Mit zusätzlichen Projekten und Partnern wächst der Abstimmungsbedarf. Strukturierte Vertragsakten und dokumentierte rechtliche Bewertungen liefern die Grundlage, um Verpflichtungen, Nutzungsrechte und Vertragsänderungen zu prüfen. Definierte Prüf- und Freigabewege binden die zuständigen Fachbereiche ein und machen offene Bearbeitungsschritte nachvollziehbar.
Branche | Verteidigungsindustrie
otris-Lösungen für
die Verteidigungsindustrie
Verträge und Freigaben steuern
Zugriffe gezielt regeln
Pflichten und Nachweise organisieren
Vertragsmanagement und Compliance für die Verteidigungsindustrie
Ob Systemhersteller, Entwicklungspartner oder spezialisierter Zulieferer: Mit neuen Aufträgen und Partnern wächst in der Sicherheits- und Verteidigungsindustrie auch der Abstimmungsbedarf. Verträge müssen geprüft, Lieferanten bewertet und Freigaben zwischen Einkauf, Rechtsabteilung, Projektverantwortlichen und Compliance koordiniert werden. Gleichzeitig müssen Zugriffe auf vertrauliche Informationen klar geregelt sein und Vereinbarungen über lange Projektlaufzeiten nachvollziehbar bleiben.
otris unterstützt Sie dabei, diese Vertrags-, Prüf- und Freigabeprozesse strukturiert zu organisieren. Kombinierbare Fachlösungen auf einer gemeinsamen Plattform bündeln die zugehörigen Unterlagen, regeln Zuständigkeiten und machen offene Aufgaben sichtbar. Sie beginnen mit einer konkreten Aufgabe und ergänzen weitere Fachlösungen nach Bedarf.
Überblick gewinnen
Kundenverträge, Unteraufträge, Nachträge und rechtliche Bewertungen strukturiert bereitstellen – als Grundlage für Verhandlungen und Entscheidungen.
Zusammenarbeit regeln
Zugriffe und Freigaben auf Aufgaben und Zuständigkeiten abstimmen – damit vertrauliche Inhalte nur berechtigten Beteiligten zugänglich sind.
Nachweise bereitstellen
Prüfungen, Entscheidungen und Maßnahmen im jeweiligen Vorgang dokumentieren und offene Aufgaben nachverfolgen.
Betrieb und Integration passend zu Ihren Anforderungen
Alle otris-Lösungen werden in Deutschland entwickelt. Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen SaaS in deutschen Rechenzentren oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur. Das Betriebsmodell, die Berechtigungen und die Anbindung bestehender Systeme stimmen wir auf Ihre organisatorischen und technischen Anforderungen ab.
Warum Prüfungen und Freigaben mit dem Projektgeschäft wachsen müssen
Mit zusätzlichen Projekten und Partnern steigt die Zahl der Vertragsprüfungen, Rückfragen und Freigaben. Änderungen im Kundenvertrag können beispielsweise eine erneute Prüfung der Vereinbarungen mit Entwicklungs- oder Lieferpartnern erfordern. Einkauf, Rechtsabteilung und Projektverantwortliche benötigen deshalb einen gemeinsamen Überblick: Welche Unterlagen liegen vor? Wer muss prüfen? Welche Entscheidung steht noch aus? Werden diese Abstimmungen über einzelne Postfächer und getrennte Ablagen organisiert, steigt der Koordinationsaufwand.
Auch nach dem Wechsel von Ansprechpartnern oder dem Abschluss einer Projektphase muss nachvollziehbar bleiben, was vereinbart, geprüft und freigegeben wurde. Das gilt beispielsweise für Nutzungsrechte, fortbestehende Vertraulichkeitspflichten und Vereinbarungen zur Wartung oder Weiterentwicklung. Zugleich benötigt nicht jeder Beteiligte Zugriff auf sämtliche Konditionen und rechtlichen Einschätzungen.
