Fachlösung | legal SUITE Beteiligungen
erfolgreich steuern und
konzernweit verwalten.

Beteiligungsmanagement-Software für mehr Transparenz und Rechtssicherheit

Optimieren Sie Ihr Beteiligungsmanagement mit otris corporate. Sie erhalten Transparenz über die Informationen, die Sie für eine erfolgreiche Steuerung und Verwaltung benötigen: übersichtliche Organigramme, strukturierte Daten und Dokumente, rückverfolgbare Gesellschaftsentwicklungen sowie maßgeschneiderte Reports.

otris corporate

Ihr Produktnutzen

  • Zentrale Dokumentation
  • Kontrollierte Fristen
  • Praktische Retrospektive
  • Individuelle Workflows
  • On-Premises oder Cloud

Das Beteiligungsmanagement hat die Aufgabe, eine Beteiligungsstrategie umzusetzen, die Beteiligungsverwaltung zu organisieren und ein standardisiertes Beteiligungscontrolling zu etablieren. Aktuelle, widerspruchsfreie Informationen zu Standorten, Kapitalgebern, Gremien und Mandatsträgern sind die Voraussetzung zur Umsetzung der Aufgaben.

Liegen Daten und Dokumente verteilt an unterschiedlichen Stellen im Konzern, ist das Zusammentragen nicht nur umständlich, sondern auch unsicher: Sind die Informationen aktuell? Sind sie vollständig? Welche Verflechtungen zwischen den Beteiligungsdaten gibt es? Und welche Entwicklung hat zu dem aktuellen Stand geführt? Die Lösung: ein zentrales Software-System für das Beteiligungsmanagement.

otris corporate

otris corporate

In unserer Beteiligungsmanagement-Software otris corporate werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Sämtliche Daten und Dokumente werden beim Speichern stichtagsbezogen historisiert, so dass Sie jederzeit Zugriff auf den Ist-Zustand der Struktur zu einem gewünschten Datum in der Vergangenheit haben.

Unsere Beteiligungsmanagement-Software im Überblick

otris corporate ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie die zentrale Gesellschaftsakte, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

otris corporate

Zentrale Datenbank | Gesellschaftsakten

In der konzerneigenen, zentralen Datenbank verwalten Sie die Gesellschaftsakten aller Beteiligungen. Jede Gesellschaftsakte enthält die relevanten Stammdaten und Kennzahlen sowie Beteiligungshöhen. Zusätzliche Informationen/Dokumente können Sie der Akte unkompliziert hinzufügen. Die gesamte Beteiligungsdokumentation wird mit den Gesellschaften, Beteiligungen und Mandaten verknüpft. Umfassende Such- und Filterfunktionen vereinfachen die Recherche.

otris corporate

Gremien- und Mandatsverwaltung

Übersichtliche Abbildung aller Gremien mit aktueller Besetzung und Möglichkeit der Simulation von Besetzungen in der Vergangenheit. Verwaltung der zugehörigen Dokumente (z.B. Beschlüsse, Sitzungsprotokolle) und Terminorganisation mit Fristenwarnung. Verknüpfungen zu einzelnen Mandatsträgern machen deutlich, welche Personen in unterschiedlichen Positionen der Unternehmensgruppe tätig sind.

otris corporate

Visualisierte Strukturen

Diagramme visualisieren den Aufbau der Beteiligungsstruktur und bieten Ihnen einen Gesamtüberblick zu Verknüpfungen und Abhängigkeiten der Gesellschaften. Die graphischen Darstellungen sowie interaktive Diagramme verdichten die wesentlichen Informationen und vereinfachen die Navigation.

otris corporate

Fristen und Termine

Die integrierte Fristenkontrolle hilft Ihnen, Risiken zu vermeiden. otris corporate überwacht auslaufende Verträge, Besetzungen von Gremien oder anstehende Prüfungen und Sitzungen, um die verantwortlichen Personenkreise frühzeitig per E-Mail zu erinnern. Ein Fristen- und Terminkalender sorgt für die nötige Übersicht. Reagieren verantwortliche Mitarbeiter nicht auf Fristenwarnungen, bestimmt ein vorab definierter Workflow den Eskalationsweg.

