Überblick auf Knopfdruck: So organisiert man 320 Beteiligungen

DuMont Mediengruppe professionalisiert Beteiligungsmanagement

Kölner Stadt-Anzeiger, Berliner Zeitung, Mitteldeutsche Zeitung, EXPRESS oder Hamburger Morgenpost sind Zeitungstitel mit Tradition und festem Platz in der deutschen Medienlandschaft. Sie gehören zur DuMont Mediengruppe, die sich neben dem Geschäftsfeld Regionalmedien noch auf die beiden Säulen Business Information und Digitalgeschäft stützt. Zudem zählen Anzeigenblätter, der DuMont Buchverlag und lokale Radio- und TV-Sender zur Gruppe. Seit Anfang des Jahres hält DuMont einen 75-Prozent-Anteil am führenden europäischen Social-Media-Marketing-Cloudservice Facelift. Über den Venture-Fonds Capnamic ist der Konzern zudem an jungen, stark wachsenden Unternehmen beteiligt.

referenz logo - otris software vereinfacht Verantwortung

Tradition und Moderne: „Perspektive Wachstum“ meistert Digitalisierung
Die Wurzeln des Kölner Medienunternehmens reichen bis ins 17. Jahrhundert zurück. Der Erfolg über einen so langen Zeitraum resultiert nicht zuletzt aus einer permanenten Anpassung an die sich verändernde Unternehmens-Umwelt. Den aktuellen Herausforderungen der digitalisierten Medienwelt begegnet der Konzern mit dem Ende 2014 beschlossenen strategischen Programm „Perspektive Wachstum“. Das Kerngeschäft bleibt hiervon unberührt: Qualitätsjournalismus in allen Medienkanälen für eine vielfältig interessierte Leser- und Nutzerschaft.

Synergien aus 320 Einzelunternehmen
Die DuMont Mediengruppe zählt zu den großen Medienhäusern in Deutschland. Rund 3.500 Mitarbeiter erwirtschaften im Jahr 592 Millionen Euro Umsatz. In der Holding, die rechtlich als DuMont Mediengruppe GmbH & Co. KG firmiert, sind rund 280 Einzelunternehmen organisiert. Hierzu gehören etwa Radio- und TV-Stationen, Druckereien, Redaktionsgemeinschaften, aber auch Service-Gesellschaften wie die MZ Logistik in Halle. Damit ist die Gruppen-Struktur komplex, was betriebswirtschaftlich begründet, manchmal aber auch historisch gewachsen ist.

Informationen benötigt, „und das in kürzester Zeit“
„Die Komplexität der DuMont-Gruppe und ihrer Beteiligungen war lange kein Thema“, sagt Stephan Jordans, Abteilungsleiter Steuern bei DuMont. „Doch mit dem strategischen Programm ‚Perspektive Wachstum‘ hat sich die Situation von Grund auf geändert.“ Für die Neuausrichtung standen viele organisatorische Änderungen an und die Umsetzung setzte umfangreiche Detailkenntnisse zu den Beteiligungen voraus. „Wir benötigten mehr und tiefergehende Informationen zu den einzelnen Beteiligungen als bisher: Gesellschaftsverträge, Jahresabschlüsse, Handelsregisterauszüge, Umsatzzahlen sowie die Zusammenhänge. Und das in kürzester Zeit“, erinnert sich Jordans.

Komplexität erfordert Beteiligungsmanagement-Software
Alle nötigen Informationen waren vorhanden, aber nicht auf Knopfdruck. Eine Herausforderung besteht darin, dass DuMont an unterschiedlichen Standorten aktiv ist. Zudem verteilen sich die relevanten Dokumente und Daten auf die drei Abteilungen Recht, Finanz- und Rechnungswesen sowie Steuern.

