Unsere Hinweisgebersystem-Software unterstützt Unternehmen, Behörden und öffentliche Einrichtungen, Hinweise sicher, anonym und strukturiert entgegenzunehmen, rechtskonform zu prüfen und nachweisbar zu bearbeiten. Workflows, Rollen und Fristen sorgen für transparente Abläufe. Die revisionssichere Dokumentation liefert belastbare Nachweise – für interne Audits sowie zur Erfüllung der Anforderungen nach HinSchG und EU-Richtlinie.
Anonyme oder nicht-anonyme Meldungen entgegennehmen – mit gesichertem Rückmeldekanal.
Fristen, Zuständigkeiten und Eskalationen steuern – Bearbeitung termintreu halten.
Revisionssicher dokumentieren – vollständige Historie, Protokolle und Nachweise.
otris ist ein etablierter Anbieter von Compliance-Software. Unsere Lösungen verbinden einfache Bedienung mit hohen Standards bei Datenschutz und Datensicherheit. Unternehmensspezifische Vorgaben lassen sich ohne großen Aufwand abbilden.
Unser Hinweisgebersystem setzt auf hohe Sicherheitsstandards: Betrieb in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, Verschlüsselung nach Stand der Technik sowie rollenbasierte Zugriffe mit Protokollierung. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests ergänzen das Schutzkonzept.
Die Lösung ist sofort einsatzbereit und zugleich flexibel konfigurierbar. Meldeformulare, Workflows und Case-Management lassen sich an Ihre Prozesse anpassen; Schnittstellen und SSO ermöglichen die Integration in bestehende Systeme. So bilden Sie Ihre Governance ohne Medienbrüche ab.
Ein integriertes Dashboard liefert Echtzeit-Kennzahlen für Steuerung und Compliance-Reporting. Reports und grafische Auswertungen (z. B. nach Thema, Status, Fristen oder Organisationseinheit) schaffen Transparenz und sind bei Bedarf exportfähig. Die Historie bleibt revisionsfest nachvollziehbar.
„Die Implementierung ging wirklich schnell und problemlos. Die Zusammenarbeit mit otris ist unkompliziert und pflegeleicht.“
Welche Edition unserer Hinweisgeber-Software passt zu Ihren Anforderungen?
Alle Editionen erfüllen die gleichen hohen Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz. Welche Variante geeignet ist, hängt u. a. von Unternehmensgröße, Hinweisaufkommen und Struktur ab. Wir beraten Sie gerne persönlich.
Vorfälle sicher dokumentieren und workflowgestützt bearbeiten. Mehrsprachige Formulare. Meldeformular flexibel konfigurierbar. Fristen- und Benutzermanagement. 2-Faktor-Authentifizierung. Datenschutzkonform.
Erweiterter Funktionsumfang für größere Organisationen. Flexible Anpassung von Bearbeitungsprozessen, Berechtigungsmodellen und Fallakten.
Zusätzlich zu STANDARD
Maximaler Funktionsumfang für die Integration in Unternehmensprozesse. Individualisierbar hinsichtlich Anforderungen und Schnittstellen.
Zusätzlich zu ENTERPRISE
Anonyme Kommunikation und effiziente Fallbearbeitung
Ohne interne und externe Hinweise lassen sich Missstände oft nur schwer und spät erkennen. Gleichzeitig zögern potenzielle Hinweisgebende aus Sorge vor Nachteilen, eine Meldung abzugeben. Das otris Hinweisgebersystem schafft Vertrauen: Es ermöglicht anonyme Kommunikation über einen gesicherten Rückmeldekanal, schützt die Identität und wahrt die Vertraulichkeit der Meldung.
Regelverstöße einzelner Mitarbeitender oder externer Partner können erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Auswirkungen haben. Frühe Hinweise – intern oder extern abgegeben – unterstützen eine rechtzeitige Schadensbegrenzung, erleichtern Nachweise und fördern Prävention. Aus erkannten Fällen kann die Organisation lernen: Prozesse, Zuständigkeiten und Kontrollen werden gezielt weiterentwickelt. Die Motivation zur internen Meldung ist daher ein wichtiger Baustein einer wirksamen Compliance-Strategie.
