Vertragsmanagement digital
Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung, Kosten passt ...
Digitale Vertragsverwaltung
Digitale Vertragsverwaltung bezeichnet den Prozess der Verwaltung von Verträgen in elektronischer Form. Dieser Ansatz nutzt digitale Werkzeuge und Plattformen, um Verträge zu erstellen, zu unterzeichnen, zu archivieren, zu verwalten und zu analysieren. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Transparenz sowie die Compliance zu verbessern. Damit Sie diese Vorteile für sich nutzen können und auch die Herausforderungen dabei kennenlernen, haben wir diesen Beitrag für Sie zusammengestellt.
Digitale Vertragsverwaltung: das Wichtigste auf einen Blick
Definition und Bedeutung: Digitale Vertragsverwaltung verwaltet Verträge in elektronischer Form. Dabei werden traditionelle, papierbasierte Prozesse durch digitale Abläufe ersetzt.
Vorteile: Die digitale Vertragsverwaltung optimiert die Art und Weise, wie Organisationen ihre Verträge verwalten, indem sie Effizienz steigert, die Zusammenarbeit verbessert, Kosten senkt und die Compliance verbessert.
Aufgaben: Dieses reichen von digitalisierter Erstellung, Verhandlung, Genehmigung und Unterzeichnung bis hin zur Archivierung von Vertragsdokumenten.
Für Unternehmen: Wichtig ist die Auswahl einer passenden Software, die auf Funktionalität, Integration, Skalierbarkeit, Sicherheit und Compliance abgestimmt ist.
1. Was ist digitale Vertragsverwaltung?
Die digitale Vertragsverwaltung ist ein Verfahren, das den Umgang mit Verträgen in Unternehmen optimiert, indem es traditionelle, papierbasierte Prozesse durch digitale Abläufe ersetzt.
Das Ziel einer digitalen Vertragsverwaltung ist es, den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – von der Erstellung über die Verhandlung, Genehmigung, Unterzeichnung bis hin zur Speicherung und Verwaltung von Vertragsdokumenten – mit einer Softwarelösung abzubilden. Diese Technologie ermöglicht es Unternehmen, Verträge schneller und mit größerer Genauigkeit zu bearbeiten, während sie gleichzeitig eine zentrale, leicht zugängliche Datenbank für alle Vertragsdokumente bereitstellt.
Überdies erleichtert die digitale Speicherung eine schnelle Suche und den Zugriff auf Vertragsdokumente, was wiederum die Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vertragswesen erhöht.
2. Abgrenzung zum traditionellen Vertragsmanagement
Die Vertragsverwaltung ist ein fundamentaler Prozess in Unternehmen, der durch die fortschreitende Digitalisierung eine signifikante Transformation erfahren hat. Während die traditionelle Vertragsverwaltung vorwiegend auf physischen Dokumenten, manuellen Prozessen und papierbasierten Archiven basiert, nutzt die digitale Vertragsverwaltung moderne Technologien, um diese Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Traditionelle Vertragsverwaltung
In der traditionellen Vertragsverwaltung werden Verträge auf Papier gedruckt, manuell unterzeichnet und in physischen Archiven aufbewahrt.
- Dieser Ansatz erfordert nicht nur erheblichen physischen Speicherplatz, sondern macht auch den Zugriff auf und die Suche nach spezifischen Vertragsdokumenten zu einer zeitaufwendigen Herausforderung.
- Die manuelle Bearbeitung von Verträgen birgt zudem ein höheres Risiko für Fehler und Inkonsistenzen, weil die Überwachung von Fristen und Verpflichtungen oft umständlich und fehleranfällig ist.
Digitale Vertragsverwaltung
Im Kontrast dazu steht die digitale Vertragsverwaltung, die auf der Nutzung spezialisierter Softwarelösungen basiert.
- Diese ermöglichen die Erstellung, Unterzeichnung und Speicherung von Verträgen in elektronischer Form.
- Durch die Digitalisierung werden Prozesse wie die Vertragsausfertigung und -genehmigung erheblich beschleunigt, da physische Dokumente weder versendet noch manuell sortiert und abgelegt werden müssen.
- Automatisierte Erinnerungen und Verfolgungsfunktionen unterstützen zudem die Einhaltung von Fristen und Vertragsbedingungen, wodurch das Compliance-Risiko minimiert wird.
