Vertrags­management für die
öffentliche Verwaltung

Beschaffungs-, EVB-IT-, Wartungs-, Miet- und Ko­ope­ra­ti­ons­ver­trä­ge werden gemeinsam mit Anlagen, Schriftverkehr und weiteren Unterlagen in digitalen Vertragsakten zusammengeführt. Vergabestelle, Rechtsamt, Kämmerei und beteiligte Fachbereiche arbeiten dadurch auf einer einheitlichen und aktuellen In­for­ma­ti­ons­grund­la­ge.

Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass berechtigte Personen genau die Ver­trags­in­for­ma­tio­nen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So lassen sich Verträge auch über mehrere Standorte, Or­ga­ni­sa­ti­ons­ein­hei­ten oder Eigenbetriebe hinweg gemeinsam verwalten, ohne sensible Inhalte uneingeschränkt zugänglich zu machen.

Übersehene Kündigungs- oder Ver­län­ge­rungs­fris­ten können langfristige Verpflichtungen und vermeidbare Folgekosten für den öffentlichen Haushalt verursachen. otris contract macht anstehende Termine frühzeitig sichtbar und informiert die zuständigen Personen automatisch.

Vertretungs- und Eskalationsregeln unterstützen die zuverlässige Bearbeitung auch bei Urlaub, Krankheit oder personellen Veränderungen. Kritische Fristen lassen sich zentral auswerten, sodass Verantwortliche rechtzeitig entscheiden können, ob ein Vertrag fortgeführt, angepasst oder beendet werden soll.

Vertragsprüfungen und Genehmigungen betreffen häufig mehrere Stellen. Mit otris contract folgen Freigaben, Zeichnungswege und Eskalationen den festgelegten Zuständigkeiten und Regeln Ihrer Verwaltung. Alle Beteiligten erkennen, welcher Bearbeitungsstand erreicht ist, welche Entscheidung noch aussteht und wer den nächsten Schritt übernimmt.

Geprüfte Vorlagen und Textbausteine unterstützen zudem die einheitliche Erstellung wiederkehrender Vereinbarungen, beispielsweise bei EVB-IT-, Rahmen- oder Standardverträgen. Das reduziert Rückfragen, parallele Bearbeitungen und die Arbeit mit unterschiedlichen Dokumentversionen.

Vertragsfassungen, Änderungen, Freigaben und Be­ar­bei­tungs­schrit­te bleiben nachvollziehbar mit dem jeweiligen Vorgang verbunden. Statt benötigte Unterlagen kurzfristig aus verschiedenen Laufwerken, Papierakten und E-Mail-Postfächern zusammenzusuchen, greift die Verwaltung auf einen strukturierten und dokumentierten Vertragsbestand zurück.

So können Informationen für interne Revision, Aufsicht, Rechnungshof oder weitere Prüfstellen schneller und geordnet bereitgestellt werden. Gleichzeitig bleibt nachvollziehbar, welche Fassung gültig ist, wer eine Entscheidung getroffen hat und wie ein Vorgang bearbeitet wurde.

Für die umsatzsteuerliche Bewertung nach § 2b UStG benötigen juristische Personen des öffentlichen Rechts einen verlässlichen Überblick über entgeltliche Leis­tungs­be­zie­hun­gen und deren vertragliche Grundlagen.

Mit otris contract lassen sich relevante Verträge anhand individueller Merkmale kennzeichnen, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände dokumentieren sowie Vertragsunterlagen und Prüfvermerke zentral zusammenführen.

So erkennen Kämmerei und zuständige Fachstellen, welche Sachverhalte bereits geprüft wurden und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Bei sensiblen Vertrags-, Finanz- und Personendaten ist entscheidend, wo die Informationen verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann. otris contract wird in Deutschland entwickelt und kann als SaaS-Lösung in deutschen Rechenzentren oder – abhängig von der gewählten Edition – in der eigenen IT betrieben werden.

So wählen Sie das Betriebsmodell passend zu den Si­cher­heits­an­for­de­run­gen und vorhandenen IT-Strukturen Ihrer Verwaltung. Differenzierte Rollen und Berechtigungen, verschlüsselte Übertragungswege und nachvollziehbare Zugriffe unterstützen den kontrollierten Umgang mit vertraulichen Vertragsdaten.

