Mut zur Digitalisierung
zahlt sich aus

BORA automatisiert Vertragsmanagement

Die Alternative zur klassischen Dunstabzugshaube ist der Kochfeldabzug. BORA ist Vorreiter und Wegbereiter des Systems, mit dem Kochdunst nach unten anstatt nach oben abgezogen wird. Seit der Patentierung des ersten BORA-Systems vor 13 Jahren ist viel passiert. Eine bedeutende Konstante und gleichzeitig wichtige Grundlage für den Unternehmenserfolg war das Vorantreiben technischer Innovationen. Das gilt für den Produktbereich wie für die Verwaltung. Ein erfolgreiches Digitalisierungs-Projekt der Rechtsabteilung ist die Automatisierung im Vertragsmanagement.

Referenz - otris Vertragsmanagement bei BORA

Das Potenzial erkennen
BORA vertreibt seine Produkte über Handelspartner (z.B. Küchenstudios oder Möbelhäuser). Neu hinzugewonnene Handelspartner legt der BORA-Vertrieb im CRM-System an. Vor Einführung der automatisierten Vertragsgenerierung erstellten die Vertriebsmitarbeiter einen neuen Handelspartner-Vertrag aus den im CRM hinterlegten Informationen durch die Auswahl der richtigen Vertragsvorlage. Den Vertragsentwurf legte der Vertriebsmitarbeiter zum Gegenlesen auf einer für den Händler zugänglichen Plattform ab. „Die Vertragserstellung war fehleranfällig und das Aktualisieren der Vertragsvorlagen aufwendig“, erinnert sich Bernhard Johne, General Counsel bei BORA. „Zum anderen bestand der Prozess aus repetitiven und einfach zu isolierenden Prozessschritten. Für uns war daher klar: Hier gibt es enormes Potenzial für Automatisierung.“

Drei Systeme, ein Prozess
Das bewährte CRM-System als auch die gut funktionierende Partnerplattform sollten für das Automatisierungs-Projekt beibehalten werden.

Bernhard Johne und sein Team suchten daher nach einer Software, die eine „workflowgesteuerte Vermittlerfunktion“ zwischen den Systemen einnehmen kann. „Die Lösung, die uns die otris-Berater vorgeschlagen haben, hat uns schließlich überzeugt“, stellt Bernhard Johne rückblickend fest. „Wir wollten die aufwendige und fehleranfällige, händische Arbeit aus dem Vertragserstellungsprozess gegen digitale Abläufe ersetzen. Mit otris contract ist uns das gelungen.“

Der neue Vertragserstellungsworkflow durchläuft nun drei Systeme, die reibungslos miteinander kommunizieren: Das CRM-System, otris contract und die Partnerplattform. Die Stammdatenhoheit hat das CRM-System. Hier liegen die Daten bestehender Partner und neu gewonnener Interessenten mit den ausgehandelten Vertragskonditionen. otris contract ist per Schnittstelle mit dem CRM verbunden und zieht auf Knopfdruck die dort angelegten Daten, um einen Vertragsentwurf zu erstellen. Eine weitere Schnittstelle verbindet otris contract mit der Partnerplattform, um die Vertragsentwürfe dem jeweiligen Händler zuzuordnen.

„Wir wollten die aufwendige, fehleranfällige Arbeit bei Vertragserstellung und Vorlagenpflege gegen digitale Workflows ersetzen. Mit otris contract ist uns das gelungen.“

Bernhard Johne
General Counsel bei BORA

otris contract als Schaltzentrale
„Bei über 10.000 Neuverträgen beziehungsweise Vertragsanpassungen im Jahr, war uns extrem wichtig, dass der neue Prozess trotz seiner Komplexität für den Anwender einfach zu erlernen ist und zuverlässig funktioniert“, erläutert Bernhard Johne eines der wichtigsten Ziele des Projekts. Um die Anforderung umzusetzen, konfigurierte das Consulting otris contract so, dass die Vertragsmanagement-Software als zentrales Steuerungssystem im Hintergrund operiert. Der Anwender arbeitet im Vertriebsprozess weiterhin mit dem bekannten CRM-System und auch der Kunde kann weiterhin über die vertraute Partnerplattform agieren.

Der Prozess im Detail
Konkret funktioniert der Workflow zur Vertragserstellung folgendermaßen: Der Vertriebsmitarbeiter legt einen neu gewonnenen Interessenten im CRM-System an und trägt die ausgehandelten Vertragskonditionen ein (z.B. die Zahlungsbedingungen). Per Knopfdruck stößt er im Anschluss die automatisierte Vertragserstellung an. otris contract verarbeitet die Daten aus dem CRM-System zu einem Vertragsentwurf. Hierzu wählt das System zunächst eine den Daten entsprechende Vertragsvorlage in der jeweiligen Sprache aus. Die Vorlage enthält Variablen, die das System entsprechend zu den ausgehandelten Konditionen durch Klauseln ersetzt (hier lesen Sie im Detail, wie das Klauselmanagement in otris contract funktioniert). Durch die Zusammensetzung aus Vertragsvorlage und Klauseln entsteht ein Vertragsdokument, das der Anwender nun prüfen und per Knopfdruck freigeben kann. Die Freigabe löst einen weiteren Workflow aus: Das System versendet eine E-Mail, in der der Händler gebeten wird, sich an der Partnerplattform anzumelden.

Nach erfolgreicher Authentifizierung überträgt otris contract die Vertragsdokumente an die Partnerplattform. Der Händler prüft gegen und wird – so er dem Vertrag zustimmt – zukünftig als Partner im CRM geführt.

Vertragsdatenbank
otris contract steuert zum einen den Vertragserstellungs- und Freigabeworkflow. Zum anderen dient die Software als Vertragsdatenbank. Übersichtlich und leicht durchsuchbar finden die Vertriebsmitarbeiter alle aktiven und in Verhandlung befindlichen Verträge. Das System sendet nach vordefinierter Frist eine Erinnerung, falls ein Händler nicht auf einen Vertragsentwurf reagiert. Ebenso deaktiviert das System Vertragsentwürfe automatisch nach der Bindungsfrist des Angebots.

Fazit
Etablierte Techniken überdenken und durch Neugestaltung zu verbessern – das ist das Prinzip, nach dem die BORA-Kochfeldabzüge entstanden sind. Wie sehr dieses Prinzip alle Unternehmensteile beeinflusst, zeigt der Mut zur Digitalisierung in der BORA-Verwaltung. Die in Zusammenarbeit mit otris eingeführte Automatisierung vereinfacht und beschleunigt den Vertragserstellungsprozess erheblich. Gleichzeitig ermöglicht das neue System komplexere Situationen mit dem gleichen Aufwand zu bewerkstelligen und minimiert viele Risiken, die durch händische Datenübertragung entstehen. „Die Zusammenarbeit mit otris war äußerst produktiv. Wir sind sehr zufrieden mit der Projektausführung und dem Ergebnis“, fasst Bernhard Johne zusammen.

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