Fachlösung | compliance SUITE Risikomanagement
digital. Auf alles
vorbereitet.

Risiken steuern, Sicherheit optimieren – mit Risikomanagement-Software von otris

Risikomanagement hat zum Ziel, ein optimales Verhältnis zwischen Chance und Wagnis zu finden. In kleineren Unternehmen funktioniert diese Abwägung häufig auf Abteilungsebene und „nach Gefühl“. Größere Unternehmen implementieren ein strategisches Risikomanagement, das der höheren Komplexität gerecht wird. Die digitale Risikomanagement-Lösung der otris verankert einheitliche Prozesse in der Organisation – von Risiko-Assessment und Risiko-Analyse über das Maßnahmenmanagement bis zum Reporting.

Risikomanagement

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Unternehmerisches Handeln ist mit Risiken verbunden. Denn: Ohne Risiko entstehen nur selten Chancen. Die Herausforderung besteht darin, Risiken systematisch zu managen. Dazu zählt zum einen, Gefahren zu erkennen und mögliche Auswirkungen zu quantifizieren (z.B. finanzieller Schaden, Reputationsschaden). Zum anderen müssen Unternehmen Maßnahmen aus der Analyse ableiten, um die identifizierten Risiken zu steuern.

Risiken erkennen und gegen das Geschäftspotenzial abwägen – das machen auch Unternehmen ohne spezifisches Risikomanagement. Der Unterschied zu Unternehmen mit etabliertem Risikomanagement liegt in der fehlenden Systematik. Risiken können nur mit fest implementierten Prozessen strategisch gesteuert werden. Bei dieser Aufgabe unterstützt Sie das otris-Risikomanagement.

Von der Risikodokumentation zur Risikosteuerung

otris risk - Risikomanagement

Unsere Risikomanagement-Software im Überblick

Das otris-Risikomanagement integriert unterschiedliche Funktionsbereiche zu einer ganzheitlichen Lösung. Digitale Akten strukturieren die Vorgänge im Risikomanagement. Mit den Tools zur Dokumentation, Bewertung und Organisation steuern Sie die operative Arbeit.

otris compliance SUITE - Assessment

Risk-Assessment | Identifikation
Den Prozess der Risikoidentifikation steuert ein fragebogenbasierter Risk-Assessment-Workflow. Die Fragebogen-Inhalte, die Parameter zur Auswertung und – bei Bedarf – auch den Workflow selbst, passen Sie individuell an. Die Software automatisiert den Versende-, Dokumentations- und Auswertungs-Prozess.

otris compliance SUITE - Dokumentation

Risiko-Dokumentation | Erfassen
Risiken und Feststellungen, die Sie fragebogenbasiert identifiziert haben, erfassen Sie in der Risiko-Dokumentation. Den Prozess inklusive Freigabe und Aktualisierung steuert ein Workflow, der kundenspezifisch anpassbar ist.

otris compliance SUITE - Maßnahmen-Management

Maßnahmen-Management | Organisation
Die operative Bearbeitung und Steuerung von Maßnahmen sowie Kontrollen zur Risikominimierung organisieren Sie mit den Features zum Maßnahmenmanagement. Das Maßnahmenmanagement wird ergänzt um einen Follow-Up-Workflow zur systematischen Nachverfolgung von Audits und Workshops.

otris compliance SUITE - Reporting

Reports | automatisches Monitoring
Das System erstellt automatisiert Reports aus den vorab definierten Daten. So erhalten Sie zum Beispiel fortlaufend Statistiken zu der Anzahl neu identifizierter Risiken oder zum Bearbeitungsgrad von Maßnahmen.

otris compliance SuITE - Icon Prozesse

Individuelle Workflows | Ihre Unternehmensprozesse
Zusätzliche, von Ihnen definierte, Workflows können in das System integriert und ohne Einschränkung konfiguriert werden, um die operative Arbeit mit der Software exakt auf bestehende Unternehmensprozesse anzupassen.

Merkmale, die unsere Risikomanagement-Software auszeichnen

Usability. Übersichtliche Benutzerführung.

Risikomanagement ist ein komplexer Prozess. Umso wichtiger ist es daher, die Abbildung der Workflows in der Software so leicht wie möglich zu gestalten. Das otris-Risikomanagement basiert auf unserer DMS-Plattform DOCUMENTS mit seiner bewährten und stetig weiterentwickelten Nutzerführung. Das durchdachte Oberflächendesign vereinfacht die Navigation und eine effiziente Anwendung der Software.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Die Risikomanagement-Lösung passen Unternehmen auf unterschiedliche Weise an ihre Anforderungen an: Mit der Auswahl eine Software-Edition bestimmen sie den grundlegenden Funktionsumfang. Erweiterungen decken spezielle Anforderungen ab. Darüber hinausgehende Anforderungen realisiert das otris-Consulting in Individualisierungsprojekten. Die Architektur der Risikomanagement-Software ist so offen gestaltet, dass Anpassungen – von Datenfeldergänzungen bis zu komplexen Schnittstellen – unkompliziert realisierbar sind.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Sowohl der Funktionsumfang als auch die Anzahl an Nutzerkonten ist schnell und unkompliziert erweiterbar. Sie können beispielsweise zunächst auf Ebene einzelner Abteilungen mit dem Risikomanagement starten und das System peu à peu auf weitere Abteilungen, Tochtergesellschaften oder den gesamten Konzern ausrollen. Nutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden, können im SaaS-Betrieb jederzeit gekündigt werden.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

Unsere Risikomanagement-Software bieten wir als Cloud- und als On-Premises-Variante an. Sie wählen die Betriebsform, die zu Ihren Anforderungen passt: Bei der On-Premises-Variante läuft die Software auf Servern Ihres Unternehmens. Bei der Cloud-Variante greifen Sie auf Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu. In beiden Fällen nutzen die Anwender die Lösung in einem Webbrowser.

