Die Umsetzung eines Richtlinienmanagements stellt Unternehmen vor drei wesentliche Herausforderungen: die redaktionelle Erstellung und Pflege der Richtlinien, deren zielgerichtete Verteilung an die Mitarbeiter sowie das Monitoring und die Dokumentation des Zustellungsstatus. Das otris-Richtlinienmanagement vereinfacht diesen Gesamtprozess durch mehrere zentrale Funktionen.
Anpassbare Workflows ermöglichen eine nahtlose Integration in Unternehmensprozesse.
Durch das Rechtskataster werden bindende Verpflichtungen transparent und Compliance-Risiken minimiert.
Berichte und Analysen führen zu belastbaren Richtlinienmanagement-Kennzahlen im Unternehmen.
otris policy im Überblick
Unsere Richtlinienmanagement-Lösung deckt den gesamten Prozess ab: Von der Erstellung über die Veröffentlichung und Verteilung der Richtlinie bis hin zum Monitoring. Dank des integrierten Rechtskatasters bleiben Ihre Richtlinien stets gesetzeskonform.
Redaktionsworkflow | Richtlinien erstellen
Bevor eine Richtlinie veröffentlicht oder aktualisiert wird, durchläuft sie ein standardisiertes Freigabeverfahren. Die Software unterstützt den gesamten Prozess durch Funktionen für Dokumentenlenkung, Bearbeitung und Versionierung.
Richtlinienbibliothek | Zielgerichtete Verteilung
Die Richtlinienbibliothek strukturiert Ihre Dokumentation und bildet die Grundlage für die zielgerichtete Verteilung. Inhalte werden definierten Mitarbeitergruppen zugeordnet, die automatisch benachrichtigt werden, sobald neue Richtlinien veröffentlicht oder aktualisiert sind.
Dokumentenlenkung | Automatisierte Zustellung
Durch die Dokumentenlenkung gelangen Richtlinien gezielt an die relevanten Mitarbeiter. Das System dokumentiert sowohl die Zustellung als auch die Empfangsbestätigung, um die Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Individuelle Workflows
Sie können eigene Workflows erstellen, um den Richtlinienprozess exakt an Ihre Unternehmensanforderungen anzupassen. Diese Workflows lassen sich flexibel konfigurieren, ohne Einschränkungen bei der Anpassung an betriebliche Abläufe.
Reports | Automatisierte Erstellung
Das System erstellt automatisiert Reports aus den vorab definierten Daten. So erhalten Sie zum Beispiel fortlaufend Statistiken zum Lese-Bestätigungsgrad oder Richtlinien-Alter.
Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Die Software integriert ein anpassbares Berechtigungskonzept, das den Zugriff und die Rechtevergabe klar regelt. Sie bestimmen, welche Mitarbeiter Richtlinien empfangen und wer am Redaktions- und Freigabeprozess beteiligt ist.
otris policy – klare Richtlinien, sichere Entscheidungen.
Warum Sie auf die Richtlinienmanagement-Lösung von otris setzen sollten
otris policy bietet mehr als eine einfache Dokumentenablage für Richtlinien. Mit dieser Lösung standardisieren Sie die Verwaltung Ihrer Corporate Governance- und Compliance-Dokumentationen und behalten stets den Überblick. Richtlinien werden gezielt an definierte Mitarbeitergruppen verteilt, und das System übernimmt automatisch die Protokollierung, Nachverfolgung sowie Erinnerungen und Berichte. Die intuitive Benutzerführung sorgt dafür, dass Aktualisierungen und Neuerstellungen von Richtlinien reibungslos über integrierte Redaktions- und Genehmigungsprozesse ablaufen.
Mit über 25 Jahren Erfahrung haben wir eine Richtlinienmanagement-Software entwickelt, die sich durch folgende Merkmale auszeichnet:
Bedienbarkeit. Einfach und intuitiv.
Bei der Entwicklung der otris-Richtlinienmanagement-Software steht eine intuitive Bedienung im Vordergrund. Trotz der umfassenden Funktionen lässt sich das System schnell erlernen. Die durchdachte Benutzeroberfläche reduziert den Lernaufwand und fördert die Akzeptanz bei den Nutzern – ein entscheidender Vorteil, um die Software effektiv und langfristig im Unternehmen zu etablieren.
Integration. Nahtlos und plattformunabhängig.
Die browserbasierte otris-Richtlinienmanagement-Software benötigt keine Installation auf den Endgeräten der Nutzer und funktioniert plattformübergreifend. Sie lässt sich mühelos in bestehende IT-Strukturen integrieren und standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Sowohl die Verwaltung als auch die individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche erfolgen direkt im Webbrowser, was eine einfache und flexible Nutzung ermöglicht.
Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.
Unternehmen können aus drei Software-Editionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang wählen, um das Richtlinienmanagement optimal auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. Zusätzlich stehen Erweiterungen zur Verfügung, die weitergehende Anforderungen abdecken. Die offene Architektur der Software ermöglicht es, spezifische Anforderungen flexibel umzusetzen und Drittsysteme nahtlos anzubinden – von der Ergänzung einfacher Datenfelder bis hin zu unternehmensspezifischen, komplexeren Anpassungen.
