Beteiligungsmanagement-Software von otris

Bei der Entwicklung aller otris-Lösungen steht die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt. Die ausgezeichnete Usability der Beteiligungsmanagement-Software erleichtert die Navigation und das Erkennen von Zusammenhängen. Das interaktive Organigramm passen Sie mit wenigen Klicks so an, dass Sie es aus gewünschter Perspektive betrachten (z.B. aus der Perspektive einer bestimmten Beteiligung). Über Verlinkungen gelangen Sie mit nur einem Klick zu weiterführenden Informationen (Beispiel: Der Name eines Aufsichtsratsmitglieds ist mit der Stammdatenanlage zu seiner Person verlinkt).

Als browserbasierte Anwendung erfordert otris corporate keine lokale Installation auf den Rechnern der Benutzer. Die Beteiligungsmanagement-Lösung integriert sich in Ihre IT-Infrastruktur – unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen Sie arbeiten. Über standardisierte Schnittstellen binden Sie bei Bedarf bestehende Softwarelösungen an und ermöglichen so einen bidirektionalen Datenaustausch.

Den Funktionsumfang der Beteiligungsmanagement-Lösung passen Unternehmen je nach Anforderung an. Dafür wählen sie eine der drei Software-Editionen, die sie bei Bedarf mit Erweiterungen kombinieren. Das otris-Consulting realisiert bedarfsgerechte Individualisierungen, falls es weitere Anforderungen gibt, die der Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt. Die Architektur der Lösung ist so offen gestaltet, dass Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind. Die Möglichkeiten reichen von einfachen Datenfeld-Ergänzungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen.

Ob Sie Ihre Beteiligungsmanagement-Software als Cloud-Lösung oder On-Premises betreiben, können Sie frei wählen. Entscheiden Sie sich für die otris Cloud, greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu. Bei der On-Premises-Betriebsform nutzen Sie die IT-Infrastruktur Ihres eigenen Unternehmens. Bei beiden Betriebsformen nutzt der Anwender die Software über den Webbrowser.

Der Umfang des Beteiligungsmanagement-Systems passt sich Ihrem Bedarf an. So können Sie zum Beispiel mit der Basisvariante starten und das System nach und nach um Funktionen erweitern. Und nicht nur den Funktionsumfang, auch die Anzahl der Nutzer können Sie schnell und unkompliziert anpassen.

Ebenfalls möglich: Sie starten mit einer jederzeit kündbaren SaaS-Lösung in der otris cloud. Nachdem Sie die Praxistauglichkeit des Systems überzeugt hat, ist ein Wechsel auf den unternehmenseigenen Server jederzeit realisierbar. Bei einem Wechsel von der Cloud auf den unternehmenseigenen Server werden alle Systemeinstellungen, Konfigurationen, Daten, Dokumente und Vorgänge mitübernommen. Das gilt selbstverständlich auch umgekehrt – bei einem Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die otris cloud.

Die otris cloud erfüllt höchste Anforderungen an die Datensicherheit: ISO 27001-zertifizierte Hochsicherheitsrechenzentren in Deutschland, moderne Verschlüsselungsalgorithmen und DSGVO-Konformität sowie wiederkehrende IT-Security-Prüfungen und Penetrationstests sorgen für Sicherheit in der otris cloud.

Konsequente Prozessorientierung und individualisierbare Workflows sorgen für eine hohe Datenqualität: Der Informationsstand aller Beteiligten ist aktuell und einheitlich. Daten können gezielt recherchiert werden und sind schnell verfügbar.

Die stichtagsbezogene Historisierung aller Daten und Dokumente macht Veränderungen und Versionsstände jederzeit nachvollziehbar. Per Knopfdruck können Sie die gesamte Anwendung auf einen beliebigen Zeitpunkt zurücksetzen: So wird otris corporate zu Ihrem persönlichen Simulator der Investitions- und Beteiligungshistorie.

Mit wachsender Beteiligungsstruktur wächst auch die Anzahl an Fristen und Fälligkeiten. Geschäftsjahre, die bei den einzelnen Beteiligungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten enden, turnusmäßige Aufsichtsratssitzungen oder anstehende Berichtspflichten – mit otris corporate behalten Sie sowohl den Überblick als auch die Kontrolle.

Wo Ihre Daten gespeichert werden, entscheiden Sie dabei selbst: entweder in Ihrer eigenen IT-Umgebung oder bei uns, in der otris cloud. Ebenso definieren Sie ein Berechtigungssystem, das Nutzern den Zugriff auf einzelne Inhalte gewährt oder verweigert.

Ob Standardsystem oder Großprojekt – die Anforderungen von Unternehmen sind unterschiedlich. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Dienstleistungen von der Beratung über die Planung bis hin zur Implementierung Ihrer Beteiligungsmanagement-Lösung. Nach Projektabschluss können Sie bei Bedarf aus verschiedenen Service-Level-Agreements (SLA) wählen.