otris corporate

Berechtigungen | Zugriff

Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass der Zugriff nur für einen bestimmten Personenkreis möglich ist. otris corporate integriert alle Inhalte in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.

otris corporate

Reporting | Controlling

Die integrierte Business Intelligence-Lösung verarbeitet die für Sie relevanten Daten aus dem Beteiligungsmanagement in Berichte, die Sie in gängigen Ausgabeformaten und Diagrammtypen abrufen. Standardisierte Kennzahlen können Sie um weitere Indikatoren ergänzen. otris corporate versendet die Berichte automatisch und regelmäßig an frei definierbare Verteilerkreise per E-Mail.

Merkmale, die unsere Beteiligungsmanagement-Software auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Bei der Entwicklung aller otris-Lösungen steht die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Die ausgezeichnete Usability der Beteiligungsmanagement-Software erleichtert die Navigation und das Erkennen von Zusammenhängen. Das interaktive Organigramm passen Sie mit wenigen Klicks so an, dass Sie es aus gewünschter Perspektive betrachten (z.B. aus der Perspektive einer bestimmten Beteiligung). Über Verlinkungen gelangen Sie mit nur einem Klick zu weiterführenden Informationen (Beispiel: Der Name eines Aufsichtsratsmitglieds ist mit der Stammdatenanlage zu seiner Person verlinkt).

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

Als browserbasierte Anwendung erfordert otris corporate keine lokale Installation auf den Rechnern der Benutzer. Die Beteiligungsmanagement-Lösung integriert sich in Ihre IT-Infrastruktur – unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen Sie arbeiten. Über standardisierte Schnittstellen binden Sie bei Bedarf bestehende Softwarelösungen an und ermöglichen so einen bidirektionalen Datenaustausch.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Den Funktionsumfang der Beteiligungsmanagement-Lösung passen Unternehmen je nach Anforderung an. Dafür wählen sie eine der drei Software-Editionen, die sie bei Bedarf mit Erweiterungen kombinieren. Das otris-Consulting realisiert bedarfsgerechte Individualisierungen, falls es weitere Anforderungen gibt, die der Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt. Die Architektur der Lösung ist so offen gestaltet, dass Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind. Die Möglichkeiten reichen von einfachen Datenfeld-Ergänzungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen.

Betriebsform. On-Premises oder Cloud.

Ob Sie Ihre Beteiligungsmanagement-Software als Cloud-Lösung oder On-Premises betreiben, können Sie frei wählen. Entscheiden Sie sich für die otris Cloud, greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu. Bei der On-Premises-Betriebsform nutzen Sie die IT-Infrastruktur Ihres eigenen Unternehmens. Bei beiden Betriebsformen nutzt der Anwender die Software über den Webbrowser.

„An otris corporate gefällt uns die einfache Bedienung. Dadurch können alle berechtigten Mitarbeitenden das System auch nutzen.“

Tanja Nieswandt
Referentin Recht bei SPIE Deutschland & Zentraleuropa GmbH

Wie vereinfacht die Beteiligungsmanagement-Software otris corporate die Steuerung Ihrer Beteiligungen?

Risikobetrachtung, Simulation von Beteiligungsverhältnissen in der Vergangenheit sowie Auswertungen und Analysen von Kennzahlen — otris corporate ist Ihr Multifunktions-Werkzeug im Beteiligungsmanagement.

