Vor einer Vergabe zählt, wie ein Lieferant eingestuft ist, welche Nachweise vorliegen und welche Verträge mit ihm schon laufen. Digitale Vertrags- und Lieferantenakten machen diese Informationen strukturiert verfügbar. So schaffen Sie eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für Einkauf, Rechtsabteilung und Compliance und reduzieren den Aufwand für die Informationssuche.
Fachbereich | Einkauf
Vertrags-, Lieferanten- und
Risikomanagement im Einkauf
Verträge und Fristen steuern
Lieferanten fundiert bewerten
Risiken gezielt steuern
Verlässliche Informationen für
Ihre Einkaufsentscheidungen
Im Einkauf brauchen Sie verlässliche Informationen, um Konditionen zu verhandeln, Vertragsfristen einzuhalten und Lieferanten fundiert zu bewerten. Liegen Verträge, Lieferantenunterlagen und Risikobewertungen in getrennten Ablagen, fehlt der Überblick genau dann, wenn er zählt: vor einer Verlängerung, bei einem Lieferantenausfall oder in einer Prüfung. Dabei müssen Einkauf, Rechtsabteilung und Compliance aufeinander abgestimmt handeln – mit klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Entscheidungen.
otris bündelt Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement und Risikomanagement auf einer gemeinsamen Plattform. Die Fachlösungen unterstützen Sie dabei, Prüf- und Freigabeprozesse zu organisieren, Fristen zu überwachen und vereinbarte Maßnahmen nachzuverfolgen. Weitere Fachlösungen aus den Bereichen Legal, Compliance und Datenschutz ergänzen Ihre Lösung nach Bedarf.
Überblick gewinnen
Vertragskonditionen, Lieferantenunterlagen und Bewertungen strukturiert bereitstellen – als Grundlage für Verhandlungen, Prüfungen und Freigaben.
Fristen steuern
Verantwortliche rechtzeitig an Kündigungs- und Verlängerungsfristen erinnern und offene Aufgaben über definierte Eskalationswege weitergeben.
Maßnahmen verfolgen
Aus Risikobewertungen konkrete Aufgaben ableiten, Verantwortliche und Termine festlegen und die Bearbeitung nachvollziehbar dokumentieren.
Flexibel betreiben und nach Bedarf erweitern
otris entwickelt Software in Deutschland. Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen SaaS mit Cloud-Betrieb in Deutschland und On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur. Die gemeinsame Plattform bietet die Grundlage für Berechtigungen, Workflows und Protokollierung. Sie setzen die Fachlösungen ein, die Ihre Einkaufsabteilung braucht, und erweitern bei Bedarf.
Warum der Einkauf Verträge, Lieferanten und Risiken zentral steuern sollte
Vor einer Vertragsverlängerung oder neuen Beauftragung müssen Konditionen, bestehende Verpflichtungen und Lieferantenbewertungen vorliegen – auch wenn mehrere Standorte oder Gesellschaften mit demselben Lieferanten zusammenarbeiten. Muss der Einkauf diese Informationen erst aus verschiedenen Bereichen zusammentragen, geht wertvolle Vorbereitungszeit verloren. Eine verlässliche Informationsbasis hilft Ihnen, Verhandlungen fundiert vorzubereiten und rechtzeitig zu entscheiden.
Auch bei Lieferantenrisiken zählt der Zusammenhang: Welche Verträge sind betroffen? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wer kümmert sich um vereinbarte Maßnahmen? Nachvollziehbare Bewertungen und klare Zuständigkeiten helfen Ihnen, Handlungsbedarf zu priorisieren und Maßnahmen gezielt nachzuverfolgen.
otris führt Vertrags- und Lieferantenmanagement mit der Risikobewertung zusammen. Was ein Lieferant zugesagt hat, wie er eingestuft wurde und welche Maßnahmen laufen, lässt sich damit nachvollziehbar dokumentieren. So unterstützen Sie die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Rechtsabteilung und Compliance.
otris contract hat Fujitsu sehr geholfen, das Vertragsmanagement im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren.
Mit welchen Lösungen unterstützt otris den Einkauf?
Verträge, Lieferanten und Beschaffungsrisiken hängen im Einkauf eng zusammen. otris unterstützt diese Aufgaben mit kombinierbaren Fachlösungen, die sich nach Bedarf erweitern lassen.