Mit otris software halten Sie Verträge, Nachträge, Korrespondenz und Prüfergebnisse in der jeweiligen Vertrags- oder Vorgangsakte zusammen. Definierte Prüf- und Freigabewege binden Rechtsabteilung, Einkauf, Projektverantwortliche und Compliance ein. So bleibt nachvollziehbar, welche Prüfungen abgeschlossen sind und welche Freigaben noch ausstehen. Berechtigungen regeln, wer die zugehörigen Informationen einsehen und bearbeiten darf.
Wir sind sehr zufrieden mit der Migration und der Systemperformance. Stabil, zuverlässig und trotzdem anpassbar.
Welche Aufgaben unterstützt otris in der Verteidigungsindustrie?
Die folgenden Fachlösungen unterstützen Defence-Unternehmen bei der Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung, Einkauf, Compliance und Informationssicherheit – von der Vertragsprüfung über Lieferantenbewertungen bis zur Dokumentation von Risiken und Maßnahmen.
Kundenverträge und Unteraufträge
strukturiert verwalten
otris contract bündelt Kundenverträge, Unteraufträge, Entwicklungs-, Lizenz- und Kooperationsvereinbarungen in digitalen Vertragsakten. Nachträge, Versionen und Korrespondenz bleiben dem Vertrag zugeordnet. So stehen die Unterlagen für die Prüfung von Verpflichtungen und Nutzungsrechten bereit. Automatische Erinnerungen unterstützen die Fristenbearbeitung; anpassbare Workflows steuern die Abstimmung und Freigabe von Vertragsänderungen.
Lieferantenprüfungen
nachvollziehbar organisieren
otris diligence führt Stammdaten, Zertifikate, Selbstauskünfte und Bewertungen in einer zentralen Lieferantenakte zusammen. Auch Vorlieferanten und Beziehungen lassen sich abbilden. Sie organisieren risikobasierte Prüfungen und verfolgen Maßnahmen mit Zuständigkeiten und Fristen. So können Einkauf und Compliance nachvollziehen, welche Unterlagen und Bewertungen vorliegen und welche Prüfungen oder Maßnahmen noch offen sind.
Informationssicherheit
systematisch steuern
Entwicklungskooperationen und Lieferbeziehungen stellen Anforderungen an den Umgang mit vertraulichen Informationen. Mit otris isms erfassen Sie Informationswerte und IT-Assets, analysieren Schutzbedarfe und dokumentieren Risiken, Sicherheitsmaßnahmen, Vorfälle und Audits. Kataloge zur ISO/IEC 27001 und zum BSI IT-Grundschutz unterstützen Ihr ISMS. Verantwortliche können den Umsetzungsstand und offene Maßnahmen nachvollziehen.
Rechtliche Vorgänge
strukturiert bearbeiten
Mit otris matter organisieren Sie rechtliche Prüfungen von Kooperationen, Vertragsänderungen oder strittigen Ansprüchen in digitalen Vorgangsakten. Sachverhalt, Unterlagen, Bewertungen und Bearbeitungsschritte bleiben im Zusammenhang. Interne Beteiligte und externe Rechtsberater erhalten Zugriff auf freigegebene Akten. Über die optionale Legal Front Door reichen Fachbereiche ihre Anliegen strukturiert ein.
Unternehmensrisiken bewerten
und Maßnahmen verfolgen
Mit otris risk erfassen und bewerten Sie beispielsweise vertragliche, organisatorische und Compliance-Risiken nach Ihren Kriterien. Eine Risikomatrix unterstützt die Priorisierung. Sie ordnen Maßnahmen Verantwortliche und Termine zu und dokumentieren die zugehörigen Kontrollen. Auswertungen zeigen der Leitung, wo Handlungsbedarf besteht und wie die Bearbeitung voranschreitet.
