Vertragsmanagement: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen

In einem ersten Schritt werden die wichtigsten Begriffe rund um das Vertragsmanagement erklärt. Dazu gehören die Fragen, was ein Vertrag ist, was Vertragsmanagement genau umfasst und wie sich analoges und digitales Vertragsmanagement unterscheiden.

Vertrags- und Vertragsmanagement-Definition

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien. So weit, so gut. Doch was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement umfasst alle Schritte von der Vertragserstellung bis hin zur Archivierung.

Das Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung, Steuerung und Optimierung der Vertragsangelegenheiten eines Unternehmens. Dazu gehören die Betreuung von Vertragsverhandlungen, die Erstellung von Vertragsinhalten, die Implementierung von Verträgen, die Überwachung der Vertragserfüllung, das Management und die Kontrolle von Vertragsrisiken und Compliance-Anforderungen.

Eine wichtige Voraussetzung für ein erfolgreiches Vertragsmanagement ist ein transparenter Vertragsbestand mit einheitlich strukturierter Dokumentenablage. Darauf aufbauend optimieren Unternehmen Vertragsmanagement-Prozesse, um wirtschaftliches Potenzial zu erkennen und Risiken zu steuern. Zu diesen Prozessen zählen:

• Vertragserstellung
• Vertragsfreigabe
• Fristenmonitoring
• Reporterstellung
• Analyseroutinen
• Automatisierte Auswertungen

Das Vertragsmanagement geht somit weit über die reine Vertragsverwaltung hinaus.

Abgrenzung analoges und digitales Vertragsmanagement

Analoges Vertragsmanagement unterscheidet sich von digitalem Vertragsmanagement durch die eingesetzten Werkzeuge und Techniken:

• Analoges Vertragsmanagement bedeutet händisches  Arbeiten mit papiergebundenen Dokumenten und Akten.
• Bei digitalem Vertragsmanagement kommen elektronische Akten und Prozesse zum Einsatz. Das vereinfacht die effiziente Verwaltung von Verträgen, einer besseren Zugänglichkeit, höherer Sicherheit und Schnittstellen zu anderen Systemen des Unternehmens.

Digitales Vertragsmanagement eröffnet darüber hinaus Möglichkeiten, die analog nicht umsetzbar wären. Dazu zählt die KI-gestützte Analyse und Bearbeitung von Verträgen. Der Nutzen durch KI  reicht von schneller, automatisierter Anlage neuer Verträge bis zur Prüfung umfangreicher Vertragsinhalte auf Risiken.

Die Mitarbeiter im Vertragsmanagement (Vertragsmanager / engl. contract manager) sind verantwortlich für den Aufbau, die Pflege und die Prozesssteuerung eines unternehmensweiten Vertragsmanagement-Systems. Das Identifizieren und Bewerten von Vertragsrisiken ist dabei ein übergeordnetes Ziel im Vertragsmanagement. Vertragsmanager müssen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und bewerten.

Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, risikomindernde Maßnahmen zu ergreifen, um finanzielle Verluste, rechtliche Auseinandersetzungen und Reputationsrisiken zu vermeiden. In vielen Unternehmen werden potenzielle Risiken  bereits bei der Erstellung von Vertragsentwürfen bzw. bei der Freigabe und Kontrolle der Entwürfe durch das Vertragsmanagement gesteuert und überwacht.

Vertragsmanagement lässt sich in unterschiedliche Teilbereiche einordnen:

Vertragsverwaltung

Jede Abteilung des Unternehmens, die Verträge (bzw. Vertragsentwürfe) erstellt und/oder für Geschäftsprozesse nutzt (z.B. im Einkauf, im Verkauf, im Facility Management, im Qualitätsmanagement, in der Buchhaltung etc.), sollte Zugriff auf den für sie relevanten Vertragsbestand haben. Eine funktionierende Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind.

Die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik ist eine Aufgabe der Vertragsverwaltung. Eine weitere Funktion der Vertragsverwaltung ist die Prüfung von Vertragsdaten und -dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben der Vertragsverwaltung.

