Fachlösung | compliance SUITE

LkSG-Software
von otris

  • Abstrakte Risikoanalyse
  • Übersichtliche Lieferantenakte
  • Automatisierte Auswertungen
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Das leistet eine LkSG-Software

Sie möchten die Risiken in Ihrer Lieferkette systematisch identifizieren, präventive Maßnahmen  umsetzen und jederzeit einen Überblick über alle zugehörigen Aktivitäten haben? Unsere LkSG-Software leistet genau das und sorgt für Transparenz und Sicherheit entlang der gesamten Lieferkette.

icon-check-compliance-suite-70x70pxRisiken in der Lieferkette werden systematisch identifiziert und bewertet, um präventive Maßnahmen zu ermöglichen.

icon-check-compliance-suite-70x70pxImplementierte Maßnahmen werden durch otris diligence kontinuierlich überwacht und transparent dokumentiert.

icon-check-compliance-suite-70x70pxAutomatisierte erstellte Berichte bieten einen aktuellen Überblick über alle Aktivitäten, Risiken und Maßnahmen.

Unser LkSG-Tool im Überblick

Unsere Software für das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ist modular aufgebaut. Das heißt, Sie wählen eine Basisversion (Edition) und erweitern den Funktionsumfang mit zusätzlichen Modulen. So können Sie sich aus unterschiedlichen Software-Editionen und modularen Erweiterungen eine Lösung zusammenstellen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Auf Wunsch integrieren wir auch Ihre spezifischen Unternehmensprozesse in die Anwendung. Das Ziel: Eine maßgeschneiderte Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht und jederzeit angepasst werden kann.

otris compliance SUITE - Icon Struktur

Beschaffungsstruktur 
Unsere LkSG-Software visualisiert die Beziehungen zwischen Lieferanten, Vorlieferanten und Produkten. Über Webformulare können Lieferanten-Selbstauskünfte einfach eingeholt und zur Unterstützung der Risikoanalyse in das System integriert werden.

otris compliance SUITE - Dokumentation

Abstrakte Risikoanalyse 
Auf Basis der Lieferantendaten führt die Software eine abstrakte Risikoanalyse durch. Mit Hilfe eines LkSG-Index und weiterer Branchenindizes wird das Risiko für jeden Lieferanten bewertet und priorisiert. Externe Datenbanken und Selbstauskünfte ergänzen die Risikoanalyse.

otris compliance SUITE - Maßnahmen-Management

Risiko- und Maßnahmenmanagement
Nach der abstrakten Risikoanalyse bewertet die Software konkrete Menschenrechts- und Umweltrisiken und hinterlegt Präventions- und Abhilfemaßnahmen. Workflows unterstützen die Organisation und Kontrolle dieser Maßnahmen sowie deren regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung.

otris compliance SuITE - Icon Prozesse

Beschwerdestelle 
Die Lösung integriert eine LkSG-Beschwerdeverfahren-Software. Der Funktionsbaustein für das Beschwerdeverfahren basiert auf dem Hinweisgebersystem der otris software AG und erfüllt die Anforderungen des LkSG. Eingehende Beschwerden werden Lieferanten und Risiken zugeordnet und fließen in die Risikoanalyse ein.

otris compliance SUITE - Bibliothek

Berichte 
Unsere LkSG-Software erstellt standardisierte Auswertungen und Berichte aus Lieferantendaten, Reklamationen, Risikoanalysen und Maßnahmen, um die Nachweispflichten gemäß LkSG zu erfüllen und einen umfassenden Überblick über die Compliance-Aktivitäten zu geben.

„Wir sind mit der Betreuung durch die otris software AG äußerst zufrieden. Unsere Ansprechpartner sind jederzeit erreichbar und Änderungswünsche werden kompetent und schnell umgesetzt.“

Dr. Monika Glogger
Rechtsanwältin (Syndikusrechtsanwältin) und Compliance Officer GROB-Werke GmbH & Co. KG

Die abstrakte Risikoanalyse in otris diligence

Im Mittelpunkt des Systems steht die abstrakte Risikoanalyse. Auf Basis unterschiedlicher Kriterien werden alle Lieferanten im Hinblick auf mögliche Risiken bewertet. Das Analyseverfahren im Überblick:

Risiko-Einstufung. Länder-/Branchenindizes zur Bewertung abstrakter Risiken.