Datenqualität. Grundlage wichtiger Entscheidungen.
Durch konsequente Prozessorientierung unterstützt unsere integrative Software-Lösung für Beteiligungsmanagement die Steuerung Ihrer Beteiligungen. Alle relevanten Daten Ihrer Beteiligungen, Niederlassungen und Tochtergesellschaften werden durch individualisierbare Workflows erfasst und weiter verarbeitet. Sowohl in den lokalen Gesellschaften als auch in der Unternehmenslenkung stimmt die Datenqualität: Der Informationsstand aller Beteiligten ist aktuell und einheitlich. Daten können gezielt recherchiert werden und sind schnell verfügbar.

Historisierung. Entwicklung nachvollziehen.
Die stichtagsbezogene Historisierung aller Daten und Dokumente macht Veränderungen und Versionsstände jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus können Sie per Knopfdruck die gesamte Anwendung auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen und haben so Zugriff auf den reaktivierten vollständigen Ist-Zustand dieses Zeitpunktes. otris corporate wird so zu Ihrem persönlichen Simulator der Investitions- und Beteiligungshistorie.

Sicherheit. Risiken managen.
Terminversäumnisse können unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Mit wachsender Beteiligungsstruktur wächst auch die Anzahl an Fristen und Fälligkeiten. Geschäftsjahre, die bei den einzelnen Beteiligungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten enden, turnusmäßige Aufsichtsratssitzungen oder anstehende Berichtspflichten – mit otris corporate behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern steuern auch die automatische Fristenwarnung und den Eskalationsworkflow, falls Verantwortliche nicht auf Warnungen reagieren.

Sicherheitsrelevant ist auch die Frage, wie und wo Ihre Daten gehostet werden. Sie entscheiden, ob Sie das System in Ihrer eigenen IT-Umgebung betreiben oder von uns hosten lassen. Ebenso entscheiden Sie, nach welchem Berechtigungssystem Nutzern der Zugriff auf einzelne Inhalte gewährt oder verweigert wird.

Aktuelles

Referenzberichte | Fachartikel

zum Fachbeitrag

Corporate Housekeeping

Corporate Housekeeping – denn Ordnung muss sein - Fachbeitrag

Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Corporate Documents? ...

zum Referenzbericht

Überblick auf Knopfdruck

otris corporate Beteiligungsmanagement Software - Referenzbericht DuMont - Box

Beteiligungsmanagement bei DuMont: So organisiert man 320 Beteiligungen ...

zum Referenzbericht

Corporate Documents im Blick

otris-box-spie

SPIE verwaltet und steuert Konzernbeteiligungen mit otris software ...

Wie funktioniert unser Beteiligungsmanagement in der Praxis?

otris corporate unterstützt Sie bei der Führung Ihrer Beteiligungen. Vier Beispiele aus der Praxis:

Standardisierung bei der Verwaltung
Ein Konzern akquiriert eine Gesellschaft. Die zusätzliche Beteiligung soll in die vorhandene Struktur integriert werden.

otris corporate vereinfacht die Übernahmeabwicklung: Die Daten und Dokumente aller Beteiligungen liegen in digitalen Beteiligungsakten. Eine neue Beteiligungsakte in otris corporate zu erstellen und sie in das Organigramm einzuordnen, ist unkompliziert. Die vordefinierte Aktenstruktur vereinfacht das systematische Zusammenstellen aller notwendigen Unterlagen.

Effizienz im Reporting
Jedes Jahr muss das Unternehmen einen K-3-Bericht mit detaillierten Angaben zu den ausländischen Beteiligungen erstellen und an die Bundesbank senden. Bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen im Ausland ist das Zusammentragen der Daten aufwendig.

otris corporate erzeugt auf Knopfdruck K-3-Berichte in dem von der Bundesbank benötigten XML-Format. Das System prüft, welche Beteiligungen die K-3-Kriterien erfüllen und überträgt die geforderten Daten in einen Bericht. Sind die Daten aller Beteiligungen in otris corporate gepflegt, erstellen Sie den jährlichen K-3-Bericht innerhalb weniger Minuten.