„otris ist ein Digitalisierungspartner, mit dem wir den Herausforderungen eines internationalen Compliance-Managements meisterhaft begegnen.“

Markus Hartmann
Compliance Manager und Projektleiter innerhalb der Business Unit Legal & Compliance bei der Mast-Jägermeister SE

Wie funktioniert unser Risikomanagement in der Praxis?

Die Grundlage für ein systematisches Risikomanagement ist eine unternehmensspezifische Risikostrategie. Die Strategie definiert Leitlinien für den Umgang mit Risiken. Eine Risikostrategie entwickelt jedes Unternehmen individuell. Die otris-Risikomanagement-Software unterstützt bei ihrer operativen Umsetzung.

Risiken identifizieren
Eine fortlaufende Risiko-Bestandsaufnahme ist die Voraussetzung für alle weiteren Schritte im Risikomanagement. Die otris-Risikomanagement-Lösung integriert ein Fragebogen-Feature, mit dem Sie Erhebungen organisieren und auswerten. Zunächst erstellen Sie den Fragebogen-Inhalt (beispielsweise  Fragen und Auswahlantworten zum Thema Rechnungsfreigabe).

Die Software überführt die Inhalte in digitale Fragebögen, die wie ein Web-Formular funktionieren. Sie ordnen den jeweiligen Fragebögen die für die Beantwortung zuständigen Mitarbeiter zu. Der weitere Prozess läuft automatisiert ab: Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Fragebogen. Nachdem er die Fragen beantwortet hat, informiert Sie das System über den Rücklauf des Fragebogens und das Ergebnis. Ebenfalls automatisiert funktioniert die Auswertung: Sie definieren vorab, wie das System Antworten bewertet.

Beispiel: Sie fragen zum Thema Rechnungsfreigabe ab, ob ausschließlich Abteilungsleiter Rechnungen über 10.000 Euro freigeben dürfen. Wird die Frage mit „Nein“ beantwortet, markiert das System den Prozess mit einem roten Ampelsymbol. Vorausgesetzt die Fragen sind richtig gestellt und richtig adressiert, leiten Sie aus der Erhebung ab, an welchen Stellen Risikopotenzial und Handlungsbedarf besteht.

Ergebnisse nutzen
Aus den Umfrageergebnissen können Sie ohne Umwege Handlungsempfehlungen ableiten. Aus der Feststellung zur Rechnungsfreigabe könnte zum Beispiel eine Richtlinie abgeleitet werden, dass Rechnungsbeträge über 10.000 Euro ausschließlich von der Abteilungsleitung freigegeben werden dürfen. Dieses pragmatische Vorgehen kann – abhängig von der Feststellung – die wirksamste Methode sein, um Risiken zu steuern. Liegt ein komplexerer Fall vor, kann es jedoch notwendig sein, dass Sie die Feststellung nutzen, um ein abstraktes Risiko abzuleiten und zu dokumentieren.

Risiken bewerten
Für jedes dokumentierte Einzelrisiko definiert der Verantwortliche (z.B. Risk-Owner) Schadenspotenzial und Eintrittswahrscheinlichkeit. Für die Bewertung stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, die durch Konfiguration an Ihre Vorgaben angepasst werden. Aus diesen Parametern errechnet das System die Risikohöhe. Der verantwortliche Mitarbeiter (z.B. Risk-Manager) begutachtet das Ergebnis und erteilt Freigabe, falls das Risiko in den Katalog und die Risikomatrix aufgenommen werden soll. Die Matrix hilft Ihnen schnell zu erkennen, welche Risiken, wortwörtlich, dem „roten Bereich“ zugeordnet wurden und somit ein hohes Schadenspotenzial und/oder hohe Eintrittswahrscheinlichkeit aufweisen.

Maßnahmen organisieren
Ampelsymbole zeigen Ihnen für Einzelrisiken und Feststellung an, ob Handlungsbedarf besteht. Veranlassen Sie eine Maßnahme, verknüpfen Sie diese mit dem jeweiligen Risiko bzw. der Feststellung. Das System informiert den Verantwortlichen (z.B. Risk-Owner) über die Maßnahme und die Aufgabe, die Sie formuliert haben. Die Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes funktioniert ebenfalls systemgestützt: Bearbeitet der Verantwortliche seine Aufgabe nicht innerhalb eines definierten Zeitraums, erhält er eine Erinnerungsnachricht. Ampelsymbole zeigen Ihnen an, welche Aufgabe von welchen Verantwortlichen noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder erledigt sind. Über wiederkehrende Aufgaben/Kontrollen dokumentieren und überwachen Sie wesentliche Bestandteile Ihres internen Monitoring-Systems.

Systemkonfiguration
Durch die Systemkonfiguration passen Sie das otris-Risikomanagement an Ihre unternehmensspezifische Risiko-Definition und -Strategie an. Parameter, die Risiken/Feststellungen bewerten und Vorgaben zur Risk-Map Struktur steuern die spätere Klassifizierung. Die Anpassung des Systems an Ihre Risiko-Strategie können Sie zu einem Großteil in Eigenregie durchführen. Bei Anpassungen an unternehmensspezifische Workflows (z.B. Freigaben) unterstützt Sie das otris-Consulting.

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Ulrich Palmer
+49 231 95806950
compliance@otris.de

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