Die Einstufung erfolgt anhand von Länder- oder Branchenindizes bzw. einem kombinierten Länder-/Branchenindex. Dieser ermöglicht eine Bewertung der Lieferanten im Hinblick auf die im LkSG genannten abstrakten Risiken. Lieferanten erhalten somit eine klare Einschätzung, ob aufgrund ihres Standortes und ihrer Branche potenziell mit einem LkSG-relevanten Risiko zu rechnen ist.

Lieferantenbewertung. Self-Assessments und externe Datenquellen.

Weitere Kriterien für die abstrakte Risikoanalyse sind die Antworten aus den Lieferantenfragebögen (Self-Assessments) und Informationen aus dem Beschwerdemanagement. Darüber hinaus verfügt die Anwendung über eine Schnittstelle zur Amfori-Lieferantendatenbank, so dass die Bewertungen der dort gelisteten Unternehmen abgefragt und den jeweiligen Lieferanten zugeordnet werden können. Weitere externe Quellen können kundenspezifisch eingebunden werden.

Risikoeinstufung. Fünfstufiges Lieferantenranking.

Das Ergebnis der abstrakten Risikoanalyse ist eine fünfstufige Klassifizierung der Lieferanten von A (grün) bis E (rot). Anhand weiterer Kriterien wie Umsatz oder ABC-Klassifizierung kann die Liste der zu betrachtenden Geschäftspartner weiter eingeschränkt werden. Dies reduziert die Anzahl der potenziell problematischen Lieferanten und ermöglicht eine Konzentration auf die wirklich wichtigen Lieferanten mit dem höchsten Risikopotenzial.

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Webcast | LkSG

Webcast | Praxisorientierter LkSG-Prozess mit otris software

Termine: 13.06. | 25.06. | 11.07.
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Webcast | Risikomanagement

Webcast | Risikomanagement – Risiken erkennen und managen mit otris software

Termine: 25.06. | 23.07.
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Webcast | Hinweisgebersystem

Webcast | Hinweisgebersystem – Hinweise melden, Vorfälle managen mit otris software

Termine: 11.06. | 27.06. | 09.07.
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Warum Sie auf die LkSG-Software von otris setzen sollten

Eine LkSG-Software (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz-Software) umfasst mehr als nur die Verwaltung von Lieferantendaten. Effektives Lieferkettenmanagement generiert Mehrwert durch die Standardisierung bei der Analyse, Bewertung und Dokumentation von Risiken in der Lieferkette. Mitarbeitende finden dadurch umgehend die Informationen, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen: z. B. Risikoeinstufungen, Maßnahmen zur Risikominimierung oder Zusammenhänge zwischen verschiedenen Lieferanten und Produkten.

Als LkSG-Software-Anbieter mit über 25 Jahren Erfahrung in compliancerelevanten Themen haben wir eine LkSG-Lösung entwickelt, die sich durch folgende Merkmale auszeichnet:

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Alle otris-Lösungen haben eine Gemeinsamkeit: Im Mittelpunkt stehen die leichte Bedienbarkeit und eine durchdachte Softwareoberfläche. Gute Usability ist Voraussetzung dafür, dass neue Anwender die Software schnell produktiv einsetzen können.

Schnittstellen. Externe Daten nutzen.

Die Lieferantendaten gleicht das System im Standard mit ausgewählten externen Datenbanken ab (z.B. Sanktionslisten-Abgleich). Weitere Datenbanken, die für Überprüfungen herangezogen werden sollen, sind über Schnittstellen leicht zu integrieren.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Sowohl der Funktionsumfang als auch die Anzahl der Nutzer können je nach Anforderung unkompliziert erweitert werden. Ebenfalls möglich: die Integration ergänzender otris-Lösungen aus compliancerelevanten Bereichen (z.B. Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Richtlinienmanagement).

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

Die LkSG-Lösung kann sowohl On-Premises als auch in der otris Cloud betrieben werden. Bei der On-Premises-Variante wird die Lösung auf einem Server Ihres eigenen Rechenzentrums betrieben. Bei der Cloud-Variante greifen Sie auf einen Server der otris Cloud zu.

Compliance Management Software für spezielle Anforderungen

Wie vielfältig die Anforderungen an ein digitales Compliance-Management-System sind, zeigt das Feedback unserer Kunden und Interessenten. Um individuelle Anforderungen optimal abzudecken, kombinieren otris-Kunden die Fachlösungen der otris compliance SUITE untereinander und bei Bedarf mit den Lösungen der otris legal SUITE und der otris privacy SUITE.

