Fachlösung | compliance SUITE LkSG-Sorgfaltspflichten
erfüllen. Mit System.

Auf der sicheren Seite: Lieferkettengesetz (LkSG) mit otris software umsetzen

Zum 01.01.2023 ist das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in Kraft getreten. Die neuen Regelungen betreffen Unternehmen ab 3.000 Mitarbeitern (2024 ab 1.000 Mitarbeiter) und indirekt die Unternehmen, die als Zulieferer überprüft werden. Das Gesetz überträgt den betroffenen Unternehmen umfassende Sorgfaltspflichten in Bezug auf Menschenrechte und Umweltschutz. Diese Pflichten beziehen sich sowohl auf den eigenen Geschäftsbereich als auch auf unmittelbare und sogar mittelbare Zulieferer – daher der Name Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Sorgfaltspflichtenmanagement

Ihr Produktnutzen

  • Zentrale Dokumentation
  • LkSG-Prozessabbildung
  • Auto-Priorisierung
  • Individuelle Workflows

Ein wesentlicher Bestandteil zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten ist die Einrichtung eines Risikomanagements. Das System muss geeignet sein, Risiken von Menschenrechtsverletzungen und Umweltschädigungen zu identifizieren. Darüber hinaus verlangt das Gesetz, dass mithilfe von Präventions- und Abhilfemaßnahmen die identifizierten Risiken vermieden bzw. minimiert werden. Weitere Eckpunkte, die von betroffenen Unternehmen verlangt werden, sind die Einrichtung einer Beschwerdestelle und eine regelmäßige Berichterstattung. Das Gesetz sieht Bußgelder gegen Unternehmen vor, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen (bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes).

Mit der Fachlösung otris diligence steuern Unternehmen die Prozesse, die notwendig sind, ihren Sorgfaltspflichten nachzukommen. Als Grundlage bildet die Lösung die vollständige Beschaffungsstruktur und Lieferketten eines Unternehmens ab.

Webformulare und automatisierte Dokumentation helfen bei der Organisation sowie bei der Strukturierung der Lieferanten-Selbstauskünfte. Über ein Filtersystem unterstützt die Lösung bei der schrittweisen Priorisierung der Daten. Mit etablierten Tools steuert das Unternehmen Risikoanalysen sowie daraus abgeleitete Maßnahmen und Überprüfungen. Die vom Gesetzgeber geforderten Berichte generiert die Lösung automatisiert und in den vorgeschriebenen Formaten.

Das System unterstützt mit seinen einzelnen Elementen nicht nur beim Management der Sorgfaltspflichten, die das LkSG vorschreibt. Mit dem otris Sorgfaltspflichtenmanagement sind Sie schon jetzt gerüstet für die EU-Richtlinie zur Corporate Sustainability Due Diligence, die in absehbarer Zeit verbindlich wird. Die Anforderungen dieser Richtlinie gehen noch deutlich über das LkSG hinaus und umfassen neben menschenrechtlichen Sorgfaltspflichten auch umfangreiche Umwelt- und Klimaschutzvorgaben entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Zudem erweitert sich der Adressatenkreis durch das EU-Lieferkettengesetz und gilt zum Teil bereits für Unternehmen ab 500 Beschäftigten.

LkSG-Sorgfaltspflichten managen mit otris software

otris diligence - LkSG-Software von otris

Unsere LkSG-Software im Überblick

Die otris-Lösung für das Management Ihrer Sorgfaltspflichten bildet den Gesamtprozess ab. Die Standard-Funktionen des Systems sind offen für Erweiterungen und Individualisierung.

otris compliance SUITE - Icon Struktur

Beschaffungsstruktur | Lieferkette strukturieren
Web-Formulare unterstützen bei der Organisation von Lieferantenselbstauskünften. Die Daten der beantworteten Online-Fragebögen übernimmt das System in die Beschaffungsstruktur. Visualisierungen der Zusammenhänge zwischen Lieferanten, Vorlieferanten, Produkten und Vorprodukten geben schnelle Orientierung.

otris compliance SUITE - Dokumentation

Risikomanagement | Erkennen, bewerten, priorisieren
Anhand der erhobenen Lieferantendaten betrachten Sie in der Risikoanalyse abstrakte Risiken (z.B. branchen- oder länderspezifische Risiken) sowie konkrete Risiken (z.B. Art/Umfang der Geschäftsbeziehung, Eintrittswahrscheinlichkeit, Verletzungsschwere, Einflussmöglichkeiten). Externe Datenbanken unterstützen bei der Analyse (z.B. Sanktionslistenprüfung). Die ermittelten Daten sind Grundlage für eine Priorisierung, um angemessen auf Risiken reagieren zu können.