Übersicht bei der Gremienorganisation  
Eine Aufsichtsratssitzung steht an. Das Gremium muss in seiner aktuellen Besetzung rechtzeitig eingeladen und über die Tagesordnung informiert werden.

otris corporate informiert den für die Gremienorganisation verantwortlichen Mitarbeiter über die anstehende Sitzung. Im System findet er die Kontaktdaten der Gremienmitglieder. Die Einladung zur Aufsichtsratssitzung verschickt der Mitarbeiter direkt aus dem System, um dort hinterlegte Dokumente (z.B. die Tagesordnung oder das Protokoll der letzten Sitzung) an die E-Mail anzuhängen. Die verschickte Einladung protokolliert das System und ordnet die E-Mail automatisch der entsprechenden digitalen Akte zu.

Auskunftsfähig bei Prüfungen 
Die Steuerprüfung verlangt Daten zur Beteiligungsstruktur aus dem Jahr 2018. Ohne technische Unterstützung ist die Rekonstruktion aufwendig.

otris corporate integriert eine „Zeitmaschine“. Das System stellt den Zustand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Datum dar. Die historisierte Sicht erlaubt ein schnelles Zusammenstellen der Informationen. Alternativ geben Sie der Steuerprüfung einen zeitlich begrenzten Zugang zum System. Die Prüfer können dann selbstständig auf die Daten und Dokumente zugreifen, die sie benötigen.

Beteiligungsmanagement mit erweiterter Vertragsverwaltung

Mit unserer Edition zum Corporate Housekeeping erweitern Sie den Funktionsumfang der Lösung um ein vollumfängliches Vertragsmanagement. Sie verwalten hierdurch zusätzlich zu den Corporate Documents beliebig viele weitere Verträge aus dem operativen Geschäft. Doppelte Datenhaltung und Unsicherheit bei der Wahl des Aufbewahrungsortes schließen Sie aus. Sie speichern sämtliche Daten aus dem Vertrags- und Beteiligungsmanagement in einem zentralen System und behalten so die volle Kontrolle:

Gesellschaftsvertrag, Aufsichtsratsprotokoll oder KFZ-Leasingvertrag – durch Konfiguration legen Sie fest, welche Mitarbeitergruppen auf die jeweiligen Informationen zugreifen dürfen.

Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung finden Sie in unserem Fachtext.

> Weiterleitung zum Fachtext

Welche Beteiligungsmanagement-Edition passt zu Ihren Anforderungen?

Um Ihnen die Lösung zu bieten, die optimal zu Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen passt, stellen wir drei aufeinander aufbauende Editionen sowie funktionale Erweiterungen zur Auswahl.

otris corporate

Sie suchen nach einer Software, mit der Sie:

  • Beteiligungen, Gremien und Mandate übersichtlich verwalten
  • Reports erstellen
  • den historischen Verlauf der Beteiligungsentwicklung nachvollziehen

Die otris corporate ENTERPRISE Edition ist die Best Practice-Variante unserer Beteiligungsmanagement-Lösung. Über die Konfiguration bei der Systemeinrichtung passen Sie die Lösung an Ihre Beteiligungsstruktur sowie Benutzerrechte an.

otris corporate

Sie suchen nach einer Software, mit der Sie:

  • Beteiligungen, Gremien und Mandate übersichtlich verwalten
  • unternehmenseigene Arbeitsprozesse im Beteiligungsmanagement vorgeben
  • Reports nach unternehmensspezifischen Vorgaben (z.B. K3-Meldung) erstellen
  • den historischen Verlauf der Beteiligungsentwicklung nachvollziehen

Die otris corporate ENTERPRISE plus Edition ist die frei konfigurierbare Variante unserer Beteiligungsmanagement-Lösung. Wir passen das System an Ihre unternehmensspezifischen Prozesse und Reportformate an. Bei Bedarf erweitern wir die Lösung um zusätzliche digitale Akten nach Ihren fachlichen Vorgaben.

otris corporate

Sie suchen nach einer Software, die Sie für das Beteiligungsmanagement und zusätzlich für das Vertragsmanagement einsetzen können?

