Die Umsetzung eines Richtlinienmanagements stellt Unternehmen vor drei Herausforderungen: redaktionelle Erstellung/Pflege der Richtlinien, ihre Verteilung an die Mitarbeiter und Monitoring/Dokumentation des Zustellungsstatus. Das otris-Richtlinienmanagement vereinfacht den gesamten Prozess durch Redaktionswerkzeuge, Dokumentenlenkung und Prozessautomatisierung.
Ihr Produktnutzen
- Zentrale Dokumentation
- Redaktionsworkflow
- Lesebestätigung/Reports
- Individuelle Workflows
Eine Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter unternehmensweit richtlinienkonform handeln, ist, dass sie relevante Gesetze, Regeln und Vorschriften kennen. Je größer das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl, desto komplexer und aufwendiger wird der Prozess, Richtlinien zu erstellen, sie zielgerichtet zu verteilen und die Vorgänge zu dokumentieren. Unsere Richtlinienmanagement-Software hilft Ihnen, den Gesamtprozess zu steuern und den Überblick zu bewahren.
Das otris-Richtlinienmanagement ist eine zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen ablegen und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedern. Über Geltungsbereiche steuern Sie die Zustellung der Richtlinien an vorab definierte Mitarbeitergruppen. Das System automatisiert Zustellung, Protokollierung, Nachverfolgung, Erinnerung und Reporting. Bei Aktualisierung oder Neuerstellung einer Richtlinie unterstützt Sie die Lösung mit Redaktions- und Genehmigungsworkflows.
Von der Richtlinienerstellung bis zur Auswertung
Unsere Richtlinienmanagement-Software im Überblick
Unsere Richtlinienmanagement-Lösung für den Gesamtprozess: Von der Erstellung über die Veröffentlichung und Verteilung der Richtlinie bis hin zum Monitoring. Das otris-Richtlinienmanagement unterstützt durch Workflows und Automatisierung.
Redaktionsworkflow | Richtlinien erstellen
Bevor eine Richtlinie veröffentlicht oder aktualisiert wird, durchläuft sie ein Freigabeverfahren. Die Software steuert den Erstell- und Freigabeprozess über Dokumentenlenkungs-, Editier- und Versionierungs-Funktionen.
Richtlinienbibliothek | Zielgerichtete Verteilung
Die Bibliothek strukturiert Ihre Richtliniendokumentation und ist gleichzeitig die Grundlage für eine zielgerichtete Verteilung: Sie definieren Mitarbeitergruppen und ordnen diesen Gruppen Inhalte zu. Das System informiert die Mitarbeiter, sobald Inhalte veröffentlicht bzw. aktualisiert wurden.
Dokumentenlenkung | Automatisierte Zustellung
Über Dokumentenlenkungsfunktionen gelangt die Richtlinie zum Mitarbeiter. In Kombination mit der Richtlinienbibliothek stellen Sie über Dokumentenlenkung sicher, dass Mitarbeiter ausschließlich die Richtlinien erhalten, die für sie relevant sind. Das System dokumentiert automatisch die Zuteilung einer Richtlinie sowie die Empfangsbestätigung durch den Mitarbeiter.
Individuelle Workflows
Zusätzliche, von Ihnen definierte, Workflows können in das System integriert und ohne Einschränkung konfiguriert werden, um die operative Arbeit mit der Software exakt auf bestehende Unternehmensprozesse anzupassen.
Reports | Automatisierte Erstellung
Das System erstellt automatisiert Reports aus den vorab definierten Daten. So erhalten Sie zum Beispiel fortlaufend Statistiken zum Lese-Bestätigungsgrad oder Richtlinien-Alter.
Merkmale, die unser Richtlinienmanagement auszeichnen
Nutzerfreundlich. Einfach und intuitiv.
Alle otris-Lösungen haben eine Gemeinsamkeit: Sie sind leicht zu bedienen. Leichte Bedienbarkeit ist eine Voraussetzung, um den Lernaufwand zu minimieren und die Nutzerakzeptanz zu steigern. Eine optimale Nutzerakzeptanz ist im Richtlinienmanagement insbesondere für die Datenraumnutzer (Richtlinien-Empfänger) wichtig.
Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.
Damit das Richtlinienmanagement-System weder unter- noch überdimensioniert ist, wählen Unternehmen aus drei Software-Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Zusätzlich stehen Erweiterungen zur Auswahl, die weitergehende Anforderungen abdecken. Darüber hinausgehende Bedarfe realisiert das otris-Consulting über Individualisierungsprojekte. Die offene Architektur der Software erlaubt es, Anpassungen unkompliziert umzusetzen – von der einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Drittsystem-Schnittstellen.
Skalierbarkeit. Nutzerzahl anpassbar.
