Vertragsmanagement
Die Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.
1. Was ist Vertragsmanagement?
Nach einer Definition auf Wikipedia umfasst das Vertragsmanagement „die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, Implementierung von Verträgen und Vornahme von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen“. Unternehmen optimieren Prozesse und Strukturen im Vertragsmanagement, um Risiken zu minimieren und wirtschaftlich zu profitieren. Einheitliche Strukturen bei der Dokumentenablage erhöhen die Transparenz über den Gesamtbestand an Verträgen – eine Grundvoraussetzung, um Risiken und wirtschaftliches Potenzial laufender Vertragsbeziehungen zu erkennen. Einheitliche Prozesse bei der Vertragsbearbeitung verbessern die Effizienz und ermöglichen eine systematische Umsetzung von Risikominimierung und Controlling (z.B. durch Freigabeprozesse, Fristenkontrolle, Reporterstellung, automatisierte Auswertungen).
Das Vertragsmanagement geht somit über die reine Vertragsverwaltung hinaus: Bei der Vertragsverwaltung steht die systematische Ablage zur leichten Wiederauffindbarkeit im Mittelpunkt. Das Vertragsmanagement umfasst zusätzlich Analyse, Bewertung und Steuerung.
2. Welche Aufgaben hat das Vertragsmanagement?
Die Mitarbeiter im Vertragsmanagement (Vertragsmanager / engl. contract manager) sind verantwortlich für Aufbau, Pflege und prozessuale Steuerung eines unternehmensweiten Vertragsmanagement-Systems.
In vielen Unternehmen wird auch die Erstellung von Vertragsentwürfen bzw. die Freigabe und Kontrolle der Entwürfe durch das Vertragsmanagement gesteuert und beaufsichtigt.
Das Vertragsmanagement wird häufig in die zwei Teildisziplinen Vertragsverwaltung und Vertragscontrolling unterteilt.
2.1 Vertragsverwaltung
Jede Abteilung des Unternehmens, die Verträge (bzw. Vertragsentwürfe) erstellt und/oder für Geschäftsprozesse nutzt (z.B. im Einkauf, im Verkauf, im Facilitymanagement, im Qualitätsmanagement, in der Buchhaltung etc.), sollte Zugriff auf den für sie relevanten Vertragsbestand haben. Eine funktionierende Vertragsverwaltung stellt sicher, dass Dokumente und Informationen in aktueller Version vorliegen und durch einheitliche Strukturierung unkompliziert auffindbar sind. Die Ablage und Verschlagwortung von Vorgängen und Dokumenten nach einheitlicher Systematik ist eine Aufgabe der Vertragsverwaltung. Eine weitere Aufgabe der Vertragsverwaltung ist die Prüfung von Vertragsdaten und -dokumenten auf Vollständigkeit sowie die Überwachung von Vertragsfristen. Auch die Archivierung nach gesetzlichen Vorgaben zählt zu den Aufgaben in der Vertragsverwaltung.
Zu den Aufgaben in der Vertragsverwaltung kann auch der vorgelagerte Prozess der Digitalisierung von Papier-Dokumenten gezählt werden. Jeder Vertrag und alle zugehörigen Dokumente, die in Papierform eingehen, müssen zunächst eingescannt werden, damit sie für das digitale Vertragsmanagement nutzbar sind. Die Aufgabe des Einscannens wird in einigen Unternehmen an externe Dienstleister vergeben. In anderen Unternehmen wird die Arbeit intern erledig – z.B. von der Poststelle oder direkt in der Vertragsverwaltung. In den Scan-Prozess integriert ist häufig eine Volltexterkennung über OCR. Die Volltexterkennung ermöglicht eine erweiterte Suchfunktion: Das System durchsucht nicht die vergebenen Schlagworten, sondern den gesamten Inhalt der eingescannten Dokumente.
2.2 Vertragscontrolling
Der Schwerpunkt im Vertragscontrolling liegt in der Auswertung der Vertragsdaten und der sich aus den Auswertungen abgeleiteten Steuerung. Ziel ist es, Risiken, die sich aus dem Vertragsbestand ergeben, zu identifizieren, zu bewerten und zu lenken. Risiken können beispielsweise aus abnehmender Kreditwürdigkeit von Vertragspartnern entstehen oder aus zu erfüllenden Vertragspflichten und Vertragslaufzeiten. Das Vertragscontrolling ist häufig zusätzlich für die Überwachung von Zahlungen und Leistungen sowie für die Finanzplanung zuständig.
3. Technische Unterstützung beim Vertragsmanagement
Um Aufgaben gesetzeskonform und betriebswirtschaftlich sinnvoll zu erledigen, benötigen Mitarbeiter im Vertragsmanagement ein System, das ihnen Transparenz über den Vertragsbestand verschafft. Vertragsmanagement-Systeme existieren in unterschiedlichsten Ausprägungen: analog, digital, selbstentwickelt (z.B. mit Microsoft Excel) oder Standardprodukte von spezialisierten Anbietern. Grundvoraussetzung für die Wirksamkeit eines Systems ist, dass es die Anforderungen des Unternehmens abdeckt.
3.1 Vertragsmanagement-Systeme
Für Kleinstunternehmen mit minimalen Anforderungen kann unter Umständen ein kostenloses System ausreichend sein. Insbesondere für KMU, Großunternehmen und Konzerne mit vielen Organisationseinheiten und Tochterunternehmen reichen kostenlose Systeme jedoch nicht aus. Sie haben die Anforderung, große Vertragsbestände zu managen und komplexe, organisationsabhängige Berechtigungsstrukturen umzusetzen.
3.2 Vertragsmanagement-Software
Spezialsoftware für das Vertragsmanagement vereinfacht diese Aufgabe. Die Basis einer Vertragsmanagement-Software ist eine Datenbank, in der Vertragsdokumente digitalisiert abgelegt werden. Die Software ermöglicht es, die Vertragsdokumente mit Metadaten zu versehen (digitaler Aktendeckel), weitere Dokumente (z.B. Vertragskorrespondenz) sowie Termine (z.B. Vertragsfristen) zuzuordnen und Zugriffsberechtigungen zu vergeben. Diese Funktionen vereinfachen Mitarbeitern die gezielte Recherche nach einzelnen Verträgen/Informationen sowie das Filtern des gesamten Vertragsbestandes. Filter und Sortierfunktionen helfen bei der Beantwortung übergeordneter Fragestellungen (z.B. zukünftige Zahlungsverpflichtungen aus laufenden Verträgen in einem bestimmten Unternehmensbereich).
3.3 Schnittstellen
Viele Unternehmen, die eine Spezialsoftware für Vertragsmanagement einsetzen, verknüpfen das System über Schnittstellen mit bereits vorhandenen Software-Systemen. So können ERP-Lösungen, wie die SAP Business Suite, Daten enthalten, die auch im Vertragsmanagement relevant sind (z.B. Lieferanten-Stammdaten). Um doppelte Datenhaltung zu vermeiden kann das Vertragsmanagement-System mit SAP oder anderen ERP-Systemen verknüpft werden. Stammdatenänderungen im führenden System werden automatisch im verknüpften System ausgeführt.
otris contract ist eine Vertragsmanagement-Software, die die Aufgaben eines Vertragsmanagement-System voll umfasst.
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