Glossar zum Thema Vertragsmanagement

Vertragsmanagement - Glossar

In unserem Vertragsmanagement-Glossar erläutern wir Grund- und Fachbegriffe mit Kurzdefinitionen. Tipp: Die Texte auf unserer Webseite sind mit dem Glossar verknüpft. Fahren Sie mit der Maus über ein Wort, das mit einem Glossar-Begriff verknüpft ist, öffnet sich ein kleines Fenster mit der Begriffserläuterung.
Active Directory

Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.

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Aktentyp

Durch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.

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Aktenvermerk

Schriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).

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Berechtigungskonzept

In dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.

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Cloud

Als Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.

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Datenbank

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

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Digitale Vertragsakte

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

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Dokumentenlenkung

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

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Freigabeprozess

Ein Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.

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Frist

Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.

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Fristenkalender

Innerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.

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Fristenmanagement

Befristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.

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IFRS 16

IFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).

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Klauselverwaltung

Im Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.

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Kündigung

Die Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.

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On-Premises

Die Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).

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Organisationseinheiten

In einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).

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Rahmenvertrag

Unter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.

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Reporting

Das betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.

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Revisionssicherheit

Der Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.

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Stammdaten

Als Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.

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Strukturierung

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

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Versionierung

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar. Beispiel aus dem Vertragsmanagement: In Vertragsverhandlungen wird ein Vertragsentwurf erstellt.

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Vertrag

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

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Vertragsart

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmten die Vertragsart / den Vertragstyp.

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Vertragscontrolling

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

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Vertragsgegenstand

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

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Vertragshistorie

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

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Vertragskorrespondenz

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

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Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.

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Vertragslebenszyklus

Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:

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Vertragsmanagement

Die Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft Ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.

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Vertragsrisiko

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

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Vertragsverlängerung

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

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Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung wird häufig – neben Vertragscontrolling und Vertragsarchivierung – als Teilgebiet des Vertragsmanagements beschrieben. Zu den zentralen Aufgaben der Vertragsverwaltung zählt die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

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Vertragsvorlagen

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

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Volltextindexierung

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

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Workflow

Ein Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.

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Zahlungsplan

Ein Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.

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