Mit otris privacy
externen Datenschutz
managen

Externer Datenschutz mit Profi-Werkzeug: ecoprotec nutzt otris privacy

Die ecoprotec GmbH ist Dienstleister für umfassende betriebliche Sicherheit. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden in ganz unterschiedlichen Bereichen – von der Arbeitssicherheit bis zum Qualitätsmanagement. Digitale Werkzeuge helfen ecoprotec, die angebotenen Dienstleistungen fortlaufend zu optimieren. Für die Betreuung von Datenschutzkunden nutzt ecoprotec otris privacy. Das Ergebnis: Eine zentrale Plattform für Kommunikation, Dokumentation und operative Datenschutzarbeit vereinfacht Tagesgeschäft und Administration.

Logo - Referenzkunde ecoprotec GmbH

Ca. 250 Kunden betreut ecoprotec im Datenschutz. Die hohe Dienstleistungsqualität ergibt sich auch aus dem Selbstverständnis des Unternehmens: Verlässlichkeit, eine offene Kommunikation und die partnerschaftliche Beziehung zum Kunden zählen zu den zentralen Werten. Eine weitere Komponente, die ecoprotec erfolgreich macht: eine nutzenorientierte Digitalisierungsstrategie.

Vor Einführung der Spezialsoftware otris privacy setzte das Unternehmen ein selbstentwickeltes System ein, um Datenschutzorganisationen für Mandanten aufzubauen und zu pflegen. Mit steigender Mandantenzahl stieg auch der Aufwand, die Übersicht zu behalten.

„Die gesamte Information zu einem Mandanten lag nicht an einer zentralen Stelle, sondern abhängig vom Inhalt verteilt: Korrespondenz im E-Mail-System, Angebote im CRM und die Datenschutz-Dokumentation in der Kundenakte“, erklärt Mario Thiele, fachlicher Leiter im Geschäftsbereich Datenschutz.

otris privacy als zentrales System
Nach Einführung von otris privacy liegen nun sämtliche Daten und Dokumente zu jedem Mandat auf einem zentralen System. Das schafft nicht nur Transparenz, sondern verbessert auch die Effizienz bei Bearbeitungsabläufen. „otris privacy hilft uns, für jeden Kunden eine Datenschutzorganisation zu erstellen, die nach etablierten Abläufen funktioniert und dennoch unternehmensspezifische Besonderheiten abbildet“, so Mario Thiele.

„otris privacy hilft uns, für jeden Kunden eine Datenschutzorganisation zu erstellen, die nach etablierten Abläufen funktioniert.“

Mario Thiele
Fachlicher Leiter im Geschäftsbereich Datenschutz bei der ecoprotec GmbH

Von großer Bedeutung: Kommunikation
Jede Organisation, die ecoprotec im Datenschutz betreut, ist einzigartig. Um ein optimales, individuelles Datenschutzkonzept zu erarbeiten, ist der persönliche Austausch von zentraler Bedeutung. „Am liebsten vor Ort und im direkten Kontakt“, wie Mario Thiele betont. „Corona hat jedoch in vielen Fällen Vor-Ort-Termine unmöglich gemacht. Mit otris privacy haben wir ein technisches Hilfsmittel, das die Kommunikation mit unseren Kunden vereinfacht.“

ecoprotec nutzt Zusatzmodule wie den Melde- und Aktualisierungsworkflow, um es den Mandanten so komfortabel wie möglich zu machen, Auskünfte zu erteilen. Ohne zwischengeschaltete E-Mail-Kommunikation kann der Kunde ein Webformular ausfüllen, um Verarbeitungen datenschutzkonform zu beschreiben. Der externe Datenschutzbeauftragte bewertet die Verarbeitung, übernimmt sie per Klick in das Verzeichnis oder verknüpft Maßnahmen, stellt Rückfragen und richtet bei Bedarf Wiedervorlagetermine ein. „Das System ergänzt unsere Kommunikation zum Kunden und vereinfacht das Nachhalten unserer geleisteten Tätigkeiten. Sowohl aus Kundenperspektive als auch für uns als externe Datenschutzbeauftragte ist das Vorgehen effizient, unkompliziert und führt zu mehr Transparenz“, sagt Patrick Borkowski, Leitung Datenschutz und Qualitätsmanagement.

Dienstleistungsqualität sichern
otris privacy optimiert nicht nur Kommunikation und Organisation. Auch die operative Arbeit wird effizienter: Die Strukturen ganzer Datenschutzorganisationen können mit wenigen Klicks dupliziert und für einen neuen Kunden angepasst werden.

„Durch die Übernahme bereits erfasster Strukturen sind wir nicht nur schneller, sondern sichern zusätzlich die Qualität unserer Dienstleistung: Wir bilden unser Datenschutz-Know-how in otris privacy ab, indem wir bewährte Prozesse mit der Software standardisieren“, erläutert Patrick Borkowski.

Ablauf nach bewährtem Muster
Die Umsetzung einzelner Datenschutz-Prüfungen (z.B. Webseitencheck, Reifegrad-Analyse, AV-Verträge, etc.) läuft somit nach einem bewährten Muster ab. Der große Fundus an Checklisten und Formularen, den ecoprotec in otris privacy als Vorlagen hinterlegt hat, hilft den Datenschutzbeauftragten bei der Arbeit: Verarbeitungen können umgehend auf Datenschutzkonformität geprüft werden. Die Verknüpfung von Maßnahmen nach der Prüfung macht den aktuellen Datenschutz-Status transparent: „Die Maßnahmenübersicht ist ein lebendes Dokument, das dem Mandanten anzeigt, wo es noch Baustellen gibt. Durch die laufende Aktualisierung sieht man aber auch den Fortschritt im unternehmensweiten Datenschutz“, sagt Mario Thiele.

Administration und Verwaltung
Neben der operativen Datenschutz-Arbeit nutzt ecoprotec otris privacy für administrative Aufgaben. Die externen DSB verwalten sämtliche Dokumente, die einen Mandanten betreffen, mit der Software – von der Bestellungsurkunde bis zu Besprechungsprotokollen. Zusätzlich unterstützt otris privacy beim Controlling: „Mit der Software können wir die Arbeitsaufwände, die wir für Mandanten erbracht haben, nachvollziehen. Übersichtliche Reports helfen uns, beim Planen und Anbieten unserer Dienstleistungen die Wirtschaftlichkeit im Auge zu behalten“, erklärt Mario Thiele.

Externer Datenschutz mit Profi-Werkzeug

Über ecoprotec
Die ecoprotec GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit über 120 Beschäftigten (davon ca. 20 im Datenschutz-Team) an 9 Standorten in Deutschland. Das Spezialgebiet ist die umfassende betriebliche Sicherheit, in dem das Unternehmen seine Kunden europaweit bei der Erfüllung rechtlicher und normativer Anforderungen begleitet. ecoprotec setzt auf höchste Qualität in allen Bereichen und bietet durch erfahrene, interdisziplinär ausgebildete Mitarbeiter einen umfangreichen Dienstleistungsmix, der die Kunden sicher unterstützt und entlastet.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Zitat, Unternehmen) wurden freundlicherweise von der ecoprotec GmbH zur Verfügung gestellt.

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