Beteiligungen und
Joint Ventures überblicken
Internationale Kooperationen und Joint Ventures erfordern einen nachvollziehbaren Überblick über Gesellschaften und Beteiligungsverhältnisse. otris corporate bündelt Gesellschaftsunterlagen, Beteiligungen, Gremien und Mandate. Organigramme zeigen die Unternehmensstruktur; historisierte Daten machen Veränderungen nachvollziehbar. Das unterstützt die Vorbereitung gesellschaftsrechtlicher Entscheidungen und die Dokumentation von Beschlüssen.
Eine Änderung im Kundenvertrag kann bis in die Unteraufträge reichen. Deshalb gestalten wir Prüf- und Freigabeprozesse so, dass die zuständigen Fachbereiche gezielt eingebunden werden, vertrauliche Informationen geschützt bleiben und Entscheidungen auch Jahre später nachvollziehbar sind.
6 Vorteile von otris für Ihr Unternehmen
Lieferantenprüfungen gezielt nachhalten
Bei neuen Lieferanten und Unterauftragnehmern müssen erforderliche Unterlagen eingeholt, Bewertungen dokumentiert und offene Fragen geklärt werden. In der Lieferantenakte führen Sie Zertifikate, Selbstauskünfte und Prüfergebnisse zusammen. Zuständigkeiten und Fristen machen ausstehende Prüfungen und Maßnahmen nachvollziehbar – als Grundlage für Entscheidungen in Einkauf und Compliance.
Vertrauliche Zusammenarbeit organisieren
Bei Entwicklungskooperationen und gesellschaftsübergreifenden Projekten benötigen Beteiligte unterschiedliche Informationen. Mit differenzierten Berechtigungen nach Aufgaben und Zuständigkeiten regeln Sie den Zugriff auf Vertragsunterlagen, kaufmännische Konditionen und rechtliche Einschätzungen. So lassen sich auch externe Rechtsberater gezielt in freigegebene Vorgänge einbinden.
Wissen über Projektphasen hinweg erhalten
Von der Entwicklung über die Lieferung bis zur Wartung müssen Vereinbarungen nachvollziehbar bleiben. Vertrags- und Vorgangsakten halten Dokumente, Versionen und Entscheidungen im Zusammenhang. Das erleichtert Übergaben an neue Verantwortliche und die spätere Klärung von Nutzungsrechten, fortbestehenden Pflichten oder Ansprüchen.
Sicherheitsmaßnahmen und Nachweise im Blick behalten
Anforderungen an die Informationssicherheit müssen in konkrete Maßnahmen übersetzt und deren Umsetzung verfolgt werden. Mit otris isms dokumentieren Sie Risiken, Maßnahmen, Zuständigkeiten und Kontrollen. Der Bearbeitungsstand und die zugehörigen Nachweise bleiben nachvollziehbar – für die interne Steuerung und die Vorbereitung von Audits.
Betriebsmodell wählen und schrittweise erweitern
Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen SaaS in deutschen Rechenzentren oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur. So richten Sie den Betrieb an Ihren organisatorischen und technischen Anforderungen aus. Sie beginnen mit einer konkreten Aufgabe und ergänzen bei Bedarf weitere Fachlösungen auf derselben Plattform.
Weitere Lösungen für die Verteidigungsindustrie
Für weitere Aufgaben kombinieren Sie passende Fachlösungen der otris legal SUITE, otris compliance SUITE und otris privacy SUITE auf derselben Plattform – beispielsweise für die Zuordnung rechtlicher Pflichten, die Verteilung interner Richtlinien oder die Bearbeitung von Hinweisen.
Häufige Fragen zu otris in der Verteidigungsindustrie
Können wir Kundenverträge, Unteraufträge und Kooperationsvereinbarungen verwalten?
Ja. Sie können Kundenverträge, Unteraufträge und Kooperationsvereinbarungen ebenso wie Geheimhaltungs-, Lizenz-, Wartungs- und Servicevereinbarungen in otris contract verwalten. Nachträge, Fristen und zugehörige Unterlagen bleiben dem Vertrag zugeordnet. Damit steht Ihren fachlich Verantwortlichen die Informationsgrundlage zur Verfügung, um beispielsweise zu prüfen, welche Verpflichtungen in einen Unterauftrag übernommen werden müssen.
