Vertragsverwaltung: Definition, Aufgaben und Tipps

Die Vertragsverwaltung bezeichnet den Prozess der systematischen Organisation, Speicherung und Handhabung von Vertragsdokumenten (sowie aller damit verbundenen Informationen). Sie stellt also sicher, dass relevante Informationen und Dokumente vollständig für alle Verantwortlichen zugänglich und auffindbar sind.

Die Vertragsverwaltung ist ein Teilgebiet des Vertragsmanagements und trägt dazu bei, rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Ziel der Vertragsverwaltung ist es, durch die Strukturierung verschiedener vertragsrelevanter Informationen schnellen Zugriff und hohe Transparenz zu gewährleisten. Zu ihren zentralen Aufgaben zählt dementsprechend die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

Vertragsverwaltung kann sowohl analog (in Form von händischer Arbeit mit papierenen Dokumenten) als auch digital (in Form von elektronisch abgelegten Akten und Verzeichnissen) ablaufen. Digitale Vertragsverwaltung bietet im Vergleich zu analogen Systemen allerdings neben der platzsparenden Ablage zusätzlich Vorteile bei Recherche, Zugriff, Sicherheit, Automatisierung und Integration in Drittsysteme.

Eine gut strukturierte Vertragsverwaltung ist ein grundlegender Baustein für die Produktivität eines jeden Unternehmens. Veraltete Arten der Dokumentenverwaltung sind häufig unnötig komplex, was Zuständigen das Auffinden von Informationen erschwert, die für eine wirtschaftlich optimale Vertragserstellung und -ausführung notwendig sind.

Vertragsverwaltung schafft hier Abhilfe – durch Ordnung und einheitliche Struktur: Benötigte Informationen stehen schnell zur Verfügung und Ressourcen können optimal genutzt werden. Gute Vertragsverwaltung spart aber nicht nur Zeit, sondern hilft außerdem dabei, Fristen und Verpflichtungen im Blick zu behalten und dadurch rechtliche und finanzielle Compliance zu gewährleisten sowie unnötige Kosten zu vermeiden.

Die Vertragsverwaltung ist also ein essenzieller Bestandteil des Vertragsmanagements, der für Ordnung und Effizienz im Umgang mit Informationen und Dokumenten sorgt. Sie dient dabei nicht nur der Organisation und Sicherung von Dokumenten, sondern auch der Einhaltung rechtlicher und unternehmensinterner Vorgaben.

Die nachfolgenden Aufgaben gehören zu den Kerngebieten der Vertragsverwaltung:

Ablage und Verschlagwortung von Dokumenten

Die systematische, strukturierte Ablage und präzise Verschlagwortung von Vertragsdokumenten sind grundlegend für effektive Arbeitsprozesse – denn nur so können schnelle Recherche und optimale Transparenz gewährleistet werden.

Bei der Verschlagwortung steht die Zusammenfassung der wichtigsten Vertragsinhalte im Vordergrund. Neben Schlagworten werden Vertragsnummern und weitere relevante Daten (z.B. Vertragssumme oder Laufzeit) als Metadaten festgelegt, um das Wiederauffinden nach der Ablage zu erleichtern.

Überprüfung von Entwürfen, Vertragsdaten und -dokumenten

Auch die sorgfältige Überprüfung von Vertragsentwürfen vor der Unterzeichnung ist ein zentraler Aspekt der Vertragsverwaltung. Dies beinhaltet unter anderem in erster Linie die formale Überprüfung – also von relevanten Daten wie die Kontrolle, ob der Entwurf beispielsweise alle notwendigen Elemente (Vertragspartner, Datumsangaben, Anlagen etc.) enthält.

Die inhaltliche Prüfung (Risikoprüfung, Verhandlungsmöglichkeiten, finanzielle Aspekte) ist eher dem Vertragscontrolling zuzuordnen.

Fristenüberwachung

Durch die zentrale Erfassung aller Vertragsdaten, einschließlich Start- und Enddaten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen, ermöglicht die Vertragsverwaltung eine lückenlose Übersicht über alle anstehenden Fristen. Das hilft dabei, rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden – insbesondere ungewollte Vertragsverlängerungen durch verpasste Kündigungsmöglichkeiten – Stichwort: Fristenmanagement.