Neben dem Funktionsumfang passen Sie die Software über die Anzahl an Nutzerkonten Ihrem Bedarf an. Das geht unkompliziert und schnell: Starten Sie zum Beispiel in einem Tochterunternehmen und möchten Sie anschließend das Richtlinienmanagement konzernweit ausrollen, buchen Sie die benötigten Nutzerkonten hinzu. Werden Nutzerkonten nicht mehr benötigt, können Sie diese im SaaS-Betrieb jederzeit wieder kündigen.
Betriebsform. On-Premises oder Cloud.
Der Betrieb der Richtlinienmanagement-Software ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud möglich. On-Premises heißt, dass die Software auf Servern Ihres Unternehmens läuft. Mit der Cloud-Variante nutzen Sie hingegen Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland). Sie entscheiden, welche Betriebsform besser zu Ihren Anforderungen passt.
Wie funktioniert unser Richtlinienmanagement in der Praxis?
Ob eine Richtlinie akzeptiert und „gelebt“ wird, ist nicht ausschließlich von ihrer inhaltlichen Qualität abhängig. Ebenso wichtig ist, dass der Inhalt richtig kommuniziert wird. Wie das otris-Richtlinienmanagement unterstützt:
Richtlinie erstellen
Vorlagen | Für die Akzeptanz einer Richtlinie ist nicht nur der Inhalt entscheidend, sondern ebenso, wie dem Leser der Inhalt präsentiert wird. Das otris-Richtlinienmanagement integriert ein Vorlagensystem, das ein einheitliches Layout in Ihrem Corporate Design sicherstellt.
Redaktion | Mit dem otris-Richtlinienmanagement bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam im Team. Die Versionierung protokolliert die inhaltliche Entwicklung des Dokuments. Mithilfe der Kommentarfunktionen verständigen sich die Beteiligten über die inhaltliche Ausgestaltung der Richtlinie. Durch die Zusammenstellung von Rechten (Lesen, Schreiben, Freigeben) definieren Sie Rollen, die Sie beteiligten Mitarbeitern zuteilen.
Freigabe | Bevor eine Richtlinie kommuniziert wird, muss sie in der Regel freigegeben werden. Den Freigabeablauf und die Lenkung des Dokuments zu den verantwortlichen Stellen, steuert die Software nach vorab festgelegten Kriterien.
Richtlinie veröffentlichen
Bibliothek | Die neu erstellte (oder eine bereits vorhandene) Richtlinie ordnen Sie in der Richtlinien-Bibliothek gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie. So erstellen Sie zum Beispiel in der Richtlinienbibliothek einen Themenbereich „Korruption“ und weisen der jeweiligen Dokumentation den Geltungsbereich „Vertrieb“ zu. Geltungsbereiche können Sie beliebig fein untergliedern und verknüpfen, indem Sie Funktion (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) mit Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa) kombinieren. Jeder Mitarbeiter der Teil des jeweiligen Geltungsbereichs ist, greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu.
Zustellung | Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert. Kommt ein Mitarbeiter einer Leseaufforderung nicht nach, wird er nach einer vorab definierten Zeit automatisch erinnert. Leseaufforderungen werden nach gleichem Prinzip auch nach einer inhaltlichen Überarbeitung/Aktualisierung versendet. Zusätzlich versieht das System die Überarbeitung mit einer Versionsnummer.
Monitoring
Reports | Wer hat welche Version eines Dokuments erstellt, wer hat es wann freigegeben und wer hat dieses Dokument erhalten und zur Kenntnis genommen? Wie hoch ist der Lese-Bestätigungsgrad einer neu veröffentlichten Richtlinie? Diese Daten sind nicht nur wichtig, um den aktuellen Stand nachzuvollziehen, sondern ebenso, um Ihr Richtlinienmanagement revisionssicher zu dokumentieren. Umfangreiche Reporting- und Statistikfunktionen erleichtern die Darstellung und Visualisierung der geleisteten Richtlinien-Arbeit. Mit wenigen Klicks stellen Sie Zahlen und Diagramme zusammen, die Sie für das Berichtswesen nutzen können.
Vollständigkeitsprüfung | Sogar in kleineren Unternehmen verlieren Compliance-Verantwortliche häufig den Überblick darüber, ob der Bestand der Richtlinien vollständig und aktuell ist. Das otris-Richtlinienmanagement hilft Ihnen durch automatisierte Prüfung auf fehlende bzw. veraltete Dokumente. Neben der automatisierten Prüfung vereinfacht das System die händische Kontrolle. Mit dem System erstellen Sie unkompliziert einen Sichtbarkeitsreport für alle hinterlegten Dokumente. Der Report listet für jedes einzelne Dokument auf, welche Person es lesen darf – strukturiert und übersichtlich.
Online-Demo | Jetzt kostenlos anmelden!
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