otris Ratgeber Vertragsverwaltung

Vertragsverwaltung: Definition, Aufgaben und Tipps

Die Vertragsverwaltung ist ein Teilaspekt des Vertragsmanagements, der die systematische Organisation und Aufbewahrung von Verträgen sowie der dazugehörigen Dokumente sicherstellt. Eine gut organisierte Vertragsverwaltung ermöglicht Mitarbeitenden einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf relevante Vertragsdaten. Sie ist essenziell, um Geschäftsprozesse reibungslos abzuwickeln, regulatorische Anforderungen einzuhalten, rechtliche Fallstricke zu vermeiden und vertragliche Risiken zu minimieren.

Vertragsverwaltung: das Wichtigste auf einen Blick

Definition: Vertragsverwaltung dient der systematischen Strukturierung, Zusammenfassung und Überwachung vertragsrelevanter Informationen. Sie ist ein Teilgebiet des Vertragsmanagements.

Arten: Die traditionelle, analoge Vertragsverwaltung umfasst das händische Ordnen und Archivieren von Verträgen in Papierform, während die digitale Verwaltung auf spezialisierten Software-Lösungen basiert und diesen Prozess vereinfacht.

Aufgaben: Die Aufgaben der Vertragsverwaltung umfassen unter anderem die systematische Ablage und Verschlagwortung von Vertragsdokumenten sowie die Überprüfung von Vertragsinhalten und die Fristenüberwachung.

Nutzen für Unternehmen: Durch effiziente Vertragsverwaltung steigern Unternehmen ihre operative Effizienz, sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, reduzieren mögliche Risiken und halten so Compliance-Anforderungen besser ein.

1. Definition Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung bezeichnet den Prozess der systematischen Organisation, Speicherung und Handhabung von Vertragsdokumenten (sowie aller damit verbundenen Informationen). Sie stellt also sicher, dass relevante Informationen und Dokumente vollständig für alle Verantwortlichen zugänglich und auffindbar sind.

Die Vertragsverwaltung ist ein Teilgebiet des Vertragsmanagements und trägt dazu bei, rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Ziel der Vertragsverwaltung ist es, durch die Strukturierung verschiedener vertragsrelevanter Informationen schnellen Zugriff und hohe Transparenz zu gewährleisten. Zu ihren zentralen Aufgaben zählt dementsprechend die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

Vertragsverwaltung kann sowohl analog (in Form von händischer Arbeit mit papierenen Dokumenten) als auch digital (in Form von elektronisch abgelegten Akten und Verzeichnissen) ablaufen. Digitale Vertragsverwaltung bietet im Vergleich zu analogen Systemen allerdings neben der platzsparenden Ablage zusätzlich Vorteile bei Recherche, Zugriff, Sicherheit, Automatisierung und Integration in Drittsysteme.

Der Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und -management

Die Begriffe Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement werden häufig synonym verwendet, was strenggenommen nicht korrekt ist. Wie also unterscheiden sich die beiden voneinander?

  • Vertragsmanagement umfasst den gesamten Prozess der Planung, Überwachung und Ausführung von Verträgen in einem Unternehmen. Es beinhaltet dabei alle zu beachtenden Aspekte, von der Vertragserstellung bis zu Vertragscontrolling und Compliance – inklusive der Verwaltung, Steuerung und Optimierung.
  • Die Vertragsverwaltung bezieht sich dagegen hauptsächlich auf die organisatorische Handhabung von Verträgen – es geht dabei also konkret um das Aufbewahren, Sortieren und Bereitstellen von Vertragsdokumenten und Informationen.

Die Vertragsverwaltung ist somit lediglich ein Teilbereich des Vertragsmanagements. Die beiden Begriffe können nicht synonym verwendet werden. Sie sind eher als Oberbegriff (Vertragsmanagement) und Unterbegriff (Vertragsverwaltung) zu verstehen.

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2. Vorteile einer Vertragsverwaltung

Eine gut strukturierte Vertragsverwaltung ist ein grundlegender Baustein für die Produktivität eines jeden Unternehmens. Veraltete Arten der Dokumentenverwaltung sind häufig unnötig komplex, was Zuständigen das Auffinden von Informationen erschwert, die für eine wirtschaftlich optimale Vertragserstellung und -ausführung notwendig sind.