Umfangreiche Verträge sichten, Klauseln vergleichen oder Informationen aus älteren Vertragsbeständen erschließen: Der otris copilot unterstützt bei wiederkehrenden Analyse- und Rechercheaufgaben direkt im Vertrags­management. Dadurch lassen sich relevante Inhalte schneller erfassen und Vertragsinformationen gezielter auswerten.

Welche KI-Modelle eingesetzt werden und auf welche Daten sie zugreifen dürfen, legt Ihre Organisation fest. Die Ergebnisse dienen als Unterstützung für die zuständigen Mitarbeitenden; die fachliche Prüfung und die Entscheidung verbleiben bei den verantwortlichen Personen.

Erfahren Sie mehr über die KI-Integration in otris Fachlösungen.

Das Vertrags­management umfasst die strukturierte Steuerung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung und Prüfung über Freigaben und Fristen bis zur Dokumentation und Archivierung. Eine Vertrags­management-Software führt Vertragsdaten, Dokumente, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte in digitalen Vertragsakten zusammen.

Mit otris contract lassen sich unter anderem Beschaffungs-, EVB-IT-, Dienstleistungs-, Wartungs-, Miet-, Rahmen-, Zuwendungs- und Ko­ope­ra­ti­ons­ver­trä­ge verwalten. Die Vertragsarten können mit eigenen Stammdaten, Fristen, Zuständigkeiten und Freigabeprozessen abgebildet werden.

Verträge aus Vergabeverfahren können gemeinsam mit Anlagen, Freigaben und weiteren Unterlagen in einer digitalen Vertragsakte dokumentiert werden. Für wiederkehrende EVB-IT- und Standardverträge lassen sich geprüfte Vorlagen und Textbausteine einsetzen. Zeichnungs- und Freigabeprozesse können an die Zuständigkeiten der Verwaltung angepasst werden.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte lassen sich nach Or­ga­ni­sa­ti­ons­ein­heit, Rolle, Person oder Vertrag differenziert vergeben. So erhalten Vergabestelle, Rechtsamt, Kämmerei und Fachbereiche die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen, während sensible Vertragsinhalte geschützt bleiben.

Versionen, Änderungen, Freigaben und Be­ar­bei­tungs­schrit­te bleiben mit dem jeweiligen Vertrag verbunden und nachvollziehbar dokumentiert. Dadurch können erforderliche Informationen für interne Revision, Aufsicht oder Rechnungshof strukturiert bereitgestellt werden. Ob sämtliche Anforderungen einer konkreten E-Akte erfüllt werden, hängt zusätzlich von der Konfiguration und den organisatorischen Vorgaben der jeweiligen Verwaltung ab.

Die SaaS-Lösung von otris wird in deutschen Rechenzentren betrieben. Abhängig von der gewählten Edition ist auch ein Betrieb in der eigenen IT möglich. Rollenbasierte Berechtigungen und verschlüsselte Übertragungswege unterstützen den kontrollierten Umgang mit sensiblen Vertrags- und Personendaten.

otris contract kann über Schnittstellen in bestehende IT-Landschaften eingebunden werden, beispielsweise an E-Akten-, DMS-, ERP-, E-Vergabe- und weitere Fachverfahren. Welche Systeme und Daten konkret angebunden werden, wird anhand der technischen und organisatorischen Anforderungen geprüft.

Vorhandene Vertragsdaten und Dokumente können im Rahmen eines abgestimmten Migrationskonzepts in otris contract übernommen werden. Welche Daten, Metadaten und Dokumentstrukturen importiert werden, richtet sich nach den vorhandenen Beständen und Systemen. Eingescannte Unterlagen lassen sich mithilfe von OCR für die Recherche erschließen.

So ist § 2b auf der Seite ausreichend sichtbar und inhaltlich belegt, ohne ihn größer zu machen, als er für die gesamte Zielgruppe ist. Einen eigenen längeren Abschnitt oder einen aktuellen Fristenkasten würde ich auf dieser allgemeinen Branchenlandingpage eher nicht einsetzen.