Zur Produktwelt

Risikomanagement

box-complianceSUITE-risk

Risiken proaktiv managen und
unternehmensweit kontrollieren.

Zur Produktwelt

Richtlinienmanagement

box-complianceSUITE-policy

Richtlinien digital verwalten und
rechtssicher einhalten.

Zur Produktwelt

Hinweisgebersystem

box-complianceSUITE-whistleblower

Anonyme Meldungen sicher
erfassen und bearbeiten.

Wie funktioniert unsere LkSG-Software in der Praxis?

Ob Sorgfaltspflichten gelebt und eingehalten werden, ist auch eine Frage der unternehmensinternen Organisation. Angefangen bei der Strukturierung aller Beschaffungs- und Unternehmens-Informationen, über eine standardisierte Risikoanalyse mit Bewertungsverfahren bis hin zu Maßnahmen, Prüfroutinen und Berichterstattung. Die Lieferkettensorgfaltspflichten-Software der otris unterstützt Sie über den Gesamtprozess:

Bestandsaufnahme & Lieferkettenabbildung. Datenanalyse und Visualisierung.

Vor der Analyse und Bewertung steht eine gründliche Bestandsaufnahme. Das gilt sowohl für relevante Daten zu Lieferanten, Vorlieferanten, Lieferbeziehungen und Produkttypen als auch bezogen auf das eigene Unternehmen.
Die Daten aus der Bestandsaufnahme strukturiert das System zu übersichtlichen Informationen. Visualisierungen verdeutlichen, in welchem Verhältnis das Unternehmen zu den jeweiligen Zulieferern steht und unter welche Produkttypen die Lieferungen fallen. Über Unternehmen, Betriebsstätten, Produkttypen oder Lieferanten navigieren Sie zu allen verknüpften Informationen.

Priorisierung und Risikobewertung. LkSG-Index und Filtermechanismen.

Um die Informationen zu priorisieren, bedient sich die Anwendung mehrerer Filter.
Einer dieser Filter ist der LkSG-Index. In Abhängigkeit der im Gesetz genannten abstrakten Risiken wird aufgezeigt, wie risikobehaftet eine bestimmte Branche in einem Land ist. Die Daten basieren auf der NACE-Einstufung für Branchen und dem Ländercode nach ISO 3166. Der Index wurde von einer renommierten Rechtsanwaltskanzlei entwickelt und wird regelmäßig aktualisiert. Mithilfe des LkSG-Index und weiterer Kennzahlen, Lieferanten-Selbstauskünften und Daten aus externen Datenbanken wird das Risikopotenzial der einzelnen Lieferanten ermittelt.
Eine solche Vorkategorisierung ermöglicht eine übersichtliche Priorisierung des Gesamtbestandes an Lieferanten: Welche Lieferanten erfüllen bestimmte Kriterien, die auf ein hohes Risikopotenzial hindeuten (z.B. Umsatzvolumen der Geschäftsbeziehung, Bedeutung der gelieferten Leistungen für die eigenen Produkte, aber auch generelle Kriterien wie Region oder Branche)? Und wie groß sind die Einflussmöglichkeiten des Unternehmens auf den Lieferanten? Die Filter unterstützen bei einer schrittweisen Verfeinerung, um die Risiken / Lieferbeziehungen / Geschäftspraktiken zu identifizieren, die mit hoher Priorität angegangen werden müssen. Eine gut strukturierte Priorisierung unterstützt Sie dabei, das Wichtigste zuerst zu tun und die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflichten nachweislich zu dokumentieren.

Risikobewertung. Analyse, Einstufung und Visualisierung.

Nachdem die wesentlichen Risiken im System strukturiert vorliegen, können sie bewertet werden. Dabei folgt die Anwendung der Handreichung zur Risikoanalyse der Agentur für Wirtschaft & Entwicklung. Nach einer Einstufung der konkreten Risiken hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit, Ausmaß, Umfang und Unumkehrbarkeit visualisiert die LkSG-Risikoanalyse-Software die Gesamtbewertung der Schwere mittels eines Diagramms und über ein Ampelsymbol, sodass Handlungsbedarf schnell ersichtlich ist.

Digitale Beschwerdestelle. Anonyme Hinweise und Risikobewertung.