Vertragsverwaltung schafft hier Abhilfe – durch Ordnung und einheitliche Struktur: Benötigte Informationen stehen schnell zur Verfügung und Ressourcen können optimal genutzt werden. Gute Vertragsverwaltung spart aber nicht nur Zeit, sondern hilft außerdem dabei, Fristen und Verpflichtungen im Blick zu behalten und dadurch rechtliche und finanzielle Compliance zu gewährleisten sowie unnötige Kosten zu vermeiden.

3. Grundlegende Aufgaben

Die Vertragsverwaltung ist also ein essenzieller Bestandteil des Vertragsmanagements, der für Ordnung und Effizienz im Umgang mit Informationen und Dokumenten sorgt. Sie dient dabei nicht nur der Organisation und Sicherung von Dokumenten, sondern auch der Einhaltung rechtlicher und unternehmensinterner Vorgaben.

Die nachfolgenden Aufgaben gehören zu den Kerngebieten der Vertragsverwaltung:

3.1 Ablage und Verschlagwortung von Dokumenten

Die systematische, strukturierte Ablage und präzise Verschlagwortung von Vertragsdokumenten sind grundlegend für effektive Arbeitsprozesse – denn nur so können schnelle Recherche und optimale Transparenz gewährleistet werden.

Bei der Verschlagwortung steht die Zusammenfassung der wichtigsten Vertragsinhalte im Vordergrund. Neben Schlagworten werden Vertragsnummern und weitere relevante Daten (z. B. Vertragssumme oder Laufzeit) als Metadaten festgelegt, um das Wiederauffinden nach der Ablage zu erleichtern.

3.2 Überprüfung von Entwürfen, Vertragsdaten und -dokumenten

Auch die sorgfältige Überprüfung von Vertragsentwürfen vor der Unterzeichnung ist ein zentraler Aspekt der Vertragsverwaltung. Dies beinhaltet unter anderem in erster Linie die formale Überprüfung – also von relevanten Daten wie die Kontrolle, ob der Entwurf beispielsweise alle notwendigen Elemente (Vertragspartner, Datumsangaben, Anlagen etc.) enthält.

Die inhaltliche Prüfung (Risikoprüfung, Verhandlungsmöglichkeiten, finanzielle Aspekte) ist eher dem Vertragscontrolling zuzuordnen.

3.3 Fristenüberwachung

Durch die zentrale Erfassung aller Vertragsdaten, einschließlich Start- und Enddaten, Kündigungsfristen und Verlängerungsoptionen, ermöglicht die Vertragsverwaltung eine lückenlose Übersicht über alle anstehenden Fristen. Das hilft dabei, rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden – insbesondere ungewollte Vertragsverlängerungen durch verpasste Kündigungsmöglichkeiten – Stichwort: Fristenmanagement.

Die Fristenüberwachung gestaltet sich mit einer digitalen Vertragsverwaltung besonders unkompliziert – hier können automatisierte Erinnerungsfunktionen implementiert werden, die Verantwortliche rechtzeitig auf bevorstehende Stichtage hinweisen. Fristenmonitoring ist in der Regel immer Teil der Basisfunktionen von Vertragsmanagement-Lösungen.

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3.4 Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben

Die meisten Verträge werden mit Eintritt des Vertragsendes nicht einfach bedeutungslos. Im Gegenteil, Verträge und vertragsrelevante Dokumente von Unternehmen müssen nach gesetzlichen Vorgaben archiviert werden – also unter Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und zum Schutz sensibler Daten. Eine ordnungsgemäße Archivierung auf Basis der gesetzlichen Anforderungen schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stellt sicher, dass die Dokumente im Bedarfsfall auffindbar und zugänglich sind.

3.5 Digitalisierung von Papierdokumenten

Für Unternehmen, die mit einer Vertragsmanagement-Software arbeiten, stellt sich im Rahmen der Vertragsverwaltung eine weitere wichtige Aufgabe ein: die Digitalisierung analoger Dokumente. Denn natürlich müssen die physischen Papierdokumente in digitale Formate gescannt und formatiert werden, um in der Software abgelegt und kategorisiert werden zu können.