Mit dem Office Drop können Sie E-Mail-Korrespondenz direkt und einfach aus Microsoft Outlook oder anderen Microsoft Office-Anwendungen dokumentieren und archivieren. Das Plugin verbindet Microsoft-Anwendungen mit Ihrer otris corporate-Lösung. Über das Plugin wählen Sie die Gesellschaftsakte aus, der Sie z.B. E-Mails zuordnen möchten. Die Inhalte (Text, Betreff, Absender, Anhänge) werden von otris corporate automatisch in die Struktur der digitalen Gesellschaftsakte eingefügt. Das Ergebnis ist eine lückenlose Historie mit vollständigem Schriftverkehr. Ebenso können Sie aus Anwendungen wie Microsoft Word oder Excel auf das Beteiligungsmanagement-System zugreifen und Dokumente direkt in die Zielakte versenden, ohne otris corporate öffnen zu müssen.
Die Office-Integration ist bidirektional. Mit Office Drop können Sie nicht nur Daten aus einer Office-Anwendung nach otris corporate übertragen, sondern auch umgekehrt. Beispiel: Möchten Sie ein Dokument aus otris corporate an eine E-Mail in Outlook anhängen, greifen Sie über das Plugin auf otris corporate zu, wählen das Dokument aus und fügen es an die E-Mail an. Mit der zusätzlichen Desktop-Komponente importieren Sie Dateien per Drag & Drop von Ihren Laufwerken in otris corporate.

Die Schnittstelle Signature ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten in otris corporate nach den Verfahren der angebundenen Signaturplattformen (z.B. DocuSign, FP Sign). In otris corporate erstellte Dokumente (z.B. Vertragsentwürfe) werden per Knopfdruck an den Signaturdienstleister gesendet. Dieser erstellt eine elektronisch signierbare Version des Dokuments. Der Empfänger erhält das Dokument zur Prüfung/Unterzeichnung und wird per E-Mail benachrichtigt. Nach der Signatur ordnet otris corporate das Dokument der entsprechenden Akte zu und aktualisiert den Status.

Die Lizenz für die Signaturschnittstelle erhalten Sie bei der otris software AG. Lizenzen für die Nutzung des Signaturdienstes erwerben Sie direkt beim Signaturdienstleister Ihrer Wahl.

Das Modul Creator unterstützt die Erstellung von Verträgen, Corporate Documents und anderen juristischen Dokumenten. Der Creator kombiniert eine Vorlagenbibliothek mit einer Klauselbibliothek. Die Vorlagen werden in einem vorgegebenen Corporate Design durch Auswahl der gewünschten Klauseln erstellt. Um aus den Vorlagen z.B. einen Vertragsentwurf zu erstellen, wählt der Anwender zunächst die zur Vorlage gehörenden Parameter (Laufzeit, Vertragsgegenstand etc.) aus. Der Ersteller fügt die ausgewählten Parameter an den vordefinierten Stellen in den Vertrag ein und erstellt den Vertragsentwurf. Das System dokumentiert automatisch, welche Klauseln in welchen Verträgen/Dokumenten verwendet wurden.

Der Connector ist eine Schnittstelle, die Fremdsysteme mit otris corporate verbindet. Der Connector ruft Gesellschafts-, Debitoren- oder Kreditorendaten z.B. aus einem ERP-System ab und legt diese bei Bedarf in otris corporate an. Neben diesem speziellen Connector kann die Software auch an beliebige Drittsysteme angebunden werden. Der Connector verarbeitet eine Vielzahl von Datenformaten und stellt eine Konfigurationsoberfläche zur Verfügung. Hier erfolgt die Anbindung der Datenquelle sowie die Zuordnung („Mapping“) der Daten zu den Feldern der Anwendung und die Definition der Importregeln.

Das Modul Archive ermöglicht eine revisionssichere Archivierung und chronologische Momentaufnahmen von Dokumenten. Verschiedene Versionsstände inklusive der zugehörigen Dokumente, Anhänge, Aktenvermerke, Notizen oder E-Mails werden „eingefroren“.

Die Archivkomponente ist durch die KPMG nach IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie das Bundesdatenschutzgesetz. Ein Berechtigungskonzept für die aktive Archivierung sowie den Zugang zu archivierten Dokumenten kann individuell eingerichtet werden. Durch den Einsatz offener Schnittstellen kann der Ausbau bis hin zu einem übergreifenden Archiv auch für die Daten von Drittlösungen vorangetrieben werden. Die Kommunikation mit Drittlösungen kann wahlweise per Knopfdruck, durch Aktionen in Workflows oder automatisiert – zum Beispiel gesteuert durch eine vorab definierte Statusänderung – erfolgen.

