Vertragsmanagementsystem: Definition, Aufgaben & Anwendungsfälle

Ein Vertragsmanagementsystem ist eine Softwarelösung, die den gesamten Lebenszyklus von Verträgen abdeckt – von der Erstellung und Verhandlung über die Verwaltung und Überwachung bis hin zur Erneuerung oder Kündigung. Solche Systeme bieten Funktionen wie Dokumentenmanagement, automatische Erinnerungen, Berichte und Analysen, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Anforderungen und Fristen eingehalten werden. Ein Vertragsmanagementsystem kann auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden, um ein Höchstmaß an Effizienz und Compliance zu gewährleisten. Fortschrittliche Systeme integrieren Künstliche Intelligenz für die Anlage, die Analyse und das Risikomanagement von Verträgen.

Unternehmen nutzen moderne Vertragsmanagementsysteme für das digitale Vertragsmanagement, um Sicherheit, Effizienz und Compliance zu verbessern. Die wichtigsten Vorteile mit Beispielen:

Risikominimierung

Durch die zentrale Speicherung und Verwaltung von Verträgen verringert ein Vertragsmanagementsystem das Risiko von Vertragsverlusten oder -missbrauch. Darüber hinaus helfen Funktionen wie automatische Erinnerungen bei der Einhaltung von Fristen und Verlängerungen, wodurch potenzielle Strafen vermieden werden können.

Effizienzsteigerung

Ein Vertragsmanagementsystem automatisiert viele manuelle Prozesse, wodurch die Verwaltung von Verträgen schneller und effizienter wird. Aufgaben wie die Suche nach Verträgen, die Überwachung von Fristen und die Erstellung von Berichten können automatisiert werden, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.

Verbesserung der Compliance

Ein Vertragsmanagementsystem stellt sicher, dass alle Verträge den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Durch regelmäßige Aktualisierung und Überwachung können Unternehmen sicherstellen, dass sie compliancekonform handeln.

Kosteneinsparungen

Ein effizientes Vertragsmanagement führt zu Kosteneinsparungen, da weniger Zeit für administrative Aufgaben aufgewendet werden muss. Zudem können Unternehmen durch eine bessere Kontrolle und Analyse ihrer Verträge Verhandlungsergebnisse optimieren und unnötige Ausgaben vermeiden.

Ein Vertragsmanagementsystem ist für Unternehmen nahezu jeder Größe und Branche von Vorteil, besonders aber für diejenigen, die regelmäßig eine Vielzahl von Verträgen verwalten müssen. Einige Beispiele:

• Große Unternehmen und Konzerne haben oft eine große Anzahl an Verträgen mit Lieferanten, Kunden und Partnern. Ein Vertragsmanagementsystem hilft dabei, den Überblick zu behalten, Fristen einzuhalten und rechtliche Risiken zu minimieren.
• Immobilienunternehmen verwalten eine Vielzahl an Mietverträgen, Kaufverträgen und Dienstleistungsverträgen. Das kann komplex und zeitaufwendig sein. Ein Vertragsmanagementsystem hilft, Prozesse zu optimieren und Fehler zu vermeiden.
• IT- und Dienstleistungsunternehmen schließen häufig Serviceverträge und Vereinbarungen über Dienstleistungsniveaus (SLAs) ab. Ein systematisches Management dieser Verträge ist entscheidend für die Einhaltung der vereinbarten Leistungen und die Kundenzufriedenheit.
• Finanz- und Versicherungsunternehmen nutzen Vertragsmanagementsysteme bei der Verwaltung von Kreditverträgen, Versicherungsverträgen und anderen wichtigen Dokumenten, was zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zur Risikominimierung beiträgt.

