otris contract als Vertragsmanagement-Lösung für den Einkauf.

Offen nach innen. Geschlossen nach außen. Vertragsmanagement im Einkauf bei Fujitsu.

Der Technologiekonzern Fujitsu Limited ist ein global ausgerichtetes Unternehmen und in rund 100 Ländern aktiv. Lange war der Einkauf in den regionalen Geschäftseinheiten autonom und lokal organisiert. Die Folge: Oft bezogen unterschiedliche Geschäftseinheiten ähnliche oder sogar gleiche Materialien zu verschiedenen Konditionen. Eine Konsolidierung des Konzernbedarfs fand nur unzureichend statt, eine abgestimmte Lieferantenstrategie fehlte.

Logo-Fujitsu

Auf dem Weg zum strategischen Einkaufsmanagement
2008 entschied sich Fujitsu, einen strategischen Einkauf einzurichten und zentral zu organisieren, um die eigene Verhandlungsposition durch Bedarfsbündelung gegenüber Lieferanten konsequent zu verbessern. Jeweils ein Verantwortlicher sollte den strategischen Einkauf für ein Materialfeld wie Festplatten, CPUs oder Software für die gesamte Unternehmensgruppe übernehmen. „Damit aber lokale Einkäufer auch von den strategisch ausgehandelten Konditionen profitieren, müssen sie die Vertragskonditionen kennen. Daher müssen die Verträge lokal leicht zugänglich sein“, erklärt Karsten Buntrock, General Manager Global Sourcing bei Fujitsu: „Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Fujitsu-interne Berechtigungs- und Konzernstruktur eingehalten ist. Das lässt sich nur mit einer Vertragsmanagement-Software realisieren.“

Suche nach Vertragsmanagement-Software
Nachdem das Projektteam von Karsten Buntrock 2010 den Anbietermarkt evaluiert hatte, fiel die Wahl auf otris software AG: „otris hat uns mit zahlreichen Referenzen für globales Vertragsmanagement überzeugt. Zudem ist die Lösung otris contract leicht skalierbar, flexibel und frei konfigurierbar“, begründet Karsten Buntrock die Entscheidung für otris. Sehr positiv bewertete das Projektteam zudem das Entwicklungs-Know-how und die Bereitschaft von otris, die Vertragsmanagement-Software an die besonderen Anforderungen von Fujitsu individuell anzupassen.

„otris contract hat Fujitsu sehr geholfen, das Vertragsmanagement im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren.“

Karsten Buntrock
General Manager Global Sourcing bei Fujitsu

Individuelle Anpassung: Verträge finden statt suchen
„Die Zusammenarbeit mit otris war hervorragend. Die Standardfunktionen von otris contract waren schnell konfiguriert. Anschließend hat otris unsere weitergehenden individuellen Erfordernisse schnell und kompetent umgesetzt: eine intelligente Suchfunktion und die Abbildung unseres internen Berechtigungskonzepts“, so Karsten Buntrock. Das von otris in der Vertragsmanagement-Lösung umgesetzte Berechtigungskonzept bildet dabei nicht nur die Berechtigungs- und Konzernstruktur von Fujitsu ab. Es ist zusätzlich direkt mit der intelligenten Suchfunktion kombiniert. So ist sichergestellt, dass Mitarbeiter weltweit in verschiedenen Sprachen alle Verträge bequem suchen und finden, nicht aber alle Verträge auch einsehen können.

Wie das funktioniert?
Ähnlich wie bekannte Suchmaschinen im Internet ist die Suchfunktion intuitiv bedienbar und fehlertolerant. Bei Tipp- oder Rechtschreibfehlern zeigt die Suchfunktion mögliche Alternativen, Suchergebnisse sortiert sie nach Relevanz. So finden Nutzer das Gewünschte ohne jegliche Vorkenntnisse. Sucht ein Mitarbeiter allerdings nach einem Vertrag, für den er keine Zugriffsberechtigung hat, kann er aufgrund des Berechtigungskonzepts nur die Basisinformationen des Vertrags sowie den verantwortlichen Ansprechpartner einsehen. Diesen Ansprechpartner kann der Mitarbeiter kontaktieren und um eine Freigabe für den Einblick in Vertragsdetails bitten.

Die Vertragsmanagement-Software im Alltag
Inzwischen arbeiten Fujitsu-Einkäufer weltweit mit otris contract. Welche Konsequenzen es für die lokalen Einkäufer hat, Teil einer globalen strategischen Einkaufsorganisation zu sein, zeigt die Praxis: Wird in einem Fujitsu-Werk heute etwa für die Produktion eines neuen PCs eine Lieferung Festplatten benötigt, so verhandelt der lokale Einkäufer nicht mehr wie früher direkt mit dem Lieferanten. Stattdessen arbeitet er im Rahmen der globalen Einkaufsorganisation eng mit dem zuständigen strategischen Einkäufer zusammen. In der Vertragsdatenbank findet er die zentral verhandelten Lieferkonditionen und kann sie für seinen operativen Einkauf nutzen. So wird die Vertragsdatenbank zu einer wertvollen Unterstützung im täglichen Lieferantenmanagement.

Fujitsu profitiert von otris contract
Der konzernweite Einsatz von otris contract hat bei Fujitsu zu zahlreichen Verbesserungen geführt: Die Lösung schafft Transparenz zwischen den dezentralen Einheiten des Konzerns und der Zentrale. Die globale Bedarfsbündelung und schnelle Informationsbeschaffung sorgen für finanzielle Einsparungen. Großen Anteil am erfolgreichen weltweiten Einsatz der Software bei Fujitsu hat die intelligente Suchfunktion, denn sie macht wichtige Informationen einfach zugänglich – finden statt suchen!

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