Die otris corporate LCM Edition kombiniert die beiden Lösungen otris corporate (Beteiligungsmanagement) und otris contract (Vertragsmanagement). Die Kombination ermöglicht ein konzernweites Corporate Housekeeping. Sämtliche unternehmenswichtigen Dokumente und ihre Verknüpfung in einem zentralen System vereinfachen eine 360-Grad-Sicht zu jedem Vorgang.

On-Premises oder in der otris cloud
Alle otris corporate-Editionen bieten wir Ihnen als On-Premises-Variante (Betrieb auf Servern an Ihrem Unternehmensstandort) und als Variante in der otris cloud (Server-Standort: Deutschland; dedizierte Instanz) an.

„otris ist ein Projektpartner, der verstanden hat, was wir brauchen und das auch umsetzen kann.“

Philipp Dautzenberg
Berater Prozessentwicklung und Projektleiter, BAUWENS GmbH & CO. KG

Erweiterung für das Beteiligungsmanagement

Mit Erweiterungen passen Sie otris corporate neben der Auswahl einer Edition an Ihre Anforderungen an. Alle Erweiterungen sind kompatibel zu jeder der drei Editionen.


APP EXTENSION. Mobiles Beteiligungsmanagement.

Die Erweiterung APP EXTENSION macht die App myCorporate konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Beteiligungsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen auszuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentierungen erledigen Sie mit der App. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Nutzungsszenario im Beteiligungsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen passen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Admin-Bereich an.

CONNECTOR. Schnittstellen-Management. (unidirektional)

Der ERP-Connector ruft Daten von Gesellschaften, Debitoren oder Kreditoren aus einem ERP-System heraus ab und legt diese bei Bedarf in otris corporate an.

DOCUMENT CREATOR. Vorlagen- und Klausel-Bibliothek.

Der DOCUMENT CREATOR unterstützt bei der Erstellung von Verträgen, Corporate Documents und anderen juristischen Dokumenten. Die Erweiterung kombiniert eine Vorlagen- mit einer Klauselbibliothek. Vorlagen erstellen Sie in einem vorab festgelegten Corporate Design durch Auswahl der gewünschten Klauseln. Um aus den Vorlagen zum Beispiel einen Vertragsentwurf zu erstellen, wählt der Anwender zunächst die zur Vorlage gehörigen Parameter (Laufzeit, Vertragssumme, Vertragsgegenstand etc.). Der DOCUMENT CREATOR setzt die gewählten Parameter in die vorab definierten Stellen im Vertrag ein und erstellt den Vertragsentwurf. Das System dokumentiert automatisch, welche Klauseln in welchen Verträgen/Dokumenten verwendet wurden.

OFFICE. Office Integration.

Übertragen Sie E-Mail-Korrespondenz oder Office-Dokumente direkt aus der Microsoft-Office-Anwendung zu otris corporate. Über ein Plugin, das die Microsoft-Anwendung mit otris corporate verbindet, wählen Sie die Gesellschaftsakte aus. Die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) werden durch otris corporate automatisch in die Struktur der digitalen Gesellschaftsakte eingefügt. Das Ergebnis: eine lückenlose Historie mit vollständiger Korrespondenz. Mit dem Plugin können Sie nicht nur Daten aus der Office-Anwendung nach otris corporate, sondern ebenso von otris corporate zur Office-Anwendung übertragen.

SIGNATURE. Digitale Vertragsunterzeichnung.

Mit der Schnittstelle SIGNATURE binden Sie unterschiedliche Unterschriftenplattformen an otris corporate an (z.B. DocuSign, FPSign). Nach der Integration wird der gesamte digitale Unterschriftenprozess innerhalb der otris-Lösung abgebildet.

Online-Demo | Jetzt kostenlos anmelden!

Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
corporate@otris.de

Bild Ansprechpartner fĂĽr Vertragsmanagement-Software otris contract