Risiken steuern, Sicherheit optimieren – mit Risikomanagement-Software von otris

Unsere Risikomanagement-Software im Überblick

Das otris-Risikomanagement integriert unterschiedliche Funktionsbereiche zu einer ganzheitlichen Lösung. Digitale Akten strukturieren die Vorgänge im Risikomanagement. Mit den Tools zur Dokumentation, Bewertung und Organisation steuern Sie die operative Arbeit.

Risk-Assessment | Identifikation
Den Prozess der Risikoidentifikation steuert ein fragebogenbasierter Risk-Assessment-Workflow. Die Fragebogen-Inhalte, die Parameter zur Auswertung und – bei Bedarf – auch den Workflow selbst, passen Sie individuell an. Die Software automatisiert den Versende-, Dokumentations- und Auswertungs-Prozess.

Risiko-Dokumentation | Erfassen
Risiken und Feststellungen, die Sie fragebogenbasiert identifiziert haben, erfassen Sie in der Risiko-Dokumentation. Den Prozess inklusive Freigabe und Aktualisierung steuert ein Workflow, der kundenspezifisch anpassbar ist.

Maßnahmen-Management | Organisation
Die operative Bearbeitung und Steuerung von Maßnahmen sowie Kontrollen zur Risikominimierung organisieren Sie mit den Features zum Maßnahmenmanagement. Das Maßnahmenmanagement wird ergänzt um einen Follow-Up-Workflow zur systematischen Nachverfolgung von Audits und Workshops.

Reports | automatisches Monitoring
Das System erstellt automatisiert Reports aus den vorab definierten Daten. So erhalten Sie zum Beispiel fortlaufend Statistiken zu der Anzahl neu identifizierter Risiken oder zum Bearbeitungsgrad von Maßnahmen.

Individuelle Workflows | Ihre Unternehmensprozesse
Zusätzliche, von Ihnen definierte, Workflows können in das System integriert und ohne Einschränkung konfiguriert werden, um die operative Arbeit mit der Software exakt auf bestehende Unternehmensprozesse anzupassen.

Merkmale, die unsere Risikomanagement-Software auszeichnen

Wie funktioniert unser Risikomanagement in der Praxis?

Die Grundlage für ein systematisches Risikomanagement ist eine unternehmensspezifische Risikostrategie. Die Strategie definiert Leitlinien für den Umgang mit Risiken. Eine Risikostrategie entwickelt jedes Unternehmen individuell. Die otris-Risikomanagement-Software unterstützt bei ihrer operativen Umsetzung.

Risiken identifizieren
Eine fortlaufende Risiko-Bestandsaufnahme ist die Voraussetzung für alle weiteren Schritte im Risikomanagement. Die otris-Risikomanagement-Lösung integriert ein Fragebogen-Feature, mit dem Sie Erhebungen organisieren und auswerten. Zunächst erstellen Sie den Fragebogen-Inhalt (beispielsweise  Fragen und Auswahlantworten zum Thema Rechnungsfreigabe).

Die Software überführt die Inhalte in digitale Fragebögen, die wie ein Web-Formular funktionieren. Sie ordnen den jeweiligen Fragebögen die für die Beantwortung zuständigen Mitarbeiter zu. Der weitere Prozess läuft automatisiert ab: Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen. Nachdem er die Fragen beantwortet hat, informiert Sie das System über den Rücklauf des Fragebogens und das Ergebnis. Ebenfalls automatisiert funktioniert die Auswertung: Sie definieren vorab, wie das System Antworten bewertet.

Beispiel: Sie fragen zum Thema Rechnungsfreigabe ab, ob ausschließlich Abteilungsleiter Rechnungen über 10.000 Euro freigeben dürfen. Wird die Frage mit „Nein“ beantwortet, markiert das System den Prozess mit einem roten Ampelsymbol. Vorausgesetzt die Fragen sind richtig gestellt und richtig adressiert, leiten Sie aus der Erhebung ab, an welchen Stellen Risikopotenzial und Handlungsbedarf besteht.

Ergebnisse nutzen
Aus den Umfrageergebnissen können Sie ohne Umwege Handlungsempfehlungen ableiten. Aus der Feststellung zur Rechnungsfreigabe könnte zum Beispiel eine Richtlinie abgeleitet werden, dass Rechnungsbeträge über 10.000 Euro ausschließlich von der Abteilungsleitung freigegeben werden dürfen. Dieses pragmatische Vorgehen kann – abhängig von der Feststellung – die wirksamste Methode sein, um Risiken zu steuern. Liegt ein komplexerer Fall vor, kann es jedoch notwendig sein, dass Sie die Feststellung nutzen, um ein abstraktes Risiko abzuleiten und zu dokumentieren.

Risiken bewerten
Für jedes dokumentierte Einzelrisiko definiert der Verantwortliche (z.B. Risk-Owner) Schadenspotenzial und Eintrittswahrscheinlichkeit. Für die Bewertung stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, die durch Konfiguration an Ihre Vorgaben angepasst werden. Aus diesen Parametern errechnet das System die Risikohöhe. Der verantwortliche Mitarbeiter (z.B. Risk-Manager) begutachtet das Ergebnis und erteilt Freigabe, falls das Risiko in den Katalog und die Risikomatrix aufgenommen werden soll. Die Matrix hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Risiken, wortwörtlich, dem „roten Bereich“ zugeordnet wurden und somit ein hohes Schadenspotenzial und/oder hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen.

Maßnahmen organisieren
Ampelsymbole zeigen Ihnen für Einzelrisiken und Feststellung an, ob Handlungsbedarf besteht. Veranlassen Sie eine Maßnahme, verknüpfen Sie diese mit dem jeweiligen Risiko bzw. der Feststellung. Das System informiert den Verantwortlichen (z.B. Risk-Owner) über die Maßnahme und die Aufgabe, die Sie formuliert haben. Die Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes funktioniert ebenfalls systemgestützt: Bearbeitet der Verantwortliche seine Aufgabe nicht innerhalb eines definierten Zeitraums, erhält er eine Erinnerungsnachricht. Ampelsymbole zeigen Ihnen an, welche Aufgabe von welchen Verantwortlichen noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder erledigt sind. Über wiederkehrende Aufgaben/Kontrollen dokumentieren und überwachen Sie wesentliche Bestandteile Ihres internen Monitoring-Systems.

Systemkonfiguration
Durch die Systemkonfiguration passen Sie das otris-Risikomanagement an Ihre unternehmensspezifische Risiko-Definition und -Strategie an. Parameter, die Risiken/Feststellungen bewerten und Vorgaben zur Risk-Map Struktur steuern die spätere Klassifizierung. Die Anpassung des Systems an Ihre Risiko-Strategie können Sie zu einem Großteil in Eigenregie durchführen. Bei Anpassungen an unternehmensspezifische Workflows (z.B. Freigaben) unterstützt Sie das otris-Consulting.