Skalierbarkeit. Nutzerzahl anpassbar.
Neben dem Funktionsumfang passen Sie die Software über die Anzahl an Nutzerkonten Ihrem Bedarf an. Das geht unkompliziert und schnell: Starten Sie zum Beispiel in einem Tochterunternehmen und möchten Sie anschließend das Richtlinienmanagement konzernweit ausrollen, buchen Sie die benötigten Nutzerkonten hinzu. Werden Nutzerkonten nicht mehr benötigt, können Sie diese im SaaS-Betrieb jederzeit wieder kündigen.
Betriebsform. On-Premises oder Cloud.
Der Betrieb der Richtlinienmanagement-Software ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud möglich. On-Premises heißt, dass die Software auf Servern Ihres Unternehmens läuft. Mit der Cloud-Variante nutzen Sie hingegen Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland). Sie entscheiden, welche Betriebsform besser zu Ihren Anforderungen passt.
Wie funktioniert unser Richtlinienmanagement in der Praxis?
Ob eine Richtlinie akzeptiert und „gelebt“ wird, ist nicht ausschließlich von ihrer inhaltlichen Qualität abhängig. Ebenso wichtig ist, dass der Inhalt richtig kommuniziert wird. Wie das otris-Richtlinienmanagement unterstützt:
Richtlinie erstellen. Konsistente Inhalte durch Vorlagen.
Für die Akzeptanz einer Richtlinie ist nicht nur der Inhalt entscheidend, sondern ebenso, wie dem Leser der Inhalt präsentiert wird. Das otris-Richtlinienmanagement integriert ein Vorlagensystem, das ein einheitliches Layout in Ihrem Corporate Design sicherstellt.
Mit dem otris-Richtlinienmanagement bearbeiten Sie Dokumente gemeinsam im Team. Die Versionierung protokolliert die inhaltliche Entwicklung des Dokuments. Mithilfe der Kommentarfunktionen verständigen sich die Beteiligten über die inhaltliche Ausgestaltung der Richtlinie. Durch die Zusammenstellung von Rechten (Lesen, Schreiben, Freigeben) definieren Sie Rollen, die Sie beteiligten Mitarbeitern zuteilen.
Richtlinie freigeben. Klare Rollen und Freigaben.
Bevor eine Richtlinie kommuniziert wird, muss sie in der Regel freigegeben werden. Den Freigabeablauf und die Lenkung des Dokuments zu den verantwortlichen Stellen, steuert die Software nach vorab festgelegten Kriterien.
Richtlinie veröffentlichen. Zielgerichtete Verteilung.
Die neu erstellte (oder eine bereits vorhandene) Richtlinie ordnen Sie in der Richtlinien-Bibliothek gezielt ausgewählten Geltungsbereichen zu. Die Struktur der Themen- und Geltungsbereiche folgt Ihrer Compliance-Strategie. So erstellen Sie zum Beispiel in der Richtlinienbibliothek einen Themenbereich „Korruption“ und weisen der jeweiligen Dokumentation den Geltungsbereich „Vertrieb“ zu. Geltungsbereiche können Sie beliebig fein untergliedern und verknüpfen, indem Sie Funktion (Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf) mit Regionen (Deutschland, Frankreich, Europa) kombinieren. Jeder Mitarbeiter der Teil des jeweiligen Geltungsbereichs ist, greift über den Webbrowser auf seine persönliche Richtlinienbibliothek zu.
Richtlinie zustellen. Automatisierte Zustellung mit Bestätigung.
Wird der Bibliothek ein neuer Inhalt hinzugefügt, benachrichtigt das System den Mitarbeiter mit einer Leseaufforderung. Die Rückmeldung, dass der Inhalt empfangen wurde, wird für jeden einzelnen Nutzer dokumentiert. Kommt ein Mitarbeiter einer Leseaufforderung nicht nach, wird er nach einer vorab definierten Zeit automatisch erinnert. Leseaufforderungen werden nach gleichem Prinzip auch nach einer inhaltlichen Überarbeitung/Aktualisierung versendet. Zusätzlich versieht das System die Überarbeitung mit einer Versionsnummer.
Richtlinienprozess überwachen. Gesamten Prozess im Blick behalten.
Wer hat welche Version eines Dokuments erstellt, wer hat es wann freigegeben und wer hat dieses Dokument erhalten und zur Kenntnis genommen? Wie hoch ist der Lese-Bestätigungsgrad einer neu veröffentlichten Richtlinie? Diese Daten sind nicht nur wichtig, um den aktuellen Stand nachzuvollziehen, sondern ebenso, um Ihr Richtlinienmanagement revisionssicher zu dokumentieren. Umfangreiche Reporting- und Statistikfunktionen erleichtern die Darstellung und Visualisierung der geleisteten Richtlinien-Arbeit. Mit wenigen Klicks stellen Sie Zahlen und Diagramme zusammen, die Sie für das Berichtswesen nutzen können.