Die Erweiterung App Extended macht die App myCorporate konfigurierbar und schaltet den vollen Funktionsumfang für ein mobiles Beteiligungsmanagement frei. Neben dem Vorteil, offline nutzbare Dokumente und Vorgänge auf Ihr mobiles Endgerät zu übertragen, profitieren Sie von der Möglichkeit, Aktionen durchzuführen: Freigaben, Weiterleitungen oder Kommentierungen erfolgen über die App. Vorkonfiguriert bildet die App ein klassisches Einsatzszenario im Beteiligungsmanagement ab. Anpassungen, Erweiterungen oder Änderungen der vorkonfigurierten Funktionen und Berechtigungsstrukturen nehmen Sie bei Bedarf selbstständig und ohne Programmierkenntnisse im Admin-Bereich vor.

Ein Konzern akquiriert eine Gesellschaft. Die zusätzliche Beteiligung soll in die vorhandene Struktur integriert werden.

otris corporate vereinfacht die Übernahmeabwicklung: Die Daten und Dokumente aller Beteiligungen liegen in digitalen Beteiligungsakten. Eine neue Beteiligungsakte in otris corporate zu erstellen und sie in das Organigramm einzuordnen, ist unkompliziert: Die vordefinierte Aktenstruktur vereinfacht das systematische Zusammenstellen aller notwendigen Unterlagen.

Jedes Jahr muss das Unternehmen einen K-3-Bericht mit detaillierten Angaben zu den ausländischen Beteiligungen erstellen und an die Bundesbank senden. Bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen im Ausland ist das Zusammentragen der Daten aufwendig.

otris corporate erzeugt auf Knopfdruck K-3-Berichte im von der Bundesbank benötigten XML-Format. Das System prüft, welche Beteiligungen die K-3-Kriterien erfüllen und überträgt die geforderten Daten in einen Bericht. Sind die Daten aller Beteiligungen in otris corporate gepflegt, erstellen Sie den jährlichen K-3-Bericht innerhalb weniger Minuten.

Eine Aufsichtsratssitzung steht an. Das Gremium muss in seiner aktuellen Besetzung rechtzeitig eingeladen und über die Tagesordnung informiert werden.

otris corporate informiert den für die Gremienorganisation verantwortlichen Mitarbeiter über die anstehende Sitzung. Im System findet er die Kontaktdaten der Gremienmitglieder – von dort verschickt er direkt die Einladung zur Aufsichtsratssitzung und hängt hinterlegte Dokumente (z. B. die Tagesordnung oder das Protokoll der letzten Sitzung) an die E-Mail an. Das System protokolliert die verschickte Einladung und ordnet die E-Mail automatisch der entsprechenden digitalen Akte zu.

Die Steuerprüfung verlangt Daten zur Beteiligungsstruktur aus dem Jahr 2018. Ohne technische Unterstützung ist die Rekonstruktion aufwendig.

otris corporate integriert eine „Zeitmaschine“. Das System stellt den Zustand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Datum dar. Die historisierte Sicht erlaubt ein schnelles Zusammenstellen der Informationen. Alternativ geben Sie der Steuerprüfung einen zeitlich begrenzten Zugang zum System. Die Prüfer können dann selbstständig auf die Daten und Dokumente zugreifen, die sie benötigen.

Das Beteiligungsmanagement steuert und überwacht alle Unternehmensbeteiligungen. Ein Beteiligungsmanager kümmert sich außerdem um relevante Informationen zu den Beteiligungen, stellt diese aktuell und rückblickend bereit, organisiert Gesellschafterversammlungen, unterstützt Beteiligungscontrolling-Prozesse sowie die Beteiligungsstrategie und koordiniert häufig auch die Jahresabschlusserstellung.

Als zentrale Serviceeinheit ermöglicht das Beteiligungsmanagement eine effiziente, rechtssichere und wirtschaftlich sinnvolle Steuerung von Beteiligungsunternehmen. Das Hauptziel ist es, den Organisationszweck zu fördern und alle relevanten gesetzlichen und unternehmenseigenen Vorschriften zu erfüllen.

otris corporate bietet eine zentrale Datenplattform und erhöht so die Transparenz und Effizienz Ihrer Beteiligungsverwaltung. Beteiligungsstrukturen können überdies zu jedem historischen Zeitpunkt abgebildet werden. Zusätzlich ist die Software weitgehend individualisierbar und passt sich so dem Unternehmensworkflow an.

otris corporate ist modular aufgebaut und kann somit punktgenau auf Ihre unternehmensspezifischen Bedürfnisse ausgerichtet werden. Sie entscheiden selbst, welche Funktionen Sie benötigen.