Viele Hinweisgebende fürchten Reputationsschäden oder berufliche Nachteile. Sichere, anonyme Meldewege reduzieren diese Hürden deutlich. Das otris Hinweisgebersystem bietet einen pseudonymen Dialog und lässt Hinweisgebenden die freie Wahl, ihre Identität offenzulegen oder anonym zu bleiben. Vertraulichkeit, rollenbasierte Sichtbarkeit und dokumentierte Prozessschritte erhöhen das Vertrauen – und unterstützen zugleich Vorgaben aus HinSchG und EU-Richtlinie, inklusive des Schutzes vor Repressalien im Rahmen der jeweiligen gesetzlichen Regelungen.
„Wir sind mit der Betreuung durch die otris software AG äußerst zufrieden. Unsere Ansprechpartner sind jederzeit erreichbar und Änderungswünsche werden kompetent und schnell umgesetzt.“
Nutzen Sie das System – über das HinSchG hinaus – auch für strukturierte Beschwerdewege in Lieferkette, Verwaltung und Interessenvertretungen.
Hinweise zu Verstößen gegen Compliance-, Nachhaltigkeits- oder Qualitätsanforderungen entlang der Lieferkette sicher erfassen, beurteilen und maßnahmenbasiert bearbeiten – mit transparenter Nachweisführung.
Weiterführend: Ratgeber Lieferkettensorgfaltspflicht (LkSG)
Weiterführend: Ratgeber CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive)
Meldungen rechtskonform entgegennehmen, zuordnen und auswerten (intern/extern) – mehrsprachig, mit pseudonymisierter Rückmeldekanal und integriert in bestehende Prozesse.
Weiterführend: Ratgeber Compliance-Organisation
Anliegen z. B. von Schwerbehinderten-, Frauen-/Gleichstellungsbeauftragten vertraulich entgegennehmen und strukturiert bearbeiten – mit rollengerechter Sicht auf sensible Inhalte.
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Um ein Hinweisgebersystem gesetzeskonform zu betreiben, muss Vertraulichkeit gewahrt sein und die Identität der hinweisgebenden Person darf nicht offengelegt werden. Auf technischer Ebene unterstützt die otris-Meldeplattform den Schutz durch betrieblich getrennten Cloud-Betrieb in Deutschland (otris systems) und verschlüsselte Kommunikation.
Je vertrauenswürdiger der Meldeweg, desto eher teilen Hinweisgebende Informationen. Über die otris-Meldeplattform werden Nachrichten hochverschlüsselt an den Empfänger übermittelt. Die Anonymität kann gewahrt bleiben – unabhängig davon, ob der Hinweis intern oder extern abgegeben wird. Per automatisch generierter ID ist ein pseudonymisierter Rückmeldekanal möglich.
Die Meldeplattform wird in der Cloud in Deutschland von der otris systems GmbH betrieben und unterstützt den Identitätsschutz technisch. Sämtliche Inhalte zwischen Hinweisgebenden und Empfängern werden verschlüsselt übertragen. Neben Vertraulichkeit und Sicherheit richtet sich das otris Hinweisgebersystem (otris whistleblower) nach den rechtlichen Vorgaben zu Datenschutz und Datensicherheit.
Das System unterstützt zudem Einsatzszenarien über das HinSchG hinaus, etwa als Beschwerdemanagement nach LkSG/CSDDD-Vorgaben.
Zusätzlich unterstützt die Lösung Sprachmeldungen sowie die strukturierte Erfassung von Hinweisen aus weiteren Kanälen (z. B. Brief, Telefon, E-Mail). Alle Eingänge werden der Fallakte zugeordnet, dokumentiert und revisionssicher nachverfolgt.