In der digitalen Vertragsverwaltung kommt als weitere Aufgabe ein vorgelagerter Prozess hinzu: die Digitalisierung von Papierdokumenten. Jeder Vertrag und alle zugehörigen Dokumente, die in Papierform eingehen, müssen zunächst eingescannt werden, um sie für das digitale Vertragsmanagement nutzbar zu machen. Der Scanprozess wird in einigen Unternehmen an externe Dienstleister vergeben.

In anderen Unternehmen wird die Arbeit intern erledigt – z.B. in der Poststelle oder direkt in der Vertragsverwaltung. Häufig ist in den Scanprozess eine Volltexterkennung mittels OCR integriert. Die Volltexterkennung ermöglicht eine erweiterte Suchfunktion: Das System durchsucht nicht nur die vergebenen Schlagworte, sondern den gesamten Inhalt der gescannten Dokumente.

Vertragscontrolling

Der Schwerpunkt im Vertragscontrolling liegt in der Auswertung der Vertragsdaten und der daraus abgeleiteten Steuerung. Ziel ist es, Risiken aus dem Vertragsbestand zu identifizieren, zu bewerten und zu lenken. Risiken können sich z.B. aus der sich verschlechternden Bonität von Vertragspartnern oder aus zu erfüllenden Vertragspflichten und Vertragslaufzeiten ergeben.

Häufig ist das Vertragscontrolling auch für die Überwachung von Zahlungen und Leistungen sowie für die Finanzplanung zuständig. In einem transparenten Vertragsbestand können über Such-, Sortier- und Reportingfunktionen die für das Vertragscontrolling bzw. die Risikobewertung notwendigen Berichte zusammengestellt werden. Beispiele für Berichtsinhalte, die für das Vertragscontrolling benötigt werden:

• Summe der Verbindlichkeiten aus laufenden LKW-Leasingverträgen für das nächste Quartal
• Summe der laufenden Einnahmen aus Mietverträgen, die bis zum Jahresende gekündigt wurden
• Dienstleistungsverträge mit einer Vertragssumme über 100.000,- Euro, die in diesem Jahr fristgerecht auslaufen

Vertragserstellung

Die Vertragserstellung ist ein zentraler Bestandteil des Vertragsmanagements und beinhaltet den Prozess des Entwerfens, Formulierens und Ausarbeitens von rechtsverbindlichen Vertragsdokumenten. Dabei werden neben rechtlichen Standards auch Unternehmensrichtlinien und die spezifischen Vereinbarungen zwischen den Vertragsparteien berücksichtigt.

Die Vertragserstellung zielt darauf ab, klare, verständliche und durchsetzbare Verträge zu generieren, die Risiken minimieren und die geschäftlichen Interessen beider Seiten schützen. Dies erfordert oft eine enge Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilungen, Fachabteilungen und ggf. externen Beratern, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt sind.

Single Point of Truth in der digitalen Vertragsakte

Ein digitaler Single Point of Truth (SPOT) im Vertragsmanagement konsolidiert alle Vertragsdokumente und -kommunikationen revisionsfest an einem Ort. Dies ermöglicht eine regelkonforme Verwaltung des Vertragsbestands und die effiziente Erstellung neuer Vereinbarungen.

Durch die Nutzung digitaler Vertragsakten mit automatisierter Datenerfassung, Vorlagen und Klauselbibliotheken wird der manuelle Aufwand reduziert und das Fehlerrisiko minimiert. Intelligente Suchfunktionen erleichtern berechtigten Mitarbeitenden das schnelle Auffinden von Verträgen, was die Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit verbessert.

Fristenkontrolle

Die Fristenkontrolle ist im Vertragsmanagement unverzichtbar, um Vertragsverpflichtungen termingerecht zu erfüllen und mögliche Konsequenzen aus Fristversäumnissen zu vermeiden. Sie gewährleistet, dass alle kritischen Termine und Fristen überwacht und eingehalten werden, von Kündigungsfristen bis hin zu Verlängerungsoptionen. Dabei werden die folgenden Punkte überwacht:

• Mindestlaufzeiten
• Kündigungsfristen
• Verlängerungsoptionen
• Überschreitungen von Schwellenwerten
• Wiedervorlagen
• Mindest- und Maximalaufbewahrungsfristen

Eine intelligente Softwarelösung warnt zuständige Personen automatisch vor Ablauf dieser Fristen, schützt vor rechtlichen und finanziellen Risiken, fördert die Einhaltung von Vertragsbedingungen und unterstützt so eine sichere Vertragsverwaltung.

