Vertragsmanagement, Compliance, Informationssicherheit und Datenschutz nutzen Fachlösungen auf einer gemeinsamen Plattform. Geregelte Zuständigkeiten und Zugriffsrechte erleichtern die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, IT und Fachbereichen – auch über mehrere Einrichtungen hinweg. So lassen sich Informationen gemeinsam nutzen und Abstimmungen strukturiert organisieren.
Branche | Gesundheitswesen
otris-Lösungen für
das Gesundheitswesen
Verträge zentral steuern
Vorgaben nachweisbar verteilen
Datenschutz strukturiert organisieren
otris – Software für Datenschutz, Compliance und Verträge im Gesundheitswesen
Ob Krankenhaus, Reha-Zentrum oder Pflegeeinrichtung: Verwaltung, IT und Fachbereiche müssen Verträge, Vorgaben und Zuständigkeiten aufeinander abstimmen. Bei Wartungsverträgen für vernetzte Medizintechnik spielt auch die Informationssicherheit eine Rolle, bei Kooperationen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und beim Umgang mit Patientendaten der Datenschutz.
otris unterstützt diese Aufgaben mit kombinierbaren Fachlösungen auf einer gemeinsamen Plattform. Sie verwalten Verträge, verteilen Richtlinien und dokumentieren Risiken, Schutzmaßnahmen und Datenschutzprozesse nachvollziehbar. Jede Fachlösung ist eigenständig einsetzbar und lässt sich bei Bedarf ergänzen.
Überblick gewinnen
Verträge, Vorgaben und Nachweise zentral bereitstellen – mit geregeltem Zugriff für Verwaltung, IT und Fachabteilungen.
Datenschutz organisieren
Verarbeitungstätigkeiten, Schutzmaßnahmen und Zuständigkeiten nachvollziehbar dokumentieren – auch über mehrere Einrichtungen hinweg.
Aufwand reduzieren
Freigaben über definierte Workflows steuern, Verantwortliche an Fristen erinnern und ausstehende Kenntnisnahmen gezielt nachverfolgen.
Flexibel betreiben und nach Bedarf erweitern
Die otris-Software wird in Deutschland entwickelt. Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen SaaS in deutschen Rechenzentren oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur. Die gemeinsame Plattform bildet die Grundlage für Rechte, Workflows und Protokollierung. Sie setzen die Anwendungen ein, die Ihre Einrichtung benötigt, und erweitern bei Bedarf.
Warum Gesundheitseinrichtungen Pflichten und Nachweise zentral steuern sollten
Wenn Fachabteilungen ihre Verträge, Richtlinien und Nachweise in getrennten Ablagen pflegen, werden Abstimmungen aufwendig: Welche Fassung gilt? Wer muss eine Freigabe erteilen? Welche Maßnahme ist noch offen? Gerade über mehrere Einrichtungen und Standorte hinweg braucht es klare Zuständigkeiten und einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand.
Bei einer Datenschutzkontrolle oder einem IT-Sicherheitsaudit müssen gültige Vorgaben, dokumentierte Kontrollen und umgesetzte Maßnahmen verfügbar sein. Liegen diese Informationen verstreut, kostet die Vorbereitung Zeit, die im laufenden Betrieb fehlt.
Mit otris dokumentieren Sie Freigaben, Kontrollen und Maßnahmen im jeweiligen Vorgang. Zuständigkeiten sind hinterlegt, automatische Erinnerungen unterstützen die Bearbeitung. So können Sie offenen Handlungsbedarf erkennen und Nachweise für Prüfungen bereitstellen.
Eine zentrale Vorgabe muss in jeder Einrichtung verlässlich umgesetzt werden können. Dafür müssen trägerweite Standards und lokale Zuständigkeiten zusammenpassen – auch bei Freigaben, Vertretungen und Nachweisen. Genau darauf richten wir die Prozesse mit Ihnen aus.
