Contract Management Software

Inhalt

1. Was ist eine Contract Management Software?
2. Welche Vorzüge hat Contract Management Software gegenüber analogen Systemen?
3. Worauf sollten Unternehmen achten, die eine Contract Management Software einführen möchten?

1. Was ist eine Contract Management Software?

Unternehmen nutzen Contract Management Software, um ihr Vertragsmanagement digital zu organisieren. Vertragsmanagement beinhaltet Aufgaben, die die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens betreffen. Eine Contract Management Software strukturiert Daten und Dokumente, die für das Vertragsmanagement benötigt werden und unterstützt die Prozesse in der operativen Arbeit.

Die Datenbank als Basis
Die Basis einer Contract Management Software ist immer eine Datenbank, in der Vertragsdaten und -dokumente strukturiert abgelegt werden. Über eine Benutzeroberfläche pflegt und bearbeitet der Anwender den Vertragsbestand. Um der Datenbank neue Vertragsdokumente hinzuzufügen, müssen sie in digitaler Form (z.B. eingescannt oder als PDF) vorliegen. Analog zur papierbasierten Vertragsverwaltung wird in einer Contract Management Software für jeden neuen Vertrag eine Akte angelegt. Die digitale Akte wird – ebenfalls analog zu papiergebundenen Systemen – mit Schlagworten/Metadaten versehen. Das Vertragsdokument und alle zugehörige Korrespondenz liegen strukturiert in der digitalen Akte. Über Such-, Sortier- und Filter-Funktionen ist die angelegte Vertragsakte wiederauffindbar.

Die operative Arbeit
Neben den Recherche-Funktionen beinhaltet Contract Management Software Erstell-, Bearbeitungs- Lenkungs- und Controlling-Funktionen, mit denen operative Arbeiten ausgeführt werden. Dazu zählen:

• Vorlagen- und Inhaltsbibliotheken, um Vertragsentwürfe zu erstellen
• Dokumentenlenkung, um Dokumente durch das Unternehmen zu leiten (zur Freigabe, Bearbeitung, Unterzeichnung etc.)
• Reportingfunktionen, mit denen Vertragsdaten zusammengefasst und ausgewertet werden
• Archivierungsfunktionen, mit denen Dokumente revisionssicher gespeichert werden
• Spezialfunktionen, die z.B. zur IFRS 16-Bewertung, Abwicklungsplanung oder digitalen Signatur genutzt werden

Workflows und Automatisierung
Das digitale Vertragsmanagement mit Contract Management Software beschleunigt und vereinfacht Prozesse durch Automatisierung und Workflows. Regelbasierte Abläufe in der operativen Arbeit können von der Software abgebildet werden. Das heißt, dass das System aufgrund vorab definierter Regeln Prozessschritte ausführt, Aufgaben verteilt und/oder Dokumente durch das Unternehmen lenkt. Ein Freigabeprozess als Beispiel: Vertragsangebote ab einer vorab definierten Vertragssumme müssen vor der Freigabe von zwei weiteren Stellen im Unternehmen geprüft werden. Die Contract Management Software lenkt das Dokument an diese Stellen und informiert die Verantwortlichen (per E-Mail), dass eine Aufgabe (Prüfung des Vertragsangebots) vorliegt. Erst nachdem der Prüfungslauf abgeschlossen ist, gibt das System die Option zur Beauftragung frei. Neben Dokumentenlenkungs- und Freigabe-Prozessen gibt es viele weitere Automatisierungsmöglichkeiten. Beispiele: automatisierte Fristenkontrolle, automatisierte Report-Erstellung, automatisierte Plausibilitätskontrolle. Eine gute Contract Management Software sollte so flexibel sein, dass Automatisierungen individuell und auf das Unternehmen abgestimmt gestaltet werden können.

Rollen und Berechtigungen
Contract Management Software beinhaltet ein Rollen- und Berechtigungssystem. Das Berechtigungssystem regelt nicht nur welche Stellen/Mitarbeiter des Unternehmens Systemzugang haben, sondern auch, auf welche Inhalte sie zugreifen können. Das System kann beispielsweise so konfiguriert werden, dass Mitarbeiter im Back Office ausschließlich lesenden Zugriff auf die Verträge einer bestimmten Unternehmenseinheit haben. Mitarbeiter der Rechtsabteilung können hingegen alle Verträge einsehen und für das Contract Management zuständige Mitarbeiter haben zusätzlich schreibenden Zugriff und die Möglichkeit Freigaben anzustoßen. Gute Contract Management Software ermöglicht zusätzlich eine Schnittstelle zur zentralen Benutzerverwaltung (z.B. Active Directory). Benutzer, die hinzukommen oder solche, die das Unternehmen verlassen müssen durch die Kopplung nicht parallel in dem Vertragsmanagement-System gepflegt werden.

2. Welche Vorzüge hat Contract Management Software gegenüber analogen Systemen?

Eine Digitalisierung des Vertragsmanagements hat viele Vorzüge gegenüber analogen Systemen. Mehr Transparenz und Risikominimierung sind für viele Unternehmen der Hauptnutzen. Die zentrale Datenbank als „Single Point of Truth“ mit den leicht anzuwendenden Recherchetools hilft dem Nutzer, schnell die Vertragsinformationen zu finden, die er benötigt. Automatisiertes Reporting und Warnfunktionen (z.B. Fristen-Monitoring, Aufgabenerinnerungen) verringern Risiken, die sich aus Vertragsbeziehungen ergeben (z.B. ungewollte Verlängerung). Neben Sicherheit und Transparenz profitieren Unternehmen von Effizienzgewinnen. Prozesse (z.B. Prüfung und Freigabe) werden durch digitale Dokumentenlenkung beschleunigt. Auch Informationsrecherche, Bearbeitung und das kollaborative Arbeiten an Dokumenten vereinfachen und beschleunigen digitale Systeme. Nicht zuletzt ist der browserbasierte, ortsunabhängige Zugriff auf alle Daten und Dokumente ein weiterer Vorteil gegenüber papiergebundenen Systemen – insbesondere für Unternehmen mit hohem Home-Office-Anteil.

3. Worauf sollten Unternehmen achten, die eine Contract Management Software einführen möchten?

Führen Unternehmen eine neue Software ein, lösen sie in der Regel ein bestehendes System ab. Für Nutzer heißt das immer: Umstellungs- und Anpassungsarbeit. Damit die Nutzer das neue System akzeptieren und gerne mit ihm arbeiten, sind nicht ausschließlich neue Funktionen und Leistungsmerkmale entscheidend. Das System muss zusätzlich leicht bedien- und erlernbar sein. Nutzerfreundlichkeit (Usability) ist ein wesentlicher Faktor, um neue Contract Management Software erfolgreich einzuführen. Wichtig für die Nutzerakzeptanz ist außerdem, dass bekannte und gut funktionierende Arbeitsprozesse sowie unternehmenseigene Terminologien beibehalten werden können. Dafür muss das neue System flexibel anpassbar sein und die Möglichkeit bieten, individuelle Workflows zu integrieren. Weitere Punkte, die vor einer Neueinführung abgeklärt werden müssen sind die Kompatibilität zur unternehmenseigenen IT-Umgebung und zu den IT-Compliance-Richtlinien. Last but not least: Bei Umstellung von einem papiergebundenen auf ein digitales System fällt auch immer ein gewisser Aufwand für die Dokumentendigitalisierung an. Liegen in Hybrid-Systemen die Verträge jedoch bereits in eingescannter Form und mit Verschlagwortung vor, gibt es jedoch viele Möglichkeiten, die Inhalte teilautomatisiert in das neue System zu überführen.