Vertragsmanagement - Glossar

Active Directory ist der von Microsoft entwickelte Verzeichnisdienst. Mit einem Verzeichnisdienst werden Listen erstellt, die Objekten (z.B. Mitarbeitern) Attribute (z.B. Benutzername, Telefonnummer, Abteilung etc.) zuordnen.

Durch Aktentypen werden Aktenbestände nach Inhalt kategorisiert. Der wichtigste Aktentyp im Vertragsmanagement ist die Vertragsakte.

Schriftlicher Vermerk eines Bearbeiters der Akte (z.B. ein Telefonvermerk, ein Hinweis oder Zusatzinformationen, die aus Stammdaten und Dokumentinhalten nicht zu entnehmen sind).

In dem Berechtigungskonzept ist festgeschrieben, auf welche Inhalte eine bestimmte Benutzergruppe lesend oder schreibend zugreifen darf.

Als Cloud Computing wird die Bereitstellung von IT-Infrastruktur über das Internet bezeichnet. Zur IT-Infrastruktur zählen Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware.

Das Contract Lifecycle Management standardisiert und optimiert das Vorgehen in den einzelnen Phasen, die ein Vertrag durchläuft. Zu den Phasen zählen: Vertragserstellung/Vertragsentwurf, Bearbeitung/Genehmigung, Ablage/Erfüllung, Analyse/Auswertung, Steuerung/Verlängerung und Archivierung).

Der Begriff „Contract Management Software“ ist die englische Bezeichnung für „Vertragsmanagement-Software“. Beide Bezeichnungen werden synonym verwendet.

Mithilfe einer Datenbank können große Datenmengen effizient, widerspruchsfrei und dauerhaft gespeichert werden.

In einer digitalen Vertragsakte werden ein Vertrag und alle mit dem Vertrag zusammenhängenden Informationen/Dokumente gesammelt und strukturiert.

Als Dokumentenlenkung wird die gezielte Verteilung von geprüfter und freigegebener Information in Unternehmen und Organisationen bezeichnet.

Ein Freigabeprozess ist ein Workflow, der vorgibt, welche Prozessschritte notwendig sind, um eine Freigabe durch eine berechtigte Person herbeizuführen.

Eine Frist ist ein definierter Zeitraum, innerhalb dessen ein Ereignis vorgenommen werden soll. In Verträgen dienen Fristen unter anderem dazu, den Zeitraum zu bestimmen, in dem Kündigungsoptionen geltend gemacht werden können.

Innerhalb einer Vertragsmanagement-Software hat der Fristenkalender die Funktion, anstehende Fristen, die sich aus laufenden Verträgen ergeben, nach vorgegebenen Kriterien übersichtlich anzuzeigen.

Befristete Verträge müssen überwacht werden, um ein ungewolltes Auslaufen oder eine ungewollte automatische Verlängerung zu verhindern. In Vertragsmanagement-Software organisiert ein automatisiertes Fristenmanagement dieses Monitoring.

IFRS ist ein Bilanzierungsstandard (International Financial Reporting Standards). IFRS 16 soll ab dem 01.Januar 2019 die Bilanzierung von Leasingverträgen regeln (bisheriger Standard: International Accounting Standard 17).

Im Vertragsmanagement dient eine Klauselverwaltung/Klauselbibliothek dazu, die Erstellung von Vertragsvorlagen und/oder Verträgen effizienter und sicher zu gestalten.

Die Kündigung beendet ein vertraglich vereinbartes Dauerschuldverhältnis. In der Regel ist im Vertrag und/oder den AGB festgeschrieben, unter welchen Bedingungen das Vertragsverhältnis gekündigt werden kann.

Die Bezeichnung On-Premises (oder On-Prem) wird verwendet, um ein Lizenz- und Nutzungsmodell für Software zu beschreiben. Software On-Premises zu betreiben, heißt, sie auf eigenen Servern zu hosten (On-Premises bedeutet ins Deutsche übersetzt: „in den eigenen Räumlichkeiten“).

In einer Aufbauorganisation ist die Organisationseinheit (auch Business Unit) die kleinste Einheit, in der artverwandte Aufgaben und Tätigkeiten zusammengefasst sind (z.B. Abteilungen).

Unter den Vertragsarten nimmt der Rahmenvertrag eine Sonderstellung ein, da andere Verträge von ihm abhängig sind. Rahmenverträge sind nicht als gesonderte Vertragsart im BGB definiert.