Ergänzend zur Meldeplattform umfasst das otris-Hinweisgebersystem ein flexibel konfigurierbares Case-Management. Meldungen lassen sich im System dokumentieren, bewerten und konsequent weiterverfolgen. Entsprechend der EU-Richtlinie 2019/1937 sieht der Prozess u. a. eine Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und eine Rückmeldung binnen 3 Monaten vor. Das System erinnert an Fälligkeiten und unterstützt Wiedervorlagen. Zugleich können Sie entsprechende Compliance-KPIs (z. B. gemäß ISO 37301) strukturiert erfassen, auswerten und im Reporting nachweisen.
Die Kommunikation mit Hinweisgebenden erfolgt aus dem Case-Management; Nachrichten werden an die Meldeplattform übermittelt und dort anonym über einen gesicherten Rückmeldekanal bereitgestellt. Das Case-Management kann On-Premises oder in der Cloud betrieben werden. Die Meldeplattform bleibt aus Gründen des Identitätsschutzes als getrennter Cloud-Dienst (DE, otris systems GmbH) ausgelegt.
Mit dem Case-Management erfassen und verdichten Sie Compliance-KPIs – konform zu ISO 37301. Dadurch werden Durchlaufzeiten, Rückmeldequoten und Bearbeitungsqualität messbar und vergleichbar. Dashboards und Reports unterstützen Trendanalysen und Management-Reviews; Schwellenwerte lassen sich für KPI-Monitoring und Erinnerungen/Eskalationen nutzen.
„Unkompliziert, sicher und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis: Wir sind rundum zufrieden mit dem otris-Hinweisgebersystem.“
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) setzt die EU-Richtlinie 2019/1937 in deutsches Recht um. Ziel ist es, Missstände schneller aufzudecken und Hinweisgebende vor Repressalien zu schützen.
Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen besteht u. a. für Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Für den öffentlichen Sektor bestehen entsprechende Vorgaben; Details in Kommunen richten sich nach Landesrecht.
Meldestellen müssen so gestaltet sein, dass die Vertraulichkeit der Identität gewahrt bleibt.
Das System ermöglicht anonyme oder nicht-anonyme Meldungen und einen gesicherten Rückkanal. Es wahrt Vertraulichkeit durch Technik und Organisation:
Personenbezogene Daten (z. B. bei nicht-anonymen Meldungen oder Dritten) werden durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt.
In der Regel ist das System nach kurzer Konfiguration einsatzbereit. Vorlagen (Datenschutzhinweise, FAQ, Kategorien, Systemtexte) stehen bereit und lassen sich anpassen. Workflows, Rollen und Formulare können schrittweise erweitert werden.
SaaS bedeutet geringen internen IT-Aufwand; On-Premises ist möglich (für das Case-Management).
Nein. Das Gesetz definiert Anforderungen (z. B. Vertraulichkeit, Fristen), aber keine Technik. Alternativen (Ombudsperson, E-Mail, Hotline) sind grundsätzlich möglich; allerdings ist Identitäts-/Vertraulichkeitsschutz dort oft schwerer umzusetzen.
Ein softwaregestütztes Hinweisgebersystem erleichtert u. a. anonyme Kommunikation, fristgerechte Bearbeitung, revisionssichere Dokumentation und löschkonforme Prozesse.
Entsprechend EU-Richtlinie 2019/1937:
Ja. Das System unterstützt interne und externe Meldungen – mehrsprachig, auch anonym. Die Kanalführung lässt sich pro Zielgruppe steuern (Öffentlichkeit, Lieferanten, Dienstleister).
Über Schnittstellen und SSO (z. B. Azure AD). Case-Management On-Premises oder Cloud (DE); Meldeplattform getrennt in der Cloud (DE, otris systems) – zum Schutz der Identität.
Sie möchten Meldungen sicher entgegennehmen, Fristen/Eskalationen steuern und Compliance-KPIs (z. B. nach ISO 37301) prüffest nachweisen? Mit dem otris Hinweisgebersystem bearbeiten Sie Fälle strukturiert – vom Eingang bis zum Nachweis.
Fordern Sie eine geführte Demo an – wir zeigen typische Abläufe und beantworten Ihre Fragen. Oder buchen Sie Ihren Beratungstermin, um Anforderungen und die passende Edition abzustimmen.