Berechtigungen und Zugriffskontrolle

Ein differenziertes und individuell skalierbares Zugriffs- und Berechtigungskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen ist ebenfalls Teil von durchdachten Vertragsmanagement-Lösungen.

Das Berechtigungskonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Informationen haben, was eine essenzielle Komponente im Schutz vertraulicher Unternehmensdaten darstellt.

Vertragsarchivierung

Die Vertragsarchivierung ist ein entscheidender Prozess im Vertragsmanagement, der für die systematische Speicherung abgeschlossener und aktiver Verträge sorgt. Eine effiziente Archivierung ermöglicht es, Verträge sicher aufzubewahren, schnell wiederzufinden und die Einhaltung rechtlicher Aufbewahrungspflichten zu gewährleisten.

Sie unterstützt Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Vertragslandschaft zu behalten und stellt sicher, dass alle Dokumente für Prüfungen, Audits und bei Bedarf für die Vertragsfortführung oder -erneuerung leicht zugänglich sind.

Vor allem die Vertragsarchivierung im Vertragsmanagement kann schnell unübersichtlich werden.

Es gibt eine Reihe von Risiken, die sich aus einem fehlenden oder unangemessenen Vertragsmanagement ergeben:

• Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften mit hohen Strafen
• ungleicher Informationsstand / mangelnde Aktualität
• schwierige Auffindbarkeit von Verträgen
• inhaltliche Risiken von Verträgen bleiben unbemerkt
• Verlust von Verträgen/Vertragsbestandteilen
• Versäumnis von Fristen, Vertragsoptionen etc.
• mangelhafter Abwicklungsprozess
• nicht immer transparenter Genehmigungs-/Freigabeprozess
• hohe Durchlaufzeiten, kein Vertragscontrolling
• fehlende Bilanz- und Revisionssicherheit

Um gesetzeskonform und wirtschaftlich zu arbeiten und die genannten Risiken zu minimieren, benötigen Mitarbeitende im Vertragsmanagement einen transparenten Einblick in den Vertragsbestand des Unternehmens. Ein Vertragsmanagement-System ist hierfür essenziell und der Einsatz von Spezialsoftware vereinfacht diese Aufgabe.

Die Basis einer Vertragsmanagement-Software ist eine Datenbank, in der Vertragsdokumente digitalisiert abgelegt werden. Die Software ermöglicht es, die Vertragsdokumente mit Metadaten zu versehen (digitaler Aktendeckel), weitere Dokumente (z.B. Vertragskorrespondenz) sowie Termine (z.B. Vertragsfristen) zuzuordnen und Zugriffsberechtigungen zu vergeben.

Diese Funktionen vereinfachen Mitarbeitern die gezielte Recherche nach einzelnen Verträgen/Informationen sowie das Filtern des gesamten Vertragsbestandes. Filter und Sortierfunktionen helfen bei der Beantwortung übergeordneter Fragestellungen (z.B. zukünftige Zahlungsverpflichtungen aus laufenden Verträgen in einem bestimmten Unternehmensbereich).

Solche Systeme gibt es in den unterschiedlichsten Ausprägungen: analog, digital (SaaS oder On-Premises), selbst entwickelt (z.B. mit Microsoft Excel). Grundvoraussetzung für die Effizienz eines Systems ist, dass es zum jeweiligen Unternehmen passt.

Kostenfreie Vertragsmanagement-Systeme für Kleinstunternehmen

Für Kleinstunternehmen mit minimalen Anforderungen kann unter Umständen ein kostenloses System ausreichen, um mit begrenzten Ressourcen den Überblick über Verträge zu behalten und Compliance sicherzustellen. Solche Systeme bieten oft grundlegende Funktionen, die für die Verwaltung und Speicherung von Verträgen genügen.

Allerdings kann es bei kostenlosen Lösungen Einschränkungen hinsichtlich des Funktionsumfangs, der Skalierbarkeit und des Kundensupports geben. Es ist wichtig, die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu bewerten und zu entscheiden, ob eine kostenfreie Lösung diesen gerecht wird oder ob eine Investition in ein umfangreicheres System langfristig vorteilhafter wäre.