3. Die Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung
Der Übergang von einer papierbasierten zu einer digitalen Verwaltung ist nicht nur ein technologischer Schritt, sondern auch eine strategische Entscheidung, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Im Folgenden werden diese Vorteile detailliert erörtert, um Organisationen bei der Umsetzung einer digitalen Vertragsverwaltung zu unterstützen.
Erhöhte Effizienz und Zeitersparnis
Einer der größten Vorteile des digitalen Vertragsmanagements ist die erhebliche Reduzierung des manuellen Aufwands. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben, wie …
- die Erstellung von Verträgen aus Vorlagen,
- die Erinnerung an Fristen
- und die Überwachung von Genehmigungsprozessen
… können Teams ihre Produktivität erheblich steigern. Automatisierte Workflows beschleunigen den Vertragszyklus von der Erstellung bis zum Abschluss, was zu einer schnelleren Geschäftsabwicklung führt.
Verbesserte Zugänglichkeit und Zusammenarbeit
Digitale Lösungen ermöglichen es, Verträge jederzeit und von überall aus zu verwalten, was insbesondere in der heutigen flexiblen Arbeitswelt von großem Vorteil ist. Eine zentrale Plattform, auf der alle Vertragsdokumente gespeichert sind, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen.
Die Möglichkeit, Verträge und deren Versionierung schnell über eine intelligente Suchfunktion zu finden und abzurufen, ohne physische Akten durchsuchen zu müssen, spart nicht nur Zeit, sondern beschleunigt auch die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern.
Gewährleistung von Sicherheit und Compliance
Digitale Vertragsverwaltungssysteme bieten fortgeschrittene Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits helfen dabei, die Integrität der Vertragsdaten zu bewahren. Zudem erleichtern sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien durch automatisierte Compliance-Checks und die Bereitstellung lückenloser Audit Trails.
Kosteneinsparungen
Der Einsatz digitaler Vertragsverwaltung kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs, der Druckkosten und des physischen Speicherbedarfs können Unternehmen ihre Betriebskosten senken.
Durch die digitale Vertragsverwaltung können auch Personalkosten eingespart werden. Denn manuelle Eingriffe durch Mitarbeiter werden nun durch Automatisierung ersetzt.
4. Die Herausforderungen digitaler Vertragsverwaltung
Die digitale Vertragsverwaltung bringt neben ihren zahlreichen Vorteilen auch einige Herausforderungen mit sich, die Organisationen bei der Implementierung und im laufenden Betrieb bewältigen müssen. Diese Herausforderungen reichen von technischen und organisatorischen Aspekten bis zu Sicherheits- und Compliance-Fragen.
Technologische Anforderungen
Falls die digitale Vertragsverwaltung nicht als SaaS, sondern On-Premises betrieben werden soll, sind eine solide IT-Infrastruktur und freie Ressourcen der IT-Abteilung notwendig. Gleiches gilt für die mögliche Anbindung von Drittsystemen wie CRM- oder ERP-Software.
Datensicherheit und Datenschutz
Die Sicherung sensibler Vertragsdaten stellt eine der größten Herausforderungen dar. Organisationen müssen sicherstellen, dass die digitale Vertragsverwaltung strengen Sicherheitsstandards entspricht, um Datenlecks und Cyberangriffe abzuwenden. Zudem ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, wie der DSGVO in der EU, unabdingbar.
Widerstand von Mitarbeitern
Die Einführung einer digitalen Vertragsverwaltung kann auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen, die an traditionelle Arbeitsweisen gewöhnt sind. Die erfolgreiche Umstellung erfordert daher nicht nur Schulungen, sondern auch eine Kulturveränderung innerhalb der Organisation. Gutes Change-Management ist daher unerlässlich: Schaffen Sie Motivation unter Ihren Mitarbeitern, indem Sie den Mehrwert herausstellen, der sich aus der Verwendung der digitalen Vertragssoftware ergibt.
Komplexität bei der Vertragsverwaltung
Verträge können sehr komplex sein, und die digitale Verwaltung muss in der Lage sein, diese Komplexität abzubilden. Dazu gehören die Verwaltung verschiedener Vertragstypen, die Einhaltung spezifischer Vertragsbedingungen und die Handhabung von Änderungen oder Verlängerungen.
5. In 5 Schritten zur perfekten Software für Ihr Unternehmen
Schritt 1: Bedarfsanalyse
Erfassen Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens bezüglich Vertragsmanagement, einschließlich der Art der Verträge, des Volumens und der Komplexität der Vertragsprozesse.