Das otris LkSG-Tool enthält eine digitale Beschwerdestelle, die Hinweisgeber zur anonymen Abgabe von Beschwerden nutzen können. Eingehende Hinweise ordnen Sie dem jeweiligen Lieferanten zu, um sie in die abstrakte Risikoanalyse, die konkrete Risikobetrachtung und das Maßnahmenmanagement einzubeziehen.

Maßnahmenmanagement. Abhilfe und Prävention.

Die Risikoanalyse und das Beschwerdemanagement geben Aufschluss darüber, an welchen Stellen Maßnahmen Abhilfe schaffen müssen. Darüber hinaus schreibt das LkSG Maßnahmen zur Prävention vor. otris diligence enthält ein vollständiges Maßnahmenmanagement, das Sie bei Definition, Umsetzung und Kontrolle von Maßnahmen unterstützt. Standardmaßnahmen zur Abhilfe oder Prävention, die auch bereits von der BAFA vorgeschlagen werden, können in der Anwendung hinterlegt und bei Bedarf in die Risikosteuerung einbezogen werden.

Lieferantenakte. Stammdaten, Dokumente und Bewertungen.

Übersichtlich dargestellt finden Sie in der Lieferantenakte neben den Stammdaten auch sämtliche Dokumente und Bewertungen, die mit dem Lieferanten in Verbindung stehen.

Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Risiken und Maßnahmen bei dem jeweiligen Lieferanten anhängig sind, welches Rating dieser hat, wie die Lieferstruktur aussieht und welche Produkttypen betroffen sind.

In der Lieferantenakte können Sie auch eingeforderte Dokumente und Zertifikate ablegen. Über eine automatisierte Gültigkeitskontrolle kann der Lieferant frühzeitig aufgefordert werden, vor Ablauf des alten Dokuments ein neues, gültiges Zertifikat einzureichen.

BAFA-Konformität. Fragenkatalog und Berichtserstellung.

In Deutschland ist das BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) für die Einhaltung und Prüfung der LkSG-Regeln zuständig. Die aktuelle Leitlinie liegt in Form eines Fragenkatalogs vor, der darüber Aufschluss gibt, welche Schritte und Maßnahmen von Unternehmen erwartet werden. Mit dem LkSG-Tool der otris wird eine Vorlage für den BAFA-Fragebogen mit den Daten aus Risiko-, Beschwerde- und Maßnahmenmanagement erstellt. Die Vorlage kann um weitere Schlussfolgerungen und sonstige Informationen ergänzt werden und dient zur internen Beschlussfassung innerhalb des Unternehmens.

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otris diligence steigert Sicherheit und Effizienz in Ihrer Lieferkette.

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Möchten Sie ein benutzerfreundliches LkSG-Tool kennen lernen, die Ihre Lieferkette transparenter macht? Wir laden Sie herzlich zu einer geführten Demo mit einem unserer Experten ein. Mit otris diligence optimieren Sie Ihr Sorgfaltspflichten-Management und behalten die Kontrolle über Risiken, Maßnahmen und Compliance. Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie Ihren persönlichen Demo-Termin!

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Die otris software AG wird alle hier bereitgestellten Informationen ausschließlich in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung verwenden.

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Ihr Ansprechpartner

Ulrich Palmer
+49 231 95806950
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FAQs: Häufig gestellte Fragen zur LkSG-Software

Was ist eine LkSG-Software und wie unterstützt sie mein Unternehmen?

Eine LkSG-Software unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung der Anforderungen des Lieferketten-Sorgfaltspflichtgesetzes, indem Risiken in der Lieferkette systematisch identifiziert, analysiert und Maßnahmen zur Risikominimierung umgesetzt werden.

Was versteht man unter LkSG?

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen verpflichtet, menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten zu erfüllen.

Was sind typische Funktionen einer LkSG-Software?

Typische Funktionen sind Risikoanalyse, Maßnahmenmanagement, Dokumentation von Lieferantendaten, Berichtswesen, Integration von Sanktionslistenprüfungen und Beschwerdemanagement.

Wie sicher sind die Daten in einer LkSG-Software?

Das ist abhängig vom Anbieter der Software. Die LkSG-Software der otris erfüllt höchste Sicherheitsstandards und sorgt dafür, dass alle Daten revisionssicher und konform mit gesetzlichen Anforderungen archiviert werden.