„Wir haben mit otris corporate alle relevanten Informationen zu unseren rechtlichen Einheiten und Gesellschaften zentral, revisionssicher und auf Knopfdruck zur Hand.“

Stephan Jordans
Abteilungsleiter Steuern bei DuMont

Bei den einzelnen Abteilungen liegen zudem meist nur die relevanten Angaben vor – die Rechtsabteilung etwa hat den Gesellschaftsvertrag, die Steuererklärungen der letzten Jahre aber liegen bei der Abteilung Steuern. Sind alle Daten vollständig?Welche Daten sind die aktuellen? „Damit war Vorstand und Stabsabteilungen 2014 klar: Wir brauchen ein Werkzeug, das auf Knopfdruck alle elementaren Informationen zu den DuMont-Beteiligungen liefert. Nur so erhalten wir ein vollständiges Bild der Gruppe und können unsere Strategie umsetzen“, beschreibt Stephan Jordans die Ausgangssituation für das 2016 gestartete Projekt mit dem Ziel: Einführung einer Profi-Lösung für Beteiligungsmanagement, um Daten und Dokumente aus allen Abteilungen und zu allen rechtlichen Einheiten zentral zu verwalten.

Brücke zu drei Inseln gefunden
Eine geeignete technische Lösung musste gefunden werden, mit der „die Informationen aus den drei Abteilungen Recht, Finanz- und Rechnungswesen sowie Steuern gebündelt werden, um die drei Inseln auf einer zentralen Plattform zusammenzuschließen“, ergänzt Antonius Solbach, aus dem Bereich Vorstandsprojekte der DuMont Mediengruppe. Mitte 2015 setzten sich Fachabteilungsleiter und IT-Abteilung zusammen. Gemeinsam ergänzte das Team die zentrale Anforderung und legte zusätzlich fest: Die Lösung soll die Gruppen-Struktur automatisiert als Organigramm darstellen, Mandatsträger verwalten und sich leicht anpassen lassen. Nach intensivem Anbieter-Monitoring entschied sich das Projekt-Team im Einklang mit dem Geschäftsführer der Medien- und Management-Services, Dietmar Wallner, für das Produkt otris corporate. Die Lösung des Dortmunder Softwareunternehmens deckte die formulierten Anforderungen perfekt ab. Weitere Pluspunkte waren die Flexibilität der Beteiligungsmanagement-Suite und das sehr gute Preis-Leistungsverhältnis. Zugleich schätzt man in Köln die Zusammenarbeit mit der otris software AG. Schon seit längerem nutzt DuMont nämlich die Vertragsmanagement-Lösung otris contract und ist sehr zufrieden.

Anpassungsbedarf minimal dank praxisnahem Produktstandard
Nachdem Ziele, Anforderungen und technische Basis geklärt sind, geht es an die Umsetzung. Eine Vielzahl Fragen ist zu klären. Dazu richtet DuMont zusammen mit einem Team von otris zunächst einen wöchentlichen, später dann monatlichen Workshop ein. Hier treffen fachliche Anforderungen und technische Umsetzung aufeinander. Grundsätzlich hat DuMont bei der Lösungsauswahl sehr bewusst auf umfangreiche Standardfunktionen geachtet. Bis auf Kleinigkeiten deckt otris corporate auch alle Anforderungen ab, lediglich drei Erweiterungen ergänzt das Team ohne großen Aufwand: eine spezielle Konfiguration des Excel-Exports, einen wöchentlichen Änderungsbericht und erweiterte Finanzkennzahlen. Die Export-Option der Beteiligungsdaten und -informationen via Excel ist eine wichtige Funktion für DuMont, weil sie das Datenqualitäts-Management enorm erleichtert und die Nutzerflexibilität erhöht. In Excel lassen sich die Stammdaten jeder Beteiligung bequem auf Vollständigkeit prüfen und anschließend für weitere Auswertungen nutzen. Die zweite Anpassung sieht einen Änderungsbericht vor, der ausgewählte Adressaten wöchentlich mit Neuigkeiten zu den Beteiligungen versorgt. So sind alle Entscheider informiert, aber nicht mit Details überflutet. Schließlich erweitert das Implementierungsteam noch die Stammdatenverwaltung so, dass auch Finanzkennzahlen erfasst sind. Der Vorteil: Ohne zusätzliche Recherchen haben otris corporate-Nutzer die Beteiligungen auch in ihrer finanziellen Dimension im Blick.

