Evonik nutzt
Datenschutz-Software
otris privacy

Konzerndatenschutz mit Sicherheit

Die Evonik Industries AG ist einem breiten Publikum als Trikotsponsor des Fußballerstligisten Borussia Dortmund bekannt. Und es gibt noch eine weitere Verbindung in die Heimat des BVBs: Evonik nutzt für das Datenschutzmanagement eine Lösung des Dortmunder Unternehmens otris software. Ausschlaggebend für den Wechsel von einem selbstentwickelten System hin zur Speziallösung waren DSGVO-Anforderungen. Seit Anfang 2018 nutzt Evonik das zentrale System otris privacy, um das Datenschutzmanagement im Konzernverbund zu organisieren.

logo referenz vibracoustic otris privacy

Datenschutz in einem internationalen Konzern ist eine Herausforderung. Tochterunternehmen, die global verteilt agieren, unterliegen unterschiedlichen Datenschutzgesetzen. Viele Applikationen, Prozesse und Dienstleister werden unternehmensweit genutzt und erzeugen somit länderübergreifende Datenflüsse. Ohne eine prozessbasierte Datenschutz-Organisation, die nach einheitlichen Prinzipien funktioniert, fehlen Übersicht und effiziente Steuerungsmöglichkeiten.

Datenschutz als Teil des Compliance Management Systems
Bei Evonik ist Datenschutz ein zentrales Compliance-Thema mit hohem Stellenwert. Lange vor der DSGVO implementierten die Verantwortlichen ein System, das Datenschutz in alle relevanten Unternehmensprozesse verankert. Eine selbstentwickelte Datenbanklösung unterstützte den Datenschutzbeauftragten und sein Team bei Erstellung und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten.

Mit einer weiteren Datenbank bildete das Team die Datenschutz-Organisation und Dokumentation ab. Diese Methode funktionierte gut, stieß jedoch im Zuge der Umstellung auf die DSGVO an Grenzen. Das Ziel: Ablösung des Alt-Systems durch eine zentrale Datenschutzmanagement-Software, die Effizienz und Übersicht verbessert und eine Möglichkeit zur Dokumentation von Dokumenten bis zur höchsten Vertraulichkeitsklasse bietet.

Verschlüsselung als ein wichtiges Auswahlkriterium
Nach einem Auswahlverfahren entschied Evonik, otris privacy für den Datenschutz innerhalb des Konzerns einzusetzen. Ein wichtiges Auswahlkriterium: die Implementierung eines Verschlüsselungsstandards innerhalb der Software, sowie die Übertragung der unternehmensspezifischen Datenschutzprozesse.

„otris privacy steuert durch vorgegebene Prozess-Schritte die Anlage neuer Verarbeitungstätigkeiten, bindet die Prozessverantwortlichen ein und ermöglicht das übrige Dokumentationswesen - und das alles bei einem hohen Sicherheitsstandard.“


Dokumentations- und Informationsmanagement
Evonik bildet die Datenschutz-Organisation mit otris privacy ab. Dazu zählen zum einen Dokumentationen und zum anderen Prozesse, die die Bearbeitung steuern. Beispiel: Die zentrale Dokumentation ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). otris privacy steuert durch vorgegebene Prozessschritte die Anlage neuer Verarbeitungstätigkeiten, sowie die Einbindung Prozessverantwortlicher. Weitere Aspekte, die Evonik mit otris privacy bearbeitet: Dokumentation von Anfragen, Dokumentation von Dienstleistungsverhältnissen, Verwaltung von Musterdokumenten/-verträgen/-formulierungen, sowie die gesamte teaminterne Dokumentation. Neben Dokumentationen realisiert Evonik das datenschutzrelevante Informations-, Schulungs- und Terminmanagement mit otris privacy (Weiterbildungen, Zertifikate, Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden, News mit DS-Bezug, Projektarbeiten, DS-Beratung und Termine).

Reporting
Ein weiterer Nutzen der zentralen, einheitlichen Datenhaltung liegt in der leichten Auswertbarkeit von Aktivitäten und Vorgängen. Evonik nutzt das otris privacy Cockpit zur individuellen Aufbereitung des Datenmaterials. Reports zur internen und externen Berichterstattung erstellt das System automatisiert nach vorab definierten Parametern. Das verbessert zum einen das interne Monitoring der Datenschutzaktivitäten. Zum anderen ist die Organisation jederzeit auskunftsfähig und behält den Überblick im Sinne der Rechenschaftspflichten.

Gegenwärtige und künftige Nutzung
Zurzeit ist das fünfköpfige Konzerndatenschutz-Team Hauptanwender der Lösung. In abgestufter Intensität nutzen das System darüber hinaus die dezentralen Datenschutzkoordinatoren und Datenschutzansprechpartner in den Fachbereichen. Schwerpunktmäßig wird otris privacy von der Zentrale und den deutschen Gesellschaften eingesetzt. Die sukzessive Überführung der EU-Gesellschaften in das System läuft.

Über Evonik
Evonik ist ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialchemie. Der Konzern ist in über 100 Ländern aktiv und erwirtschaftete 2019 einen Umsatz von 13,1 Mrd. € und einen Gewinn (bereinigtes EBITDA) von 2,15 Mrd. €. Dabei geht Evonik weit über die Chemie hinaus, um als Partner der Kunden wertbringende und nachhaltige Lösungen zu schaffen. Mehr als 32.000 Mitarbeiter verbindet dabei ein gemeinsamer Antrieb: Sie wollen das Leben besser machen, Tag für Tag.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos wurden freundlicherweise von der Evonik Industries AG zur Verfügung gestellt.

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