MAHLE zentralisiert
das Purchasing-
Vertragsmanagement

Weltkonzern optimiert Einkauf mit digitalem Vertragsmanagement

MAHLE ist ein international führender Entwicklungspartner und Zulieferer für die Automobilindustrie. Über 72.000 Mitarbeiter entwickeln und produzieren an rund 160 Standorten auf fünf Kontinenten. Die großen Auftragsvolumen, die die Beschaffungsabteilung an Zulieferer vergibt, generieren Einkaufsmacht. Diesen strategischen Vorteil baute MAHLE durch ein zentrales Vertragsmanagement weiter aus. Der Digitalisierungspartner für das anspruchsvolle Projekt: die otris software AG.

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Der MAHLE-Konzern ist in verschiedene Geschäftsbereiche und Profit Center untergliedert. Die Beschaffung organisiert der Konzern über einen Zentral-Einkauf und zusätzlich über dezentrale Einkaufsabteilungen, die jeder Geschäftsbereich und jedes Profit Center unterhält. Die dezentrale Organisation hat Vorteile: Schlanke Verwaltungsstrukturen sind effizient und das Wissen über lokale Gegebenheiten ist ein gewinnbringender Faktor bei einem international agierendem Unternehmen. Gleichzeitig kann eine dezentrale Organisation dazu führen, dass Informationen, die für ein optimales Verhandlungsergebnis relevant sind, nicht zentral zur Verfügung stehen.

Transparenz herstellen
Vor der Einführung der zentralen Vertragsmanagement-Plattform verwalteten die einzelnen Einkaufsabteilungen der MAHLE-Tochterunternehmen ihren Vertragsbestand lokal. Ausgehandelte Preise, Liefer- oder Zahlungsbedingungen waren für die anderen MAHLE-Gesellschaften nur durch aktives Teilen der Dokumente verfügbar.

Die Folge: Es war nicht ausgeschlossen, dass eine MAHLE-Gesellschaft mit einem Lieferanten Lieferbedingungen verhandelt, ohne zu wissen, dass eine andere MAHLE-Gesellschaft bereits Kunde ist. Um optimale Konditionen auszuhandeln, ist es jedoch hilfreich, wenn Einkäufer sowohl über bestehende Vertragsverhältnisse als auch über bestehende Vertragsinhalte informiert sind. Zum einen verhindern die Informationen Neuverhandlungen, die ungünstigere Konditionen zum Ergebnis haben können. Zum anderen fallen keine Blindleistungen an, falls statt einer Neuverhandlung ein bestehender Vertragsinhalt übernommen werden soll.

Um den Einkaufsabteilungen aller Standorte eine optimale Informationsbasis zur Verfügung zu stellen, entschied MAHLE, ein umfangreiches Projekt in Angriff zu nehmen: Konzernweit sollte eine zentrale Vertragsmanagement-Software Transparenz über den gesamten einkaufsrelevanten Vertragsbestand generieren.

„Den Nutzern gefallen die Struktur und der übersichtliche Aufbau der Software.“

Carsten Möbus
Head of Supply Chain Collaboration and Process Excellence bei MAHLE

Information nutzbar machen
Ziel des Projekts war, das wirtschaftliche Potenzial zu heben, das in einer Neustrukturierung des Vertragsmanagements steckt. Nach der Spezifizierung der Anforderungen an das System und einer umfangreichen Anbietersuche entschied sich MAHLE für die Vertragsmanagement-Software otris contract. Für die Entscheidung ausschlaggebend war nicht zuletzt die Anpassbarkeit des Systems. Denn viele Individualanpassungen waren alleine aufgrund der Größe und Diversität des Konzerns notwendig.

Anpassungen umsetzen
Eine umfangreiche Konfiguration, die das otris-Consulting umsetzte, war die Erweiterung der Such- und Sortierfunktionen: Das System generiert nun bei Vertragsanlage automatisch zusätzliche Kriterien, die dem Anwender bei der Recherche helfen. Beispiel: Im System wird ein neuer Liefervertrag für eine bestimmte Produktgruppe angelegt. Vertragspartner ist das Stammwerk in Stuttgart. Der Vertrag wird anschließend sowohl unter der übergeordneten Regionen-Bezeichnung (also Deutschland oder Europa) gefunden als auch unter der übergeordneten Produktkategorie. Die speziellen Suchfunktionen vereinfachen dem Anwender eine exakte Recherche nach allen bestehenden Verträgen, die für eine anstehende Einkaufsverhandlung von Relevanz sein könnten. Eine zusätzliche Volltextindizierung ermöglicht dem Nutzer eine unkomplizierte Suche nach frei wählbaren Stichworten, die das System nicht nur mit den Metadaten, sondern außerdem mit sämtlichen Dokumenteninhalten abgleicht.

Zugriff regulieren
Die Größe des Konzerns sowie die vielfältige Systemlandschaft mit mehreren Rechenzentren in unterschiedlichen Ländern erforderten ein besonderes Augenmerk bei der Implementierung des Berechtigungskonzepts. Der weltweite, webbasierte Zugriff auf die Lösung aber auch der Schutz vor unberechtigtem Zugang und ein starker Datenschutz waren Hauptanforderungen an das System. Eine weitere Anforderung, die die otris-Consultants umsetzten: Nicht nur der Zugriff auch der Umfang der Berechtigung wird abhängig von der Benutzergruppe gewährt. So hat beispielsweise nur ein Nutzer in einer bestimmten Position (z.B. Lead Buyer) in einer bestimmten Region (z.B. Asien) das Recht, eine bestimmte Vertragsakte zu bearbeiten und Nutzer anderer Regionen haben lediglich lesenden Zugriff.

Fazit
Die Vertragsmanagement-Software otris contract ist weltweit in allen MAHLE-Einkaufsabteilungen verfügbar. Etwa 1.000 Mitarbeiter nutzen das System, um den Vertragsbestand zu pflegen und gezielt die Informationen zu recherchieren, die bei einer optimalen Einkaufsverhandlung unterstützen. Nach dem globalen Roll-Out von otris contract im Einkauf plant der Vertrieb aktuell die Implementierung der Lösung für seinen Geschäftsbereich. „Die Resonanz ist sehr positiv“, stellt Carsten Möbus, Head of Supply Chain Collaboration and Process Excellence bei MAHLE, fest. „Den Nutzern gefallen die Struktur und der übersichtliche Aufbau der Software.“ Eine System-Eigenschaft, die für die Nutzerakzeptanz von großer Bedeutung ist. „Das MAHLE-Purchasing-Vertragsmanagement weltweit auf ein zentrales System umzustellen, war eine herausfordernde Aufgabe und nicht von heute auf morgen umsetzbar. Jetzt sind wir an dem Punkt, von der Umstellung zu profitieren. Der Aufwand hat sich gelohnt“, fasst Carsten Möbus zusammen.

Über MAHLE
Der MAHLE-Konzern ist ein international führender Entwicklungspartner und Zulieferer der Automobilindustrie. Das Produktportfolio deckt alle wichtigen Fragestellungen entlang des Antriebsstrangs und der Klimatechnik ab – für Antriebe mit Verbrennungsmotoren gleichermaßen wie für die Elektromobilität. Produkte von MAHLE sind in mindestens jedem zweiten Fahrzeug weltweit verbaut. Auch jenseits der Straßen kommen Komponenten und Systeme von MAHLE zum Einsatz – ob in stationären Anwendungen, mobilen Arbeitsmaschinen, Schiffen oder auf der Schiene.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Logo, Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von MAHLE zur Verfügung gestellt.

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