Vertragsmanagement im Einkauf zentral bündeln
otris contract führt Vertragsdokumente und Konditionen in einer digitalen Vertragsakte zusammen, einschließlich Korrespondenz und Versionierung. Automatische Erinnerungen und anpassbare Eskalationswege unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung von Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Damit behalten Sie anstehende Vertragsentscheidungen im Blick und können Verhandlungen mit den zugehörigen Informationen vorbereiten.
Lieferantenmanagement für den strategischen Einkauf
Stammdaten, Zertifikate und Selbstauskünfte laufen mit otris diligence in einer zentralen Lieferantenakte zusammen. Auch Vorlieferanten und Abhängigkeiten lassen sich abbilden. Die Lösung unterstützt Ihre Lieferantenprüfung von der Datenerfassung über die Risikoanalyse bis zur Maßnahmensteuerung – mit nachvollziehbaren Bewertungen und klaren Zuständigkeiten.
Beschaffungsrisiken systematisch steuern
otris risk unterstützt das übergreifende Risikomanagement im Einkauf. Über konfigurierbare Fragebögen erfassen Sie beispielsweise Ausfall- und Abhängigkeitsrisiken. Die Software berechnet die Risikohöhe nach Ihren Vorgaben und dokumentiert Bewertungen nachvollziehbar. Workflows unterstützen das Reporting und die Nachverfolgung von Maßnahmen zur Risikominimierung.
Unsere Erfahrung aus Einkaufsprojekten zeigt: Zentral verhandelte Konditionen müssen vor Ort verfügbar sein – mit Zugriffsrechten und Freigaben, die zur Einkaufsorganisation passen.
6 Vorteile von otris für die Einkaufsabteilung
Konditionen, Fristen und Budgets im Blick
Wer Konditionen neu verhandelt oder Budgets plant, braucht einen Überblick über bestehende Verpflichtungen. Das Vertragsmanagement ordnet Kosten und Erträge den verursachenden Verträgen zu und stellt Aufstellungen und Forecasts bereit. Automatische Erinnerungen an Kündigungs- und Verlängerungsfristen unterstützen Sie dabei, rechtzeitig über die Fortführung oder Neuverhandlung von Verträgen zu entscheiden.
Lieferantenrisiken bewerten und Maßnahmen steuern
Die Lieferantenakte bildet Lieferanten, Vorlieferanten, Beziehungen und Produktkategorien übersichtlich ab. So werden Abhängigkeiten und Zusammenhänge sichtbar. Risikobewertungen helfen, Handlungsbedarf zu priorisieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten. Verantwortliche, Fristen und Bearbeitungsstände machen nachvollziehbar, wie mit erkannten Risiken umgegangen wird.
Freigaben und Zuständigkeiten klar organisieren
Vertragsprüfungen und Freigaben erfordern häufig die Zusammenarbeit mehrerer Fachbereiche. Mit anpassbaren Workflows bilden Sie Prüf- und Freigabewege entsprechend Ihren Zuständigkeiten ab – auch über Standorte und Gesellschaften hinweg. Berechtigungen regeln den Zugriff auf vertrauliche Inhalte. Erinnerungen und Eskalationen unterstützen die rechtzeitige Bearbeitung offener Aufgaben.
Nachweise für Prüfungen gezielt bereitstellen
Wirtschaftsprüfung und interne Revision benötigen belastbare Nachweise. Im Risikomanagement sind Bewertungen, Entscheidungen und Wirksamkeitskontrollen im Audit-Trail dokumentiert und exportierbar. So können Sie erläutern, auf welcher Grundlage entschieden und welche Maßnahmen umgesetzt wurden. Für die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Vertragsakten steht das KPMG-zertifizierte otris-Archiv zur Verfügung.
KI im Einkauf gezielt nutzen
Die optionale KI-Erweiterung Copilot von otris steht Ihnen in allen otris Fachlösungen zur Verfügung. Die KI-Funktionen unterstützen Sie je nach Anwendung dabei, Inhalte zu analysieren und relevante Informationen strukturiert aufzubereiten – etwa aus Verträgen oder Lieferantenunterlagen. Sie können einen eigenen, von otris unterstützten KI-Dienst einbinden oder den von otris bereitgestellten Dienst nutzen. Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.