Welche Funktionen sollte ein digitales Vertragsmanagementsystem enthalten? Neben vielen Spezialfunktionen, die abhängig von den Unternehmensanforderungen ausgewählt werden, gibt es Basisfunktionen, die jedes Vertragsmanagementsystem enthalten sollte:

Dokumentenmanagement

Ein gutes Vertragsmanagementsystem sollte eine zentrale Vertragsdatenbank für die Speicherung und Verwaltung aller Verträge bieten. Dies erleichtert den Zugriff und die Suche nach spezifischen Dokumenten und stellt sicher, dass alle Versionen eines Vertrags ordnungsgemäß archiviert sind.

Automatisches Fristenmonitoring

Automatische Fristen-Erinnerungen und Benachrichtigungen sind entscheidend, um Fristen, Erneuerungen und andere wichtige Termine nicht zu verpassen. Diese Funktionen helfen, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen und Vertragsstrafen zu vermeiden.

Berichterstattung und Analyse

Ein weiterer wichtiger Aspekt eines Vertragsmanagementsystems ist die Möglichkeit, detaillierte Berichte und Analysen zu erstellen. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, einen Überblick über ihre Vertragslandschaft zu erhalten, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zur Verbesserung der Vertragsleistung zu entwickeln.

Benutzerfreundlichkeit und Integration

Ein benutzerfreundliches Vertragsmanagementsystem sollte intuitiv zu bedienen sein und sich nahtlos in bestehende Unternehmenssoftware wie ERP- und CRM-Systeme integrieren lassen. Dies erleichtert die Implementierung und den täglichen Betrieb des Systems.

LegalTech-Anwendungen optimieren das Vertragsmanagementsystem und verwandte Prozesse effizient und kostengünstig.

Verwaltung von Lieferantenverträgen

Ein Vertragsmanagementsystem hilft Unternehmen, alle Lieferantenverträge zentral zu verwalten und die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu überwachen. Dazu gehört die Überprüfung von Lieferterminen, Qualitätsanforderungen und Zahlungsbedingungen.

Verwaltung von Kundenverträgen

Vertragsmanagementsysteme sind auch für die Verwaltung von Kundenverträgen nützlich. Sie ermöglichen es den Unternehmen, die Vertragsbedingungen klar zu dokumentieren und die Einhaltung der vereinbarten Leistungen zu überwachen.

Verwaltung von Immobilienverträgen

Unternehmen, die Immobilien besitzen oder verwalten, können ein Vertragsmanagementsystem zur Verwaltung von Miet-, Pacht- und Wartungsverträgen nutzen. Dies erleichtert die Überwachung von Mietzahlungen, Verlängerungen und Wartungsarbeiten.

Unternehmen wählen Software in der Regel nach bestimmten Kriterien aus. Drei Punkte, auf die bei der Auswahl des richtigen Vertragsmanagementsystems besonders geachtet werden sollte:

Bedarfsanalyse

Bevor Sie sich für ein Vertragsmanagementsystem entscheiden, sollten Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen. Stellen Sie fest, welche spezifischen Anforderungen Ihr Unternehmen hat und welche Funktionen für Ihre Prozesse unerlässlich sind.

Anbieter vergleichen

Vergleichen Sie verschiedene Anbieter von Vertragsmanagementsystemen anhand ihrer Funktionen, Preise und Kundenerfahrungen. Nutzen Sie Demos und Testversionen, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität der Systeme zu bewerten.

Implementierung und Schulung

Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter Unterstützung bei der Implementierung des Systems und Schulungen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anbietet. Eine erfolgreiche Implementierung und Schulung sind entscheidend für die effektive Nutzung des Vertragsmanagementsystems.

Ein Vertragsmanagementsystem ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, ihre Vertragsverwaltung zu optimieren, Risiken zu minimieren und Kosten zu senken.
Durch die sorgfältige Auswahl und Implementierung eines solchen Systems können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sicherstellen, dass sie stets den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um das richtige Vertragsmanagementsystem für Ihr Unternehmen zu finden und die Vorteile einer digitalen Vertragsverwaltung zu maximieren.