otris compliance SUITE - Maßnahmen-Management

Maßnahmenmanagement | Beheben / kontrollieren
Die Risikoanalyse ist Basis für Präventions- und Abhilfemaßnahmen. Die Lösung unterstützt bei Organisation und Kontrolle der Maßnahmen. Workflows steuern die turnusmäßige Überprüfung und Aktualisierung von Ergebnissen, Auskünften und Berichten.

otris compliance SuITE - Icon Prozesse

Beschwerdestelle | Hinweisen nachgehen
Als Beschwerdestelle integriert die Lösung das etablierte Hinweisgebersystem der otris software AG. Das System ist angepasst an die Anforderungen des LkSG, beinhaltet jedoch sämtliche Sicherheitsstandards, die das HinSchG-konforme otris-Hinweisgebersystem enthält.

otris compliance SUITE - Reporting

Grundsatzerklärung | Betroffene informieren
Das LkSG verlangt eine Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie des Unternehmens und die angemessene Information über die Erwartungen an Zulieferer und Beschäftigte. Mit vielfältigen Dokumentenlenkungsfunktionen vereinfacht die Lösung nicht nur die Verteilung der Information, sondern protokolliert auch Zustellung und Empfang.

otris compliance SUITE - Bibliothek

Berichte | Nachweispflichten nachkommen
Die Lösung generiert standardisierte Berichte aus den Lieferantendaten, der Risikobewertung, den Maßnahmen sowie den Wirksamkeitsnachweisen. Grundlage für das Berichtsformat ist der BAFA-Fragenkatalog. Die von der Lösung erstellten Dokumente können um Schlussfolgerungen und sonstige Informationen angereichert werden.

„otris ist ein Digitalisierungspartner, mit dem wir den Herausforderungen eines internationalen Compliance-Managements meisterhaft begegnen.“

Markus Hartmann
Compliance Manager und Projektleiter innerhalb der Business Unit Legal & Compliance bei der Mast-Jägermeister SE

Merkmale, die unsere Lösung zum LkSG auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Alle otris-Lösungen haben eine Gemeinsamkeit: Im Mittelpunkt stehen die leichte Bedienbarkeit und eine durchdachte Softwareoberfläche. Gute Usability ist Voraussetzung dafür, dass neue Anwender die Software schnell produktiv einsetzen können.

Schnittstellen. Externe Daten nutzen.

Die Lieferantendaten gleicht das System im Standard mit ausgewählten externen Datenbanken ab (z.B. Sanktionslisten-Abgleich). Weitere Datenbanken, die für Überprüfungen herangezogen werden sollen, sind über Schnittstellen leicht zu integrieren.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Sowohl der Funktionsumfang als auch die Anzahl der Nutzer können je nach Anforderung unkompliziert erweitert werden. Ebenfalls möglich: die Integration ergänzender otris-Lösungen aus compliancerelevanten Bereichen (z.B. Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Richtlinienmanagement).

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

Die Lösung kann sowohl On-Premises als auch in der otris Cloud betrieben werden. Bei der On-Premises-Variante wird die Lösung auf einem Server Ihres eigenen Rechenzentrums betrieben. Bei der Cloud-Variante greifen Sie auf einen Server der otris Cloud zu.

Events

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Webcast | Hinweisgebersystem

Hinweisgebersystem | Webcast Compliance Management otris compliance

Termine: 09.02. | 21.02. | 09.03
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Webcast | Richtlinienmanagement

Richtlinienmanagement | Webcast Compliance Management otris compliance

Termine: 02.03.
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Webcast | Risikomanagement - LkSG

Risikomanagement | Webcast Compliance Management otris compliance

Termine: 07.02. | 28.02.
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Wie funktioniert unsere LkSG-Software in der Praxis?

Ob Sorgfaltspflichten gelebt und eingehalten werden, ist auch eine Frage der unternehmensinternen Organisation. Angefangen bei der Strukturierung aller Beschaffungs- und Unternehmens-Informationen, über eine standardisierte Risikoanalyse mit Bewertungsverfahren bis hin zu Maßnahmen, Prüfroutinen und Berichterstattung. Die LkSG-Lösung der otris unterstützt Sie über den Gesamtprozess:

Grundsatzerklärung
Das LkSG verlangt von den betroffenen Unternehmen ein klares Bekenntnis gegen Menschenrechtsverletzungen und Umweltschädigung. Das LkSG-Modul beinhaltet ein schlankes Redaktionssystem mit dem Sie die Grundsatzerklärung im Team erstellen. Freigabe- und Aktualisierungsworkflows stellen sicher, dass alle Beteiligten einbezogen werden und das Dokument laufend an die äußeren Gegebenheiten angepasst wird. Über Verteilworkflows gelangt die Grundsatzerklärung zu allen Stakeholdern. Die erfolgreiche Zustellung dokumentiert das System automatisiert.