Insbesondere für KMUs, Großunternehmen und Konzerne mit vielen Organisationseinheiten und Tochterunternehmen reichen kostenlose Systeme in der Regel nicht aus.

Vertragsmanagement-Systeme für größere Unternehmen

Für größere Unternehmen ist eine Software für effektives Vertragsmanagement unerlässlich. Sie bietet erweiterte Funktionen für die Verwaltung komplexer Vertragslandschaften, unterstützt Compliance-Anforderungen und integriert sich in bestehende Unternehmenssysteme. Spezialsoftware verbessert die Effizienz durch Automatisierung von Workflows und bieten tiefe Einblicke durch Reporting und Analyse.

Die Basis einer solchen Software ist dabei eine Datenbank, in der Vertragsdokumente digitalisiert abgelegt werden. Die Software ermöglicht es, die Vertragsdokumente mit Metadaten zu versehen (digitaler Aktendeckel), weitere Dokumente (z.B. Vertragskorrespondenz) sowie Termine (z.B. Vertragsfristen) zuzuordnen und Zugriffsberechtigungen zu vergeben. Diese Funktionen vereinfachen Mitarbeitern die gezielte Recherche sowie das Filtern des gesamten Vertragsbestandes.

Die Investition in ein robustes Vertragsmanagement-System kann Risiken minimieren, operative Abläufe optimieren und letztlich zur Kostenreduktion beitragen, indem es hilft, Vertragsverpflichtungen und -chancen besser zu managen.

Exkurs: Schnittstellen

Viele Unternehmen, die eine Spezialsoftware für Vertragsmanagement einsetzen, verknüpfen das System über Schnittstellen mit bereits vorhandenen Software-Systemen. So können ERP-Lösungen, wie die SAP Business Suite, Daten enthalten, die auch im Vertragsmanagement relevant sind (z.B. Lieferanten-Stammdaten).

Um doppelte Datenhaltung zu vermeiden, kann das Vertragsmanagement-System mit SAP oder anderen ERP-Systemen verknüpft werden. Stammdatenänderungen im führenden System werden automatisch im verknüpften System ausgeführt.

Die Auswahl der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt, um die Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen zu steigern. Dieser Prozess erfordert jedoch eine gründliche Bewertung verschiedener Faktoren, von Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit über die Integration, Skalierbarkeit, Sicherheit, Compliance bis hin zu den Kosten.

Nachfolgend beleuchten wir jeden dieser Aspekte, um Ihnen zu helfen, die passende Wahl zu treffen.

Funktionalität und Features

Die Auswahl einer Softwarelösung hängt stark von den spezifischen Bedürfnissen eines Unternehmens ab. Beispielsweise benötigt ein Startup möglicherweise eine einfache Lösung für die Vertragsverwaltung und -speicherung, während ein international agierendes Unternehmen erweiterte Funktionen wie automatisierte Vertragserstellung, detaillierte Compliance-Überwachung und integrierte Analysetools benötigt.

Ein produzierendes Unternehmen könnte Wert auf eine starke Integration mit Lieferkettenmanagement-Systemen legen, während für eine Rechtsanwaltskanzlei Sicherheitsfunktionen und detaillierte Zugriffsrechte von besonderer Bedeutung sind.

Wichtig ist, dass die Software alle Kernprozesse des Vertragslebenszyklus abdeckt – von der Erstellung über die Genehmigung bis hin zur Erneuerung und Archivierung – und dabei flexibel genug ist, um sich an zukünftige Anforderungen anzupassen.

Damit diese einzelnen Phasen optimal und nach festgelegten Standards ablaufen, gibt es das sogenannte Contract Lifecycle Management.

Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitive Benutzeroberfläche reduziert Einarbeitungszeiten und erhöht die Akzeptanz unter den Nutzern. Unternehmen, die eine schnelle Implementierung und breite Nutzung innerhalb ihrer Teams anstreben, sollten Wert auf eine gute Usability  legen. Für Startups und KMUs kann eine einfache, leicht verständliche Software entscheidend sein, um Ressourcen zu sparen.

Große Unternehmen profitieren ebenfalls von benutzerfreundlichen Lösungen, da diese die Schulungskosten senken und die Effizienz steigern können. Software mit einer komplexen Benutzeroberfläche kann in Umgebungen mit spezialisiertem Personal sinnvoll sein, erfordert jedoch in der Regel mehr Zeit für Schulungen und Anpassungen.