Die Fristenüberwachung gestaltet sich mit einer digitalen Vertragsverwaltung besonders unkompliziert – hier können automatisierte Erinnerungsfunktionen implementiert werden, die Verantwortliche rechtzeitig auf bevorstehende Stichtage hinweisen. Fristenmonitoring ist in der Regel immer Teil der Basisfunktionen von Vertragsmanagement-Lösungen.

Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben

Die meisten Verträge werden mit Eintritt des Vertragsendes nicht einfach bedeutungslos. Im Gegenteil, Verträge und vertragsrelevante Dokumente von Unternehmen müssen nach gesetzlichen Vorgaben archiviert werden – also unter Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und zum Schutz sensibler Daten. Eine ordnungsgemäße Archivierung auf Basis der gesetzlichen Anforderungen schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass die Dokumente im Bedarfsfall auffindbar und zugänglich sind.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Für Unternehmen, die mit einer Vertragsmanagement-Software arbeiten, stellt sich im Rahmen der Vertragsverwaltung eine weitere wichtige Aufgabe ein: die Digitalisierung analoger Dokumente. Denn natürlich müssen die physischen Papierdokumente in digitale Formate gescannt und formatiert werden, um in der Software abgelegt und kategorisiert werden zu können.

Die Digitalisierung von Dokumenten fördert die Effizienz, reduziert den physischen Speicherbedarf und unterstützt die Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch. Sie erleichtert außerdem die Ablage, Suche und Analyse von Dokumenten.

Was genau gibt es zu beachten, damit die Vertragsverwaltung im Unternehmen so reibungslos wie möglich abläuft und wie können Prozesse optimiert werden? Die folgenden Tipps helfen bei der Strukturierung:

• Anforderungen genau klären: Welche Prozesse sind notwendig, was wird dafür benötigt und wo gibt es Optimierungspotenzial? Eine sorgfältige Bestandsaufnahme der aktuellen Situation der Vertragsverwaltung ist unerlässlich, um die Anforderungen an das Vertragsmanagement zu erkennen, und eine passende Lösung zu finden.
• Standardisierte Prozesse einführen: Die Basis für eine effiziente Vertragsverwaltung bilden natürlich immer standardisierte Prozessabläufe. Denn nur durch diese kann man sicherstellen, dass alle Verträge und Dokumente nach denselben Richtlinien und Verfahren verwaltet werden.
• Verantwortlichkeiten klar regeln: Eine weitere Basis für eine effektive Vertragsverwaltung ist die klare Regelung der Zuständigkeiten. Alle Beteiligten sollten genau wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wer welche Berechtigungen hat, um Fehler, Verzögerungen und Konflikte zu vermeiden.
• Technische Unterstützung nutzen: Mithilfe digitaler Tools lässt sich die Vertragsverwaltung signifikant optimieren. Derartige Lösungen vereinfachen Zugriffsmöglichkeiten, erleichtern die Suche nach spezifischen Dokumenten, überwachen Fristen automatisch und steigern die Effizienz der Vertragsverwaltung.

Die effektive Vertragsverwaltung ist ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen aller Größenordnungen. Sie stellt nicht nur die reibungslose Durchführung von Geschäftsprozessen sicher, sondern trägt auch maßgeblich zur Risikominimierung und Compliance-Einhaltung bei.

Um Prozesse der Vertragsverwaltung effizienter zu gestalten, bieten sich eigens konzipierte und individualisierbare Softwarelösungen an. Denn egal, aus welcher Branche: Unternehmen sollten den Einsatz digitaler Lösungen unbedingt in Betracht ziehen, um ihre Vertragsverwaltung weiter zu optimieren. Denn letztlich fördert die strategisch ausgerichtete Verwaltung nicht nur die Effizienz im Tagesgeschäft, sondern legt auch das Fundament für kontinuierliches Wachstum und zukünftige wirtschaftliche Stabilität.

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