Welche Aufgaben unterstützt otris im Gesundheitswesen?
Mit den otris-Fachlösungen organisieren Sie Verträge, Compliance und Datenschutz über Fachbereiche und Einrichtungen hinweg – mit geregelten Zuständigkeiten, Zugriffsrechten und nachvollziehbarer Dokumentation. Sie beginnen mit dem Aufgabenfeld, in dem Sie Unterstützung benötigen, und ergänzen bei Bedarf weitere Lösungen auf derselben Plattform.
Verträge für Einrichtungen
und Träger zentral verwalten
Mit otris contract führen Sie Liefer- und Rahmenverträge, Wartungsvereinbarungen für Medizintechnik sowie IT-, Kooperations- und Belegarztverträge in einer strukturierten Vertragsakte zusammen. OCR und Volltextsuche machen auch digitalisierte Altverträge recherchierbar, etwa nach Fusionen oder Trägerwechseln. Automatische Erinnerungen unterstützen die Fristenbearbeitung; mehrstufige Freigaben bilden Ihre Zeichnungsberechtigungen ab.
Richtlinien gezielt verteilen
und Kenntnisnahmen nachhalten
Verhaltenskodex, Antikorruptionsrichtlinie und Arbeitsanweisungen durchlaufen mit otris policy einen geregelten Entwurfs- und Freigabeprozess. Versionierung macht Änderungen und gültige Fassungen nachvollziehbar. Sie verteilen Vorgaben an definierte Empfängergruppen und sehen, welche Kenntnisnahmen noch fehlen – auch bei Mitarbeitenden im Schichtbetrieb. Bei Bedarf verknüpfen Sie den Rechtsbezug mit dem Rechtskataster otris register.
Compliance-Risiken bewerten
und Maßnahmen verfolgen
Bei Beschaffung, Kooperationen und Zuwendungen unterstützt otris risk die strukturierte Bewertung von Compliance-Risiken. Sie bewerten Risiken nach eigenen Kriterien und ordnen Maßnahmen, Verantwortliche und Termine zu. Auswertungen zeigen der Leitung, welche Risiken priorisiert sind, wie sich Bewertungen entwickeln und welche Maßnahmen noch bearbeitet werden müssen.
Hinweise vertraulich
entgegennehmen und bearbeiten
Mit otris whistleblower nehmen Sie Hinweise auf mögliche Regelverstöße vertraulich entgegen – beispielsweise im Zusammenhang mit Beschaffung oder Kooperationen. Auch bei anonymen Meldungen ermöglicht ein geschützter Rückmeldekanal weitere Rückfragen. Zuständigkeiten, Wiedervorlagen und dokumentierte Bearbeitungsschritte unterstützen Ihre interne Meldestelle bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Informationssicherheit
systematisch organisieren
Mit otris isms inventarisieren Sie Assets, analysieren Schutzbedarfe, bewerten Risiken und dokumentieren Vorfälle, Maßnahmen und Audits. Kataloge zur ISO/IEC 27001 und das IT-Grundschutz-Kompendium des BSI sind enthalten; weitere Inhalte wie B3S lassen sich nach Ihren Anforderungen ergänzen. So bereiten Sie Nachweise für Prüfungen vor und verfolgen die Umsetzung Ihrer Sicherheitsmaßnahmen.
Datenschutz über Einrichtungen
hinweg steuern
Mit otris privacy dokumentieren Sie Verarbeitungstätigkeiten, technisch-organisatorische Maßnahmen und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen nachvollziehbar. Damit unterstützen Sie die Rechenschaftspflicht beim Umgang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Gesundheitsdaten. Für Klinikverbünde und Trägerstrukturen lassen sich Gesellschaften, Standorte und Zuständigkeiten abbilden.
