Mit Calendly können Sie dann bequem Ihren Wunschtermin auswählen und werden gebeten, die für die Buchung notwendigen Daten anzugeben. Weiterhin wird von Calendly Ihre IP-Adresse verarbeitet. Die von Ihnen bereitgestellten Daten werden von Calendly erhoben und zu Zwecken der Termin Durchführung an uns übermittelt. Wir nutzen die an uns übermittelten Daten ausschließlich im Rahmen der Terminplanung und Termindurchführung.
Bitte beachten Sie, dass Calendly die von Ihnen im Rahmen der Terminbuchung bereitgestellten Daten auf Servern innerhalb der USA verarbeitet und speichert. Eine Datenverarbeitung in den USA ist zulässig, da mit dem EU-US Data Privacy Framework ein An­ge­mes­sen­heits­be­schluss vorliegt, für den sich Calendly auch zertifiziert hat.
Wenn Sie sich für die Terminbuchung über Calendly entscheiden, erklären Sie sich mit den oben genannten Bedingungen einverstanden.
Soweit Sie nicht möchten, dass Ihre personenbezogenen Daten in den USA verarbeitet und gespeichert werden, bitten wir Sie zu Zwecken der Terminbuchung auf anderen von uns bereitgestellten Kommunikationswegen mit uns in Kontakt zu treten.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Calendly finden Sie unter
https://calendly.com/privacy

8. Social Media

Facebook
Im Rahmen unserer Social-Media-Aktivitäten unterhalten wir eine Facebook-Seite. Für die Erhebung personenbezogener Daten auf dieser Facebook-Seite sind wir gemeinsame verantwortliche Stelle mit der Meta Platforms Ireland Limited („Meta“), 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.
Meta verarbeitet zur Bereitstellung der Facebook-Seite personenbezogene Daten der Besucher der Seite. Diese Verarbeitung geschieht allein durch Meta. Daher ist für diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch allein Meta verantwortliche Stelle im Sinne der DS-GVO. In diesem Zusammenhang verarbeitet Meta unter anderem Daten, die bei jeder Seitennutzung erhoben werden. Dazu gehören Daten über die Nutzerkennungen der Nutzer, die Art von Inhalten, die Nutzer aufrufen, Interaktionen mit der Seite, Informationen über die genutzten Inhalte und Seiten. Weitere Beschreibungen der verarbeiteten personenbezogenen Daten erfolgen durch Meta unter: https://www.facebook.com/privacy/policy/.

Die Webseitenbesucher können bestimmten Datenverarbeitungen durch Meta widersprechen. Die Wi­der­spruchs­mög­lich­kei­ten finden sich unter https://www.facebook.com/privacy/guide/ads.

Soweit wir die über unsere Facebook-Seite erhobenen personenbezogenen Daten verarbeiten, geschieht dies durch die von Meta zur Verfügung gestellten Daten. Meta stellt uns für unsere Seite Statistiken in Form von „Seiten-Insights“ in anonymisierter Form zur Verfügung, mit deren Hilfe wir Erkenntnisse über die Nutzung unseres Facebook-Angebots gewinnen können. Wir haben hierzu mit Meta eine gesonderte Vereinbarung geschlossen, die unter https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum einsehbar ist.

In dieser Vereinbarung ist auch geregelt, welche Si­cher­heits­vor­keh­run­gen von Meta getroffen wurden und dass sich Nutzer in Fragen der nach dem Dritten Kapitel der DS-GVO bestehenden Betroffenenrechte (z.B. auf Auskunft und Löschung) direkt an Meta wenden können. Die Betroffenenrechte (insbesondere die Rechte auf Auskunft, Löschung und Recht auf Vergessen werden, Widerspruch und Beschwerde bei zuständiger Aufsichtsbehörde) werden nicht durch die zwischen uns und Meta bestehende Vereinbarung eingeschränkt. Diese können sowohl gegenüber uns als auch gegenüber Meta geltend gemacht werden. Weitere Informationen zu dieser Datenverarbeitung können unter: https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data eingesehen werden.

Diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten dient unserem berechtigten Interesse an einer Kommunikation über die Medien Facebook und der Optimierung unseres Angebots auf diesen Medien. Rechtgrundlage für diese Verarbeitung ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass gemäß den Facebook-Da­ten­schutz­be­stim­mun­gen personenbezogene Daten der Nutzer unserer Facebook-Seite auch in den USA oder anderen Drittländern, d. h. außerhalb der Europäischen Union und damit außerhalb des Schutzkreises der DS-GVO, verarbeitet werden können. Meta sichert zu, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Besucher unserer Facebook-Seite im Einklang mit den Anforderungen für eine Dritt­land­über­mitt­lung nach Art. 44 ff DS-GVO verarbeitet werden. Mit dem Besuch unserer Facebook-Seite stimmen Sie einer entsprechenden Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu.

LinkedIn
Wir verwenden die Dienste von LinkedIn Ireland Unlimited Company („LinkedIn“), Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland zur Darstellung unseres Unternehmens sowie im Rahmen der Suche nach neuen Mitarbeitern.
Sofern Sie unsere LinkedIn Seite besuchen und auf unsere Inhalte reagieren, werden Ihre personenbezogenen Daten wie Ihr Nutzername, die durch Sie auf LinkedIn veröffentlicht Inhalten sowie Ihre Reaktionen auf Inhalte unseres Unternehmens durch uns ggf. in der Art und Weise verarbeitet, dass wir auf diese antworten oder Ihren Account bzw. Ihre Inhalte in von uns veröffentlichten Inhalten erwähnen.

Die Nutzer können bestimmten Datenverarbeitungen durch LinkedIn widersprechen. Die Wi­der­spruchs­mög­lich­kei­ten finden Sie hier: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/93516/widerspruch-gegen-die-datenverarbeitung-einschrankung-der-datenverarbeitung?lang=de

Mit Bezug auf die Daten, die erhoben werden im Rahmen unserer Stellenangebote wird LinkedIn als Auftragsverarbeiter tätig. Diesbezüglich haben wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DS-GVO abgeschlossen.

LinkedIn stellt uns für unsere Seite Statistiken in Form von Un­ter­neh­mens­sei­ten­ana­ly­sen in anonymisierter Form zur Verfügung, mit deren Hilfe wir Erkenntnisse über die Nutzung Einblicke in die Leistung unserer Unternehmensseite gewinnen können. LinkedIn verarbeitet dazu Ihre mit LinkedIn geteilten Daten, wenn Sie unsere Seite besuchen, folgen oder mit dieser interagieren. Wir haben hierzu mit LinkedIn eine gesonderte Vereinbarung geschlossen, die unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum abgerufen werden kann. LinkedIn hat zugestimmt, für diese Verarbeitung die Verantwortlichkeit zu übernehmen und übernimmt die Pflichten bzgl. der Gewährleistung der Betroffenenrechte. Mehr Informationen zu dieser Verarbeitung finden Sie hier: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a547077/linkedin-page-analytics-overview?lang=de.

Diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten dient unserem berechtigten Interesse an einer Kommunikation über das Medium LinkedIn und der Optimierung unseres Angebots auf diesem Medium. Rechtgrundlage für diese Verarbeitung ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse an dieser Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.

Für die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von LinkedIn ist LinkedIn verantwortlich.
So verarbeitet LinkedIn unter anderem die von Ihnen freiwillig im Rahmen der Nutzung Ihres LinkedIn-Accounts bereitgestellten Daten wie Ihren Namen, Nutzernamen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Sofern Sie auf LinkedIn Inhalte veröffentlichen und teilen, kann LinkedIn diese auswerten, um zu erfahren, an welchen Themen Sie interessiert sind um Ihnen diesbezüglich Informationen zu ähnlichen Inhalten sowie ggf. Werbung zukommen zu lassen.
Darüber hinaus erhebt LinkedIn auch sogenannte Log-Daten wie bspw. Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp, das von Ihnen verwendete Betriebssystem, Informationen zu der zuvor aufgerufenen Website und den von Ihnen aufgerufenen Seiten, Ihrem Standort, Ihrem Mobilfunkanbieter, dem von Ihnen genutzten Endgerät, die von Ihnen verwendeten Suchbegriffe und Cookie-Informationen. Bitte beachten Sie, dass diese Daten auch dann von LinkedIn verarbeitet werden, wenn Sie keinen LinkedIn Account besitzen.

