Fachlösung | legal SUITE IP-Rechte verwalten –
digital, sicher,
unkompliziert.

Geistiges Eigentum schützen mit dem IP-Management von otris software

Geistige Eigentumsrechte wie z.B. Patente, Marken, Designs oder Gebrauchsmuster sind für viele Unternehmen ein beachtlicher Vermögenswert. otris ip hilft Unternehmen dabei, ihre IP-Rechte im Blick zu behalten und alle relevanten Informationen zu einem bestimmten Eigentumsrecht zentral zu verwalten, zu überwachen und für eine Registrierung vorzubereiten.

Digitale IP-Akte

Ihr Produktnutzen

  • Einfache Recherche
  • Kontrollierte Fristen
  • Individuelle Workflows
  • On-Premises oder Cloud

otris ip ist eine Spezialsoftware für die Verwaltung und Pflege Ihrer IP-Rechte. Mit digitalen Akten verwalten Sie wichtige Informationen und Dokumente zu Ihren Schutzrechten und profitieren von fachlichen Ergänzungen für verschiedene IP-Typen. So ist bspw. die Nizza-Klassifikation im neuesten Stand bereits in das System integriert. Die digitale Lösung vereinfacht die tägliche Arbeit Ihres IP-Teams und steigert Effizienz und Produktivität.

otris ip kann sowohl Stand-alone (als Einzellösung) eingesetzt werden als auch in Kombination mit der Vertragsmanagement-Software otris contract sowie der Beteiligungsmanagement-Software otris corporate. Vorteil: Die Verwaltung von IP-Akten und Vertrags- bzw. Gesellschaftsakten in einer Lösung erzeugt Synergien. Verknüpfungen von einzelnen IP-Rechten zu Verträgen oder ihre Zuordnung zu Gesellschaften verbessert die Transparenz, was wiederum eine Grundlage für fundierte Entscheidungen ist.

Unsere IP-Management-Software im Überblick

otris ip ist modular aufgebaut. Die Basis-Elemente des Systems (z.B. die zentrale IP-Akte) können um Erweiterungen ergänzt werden. Über die standardisierten Erweiterungen hinaus vergrößern individuelle Workflows und zusätzliche Aktenarten den Funktionsumfang des Systems. Unser Ziel: Eine Lösung, die Ihren Bedarf exakt abbildet.

otris Vertragsmanagement Software - Digitale Vertragsakte

Digitale IP-Akte
Die IP-Akte ist das zentrale Element der Anwendung. Für jedes IP-Recht enthält die digitale Akte alle Informationen, Daten und Dokumente – klar strukturiert und über Suchfunktionen leicht auffindbar. Ohne Medienbruch öffnen Sie Dokumente unterschiedlicher Formate innerhalb der Anwendung, um Vorgänge zu bearbeiten: Status ändern, Frist anlegen, an Externe versenden etc.

Digitale IP-Akte

Suchen und Finden
otris ip ist die zentrale Datenbank für Ihre IP-Informationen. Mit verlässlichen Recherchefunktionen finden Sie umgehend das Patent, das Gebrauchsmuster oder das Design, nach dem Sie suchen. Über Filter- und Sortierfunktionen können Sie sich schnell einen Überblick über den Gesamtbestand an bereits angemeldeten und noch anzumeldenden Schutzrechten verschaffen. Die leicht bedienbare Such- und Sortierfunktion ist die Basis für eine zielgerichtete Verwaltung von IP-Rechten.

Fristenmanagement mit otris-Vertragsmanagement

Fristenmanagement
IP-Rechte müssen vom Rechteinhaber regelmäßig überwacht werden, da ihr Schutz zeitlich und räumlich begrenzt ist. Mit otris ip behalten Sie den Überblick: Das System informiert Sie über den aktuellen Stand einzelner IP-Rechte und warnt vor ablaufenden Fristen. Übersichtliche Ergebnislisten zeigen dem verantwortlichen Mitarbeiter z.B. alle IP-Rechte, für die er in einem definierten Zeitraum eine Erneuerung des Schutzrechts beantragen muss.