Weitere Lösungen für die Beschaffung
Über Verträge, Lieferanten und Risiken hinaus muss der Einkauf weitere Vorgaben umsetzen und deren Einhaltung dokumentieren. Dazu gehören beispielsweise Einkaufsrichtlinien und Freigabegrenzen. Für Unternehmen im Anwendungsbereich des LkSG kommt ein Beschwerdeverfahren für die Lieferkette hinzu. Bei der Beauftragung von Dienstleistern ist zudem zu klären, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt und welche Datenschutzvereinbarungen erforderlich sind.
Kombinieren Sie bei Bedarf weitere Fachlösungen der otris legal SUITE, otris compliance SUITE und der otris privacy SUITE auf derselben Plattform. So unterstützen Sie auch die Zusammenarbeit des Einkaufs mit Recht, Compliance und Datenschutz.
Häufige Fragen zu otris im Einkauf
Ersetzt otris unser ERP- oder Beschaffungssystem?
Nein. Bestellabwicklung, Rechnungsprüfung und Warenwirtschaft bleiben in Ihren bestehenden Systemen. otris ergänzt sie um die Steuerung und Dokumentation von Verträgen, Lieferantenprüfungen und Risiken. Dazu gehören Vertragsfristen und Konditionen, nachvollziehbare Lieferantenbewertungen sowie die Bearbeitung vereinbarter Maßnahmen.
Wie unterstützt otris die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette?
otris diligence unterstützt Sie mit einer zentralen Lieferantenakte, webbasierten Selbstauskünften und einer risikobasierten Einstufung. Die Bewertungsmethodik orientiert sich an den Empfehlungen der BAFA. Präventions- und Abhilfemaßnahmen werden mit Zuständigkeiten, Fristen und Nachweisen dokumentiert. Damit unterstützt die Software Prozesse zur Umsetzung des LkSG und zur Vorbereitung auf künftige Anforderungen der CSDDD. Die rechtliche Bewertung bleibt bei den zuständigen Fachpersonen.
Wo liegen unsere Vertrags- und Lieferantendaten?
Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur und SaaS mit Cloud-Betrieb in Deutschland. Ein differenziertes Berechtigungskonzept regelt, wer Vertragsinhalte, Konditionen und Bewertungen einsehen und bearbeiten darf. So lässt sich der Zugriff entsprechend den Zuständigkeiten in Ihrer Einkaufsorganisation gestalten.
Lässt sich otris an unsere Bestandssysteme anbinden?
Ja. Die Fachlösungen basieren auf documentsOS, der gemeinsamen Plattform und DMS-Basis von otris. Über Schnittstellen lassen sich beispielsweise Lieferantenstammdaten aus bestehenden Systemen übernehmen und Datenquellen für die Risikobewertung anbinden. Welche Daten ausgetauscht werden und welches System sie führend verwaltet, wird im Einführungskonzept festgelegt. Bei komplexen Anbindungen unterstützt unser Consulting.
Können wir mit einer einzelnen Fachlösung starten?
Ja. Sie starten mit der Fachlösung für Ihre vorrangige Aufgabe – beispielsweise Vertragsfristen überwachen oder Lieferantenprüfungen strukturieren. Weitere Fachlösungen lassen sich bei Bedarf ergänzen. Die benötigten Datenverknüpfungen und Abläufe werden dabei aufeinander abgestimmt. Auch der Funktionsumfang einer einzelnen Fachlösung lässt sich nach Bedarf erweitern.
otris: Ihr Partner für Vertrags- und Lieferantenmanagement
otris entwickelt seit 1998 Software in Deutschland. Mit Fachlösungen für Legal, Compliance und Datenschutz unterstützen wir Organisationen dabei, dokumentenzentrierte Aufgaben strukturiert umzusetzen und nachvollziehbar zu dokumentieren.
Feste Ansprechpersonen begleiten die Einführung der Software. Unser Consulting setzt auch komplexe Freigabe- und Prüfprozesse als Workflows um – abgestimmt auf die Zuständigkeiten und Abläufe in Ihrem Unternehmen. So lässt sich die Lösung schrittweise ausbauen, vom ersten Vertragsbestand bis zur konzernweiten Lieferantenbewertung.
Besprechen Sie mit uns, wie Sie Ihre Vertrags- und Lieferantenprozesse im Einkauf mit otris gestalten können.
