otris software
im Einsatz
bei Vibracoustic

Konzernweite Transparenz über Verträge und Corporate Documents

Eine neue Software auf Konzernebene auszurollen, ist anspruchsvoll: Tochterunternehmen in unterschiedlichen Ländern mit verschiedenen Rahmenbedingungen und Sprachen sollen von einem einheitlichen System profitieren. Mit der Einführung von otris software für das Management von Verträgen und Corporate Documents hat Vibracoustic ein konzernweites IT-Projekt gestemmt. Das Unternehmen profitiert von Transparenzgewinn und Prozessverschlankung.

logo referenz vibracoustic otris contract

Ausgangssituation im Vertragsmanagement
Vibracoustic ist ein international aufgestellter Konzern, der weltweit an 43 Standorten in 19 Ländern rund 10.000 Mitarbeiter beschäftigt. Vor Einführung der Spezialsoftware otris contract verwaltete jede Konzerngesellschaft Verträge und Corporate Documents mit unterschiedlichen Insel-IT-Lösungen. Das erschwerte nicht nur den Zugang zu Informationen, sondern beschränkte auch Effizienzverbesserungen durch einheitliche Prozessabläufe.

Ambitionierte Ziele
Durch die Einführung der neuen otris software initiierte die Rechtsabteilung des Konzerns ein Projekt zur unternehmensweiten Standardisierung im Vertragsmanagement, um folgende Ziele zu erreichen:

  • Transparenz über alle (relevanten) Verträge und Corporate Documents
  • Ein führendes System, das den aktuellen Datenstand bereithält
    (single source of truth)
  • Bessere Identifikation und Steuerung von Compliance-Risiken, die sich aus Vertragsinhalten ergeben
  • Effizienzverbesserungen im gesamten Vertragsbearbeitungsprozess
  • Vereinfachung der Kollaboration im Vertragserstellungsprozess / Reduktion redundanter Arbeit
  • Sicherstellung von Effektivität und Effizienz beim Management von Vertragsereignissen durch verbesserten Informationsaustausch
  • Leichterer Zugang zu relevanten Vertragsinformationen für alle berechtigten Mitarbeiter
  • Ansprüche aus bestehenden Vertragsverhältnissen optimal für das Tagesgeschäft nutzen

„Die technische Grundvoraussetzung, um unsere ambitionierten Ziele zu erreichen, stand fest: Ein konzernweit einheitliches Softwaresystem für das Vertragsmanagement“, erklärt Dr. Meinhard Bartsch, General Counsel und Chief Compliance Officer bei Vibracoustic. „Mit otris haben wir den richtigen Anbieter für unser Vorhaben gefunden.“

„Mit otris haben wir den richtigen Anbieter für unser Vorhaben gefunden.“

Dr. Meinhard Bartsch
General Counsel und Chief Compliance Officer bei der Vibracoustic AG

Verträge und Corporate Documents
Vibracoustic entschied sich für den kombinierten Einsatz der Vertragsmanagement-Software otris contract und der Beteiligungsmanagement-Software otris corporate. Die Kombination vereinfacht die Verwaltung aller Verträge aus dem operativen Geschäft (z.B. Leasingverträge, Lieferantenverträge, Projektverträge) und sämtlicher Corporate Documents (z.B. M&A-Dokumente, Sitzungsprotokolle, NDAs). Auch wenn die Bandbreite an Dokumentenarten groß ist – jedes Dokument kann schnell in die vorgesehene digitale Akte einsortiert und somit auch schnell wiederaufgefunden werden.

Möglich macht das die übersichtliche Struktur der Software: Das System bildet den Konzern mit allen Tochtergesellschaften als Aktenplan und zusätzlich als Organigramm ab. Das Organigramm zeigt die Verflechtung der einzelnen Konzerngesellschaften und vereinfacht die Navigation. Nach Anklicken einer Gesellschaft kann der Nutzer wählen, ob er die Verträge aus dem operativen Geschäft oder die Corporate Documents angezeigt bekommen möchte. Die Dokumente beider Oberkategorien sind für jede Gesellschaft nach einheitlichem Standard strukturiert.

In der Praxis
Das System wird von Vibracoustic-Gesellschaften weltweit genutzt. Die zuständigen Mitarbeiter in den Fachabteilungen greifen über ihre Nutzer-Accounts zu, um Informationen zu recherchieren sowie den Daten- und Dokumentenbestand zu pflegen. Über Berechtigungseinstellungen sieht jeder Nutzer nur die Daten und Dokumente, die für ihn relevant sind. Das Management in der Konzernzentrale hat den vollen Überblick über den Gesamtbestand aller Verträge und Corporate Documents. Das vereinfacht die Auswertung von Vertragsinhalten und eine darauf abgestimmte Risikosteuerung. Ebenfalls stark vereinfacht: die Vertragserstellungs- und Genehmigungsverfahren. Das integrierte Klauselmanagement beschleunigt die Anfertigung von Vertragsvorlagen. In einem nachgelagerten Prozess wird ein Vertragsentwurf nach vordefinierten Kriterien zur Bearbeitung und Freigabe durch das Unternehmen geleitet. „Der Vertragsbearbeitungs- und Freigabeprozess ist ein Herzstück des neuen Vertragsmanagement-Systems“, verdeutlicht Dr. Meinhard Bartsch die Relevanz. „Wir arbeiten an einer fortlaufenden Verbesserung und Verfeinerung der Abläufe. Bei der Implementierung jeder neuen Workflow-Komponente unterstützt uns das otris-Consulting kompetent und mit großem Einsatz“, fasst der Jurist die Kooperation mit otris zusammen.

Über Vibracoustic
Vibracoustic ist ein weltweit führender NVH-Experte für die Automobilindustrie und bietet maßgeschneiderte Lösungen, die mehr Komfort bieten und gleichzeitig zur Effizienz, Sicherheit und Langlebigkeit beitragen. Das Know-how entlang des gesamten Produktlebenszyklus und aller Fahrzeugsysteme sowie die breite Produktpalette ermöglichen es Vibracoustic, aktuelle und zukünftige NVH-Herausforderungen über alle Fahrzeugsegmente hinweg zu lösen. Mit mehr als 10.000 Mitarbeitern an 43 Produktions- und Entwicklungsstandorten in 19 Ländern bedient Vibracoustic alle großen Automobilhersteller. 2019 erzielte Vibracoustic einen Umsatz von 2,1 Milliarden Euro

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von der Vibracoustic AG zur Verfügung gestellt.

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