Feinschliff in den Workshops
Parallel klären die Workshops weitere fachliche und organisatorische Fragen — z.B. Inhalte und Formate der sogenannten Import-Mappen, die das Team mit Daten und Dokumenten befüllt. Anschließend erfolgt das Einlesen automatisiert per Massenimport. Was den Umfang des Imports angeht, entschied das Projektteam pragmatisch: „Ab einem Stichtag in 2014 sind unsere Daten und Dokumenten-Faksimile vollständig. Für die Zeit davor haben wir Daten und Dokumente nur dann importiert, wenn sie noch unmittelbar relevant für die Gegenwart sind. Ein Handelsregister-Auszug von 1975 gehört in der Regel nicht dazu“, erklärt Stephan Jordans das Vorgehen. Nach dem Initial-Import wurde otris corporate produktiv geschaltet. Für die weitere Pflege und Aufbewahrung der Stammdaten war damit die Beteiligungsmanagement-Lösung zum zentralen Punkt geworden. Ob Gesellschaftsverträge, Darlehens- und Kreditverträge, Jahresabschlüsse – alle Dokumente zu den Beteiligungen der Gruppen finden sich seitdem revisionssicher in otris corporate abgelegt. Da vor allem die drei Abteilungen Recht, Finanz- und Rechnungswesen und Steuern mit Änderungen bei den Beteiligungen umgehen, betreuen alle drei Abteilungen die Informationsplattform. Änderungen werden dort eingepflegt, wo sie entstehen oder bekannt werden. Dazu hat jede Abteilung mindestens einen verantwortlichen und eigens geschulten Mitarbeiter. Darüber hinaus sind bis zum Live-Gang Mitte 2016 mehr als 40 Mitarbeiter für die Arbeit mit otris corporate geschult worden. Darunter auch das Vorstandssekretariat, um allfällige Fragen der Unternehmensleitung direkt zu beantworten.

Zentrales Nachschlagewerk
„Dank unseres neuen zentralen Nachschlagewerks müssen die Kollegen nicht einmal mehr in die Fachabteilungen, sondern haben die benötigte Information sofort zur Hand. Sicher sparen wir mit otris corporate Zeit und gewinnen Transparenz“, fasst Antonius Solbach das Projekt zusammen. Das Berechtigungskonzept hat DuMont so offen wie möglich gestaltet, um breiten Zugang zu bieten. So nutzen rund 40 Nutzer das Werkzeug regelmäßig. Die Kernanwendergruppen liegen in den Bereichen Finanzen, Recht, Steuern, und Controlling. Darüber hinaus erhalten auch Wirtschaftsprüfer temporär Zugang. „Während sich unsere Wirtschaftsprüfer früher Informationen zu Beteiligungen aufwändig zusammensuchen mussten, geht das heute ganz einfach per Suchanfrage in unserer Beteiligungsmanagement-Software“, freut sich Stephan Jordans. Auch lassen sich die Beteiligungen in einem Organigramm automatisch visualisieren, bei 280 Beteiligungen bietet die graphische Darstellung große Vorteile. Allerdings sieht Jordans hier noch Verbesserungsbedarf, denn die Gesamtdarstellung ähnle derzeit doch eher einem Flugzeugträger.

„Alle wichtigen Informationen in einem System verwalten“
Nichtsdestotrotz ist man zufrieden bei DuMont. Stephan Jordans zieht rückblickend Bilanz: „Wir haben mit otris corporate alle relevanten Informationen zu unseren rechtlichen Einheiten und Gesellschaften zentral, revisionssicher und auf Knopfdruck zur Hand – vom Gesellschaftsvertrag über den Handelsregisterauszug bis hin zu den Jahresabschlüssen. Dieser Informations- und Transparenzgewinn ist ein Quantensprung im Vergleich zu früher. Uns ist es bei DuMont gelungen, alle wichtigen Informationen in einem System zu verwalten. Zudem sparen wir viel Zeit, was unsere Arbeit erleichtert, Entscheidungsprozesse beschleunigt und die DuMont Mediengruppe fit für die Zukunft und die Perspektive Wachstum macht.“

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