6 Vorteile von otris für Ihre Einrichtung
Nachweise für Prüfungen gezielt bereitstellen
Versionen, Freigaben und dokumentierte Kontrollen machen Vorgänge nachvollziehbar. Für Datenschutzaufsicht, interne Revision oder Wirtschaftsprüfung können Sie Nachweise aus den jeweiligen Vorgängen bereitstellen. Die ergänzende, KPMG-zertifizierte Archivkomponente ermöglicht die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Vertragsakten.
Informationssicherheit laufend im Blick behalten
Bei vernetzten medizinischen Geräten, IT-Systemen und externen Dienstleistern müssen Schutzbedarf und Sicherheitsmaßnahmen nachvollziehbar bleiben. Dafür verknüpft otris isms Assets mit Vorgaben, Risiken und Maßnahmen. Verantwortliche dokumentieren Vorfälle und verfolgen die Bearbeitung offener Aufgaben. Das unterstützt die Vorbereitung von Audits und die Weiterentwicklung Ihres Informationssicherheitsmanagements.
Datenschutz nachvollziehbar organisieren
Beim Datenschutz im Gesundheitswesen müssen Verarbeitungstätigkeiten, Schutzmaßnahmen und Zuständigkeiten nachvollziehbar dokumentiert sein. Mit otris organisieren Sie diese Aufgaben und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen über Einrichtungen hinweg. Differenzierte Zugriffsrechte begrenzen den Einblick in sensible Inhalte auf berechtigte Personen – beispielsweise bei Belegarzt- oder Vergütungsverträgen.
Betriebsmodell passend zu Ihrer IT-Strategie wählen
Die otris-Fachlösungen werden in Deutschland entwickelt. Je nach Fachlösung und Edition wählen Sie zwischen SaaS in deutschen Rechenzentren oder On-Premises in Ihrer eigenen Infrastruktur. Die für das otris-Cloud-Angebot eingesetzten Rechenzentren sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. So stimmen Sie den Betrieb auf die Anforderungen Ihrer Einrichtung ab.
KI kontrolliert einsetzen
Die optionale KI-Erweiterung Copilot von otris unterstützt Sie direkt in Ihren Fachlösungen – etwa beim Zusammenfassen langer Verträge, beim Analysieren von Richtlinien und beim Vorbereiten von Risikobewertungen. Sie nutzen einen eigenen, von otris unterstützten KI-Dienst oder den von otris bereitgestellten Dienst. Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei Ihnen.
Weitere Lösungen für Ihre Einrichtung
Wenn neue Aufgaben hinzukommen, können Sie die vorgestellten Fachlösungen gezielt ergänzen – beispielsweise um Beteiligungsmanagement für Trägergesellschaften oder ein Rechtskataster für regulatorische Pflichten.
Kombinieren Sie dafür passende Fachlösungen der otris legal SUITE, otris compliance SUITE und der otris privacy SUITE. So erweitern Sie Ihren Funktionsumfang auf derselben Plattform, abgestimmt auf die Aufgaben und Strukturen Ihrer Einrichtung.
otris health – die Lösung für gesetzliche Krankenkassen
Aus der langjährigen Zusammenarbeit mit gesetzlichen Krankenkassen ist die spezielle Branchenlösung otris health entstanden, die gezielt auf die fachlichen und regulatorischen Anforderungen der GKV ausgerichtet ist:
- Kassenspezifische Verträge:
Selektivverträge, hausarztzentrierte Versorgung, Reha- und Vorsorgeverträge, Fahrkostenvereinbarungen. - Digitale Fallakten: für Fehlverhaltensverfahren, Innovationsfonds und Forschungsprojekte. Sie bilden Fachvorgänge ab, keine medizinischen Patientenakten.
- GeoSearch: Vertragspartner und Versorgungsangebote nach Ort, Indikation oder Fachgebiet finden – als Erweiterung des Vertragsmanagements.
Mit otris minimieren wir Vertragsrisiken und optimieren die Vertragsgestaltung, Verhandlung und Überwachung prozessgestützt.
