Verträge verwalten von unterwegs

28. Juni 2018

Schnell, unkompliziert, angepasst: mobiles Vertragsmanagement

Apps, die im Business-Umfeld eingesetzt werden, müssen einen messbaren Mehrwert bieten – ein „nice to have“ reicht Unternehmen nicht. Die otris-App myContract überzeugt durch ihre Anpassungsfähigkeit: In der Vollversion bildet die App die gesamte Funktionsbreite der Desktop-Variante ab und macht Entscheider im Vertragsmanagement unabhängig von Ort und Internetzugang. Prozessabläufe werden durch myContract nicht nur vereinfacht, sondern zusätzlich beschleunigt.

Vertragsmanagement variiert von Unternehmen zu Unternehmen: Das Aufgabenspektrum reicht von der reinen Archivierung über eine permanente Überprüfung und Überwachung bestehender Verträge bis hin zu komplexen Redaktions- und Genehmigungsworkflows. Ein typischer Genehmigungsprozess: Vertragsangebote ab einer gewissen Summe müssen nach definiertem Schema vor der Unterzeichnung von Verantwortlichen freigegeben werden. Genehmigungsworkflows dieser Art erhöhen Sicherheit und Transparenz, können den Geschäftsprozess jedoch auch verzögern.

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Genehmigung per App
Mit der otris-App myContract beschleunigen Sie den Prozess. Mitarbeiter, die sich außer Haus befinden, können bequem von unterwegs per Smartphone oder Tablet eine Freigabe erteilen (oder verweigern). Insbesondere Führungskräfte, die häufig reisen, profitieren, indem sie Genehmigungsprozesse beschleunigen anstatt zu bremsen.

Daten und Dokumente auch offline
Ohne bestehende Internetverbindung können Sie otris contract als Desktop-Anwendung nicht nutzen. Diese Einschränkung ist bewusst implementiert, da eine ständige Aktualität der Daten gewährleistet sein muss. Anders bei der App: Vorgänge samt Dokumente, die Sie vorab in der Desktop-Anwendung als Favoriten markiert haben, stehen auf dem Tablet oder Smartphone auch offline zur Verfügung. Das hilft Ihnen in Situationen, in denen eine gute Internetverbindung Glückssache ist – zum Beispiel vor Gericht, im Zug oder während einer Vertragsverhandlung beim Kunden. Auf Ihrem mobilen Endgerät sehen Sie den Vorgang mit allen Vertragsdaten lückenlos im Gesamtzusammenhang – ein großer Vorteil gegenüber der Methode, lediglich einzelne Vertragsdokumente aus der Datenbank herunterzuladen, um sie offline zu nutzen.

Eine App, viele Möglichkeiten
In der kostenlosen Basisversion nutzen Sie die App als „digitale Aktentasche“, in die Sie Vorgänge und Dokumente laden, die Sie jedoch nicht bearbeiten können. Der Vorteil der kostenpflichtigen Variante ist, dass Aktionen wie „Freigeben“, „Weiterleiten“ oder „Kommentieren“ ausführbar sind und die App nahezu beliebig konfigurierbar ist. Sie wählen beispielsweise für bestimmte Benutzerprofile aus, welche Felder sichtbar sind und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Sie eine übersichtliche „Freigabe-App“ konfigurieren, die ausschließlich die relevanten Daten (wie Summe und Laufzeit) sowie das zugehörige Vertragsdokument anzeigt. Oder Sie konfigurieren eine App, die den Nutzer lediglich über neue Vertragsabschlüsse und deren Volumen informiert. Die Möglichkeiten sind vielfältig.

Foto-Upload
Ein Vorteil von mobilen Endgeräten gegenüber Desktop-PCs ist die integrierte, leicht zu bedienende Kamera. otris myContract integriert die Kamerafunktion: Sie können ein aufgenommenes Foto ohne Umwege einer Vertragsakte zuordnen. Ein beim Kunden unterzeichneter Vertrag gelangt so ohne Zeitverlust in die Vertragsdatenbank. Auf diese Weise werden Prozesse, die von der Unterzeichnung abhängig sind, umgehend angestoßen.

Mobile Vertragswelt
Die Nachfrage nach mobilen Lösungen nimmt stetig zu. Zum einen weil die mobilen Endgeräte technisch ausgereift sind und eine hohe User Experience bieten. Zum anderen ist die „Arbeit von unterwegs“ für viele zum Alltag geworden. otris passt sich dieser Entwicklung an. Der App myContract für Vertragsmanagement werden in Kürze Apps für die weiteren Fachlösungen folgen.

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