Die Digitalisierung von Dokumenten fördert die Effizienz, reduziert den physischen Speicherbedarf und unterstützt die Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch. Sie erleichtert außerdem die Ablage, Suche und Analyse von Dokumenten.

Gut zu wissen:

Die grundlegenden Aufgaben der Vertragsverwaltung sind in den meisten Unternehmen ähnlich und umfassen in der Regel die hier genannten Kernaspekte. Die spezifischen Anforderungen und Prozesse variieren jedoch von Unternehmen zu Unternehmen.  Abhängig von verschiedenen Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche, Komplexität der Verträge sowie internen Vorgaben können weitere Aufgaben mit der Vertragsverwaltung einhergehen.

4. Professionelle Vertragsverwaltung: wichtige Tipps

Was genau gibt es zu beachten, damit die Vertragsverwaltung im Unternehmen so reibungslos wie möglich abläuft und wie können Prozesse optimiert werden? Die folgenden Tipps helfen bei der Strukturierung:

  • Anforderungen genau klären: Welche Prozesse sind notwendig, was wird dafür benötigt und wo gibt es Optimierungspotenzial? Eine sorgfältige Bestandsaufnahme der aktuellen Situation der Vertragsverwaltung ist unerlässlich, um die Anforderungen an das Vertragsmanagement zu erkennen, und eine passende Lösung zu finden.
  • Standardisierte Prozesse einführen: Die Basis für eine effiziente Vertragsverwaltung bilden natürlich immer standardisierte Prozessabläufe. Denn nur durch diese kann man sicherstellen, dass alle Verträge und Dokumente nach denselben Richtlinien und Verfahren verwaltet werden.
  • Verantwortlichkeiten klar regeln: Eine weitere Basis für eine effektive Vertragsverwaltung ist die klare Regelung der Zuständigkeiten. Alle Beteiligten sollten genau wissen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und wer welche Berechtigungen hat, um Fehler, Verzögerungen und Konflikte zu vermeiden.
  • Technische Unterstützung nutzen: Mithilfe digitaler Tools lässt sich die Vertragsverwaltung signifikant optimieren. Derartige Lösungen vereinfachen Zugriffsmöglichkeiten, erleichtern die Suche nach spezifischen Dokumenten, überwachen Fristen automatisch und steigern die Effizienz der Vertragsverwaltung.

5. Verträge effizient verwalten: das Fundament für zukünftiges Wachstum

Die effektive Vertragsverwaltung ist ein kritischer Erfolgsfaktor für Unternehmen aller Größenordnungen. Sie stellt nicht nur die reibungslose Durchführung von Geschäftsprozessen sicher, sondern trägt auch maßgeblich zur Risikominimierung und Compliance-Einhaltung bei.

Um Prozesse der Vertragsverwaltung effizienter zu gestalten, bieten sich eigens konzipierte und individualisierbare Softwarelösungen an. Denn egal, aus welcher Branche: Unternehmen sollten den Einsatz digitaler Lösungen unbedingt in Betracht ziehen, um ihre Vertragsverwaltung weiter zu optimieren. Denn letztlich fördert die strategisch ausgerichtete Verwaltung nicht nur die Effizienz im Tagesgeschäft, sondern legt auch das Fundament für kontinuierliches Wachstum und zukünftige wirtschaftliche Stabilität.

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FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Vertragsverwaltung

Was versteht man unter Vertragsverwaltung?

Vertragsverwaltung ist ein Teilgebiet des Vertragsmanagements. Sie umfasst die systematische Speicherung, Kategorisierung und Überwachung von Vertragsdokumenten, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen zu gewährleisten und operative Abläufe in Unternehmen zu optimieren.

Gibt es einen Unterschied zwischen Vertragsverwaltung und -management?

Vertragsmanagement beinhaltet die ganzheitliche Steuerung von Vertragsbeziehungen, inklusive Erstellung, Controlling und Compliance. Die Vertragsverwaltung konzentriert sich dagegen primär auf die organisatorische Aufbewahrung und Sortierung von Vertragsdokumenten. Sie stellt somit eine spezifische Aufgabe innerhalb des Vertragsmanagements dar.

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