Konzernweites Vertragsmanagement
bei Deichmann

Überblick behalten
„Bei über 4.200 Filialen im In- und Ausland müssen wir im Rechnungswesen gut strukturiert sein, um alles im Blick zu behalten“, sagt Ines Padovan, die im International Accounting der Deichmann SE arbeitet. Eine wichtige Aufgabe ihrer Abteilung ist es, Vertragsbeziehungen des Unternehmens im Rahmen eines funktionierenden IKS (Internes Kontrollsystem) zu überwachen.

Einheitliche Lösung
Verträge mit Lieferanten für Handelsware – also Schuhe, Socken oder T-Shirts – hinterlegt die Deichmann SE in einem System, das mit der zentralen ERP-Software verknüpft ist. Für alle weiteren Vertragsbeziehungen, vom Beratervertrag bis zum IT-Lizenzvertrag, wurde eine einheitliche Lösung gesucht. Ein Team um Ines Padovan initiierte daher zusammen mit Kollegen aus der Rechtsabteilung ein IT-Projekt. Ziel war es, das Vertragsmanagement unternehmensweit zu digitalisieren und zu vereinheitlichen. Das Vorhaben, eine Spezialsoftware einzusetzen, war naheliegend. Die Hauptanforderungen an das System: zentrale Datenhaltung, standortunabhängiger Zugriff, leichtes Ablegen und Auffinden von Verträgen/Daten, automatisierte Fristenüberwachung, umfangreiche Berechtigungseinstellungen, leichte Administration.

Anforderungen verstehen
„Bei otris hatten wir umgehend das Gefühl, dass sie unsere Anforderungen verstehen. Das Gefühl hat uns nicht getäuscht: Vom Erstgespräch über die Anforderungsanalyse bis hin zur Umsetzung hat die Zusammenarbeit hervorragend funktioniert“, fasst Ines Padovan zusammen.

Das System läuft derzeit am Hauptsitz in Deutschland. Ca. 180 Mitarbeiter nutzen die Software. Die Abteilungen haben Zugriff auf die für sie freigegebenen Vertragsakten. Die berechtigten Mitarbeiter legen eigenverantwortlich neue Verträge ab und verknüpfen Vertragsfristen. Durch die einheitliche Strukturierung, die das System vorgibt, sind abgelegte Verträge leicht auffindbar. Mehr Transparenz im Vertragsbestand vereinfacht Mitarbeitern die Informationsbeschaffung, um optimale Ergebnisse in Vertragsverhandlungen zu erzielen. Sicherheit ist ein weiterer Nutzen des Systems: otris contract warnt den zuständigen Mitarbeiter vor anstehenden Vertragsfristen. Eine wertvolle Funktion, wenn es darum geht, Neuverhandlungen nicht zu versäumen oder ungewolltes Verlängern/Auslaufen von Verträgen zu verhindern.

Internationaler Roll-Out
Zurzeit arbeitet Ines Padovan daran, das System international auszurollen. Dabei legt sie neue User und Gesellschaften sowie deren Zugriffsrechte in Eigenregie an. Ohne hauseigene IT-Ressourcen zu beanspruchen oder externes Consulting zu beauftragen. In jedem Land, in dem Deichmann aktiv ist, ist eine eigene Verwaltung für das nationale Geschäft verantwortlich. Die Struktur mit all ihren Gesellschaften und Unternehmenseinheiten ist in otris contract hinterlegt und gleichzeitig Grundlage für das Rechte- und Rollenkonzept. „Die Admin-Funktionen, die wir für die Skalierung des Systems benötigen, sind größtenteils selbsterklärend. Wir können ohne langwierigen Beauftragungsprozess neue Abteilungen und Gesellschaften anlegen und ihnen otris contract zur Verfügung stellen.“
Ein gut strukturierter Admin-Bereich ist das eine. Noch wichtiger ist die Usability für den Anwender in der jeweiligen Fachabteilung. Die Nutzerfreundlichkeit hat Ines Padovan mit einer kleinen Stichprobe überprüft: „In einem Test haben wir Kollegen gebeten, einen neuen Vertrag mit otris contract anzulegen. Die Kollegen hatten nie zuvor mit der Software gearbeitet und dennoch keine Probleme, ein Vertragsdokument abzulegen und anschließend wiederaufzufinden.“

Fazit
Die Anforderung eines Kunden richtig zu verstehen, ist Grundvoraussetzung für eine bedarfsgerechte Lösung. Das ist weit weniger trivial als es klingt und in vielen Softwareprojekten der Schlüssel zum Erfolg. Die Deichmann SE hatte konkrete Vorstellungen, wie ein konzernweites, digitales Vertragsmanagement aussehen sollte: leicht bedienbar ohne überbordenden Funktionsumfang und gleichzeitig mit wenig Administrationsaufwand beliebig skalierbar. „Mit otris haben wir den Projektpartner gefunden, den wir gesucht haben“, fasst Ines Padovan zusammen und fügt hinzu: „Ich bin otris contract-Fan!“.