Update einer langfristigen Kundenbeziehung

Zukunftsfähiges Vertragsmanagement

Seit fünf Jahren verwaltet Arvato Supply Chain Solutions Verträge mit otris contract. Mit einem umfassenden Update startete das Unternehmen ins neue Jahr. Zum einen hat die moderne Benutzeroberfläche im Responsive Design überzeugt. Zum anderen sichert das Update die langfristige Zusammenarbeit aus technischer Sicht.

Logo Referenzkunde - otris software vereinfacht Verantwortung

Arvato Supply Chain Solutions ist ein international führender Anbieter von Leistungen im Bereich Supply Chain Management und E-Commerce. An 70 Standorten in 20 Ländern entwickelt das Unternehmen innovative, maßgeschneiderte Order-to-Cash-Lösungen für seine Kunden. Arvato Supply Chain Solutions ist Teil von Arvato, einem führenden internationalen Dienstleistungsunternehmen mit über 30.000 Mitarbeitern.

Optimierungen umsetzen
Vor fünf Jahren beschloss das Unternehmen, die bestehenden Prozesse im Vertragsmanagement einer Revision zu unterziehen. Der stetig wachsende Vertragsbestand sollte zentral und digital verwaltet werden. Das Ziel: Die Informationsrecherche, Dokumentenverwaltung sowie Fristenüberwachung für Nutzer zu vereinfachen, ohne Einbußen bei der Sicherheit hinnehmen zu müssen. Zusammen mit otris setzte Arvato Supply Chain Solutions dieses Ziel um.

Komplexe Struktur übersichtlich abbilden
Das Geschäftsmodell von Arvato Supply Chain Solutions ist komplex – auch im Hinblick auf die Vertragsbeziehungen. „Wir schließen zum einen Verträge mit unseren Kunden, für die wir Supply Chain Management- oder E-Commerce-Lösungen als Dienstleistung realisieren. Zum anderen unterhalten wir Vertragsbeziehungen zu Lieferanten, die uns beliefern oder Leistungen für uns erbringen“, erläutert Claudia Burke, verantwortliche Contract Managerin bei Arvato Supply Chain Solutions. Die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz des Systems ist, dass otris contract diese vielschichtige Struktur übersichtlich abbildet und somit jeder Vertrag kohärent zugeordnet werden kann. Die Anwender recherchieren entlang dieser Struktur und zusätzlich über Sortier- und Suchfunktionen nach benötigten Daten und Dokumenten. Informationen (z.B. ein Vertragsdokument oder Stammdaten) zeigt otris contract immer zusammen mit der digitalen Akte und somit im Zusammenhang des gesamten Vorgangs an.

„otris ist ein verlässlicher Partner mit einem für unsere Zwecke sehr nützlichen Produkt.“

Claudia Burke
Legal & Contracts, Arvato Supply Chain Solutions

Fristen managen, Sicherheit hinzugewinnen
Ein weiterer Komplex, der durch die Einführung der Spezialsoftware vereinfacht wurde, ist die Fristenüberwachung. „Vertragsfristen, die nicht überwacht werden, können ein enormes Risiko nach sich ziehen. otris contract warnt verantwortliche Mitarbeiter vor anstehenden Fristen. Das generiert einen Zugewinn an Sicherheit in der Vertragsverwaltung“, erläutert Claudia Burke und lobt die einfache Anpassbarkeit des Fristenmanagements an den jeweiligen Bedarf im Unternehmen.

Flexibel auch nach Projektstart
Die otris-Consultants passten nicht nur das Fristenmanagement, sondern weitere Funktionen und Erweiterungen im laufenden Betrieb an. So beschränkte sich der Einsatz des Systems zunächst auf die Unternehmenszentrale in Gütersloh und wurde erst nach erfolgreicher Erprobung auf die internationalen Gesellschaften ausgeweitet. Das internationale Roll-Out vereinheitlicht die Struktur und verbessert dadurch die Transparenz über den unternehmensweiten Vertragsbestand für die Zentrale. Das Team um Claudia Burke wacht über die Einhaltung der Struktur-Konventionen: Jeder digitalisierte Vertrag hat abhängig von Vertragsart, -gegenstand und -partner einen klar definierten Platz in der Datenbank. Um dieses System und die Nomenklatur minutiös aufrechtzuerhalten, genießen nur wenige, speziell geschulte Anwender schreibenden Zugriff auf das System. Nur diese Mitarbeiter haben die Berechtigung, die Datenbank zu pflegen und neue Vertragsakten anzulegen. Lesenden Zugriff haben hingegen etwa 300 Mitarbeiter weltweit.

Update
Nicht nur das internationale Roll-Out, auch das Update von otris contract auf die aktuelle Version verlief „trotz Weihnachtszeit und Jahreswechsel vollkommen problemlos“, berichtet Claudia Burke. Mit der neuen Softwareversion sorgt Arvato Supply Chain Solutions für Zukunftssicherheit. Die Plattform, auf der das alte System lief, war zwar noch leistungsfähig, aber ein wenig in die Jahre gekommen. Mit der neuen State-of-the-Art-Plattform ist schon jetzt die Betriebssicherheit für die kommenden Jahre sichergestellt.

Wie Anwender ein Systemupdate wahrnehmen und beurteilen, ist in erster Linie von den Änderungen auf der Benutzeroberfläche abhängig. Und dort hat sich vieles verändert. „An der neuen Oberfläche gefällt uns, dass die Aufteilung an Programme wie beispielsweise Outlook erinnert. Neue Nutzer finden sich schnell zurecht, wenn grundsätzliche Systematiken bekannt sind. otris contract ist so intuitiv, dass unsere Mitarbeiter in der Regel nur eine kurze Schulung benötigen, um anschließend produktiv mit dem System zu arbeiten“, erklärt Claudia Burke.

Fazit
Arvato Supply Chain Solutions bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen an. Da sich die Bedürfnisse von Kunde zu Kunde unterscheiden, werden die Leistungen individuell abgestimmt und vertraglich festgehalten. Die Information, welche Leistungen mit Kunden und externen Dienstleistern vereinbart wurden, ist eine Grundlage für schnelle und fundierte Entscheidungen der verantwortlichen Arvato Supply Chain Solutions-Mitarbeiter. Diese Information bereitzustellen und darüber hinaus nach definierten Regeln vor Risiken wie anstehenden Vertragsfristen zu warnen, ist die „Aufgabe“ der Vertragsmanagement-Lösung otris contract. Nicht zuletzt durch eine durchdachte und schlüssige administrative Arbeit erfüllt die Spezialsoftware diesen Zweck seit über fünf Jahren. Um diesen Erfolg in die Zukunft zu verlängern, hat otris das System zum Jahreswechsel auf den neuen Programmstand aktualisiert. „Wir hätten das Update natürlich nicht durchführen lassen, wenn wir mit otris software in den vergangenen Jahren unzufrieden gewesen wären. Das ist aber nicht der Fall – otris ist ein verlässlicher Partner mit einem für unsere Zwecke sehr nützlichen Produkt“, fasst Claudia Burke zusammen.

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