Umfassende, einfach aufzufindende Informationen zu allen Verträgen und Vertragspartnern, Termin- und Kostenkontrolle sowie ein feingliedriges Rechtesystem sind Vorteile im Vertragsmanagement, die Abläufe optimieren sowie Kosten und Zeit sparen.
TDK Europe, die Vertriebsgesellschaft des TDK-Konzerns für das Europa-Geschäft, vertreibt elektronische Bauelemente, Module und Systeme der Produktmarken TDK und EPCOS. Das engmaschige, europaweite Vertriebsnetz aus 18 Vertriebsgesellschaften und Niederlassungen und rund 380 Mitarbeitern ermöglicht der in München ansässigen Vertriebsgesellschaft nah am Kunden zu sein. Die Konzernmutter, die TDK Corporation, ist ein führendes Elektronikunternehmen mit Sitz in Tokio, Japan,
anspruchsvolle Märkte, insbesondere im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik sowie der Konsum-, Automobil- und Elektronik-Industrie konzentriert. Mit weltweit rund 88.000 Mitarbeitern an diversen Entwicklungs- und Fertigungsstandorten sowie Vertriebsniederlassungen in Asien, Europa, Nord- und Südamerika erwirtschaftete der Konzern im Geschäftsjahr 2015 (endend im März) einen Umsatz in Höhe von rund 9,0 Milliarden USD.
Mit detailliertem Anforderungskatalog im Gepäck
Mit dem Ziel, die Vertragsverwaltung softwaregesteuert zu standardisieren, suchte TDK nach einer geeigneten, einheitlichen Lösung. Verträge sollten fortan nach einem vorgegeben Verfahren erfasst, bearbeitet und archiviert werden. Weitere Anforderungen waren: Risiken, die sich aus Vertragsbeziehungen ergeben, zu reduzieren und Transparenz über sämtliche bestehende Verträge herzustellen. Hierzu sollten alle Verträge an einem zentralen Ort abgelegt werden und über komfortable Suchfunktionen jederzeit auffindbar sein. Nach intensiver Marktrecherche entschied sich TDK für die Vertragsmanagement-Lösung der otris software AG. Zum einen deckte die Standardlösung bereits einen Großteil des Anforderungskataloges ab, zum anderen überzeugte otris durch eine beachtliche Expertise, die in vielen vergleichbaren Projekten gesammelt wurde. Weitere bedeutsame Entscheidungsgründe waren die flexible Systemarchitektur sowie die Möglichkeit, individuelle Anpassungen unkompliziert vornehmen zu können. „Mit der Entscheidung otris contract einzuführen, erwarben wir ein Standardprodukt, welches heute genau auf die Bedürfnisse der TDK zugeschnitten ist. Ohne großen Aufwand ließ sich die Software an bestehende Workflows und Konzern-Strukturen anpassen und der historische Vertragsbestand reibungslos komplett migrieren. Durch die größtmögliche Flexibilität, die uns das System bietet, werden individuelle Anpassungen schnell und unkompliziert umgesetzt.“, erklärt Antje Zihn, Projektverantwortliche Contract Management.
otris contract seit Jahren erfolgreich im Einsatz
Das bereits seit einigen Jahren genutzte Vertragsmanagement-System bietet der Vertriebsgesellschaft neben einer automatischen Erinnerungsfunktion, definierten Eskalationsverfahren sowie einem detaillierten Berechtigungskonzept die Möglichkeit, von überall auf die digitalisierten Verträge zugreifen zu können. Entscheidungsrelevante Informationen stehen somit jederzeit und unmittelbar zur Verfügung. „Besonders im Vertrieb ist die Möglichkeit, mobil auf alle Verträge zugreifen zu können, entscheidend. Der Vertrieb kann – unabhängig von Zeit und Ort – die bestehenden Verträge, mit allen zugehörigen Dokumenten, einsehen und sich so optimal auf den Kundenbesuch vorbereiten. Verträge können digital gesucht, ausgewertet und bearbeitet werden.“, ergänzt die Projektverantwortliche Antje Zihn.
Aus Sicht des Elektronikunternehmens waren spezielle Funktionen und Erweiterungen innerhalb der Vertragsmanagement-Software für die Kaufentscheidung von besonderer Bedeutung. Für den Vertrieb zählte hierzu zum Beispiel die Follow-Up-Funktion, die das übliche „Nachfassen“ im Verkaufsprozess organisiert und nachvollziehbar macht. Darüber hinaus spielt die Strukturierung der Vertragspartner-Firmen eine entscheidende Rolle. Durch einheitlich gegliederte Firmenhierarchien der Vertragspartner sind spezielle Vereinbarungen, wie ausgehandelte Rahmenverträge, auf einen Blick ersichtlich. Hierzu wurde die Firmendatenbank in otris contract so konfiguriert, dass den einzelnen Unternehmen Tochterunternehmen zugeordnet werden können. Die Hierarchie wird hierbei über eine übersichtliche Baumstruktur abgebildet. Wichtige Anforderungen anderer Abteilungen wurden in einzelnen Workshops erarbeitet und anschließend in die Software integriert. „Zusätzliche Anforderungen, die sich erst im laufenden Betrieb ergeben, werden mit größter Flexibilität, quasi auf „Zuruf“, umgesetzt.“, lobt Antje Zihn die Arbeitsweise der otris bei individuellen Softwareanpassungen.
Fazit
otris contract stellt die solide Grundlage dar, die bereits viele Anforderungen von TDK erfüllt. Ein Mehrwert gegenüber anderen Systemen entsteht durch die vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten. Die Evaluation der Anforderungen und die anschließende Entwicklung einer Lösung in Abstimmung mit dem Kunden – dieses Vorgehen macht das Gesamtpaket otris contract stark. TDK profitiert von diesen Stärken: Umfassende, einfach aufzufindende Informationen zu allen Verträgen und Vertragspartnern, Termin- und Kostenkontrolle sowie ein feingliedriges Rechtesystem sind Vorteile im Vertragsmanagement, die Abläufe optimieren sowie Kosten und Zeit sparen.