Integration

Die Möglichkeit, eine neue Software in bestehende Geschäftssysteme wie ERP, CRM oder Buchhaltungssoftware zu integrieren, ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Eine  nahtlose Integration automatisiert Datenübergänge, reduziert manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.

Für Startups könnte eine einfache Integration in gängige Cloud-Dienste ausreichend sein, während größere Unternehmen möglicherweise tiefe Integrationen in ihre spezialisierten Lösungen, wie SAP, benötigen.

Skalierbarkeit

Eine skalierbare Vertragsmanagement-Lösung kann sich an das wachsende Vertragsvolumen und sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen, ohne dass eine komplette Systemumstellung erforderlich ist.

Für Startups und KMUs bedeutet dies, dass eine skalierbare Lösung mit dem Geschäft wachsen kann, was mit weitaus geringeren Kosten verbunden ist, als der Umstieg auf ein neues System. Große Unternehmen benötigen eine Lösung, die große Datenmengen verarbeiten und sich flexibel an globale Geschäftsprozesse und neue Märkte anpassen kann.

Sicherheit

Die Sicherheit der eingesetzten Software ist für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, von höchster Priorität. Die Software sollte anerkannte Sicherheitsstandards erfüllen, um sensible Vertragsdaten und Unternehmensinformationen zu schützen.

Dies umfasst Verschlüsselung, sichere Anmeldeverfahren und regelmäßige Sicherheitsaudits. Besonders für Unternehmen, die mit vertraulichen Informationen arbeiten oder strenge Datenschutzvorschriften einhalten müssen, ist ein hohes Maß an Sicherheit unerlässlich.

Compliance

Die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen ist ein entscheidendes Kriterium. Eine gute Softwarelösung hilft Unternehmen, Compliance-Risiken zu minimieren, indem sie die Einhaltung aktueller Gesetze, Branchenstandards und interner Richtlinien gewährleistet.

Dies ist besonders wichtig für Unternehmen in stark regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen, die spezifische Compliance-Anforderungen erfüllen müssen. Die Software sollte regelmäßige Updates bieten, um mit den sich ändernden Vorschriften Schritt zu halten.

Kosten

Die Kosten sind ein wichtiger Faktor, besonders für KMUs und Startups, die ein begrenztes Budget haben. Transparente Preisstrukturen ohne versteckte Gebühren sind entscheidend. Große Unternehmen könnten bereit sein, mehr in eine Lösung zu investieren, die spezialisierte Funktionen und höhere Sicherheitsstandards bietet. Es ist wichtig, eine Balance zwischen den Kosten und dem Wert, den die Software bietet, zu finden, einschließlich Einsparungen durch Effizienzsteigerung und Risikominderung.

Kundenunterstützung

Ein starker, reaktionsschneller Kundensupport ist für Unternehmen unerlässlich, um sicherzustellen, dass Probleme schnell gelöst werden können. Dies gilt besonders für KMUs, die möglicherweise nicht über ein großes IT-Team verfügen. Große Unternehmen profitieren ebenfalls von einem umfassenden Supportangebot, einschließlich dedizierter Account-Manager und technischer Unterstützung, um den reibungslosen Betrieb ihrer Vertragsmanagement-Lösung zu gewährleisten.

Gutes Vertragsmanagement führt zu mehr Rechtssicherheit, erhört die Effizienz und und unterstützt bei der Risikosteuerung. Doch wie lässt sich das in der Praxis konkret umsetzen? In unseren Use Cases beschreiben wir, wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die Prozesse im Vertragsmanagement digitalisiert und optimiert haben.

> Zu den Use Cases

Vertragsmanagement ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um Vertragsbeziehungen effizient zu verwalten, Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Die Digitalisierung spielt dabei eine immer wichtigere Rolle, da durch den Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz Arbeitsabläufe automatisiert, die Sicherheit erhöht und der Zugriff auf Vertragsdaten vereinfacht werden.

Unternehmen müssen daher bei der Auswahl einer geeigneten Software für das Vertragsmanagement sorgfältig vorgehen, um eine Lösung zu finden, die ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht.

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