Bestandsaufnahme und Priorisierung
Vor Analyse und Bewertung steht eine gründliche Bestandsaufnahme. Das gilt sowohl für relevante Daten zu Lieferanten, Vorlieferanten und den verbundenen Leistungen und Produkttypen als auch bezogen auf das eigene Unternehmen. Dabei unterstützt das System mit einer Reihe von Funktionen zur Selbstauskunft: Webbasierte Fragebögen vereinfachen die Organisation von Selbstauskünften auch bei einer großen Anzahl an Lieferanten, Beteiligungen und Tochterunternehmen. Die Fragebögen werden gebündelt aus dem System verschickt. Die Antworten ordnet und kategorisiert das System automatisch nach vorab definierten Kriterien. Eine solche Vorkategorisierung ermöglicht eine übersichtliche Priorisierung des Gesamtbestandes an Lieferanten: Welche Lieferanten erfüllen bestimmte Kriterien, die auf ein hohes Risikopotenzial hindeuten (z.B. Umsatzvolumen der Geschäftsbeziehung, Bedeutung der gelieferten Leistungen für die eigenen Produkte, aber auch generelle Kriterien wie Region oder Branche)? Und wie groß sind die Einflussmöglichkeiten des Unternehmens auf den Lieferanten? Die Filter unterstützen bei einer schrittweisen Verfeinerung, um die Risiken / Lieferbeziehungen / Geschäftspraktiken zu identifizieren, die mit hoher Priorität angegangen werden müssen. Eine gut strukturierte Priorisierung unterstützt Sie dabei, das Wichtigste zuerst zu tun.

Lieferketten abbilden
Die Daten aus der Bestandsaufnahme strukturiert das System zu übersichtlichen Informationen. Visualisierungen verdeutlichen, in welchem Verhältnis das Unternehmen zu den jeweiligen Zulieferern steht und unter welche Produkttypen sowie Beschaffungskategorien die Lieferungen fallen.

Über Unternehmen, Betriebsstätten, Produkttypen oder Lieferanten navigieren Sie zu allen verknüpften Informationen. Übersichtlich dargestellt finden Sie neben Stammdaten auch sämtliche Dokumente und Bewertungen, die mit dem Lieferanten in Verbindung stehen.

Risiken bewerten
Nachdem die Daten im System strukturiert vorliegen, können sie bewertet werden. Mit Indizes und Warenflüssen gewichten und bewerten Sie die erhobenen Daten. Dabei unterstützt Sie eine leicht bedienbares, fragenbasiertes Risk-Assessment. Zusätzlich prüft das System über Schnittstellen zu öffentlich zugänglichen Datenbanken, ob Lieferanten auf Sanktionslisten stehen. Die Gesamtbewertung visualisiert das System mittels Diagramm und Ampelsymbol, sodass Handlungsbedarf schnell ersichtlich sind.

Beschwerden aufnehmen | Beschwerdeverfahren
Die otris LkSG-Lösung enthält eine digitale Beschwerdestelle, die Hinweisgeber zur anonymen Abgabe von Beschwerden nutzen können. Eingehende Hinweise ordnen Sie dem jeweiligen Lieferanten zu, um sie in Risikobewertung und Maßnahmenmanagement einzubeziehen.

Maßnahmen organisieren
Die Risikoanalyse und das Beschwerdemanagement geben Aufschluss darüber, an welchen Stellen Maßnahmen Abhilfe schaffen müssen. Darüber hinaus schreibt das LkSG Maßnahmen zur Prävention vor. otris diligence enthält ein vollständiges Maßnahmenmanagement, das Sie bei Definition, Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen unterstützt.

Report erstellen
In Deutschland ist das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) für die Einhaltung und Prüfung der LkSG-Regeln zuständig. Die aktuelle Leitlinie liegt in Form eines Fragenkatalogs vor, der darüber Aufschluss gibt, welche Schritte und Maßnahmen von Unternehmen erwartet werden. Mit der LkSG-Lösung der otris ist eine automatisierte Beantwortung der BAFA-Fragen mit den Daten aus Risiko-, Beschwerde- und Maßnahmenmanagement möglich. Per Knopfdruck erstellt das System einen standardisierten Bericht zur Veröffentlichung.

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

Ihr Ansprechpartner

Ulrich Palmer
+49 231 95806950
compliance@otris.de

Sorgfaltspflichtenmanagement