Falls Sie einen On-Premises-Betrieb in Erwägung ziehen, sollten Sie vorab klären, welche Ressourcen Ihre IT-Abteilung bereithält. Und in jedem Fall sollten Sie vor der Auswahl prüfen, ob die angebotenen Lösungen Ihren IT-Compliance-Vorschriften entsprechen.
Schritt 2: Funktionsumfang
Erstellen Sie eine Liste mit Must-have-Funktionen und Nice-to-have-Funktionen. Must-have-Funktionen wie z.B. ein revisionssicheres Archiv oder die elektronische Unterschrift helfen Ihnen bei einer schnellen Vorauswahl. Nice-to-have-Funktionen helfen bei der weiteren Eingrenzung.
Bei größeren Projekten ist es sinnvoll, die Anforderungen zu priorisieren. Hierfür eignet sich die MoSCoW-Methode, bei der Sie Funktionen in die folgenden Kategorien einteilen: M = Must (have), S = Should (have), C = Could (have), W = Won’t (have).
Schritt 3: Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit zählt zu den nichtfunktionalen Anforderungen, ist jedoch weitaus mehr als Nice-to-have. Die Benutzerfreundlichkeit zählt zu den entscheidenden Kriterien, wenn es um die Mitarbeiterakzeptanz geht.
Eine schwer verständliche Benutzeroberfläche erfordert eine steile Lernkurve und kann die Implementierung verzögern. Nutzen Sie die Möglichkeit, Demo-Versionen zu testen, um die Benutzerfreundlichkeit und das Benutzererlebnis (Usability und UX) der Software zu bewerten.
Schritt 4: Technischer Support und Schulung
Prüfen Sie, welche Art von technischem Support und Kundenservice der Anbieter bietet. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Schulungen und Ressourcen zur Verfügung stellt, um den Übergang zu erleichtern und die Nutzung der Software zu optimieren.
Schritt 5: Kostenanalyse
Vergleichen Sie die Kosten verschiedener Anbieter, einschließlich einmaliger Gebühren, Abonnements und eventueller Zusatzkosten. Setzen Sie diese mit potenziellen Einsparungen gegenüber und entscheiden Sie sich erst dann für eine passende Lösung für digitales Vertragsmanagement.
6. Digitales Vertragsmanagement für eine optimierte Vertragskultur
Zusammengefasst transformiert die digitale Vertragsverwaltung die Art und Weise, wie Unternehmen Verträge handhaben, indem sie die Effizienz steigert, die Compliance verbessert und eine neue Ebene der Sicherheit und Zugänglichkeit bietet. Der Wechsel von manuellen, papierbasierten Prozessen zu einer automatisierten, digitalen Lösung ist somit ein entscheidender Schritt in Richtung einer agileren, transparenteren und sichereren Vertragskultur.
7. FAQs: Häufige Fragen
Welche Vorteile bietet die digitale Vertragsverwaltung?
Die digitale Vertragsverwaltung bietet zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Effizienz durch Automatisierung, zentralisierte Speicherung und Zugänglichkeit von Verträgen, erhöhte Sicherheit und Compliance sowie bessere Zusammenarbeit und Transparenz im Vertragsprozess.
Ist digitale Vertragsverwaltung sicher?
Ja, moderne digitale Vertragsverwaltungslösungen bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung, sichere Zugriffskontrollen und Audit-Logs, um die Sicherheit und Integrität von Vertragsdaten zu gewährleisten.
Können digitale Verträge rechtlich bindend sein?
Ja, digitale Verträge sind in vielen Rechtsordnungen weltweit rechtlich bindend, vorausgesetzt, sie erfüllen bestimmte Anforderungen, wie die Verwendung einer sicheren elektronischen Signatur und die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorschriften.
Kann meine Organisation auf digitale Vertragsverwaltung umstellen?
Die meisten Organisationen, unabhängig von Größe oder Branche, können auf digitale Vertragsverwaltung umstellen. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der sorgfältigen Planung, Auswahl der richtigen Software und Schulung der Mitarbeiter.
Für welche Branchen ist digitale Vertragsverwaltung geeignet?
Digitale Vertragsverwaltung ist branchenübergreifend anwendbar und bietet für nahezu jede Organisation, die regelmäßig Verträge abschließt und verwaltet, erhebliche Vorteile. Die Flexibilität und Skalierbarkeit digitaler Lösungen machen sie für ein breites Spektrum von Branchen geeignet, von kleinen und mittelständischen Unternehmen bis zu großen Konzernen und öffentlichen Einrichtungen.