Häufige Fragen zu otris im Gesundheitswesen
Was bedeutet Datenschutz im Gesundheitswesen konkret?
Datenschutz im Gesundheitswesen bedeutet, personenbezogene Daten rechtmäßig zu verarbeiten, angemessen zu schützen und die Einhaltung der Vorgaben nachweisen zu können. Für Gesundheitsdaten gelten insbesondere die besonderen Anforderungen aus Art. 9 DSGVO; zusätzlich sind berufliche Verschwiegenheitspflichten zu beachten. Zur praktischen Umsetzung gehören unter anderem ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, dokumentierte technisch-organisatorische Maßnahmen und fristgerecht bearbeitete Betroffenenanfragen.
Ersetzt otris ein Krankenhausinformationssystem oder ein klinisches QM-System?
Nein. Ihre medizinischen Fachsysteme bleiben im Einsatz. Die otris-Fachlösungen ergänzen diese um die Steuerung von Verträgen, Richtlinien, Risiken, Informationssicherheit, Datenschutz und Hinweisgebermeldungen. Zuständigkeiten, Freigaben, Maßnahmen und Nachweise werden nachvollziehbar dokumentiert. Mögliche Schnittstellen und den benötigten Datenaustausch stimmen wir auf Ihre bestehende Systemlandschaft ab.
Deckt otris auch das Risikomanagement im Gesundheitswesen ab?
Ja, otris risk unterstützt das organisatorische Risikomanagement Ihrer Einrichtung. Sie erfassen beispielsweise Compliance- und Korruptionsrisiken, bewerten sie nach eigenen Kriterien und ordnen Maßnahmen, Verantwortliche und Termine zu. Wiedervorlagen und Auswertungen unterstützen die Nachverfolgung. Ein spezialisiertes klinisches Risikomanagement oder ein Meldesystem für kritische Ereignisse im Behandlungsalltag (CIRS) ersetzt die Lösung nicht.
Wie unterstützt otris ein Hinweisgebersystem im Gesundheitswesen?
otris whistleblower unterstützt Ihre interne Meldestelle bei der vertraulichen Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen. Meldungen können auch anonym erfolgen; ein geschützter Rückmeldekanal ermöglicht weitere Rückfragen. Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsschritte werden im System nachvollziehbar dokumentiert. Die Prüfung der Hinweise und die Entscheidung über Folgemaßnahmen bleiben bei den zuständigen Personen.
Wo liegen unsere Daten und wie sind sie geschützt?
Im SaaS-Betrieb liegen die Daten Ihrer otris-Fachlösung in ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Übertragung und Speicherung sind verschlüsselt; eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann eingerichtet werden. Je nach Fachlösung und Edition ist alternativ ein On-Premises-Betrieb in Ihrer eigenen Infrastruktur möglich.
Bei optional eingebundenen KI-Diensten richtet sich der Verarbeitungsort nach dem gewählten Dienst. Der von otris bereitgestellte KI-Dienst verarbeitet Inhalte in einem Rechenzentrum innerhalb der EU.
otris: Ihr Partner für Datenschutz und Compliance im Gesundheitswesen
otris entwickelt seit 1998 Software für dokumentenzentrierte Aufgaben in Legal, Compliance und Datenschutz. Unsere Experten begleiten Sie von der Erstberatung und Anforderungsanalyse über die Konfiguration und Implementierung bis zum laufenden Betrieb – abgestimmt auf die Zuständigkeiten und Abläufe Ihrer Einrichtung.
Feste Ansprechpartner, fachliche Beratung und regelmäßige Weiterentwicklungen unterstützen Sie dabei, die Software langfristig zu nutzen und an neue Anforderungen Ihrer Einrichtung anzupassen.
Besprechen Sie mit uns, welche Prozesse Sie vereinfachen möchten. Gemeinsam klären wir, welche Fachlösungen zu Ihrer Einrichtung passen und wie ein schrittweiser Einstieg aussehen kann.