Vollständigkeit prüfen. Sicherstellen, dass alle Richtlinien aktuell sind.
Selbst in kleineren Unternehmen verlieren Compliance-Verantwortliche häufig den Überblick, ob alle Richtlinien vollständig und aktuell sind. Das otris-Richtlinienmanagement unterstützt Sie dabei, indem es fehlende oder veraltete Dokumente automatisch erkennt. Zusätzlich wird die manuelle Kontrolle vereinfacht. Mit dem System können Sie leicht Sichtbarkeitsreports erstellen, die aufzeigen, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente haben – übersichtlich und strukturiert.
Compliance-Software für spezifische Anforderungen
Die vielfältigen Herausforderungen im Compliance-Management zeigen sich in den Rückmeldungen unserer Kunden und Interessenten. Um besondere Bedarfe optimal zu erfüllen, kombinieren unsere Kunden unser Richtlinienmanagement-Tool flexibel mit weiteren Fachlösungen der otris compliance SUITE oder der otris privacy SUITE. So schaffen wir maßgeschneiderte Lösungen, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden.
Jetzt die Richtlinienmanagement-Software otris policy testen!
Möchten Sie ein Tool kennen lernen, das Ihnen hilft, Ihr unternehmensweites Richtlinienmanagement zu optimieren? Mit otris policy implementieren Sie ein digitales Richtlinienmanagement, das den Gesamtprozess vereinfacht und effizienter gestaltet – von der Erstellung über die Zustellung bis zum Monitoring.
Wie das funktioniert, erläutern wir Ihnen gerne in einer geführten Demo oder buchen Sie noch heute Ihren persönlichen Beratungstermin!
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FAQ: Richtlinienmanagement-Software
Was ist Richtlinienmanagement-Software?
Richtlinienmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, ihre internen Richtlinien, Verfahren und Compliance-Vorgaben effizient zu verwalten. Es ermöglicht die zentrale Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf aktuelle und relevante Informationen zugreifen können.
Warum ist Richtlinienmanagement wichtig?
Effektives Richtlinienmanagement stellt sicher, dass Unternehmen rechtliche und regulatorische Anforderungen einhalten können. Es minimiert Risiken, indem es konsistente und aktuelle Informationen bereitstellt, was insbesondere bei Audits und der Einhaltung von Compliance-Vorgaben von Bedeutung ist.
Welche Funktionen bietet eine Richtlinienmanagement-Software?
Typische Funktionen umfassen:
- Zentrale Verwaltung: Alle Richtlinien werden an einem Ort gespeichert. Änderungen werden protokolliert und ältere Versionen archiviert.
- Workflow-Management: Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozesse können automatisiert werden.
- Zugriffskontrolle: Berechtigungen können individuell angepasst werden.
- Nachverfolgung und Reporting: Wer welche Richtlinie wann gelesen hat, wird dokumentiert.
Wie hilft Richtlinienmanagement-Software bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben?
Die Software stellt sicher, dass alle Mitarbeiter stets auf die aktuellen, rechtlich konformen Richtlinien zugreifen. Durch automatisierte Workflows und regelmäßige Updates können Unternehmen schnell auf Änderungen in der Gesetzgebung reagieren und ihre Compliance jederzeit nachweisen.
Kann die Richtlinienmanagement-Software von jedem Anbieter in bestehende Systeme integriert werden?
In der Regel lässt sich moderne Richtlinienmanagement-Software nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren, einschließlich Dokumentenmanagementsystemen, HR-Software und anderen Compliance-Tools. Jedoch bietet nicht jeder Richtlinienmanagement Anbieter diese Möglichkeit.
Welche Vorteile bietet eine digitale Richtlinienverwaltung im Vergleich zu manuellen Prozessen?
Digitale Systeme bieten zahlreiche Vorteile, wie z. B. eine erhöhte Effizienz, geringere Verwaltungskosten, Echtzeit-Updates und eine verbesserte Nachvollziehbarkeit. Sie reduzieren den Aufwand für manuelle Aufgaben und minimieren das Risiko von Fehlern oder veralteten Informationen.
Wie unterstützt die Software bei der Schulung und Einarbeitung von Mitarbeitern?
Durch die Integration in Schulungsprogramme können neue oder geänderte Richtlinien direkt an Mitarbeiter kommuniziert und deren Kenntnisnahme protokolliert werden. Das erleichtert die Einarbeitung und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter über die notwendigen Informationen verfügen.
Ist die Nutzung einer Richtlinienmanagement-Software sicher?
Ja, führende Softwarelösungen bieten umfassende Sicherheitsfunktionen, wie z. B. verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, um die Vertraulichkeit und Integrität der gespeicherten Informationen zu gewährleisten.
Wie wähle ich die richtige Richtlinienmanagement-Software für mein Unternehmen aus?
Bei der Auswahl sollten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integration in bestehende Systeme und die angebotenen Sicherheitsfunktionen achten. Es ist auch ratsam, eine Lösung zu wählen, die einen guten Support und regelmäßige Updates bietet.