Digitale IP-Akte

Automatische Bearbeitungsdokumentation
Die Dokumentation von Bearbeitungsvorgängen funktioniert in otris ip automatisch. Dank integriertem DMS-System kann ein Nutzer jedem Datensatz eines Schutzrechtes Dokumente, Vermerke, Korrespondenz etc. hinzufügen. Das System protokolliert automatisch Zeit und Nutzerdaten. Die Dokumentation hilft den Verantwortlichen zusätzlich bei der Auseinandersetzung mit Institutionen und Behörden. Der gesamte Lebenszyklus eines geistigen Eigentums ist für jeden Beteiligten transparent.

Digitale IP-Akte

Zusammenarbeit
Da bei der Anmeldung, Verwaltung und Nutzung von IP-Rechten häufig viele unterschiedliche Parteien involviert sind, erleichtert ein digitales System die Zusammenarbeit maßgeblich. Mitarbeiter aus der Rechtsabteilung, aus Forschung und Entwicklung sowie externe Beteiligte (z.B. beauftragte Patentanwälte) greifen – je nach Berechtigung – auf den gleichen, aktuellen Datenbestand zu. Doppelte Datenpflege und Unsicherheit im Hinblick auf die Datenaktualität gehören der Vergangenheit an.

Digitale IP-Akte

Sicherheit und Platzersparnis
Papierbasierte IP-Akten benötigen physischen Lagerraum, der in vielen Unternehmen nur begrenzt zur Verfügung steht. Die digitale IP-Akte erfordert hingegen lediglich eine Datenbank. Mithilfe von digitalen Sicherungskopien, die otris ip automatisiert örtlich getrennt speichert, minimieren Sie die Gefahr von Datenverlust und -zerstörung.

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Komponenten für Ihr IP-Management

Optimieren Sie Ihr IP-Management: Die Ablösung papierbasierter Akten durch die digitale IP-Akte gestaltet Ihre Arbeitsabläufe langfristig zweckmäßiger und kostengünstiger. Dank des digitalen Systems haben Sie die Flut an zu pflegenden Daten, Dokumenten, Kategorien und Fristen sicher im Griff. otris ip unterstützt Ihr Unternehmen sowohl bei komplexen Anmeldeprozessen als auch bei der anschließenden Verwaltung eingetragener IP-Rechte, angepasst an Ihre individuellen Anforderungen.

Zugriffsrechte-Steuerung
Die digitale IP-Akte vereinfacht die Zugriffskontrolle: Über Benutzername und Passwort werden Anwender identifiziert. So erhält der jeweilige Nutzer nur Zugriff auf die für ihn freigegebenen Inhalte und Dokumente. Sie definieren bei der Einrichtung des digitalen Systems, welchen spezifischen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt. Der Abteilungsleiter Ihrer IP-Teams erhält z.B. schreibenden und lesenden Zugriff auf alle IP-Rechte, ein Teammitglied lediglich auf die Schutzrechte, die von ihm betreut werden.

Eine App für den mobilen Zugriff
Über Ihr mobiles Endgerät – Smartphone oder Tablet – können Sie in der otris-App sämtliche Vorgänge, Dokumente und Notizen einsehen. Ihnen stehen zusätzlich alle Vorgänge und Dokumente auch offline zur Verfügung. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die notwendige IP-Akte – zum Beispiel beim Meeting in der externen Anwaltskanzlei oder unterwegs im Zug auf Ihrer Geschäftsreise.

Digitales Archiv
Bei Bedarf kann ein digitales Archiv in otris ip integriert werden, um eine zeitlich unbegrenzte Akten-Aufbewahrung Ihrer IP-Rechte sicherzustellen. Die integrierbare Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und deckt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts ab. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

OCR-Integration
Mithilfe der OCR-Integration werden die Dokumente einer IP-Akte beim Hochladen in das digitale System automatisch indexiert, so dass diese bei einer Suchanfrage über eine Volltextrecherche einbezogen werden. So können Sie z.B. Patentierungen und Urkunden nach wichtigen Schlagworten durchsuchen. Formatierung und Layout der Ausgangsdatei werden durch diesen Vorgang nicht beeinflusst.

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
vertrieb@otris.de

Bild Ansprechpartner fĂĽr Vertragsmanagement-Software otris contract