Soweit Sie einen LinkedIn-Account besitzen haben Sie im Rahmen der Einstellungen zu Ihrem LinkedIn Account ggf. die Möglichkeit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch LinkedIn zu beschränken.
Wir haben keine Kenntnis von und keinen Einfluss auf den Umfang und die Art der Datenverarbeitung sowie die weitere Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch LinkedIn.

Nähere Informationen zur Datenverarbeitung durch LinkedIn finden Sie unter: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy.
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es im Rahmen der Nutzung von LinkedIn zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der EU/EWR (ein sogenanntes Drittland) kommen kann, in dem das Schutzniveau der DS-GVO in Bezug auf personenbezogene Daten nicht gewährleistet werden kann.

Xing
Wir verwenden die Dienste von Xing (New Work SE, Am Strandkai 1, 20357 Hamburg Deutschland), um unser Unternehmen darzustellen sowie für die Suche nach neuen Mitarbeiter*innen und über Xing mit diesen in Kontakt zu treten.
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Die bei der Nutzung des Dienstes über Sie erhobenen Daten werden von Xing verarbeitet und dabei ggf. in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen. Hierbei handelt es sich u.a. um Ihre IP-Adresse, die genutzte Applikation, Angaben zu dem von Ihnen genutzten Endgerät (einschließlich Geräte-ID und Applikations-ID), Informationen aufgerufener Webseiten, Ihren Standort und Ihren Mobilfunkanbieter.

Diese Daten werden den Daten Ihres Xing-Kontos bzw. Ihrem Xing-Profil zugeordnet. Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch Xing verarbeiteten Daten, die Art der Verarbeitung und Nutzung oder die Weitergabe dieser Daten an Dritte. Angaben darüber, welche Daten durch Xing verarbeitet und zu welchen Zwecken genutzt werden, finden Sie in der Da­ten­schutz­er­klä­rung von Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung) sowie über die Möglichkeit herauszufinden ob und welches Sie betreffende personenbezogene Daten von Xing verarbeitet werden.

https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung/welche-rechte-koennen-sie-geltend-machen/auskunftsrecht.

Wir verarbeiten ebenfalls Ihre Daten, wenn Sie über die Xing Plattform Kontakt mit uns aufnehmen. In diesem Fall erhebt Xing Ihre Daten und stellt sie uns zur Verfügung. Dabei finden unter Umständen auch eine Speicherung und weitere Verarbeitung durch uns statt. Von Ihnen frei bei Xing veröffentlichte und verbreitete Daten können von uns einbezogen und Dritten zugänglich gemacht werden. Mit der Klickpfadfunktion können wir Zugriffe von eingeloggten Nutzern auf unserer Xing-Seite einschließlich unserer Stellenangebote einsehen. Wenn Sie nicht möchten, dass uns angezeigt wird, dass Sie unsere Angebote gesehen haben, sollten Sie sich ausloggen bevor Sie darauf zugreifen.

Möglichkeiten, die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschränken, haben Sie in den Einstellungen. Darüber hinaus können Sie bei Mobilgeräten (Smartphones, Tablet-Computer) in den dortigen Ein­stell­mög­lich­kei­ten den Zugriff von Xing auf Kontakt- und Kalenderdaten, Fotos, Standortdaten etc. beschränken. Dies ist jedoch abhängig vom genutzten Betriebssystem. Weitere Informationen zu diesen Punkten sind vorhanden unter: https://privacy.xing.com/de/ihre-privatsphaere.

Sofern Sie gegenüber dem Anbieter des sozialen Netzwerkes eine Einwilligung in die vorbeschriebene Datenverarbeitung mit Wirkung für uns gegeben haben, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

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