Ersetzt otris unser ERP-, PLM- oder Projektmanagementsystem?
Nein. Die otris-Fachlösungen ergänzen Ihre bestehenden Systeme um Vertragsmanagement, rechtliche Vorgänge und dokumentierte Compliance-Prozesse. Fertigungssteuerung, technische Produktdaten und operative Projektplanung bleiben in Ihren Fachsystemen. Den benötigten Datenaustausch und die verfügbaren Schnittstellen klären wir anhand Ihrer Systemlandschaft.
Können wir bestehende Verträge und rechtliche Vorgänge übernehmen?
Ja. otris unterstützt Sie bei der Migration bestehender Vertrags- und Vorgangsbestände. Gemeinsam prüfen wir, welche Dokumente, Daten und Beziehungen übernommen werden sollen und welche Exportmöglichkeiten Ihre bisherigen Systeme bieten. Darauf stimmen wir die Übernahme, die Zuordnung der Informationen und die Prüfung der Ergebnisse ab. Auch bestehende Rollen und Arbeitsabläufe berücksichtigen wir bei der Einführung.
Unterstützt otris die Organisation von Exportkontrollprozessen?
otris kann Sie dabei unterstützen, Unterlagen und Prüfergebnisse in digitalen Vorgangsakten zusammenzuführen und Prüf- und Freigabeschritte zu organisieren. Güterklassifizierung, Sanktionslistenprüfung und die Bewertung von Genehmigungspflichten sind dadurch nicht automatisch abgedeckt. Gemeinsam klären wir, welche Abläufe sich mit otris unterstützen lassen und ob Schnittstellen zu Ihren spezialisierten Systemen erforderlich und möglich sind.
Ist otris für die Verarbeitung von Verschlusssachen geeignet?
Eine Eignung für die Verarbeitung von Verschlusssachen lässt sich nicht pauschal zusagen. Sie muss anhand des Geheimhaltungsgrads, der geltenden Vorgaben und der vorgesehenen Systemumgebung geprüft werden. On-Premises-Betrieb oder ein Berechtigungskonzept allein belegen keine VS-Eignung. Sprechen Sie entsprechende Anforderungen bereits zu Beginn der Beratung an.
Wo werden unsere Daten verarbeitet?
Im SaaS-Betrieb liegen die Daten Ihrer otris-Fachlösung in ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Je nach Fachlösung und Edition ist alternativ ein Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur möglich. Bei optionalen KI-Diensten gelten die Bedingungen des gewählten Dienstes: Der von otris bereitgestellte KI-Dienst verarbeitet Inhalte in einem Rechenzentrum innerhalb der EU.
Können wir mit einer einzelnen Fachlösung beginnen?
Ja. Sie können beispielsweise mit Vertragsmanagement oder Matter Management starten und weitere Fachlösungen später ergänzen. Im Rahmen der Einführung stimmen wir Rollen, Abläufe und erforderliche Schnittstellen ab. So orientiert sich der Ausbau an Ihrem tatsächlichen Bedarf.
otris: Ihr Partner für Legal und Compliance in der Verteidigungsindustrie
otris entwickelt seit 1998 Software für dokumentenzentrierte Aufgaben in Legal, Compliance und Datenschutz. Unsere Experten begleiten Sie von der Anforderungsanalyse und Konfiguration über die Migration und Einführung bis zum laufenden Betrieb.
Feste Ansprechpartner, fachliche Beratung und regelmäßige Weiterentwicklungen unterstützen Sie dabei, die Software langfristig zu nutzen und an neue Anforderungen anzupassen.
Besprechen Sie mit uns, wie Sie Vertragsprüfungen, Freigaben oder Compliance-Prozesse in Ihrem Unternehmen organisieren möchten. Gemeinsam klären wir, welche Fachlösungen zu Ihren Abläufen, Ihrer Systemlandschaft und Ihren Anforderungen an den Informationsschutz passen – und wie Sie schrittweise starten können.
