Externer Datenschutz mit Profi-Werkzeug: ecoprotec nutzt otris privacy

Ca. 250 Kunden betreut ecoprotec im Datenschutz. Die hohe Dienstleistungsqualität ergibt sich auch aus dem Selbstverständnis des Unternehmens: Verlässlichkeit, eine offene Kommunikation und die partnerschaftliche Beziehung zum Kunden zählen zu den zentralen Werten. Eine weitere Komponente, die ecoprotec erfolgreich macht: eine nutzenorientierte Digitalisierungsstrategie. Vor Einführung der Spezialsoftware otris privacy setzte das Unternehmen ein selbstentwickeltes System ein, um Datenschutzorganisationen für Mandanten aufzubauen und zu pflegen. Mit steigender Mandantenzahl stieg auch der Aufwand, die Übersicht zu behalten.

„In unserem selbstentwickelten System haben wir Office-Produkte in Kombination mit eigenen Softwareanwendungen genutzt. Dadurch lagen die gesamten Informationen zu einem Mandanten nicht an einer zentralen Stelle, sondern abhängig vom Inhalt verteilt. Das Hauptziel bei der Anschaffung einer speziellen Datenschutz-Software war eine Kombination aus Aufwandsreduzierung der Dokumentation und Steigerung der Performance in der Betreuung unserer Kunden“, erklärt Patrick Borkowski, Leiter im Geschäftsbereich Datenschutz und Managementsysteme.

otris privacy als zentrales System
Nach Einführung von otris privacy liegen nun sämtliche Daten zu jedem Mandat auf einem zentralen System. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern verbessert auch die Effizienz bei Bearbeitungsabläufen. „otris privacy hilft uns, für jeden Kunden eine Dauerbetreuung im Rahmen der Stellung des externen DSB nach einheitlichen Standards sicherzustellen.“, so Patrick Borkowski.

Dienstleistungsqualität sichern
Die standardisierten Prozesse in otris privacy verbessern sowohl die Effizienz als auch die Dienstleistungsqualität: Die Strukturen ganzer Datenschutzorganisationen können mit wenigen Klicks dupliziert und für einen neuen Kunden angepasst werden.
„Durch die Übernahme bereits erfasster Strukturen sind wir nicht nur schneller, sondern sichern zusätzlich die Qualität unserer Dienstleistung: Wir bilden unser Datenschutz-Know-how in otris privacy ab, indem wir bewährte Prozesse mit der Software standardisieren“, erläutert Patrick Borkowski.

Ablauf nach bewährtem Muster
Die Umsetzung einzelner Datenschutz-Prüfungen (z.B. Webseitencheck, Reifegrad-Analyse, AV-Verträge, etc.) läuft somit nach einem bewährten Muster ab. Der große Fundus an Vorlagen für Verarbeitungstätigkeiten, für Maßnahmen, für Checklisten und Formulare, den ecoprotec in otris privacy hinterlegt hat, hilft den Datenschutzbeauftragten bei der Arbeit: Verarbeitungen können umgehend auf Datenschutzkonformität geprüft werden. Die Verknüpfung von Maßnahmen nach der Prüfung macht den aktuellen Datenschutz-Status transparent: Die Maßnahmenübersicht ist ein lebendes Dokument, das dem Mandanten anzeigt, was zu tun ist. Als Nachweis für die Konformität der Datenschutzorganisation dienen die Cockpits in otris privacy: „Wir können über die Cockpits schnell nachvollziehen, welchen Stand die relevanten Bausteine innerhalb der Datenschutzorganisation des Kunden haben und so einen belastbaren Nachweis zur Rechenschaftspflicht vorhalten“, erklärt Patrick Borkowski. „Das bringt sowohl uns als auch den Kunden schneller zum gemeinsamen Ziel: eine sichere, effiziente und transparente Datenschutzorganisation.“