Vertragsmanagement - Glossar
In unserem Vertragsmanagement-Glossar erläutern wir Grund- und Fachbegriffe mit Kurzdefinitionen. Tipp: Die Texte auf unserer Webseite sind mit dem Glossar verknüpft. Fahren Sie mit der Maus über ein Wort, das mit einem Glossar-Begriff verknüpft ist, öffnet sich ein kleines Fenster mit der Begriffserläuterung.Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.
Mehr zum ThemaDurch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.
Mehr zum ThemaSchriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).
Mehr zum ThemaIn dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.
Mehr zum ThemaAls Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.
Mehr zum ThemaMithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.
Mehr zum ThemaIn einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.
Mehr zum ThemaAls Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.
Mehr zum ThemaEin Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.
Mehr zum ThemaEine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.
Mehr zum ThemaInnerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.
Mehr zum ThemaBefristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.
Mehr zum ThemaIFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).
Mehr zum ThemaIm Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.
Mehr zum ThemaDie Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.
Mehr zum ThemaDie Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).
Mehr zum ThemaIn einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).
Mehr zum ThemaUnter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.
Mehr zum ThemaDas betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.
Mehr zum ThemaDer Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.
Mehr zum ThemaAls Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.
Mehr zum ThemaIm Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.
Mehr zum ThemaDurch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.
Mehr zum ThemaEin Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.
Mehr zum ThemaDie im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmten die Vertragsart / den Vertragstyp.
Mehr zum ThemaDas Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.
Mehr zum ThemaDer Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.
Mehr zum ThemaDie Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).
Mehr zum ThemaKorrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.
Mehr zum ThemaDie Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.
Mehr zum ThemaDer Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:
Mehr zum ThemaDie Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.
Mehr zum ThemaDer Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.
Mehr zum ThemaDurch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).
Mehr zum ThemaVerträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.
Mehr zum ThemaDie Vertragsverwaltung wird häufig – neben dem Vertragscontrolling – als Teilgebiet des Vertragsmanagements beschrieben. Zu den zentralen Aufgaben der Vertragsverwaltung zählt die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.
Mehr zum ThemaEine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.
Mehr zum ThemaIm digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.
Mehr zum ThemaEin Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.
Mehr zum ThemaEin Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.
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