Das betriebliche Berichtswesen wird als Reporting bezeichnet. Im Reporting werden entscheidungs- und führungsrelevante Informationen über den Betrieb und seine Umwelt erstellt.

Der Begriff Revisionssicherheit wird in Zusammenhang mit elektronischen Archivsystemen verwendet. Im Vertragsmanagement nutzen Unternehmen revisionssichere Archive, um Dokumente so aufzubewahren, dass steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben erfüllt sind.

Als Stammdaten werden in der EDV Grundinformationen über Objekte bezeichnet. Im Vertragsmanagement sind Stammdaten zum Beispiel Vertragspartner, Vertragsgegenstand, Laufzeit, Fristen, Vertragssumme.

Im Daten- und Dokumentenmanagement ist Strukturierung erforderlich, damit abgespeicherte Informationen wiederauffindbar sind.

Durch Versionierung (Versionsverwaltung) sind Änderungen an Dokumenten und Dateien nachvollziehbar.

Ein Vertrag ist ein Rechtsgeschäft, das durch die übereinstimmende Willenserklärung von mindestens zwei Rechts- oder Wirtschaftssubjekten zustande kommt. Der Vertrag beinhaltet Verpflichtungserklärungen der Vertragsparteien.

Die im Vertrag vereinbarten Hauptpflichten der Parteien bestimmen die Vertragsart / den Vertragstyp.

Das Vertragscontrolling ist Bestandteil des Vertragsmanagements. Vorrangige Aufgabe des Vertragscontrollings ist die Bewertung von Risiken, die sich aus laufenden Verträgen ergeben. Grundlage für Risikobewertungen ist ein transparenter Vertragsbestand.

Der Vertragsgegenstand ist die Hauptleistungspflicht, die sich aus dem Vertrag ergibt. Abhängig vom Vertragsgegenstand werden Verträge nach Vertragsarten unterteilt.

Die Vertragshistorie beschreibt die Entwicklung eines Vertrages – von den ersten Verhandlungen bis zur Archivierung (siehe: Vertragslebenszyklus).

Korrespondenz wie E-Mails oder Briefe, die im Zusammenhang mit einem Vertrag steht. Um die Vertragshistorie nachvollziehen zu können, ist es sinnvoll, relevante Korrespondenz in der Digitalen Vertragsakte abzulegen.

Die Vertragslaufzeit ist der Zeitraum, in der ein Vertrag Gültigkeit besitzt.

Der Vertragslebenszyklus beschreibt die unterschiedlichen Phasen im „Leben“ eines Vertrages:

Die Funktion des Vertragsmanagements (engl. contract management) ist die Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens (oder einer Organisation). Durch eine funktionierende Vertragsverwaltung finden Mitarbeiter benötigte Vertragsinformationen schnell und widerspruchsfrei. Das hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Risiken minimieren und gleichzeitig wirtschaftlich sinnvoll sind.

Der Tätigkeitsbereich eines Vertragsmanagers (engl. contract manager) ist abhängig von seiner Qualifikation und der Unternehmensorganisation. Das Aufgabenspektrum reicht von der Pflege des Dokumentenbestandes bis hin zu Aufgaben in den Bereichen Vertragserstellung, Monitoring, Controlling und Risikomanagement.

Durch einen Vertragsabschluss gehen Vertragsnehmer und Vertragsgeber Verpflichtungen ein. Aus diesen Verpflichtungen entstehen Vertragsrisiken (z.B. das Risiko, dass der Vertragsgegenstand nicht fristgerecht bereitgestellt wird und hierdurch Kosten für Konventionalstrafen anfallen).

Verträge werden für eine festgeschriebene Laufzeit oder auf unbestimmte Zeit geschlossen. Die Vertragsbeziehung endet durch Kündigung oder nach der definierten Laufzeit.

Die Vertragsverwaltung wird häufig – neben dem Vertragscontrolling – als Teilgebiet des Vertragsmanagements beschrieben. Zu den zentralen Aufgaben der Vertragsverwaltung zählt die Strukturierung und Überwachung von Informationen zu Vertragsbeziehungen.

Eine Vertragsvorlage erleichtert die Vertragserstellung, da ein Teil des Vertragsinhalts sowie das Layout vorgegeben sind. Eine Vorlage enthält gleichbleibende Elemente (Logo, Layout, Standard-Inhalte etc.). Variable Elemente (konkrete Vertragsinhalte) werden eingefügt.

Im digitalen Vertragsmanagement hilft die Volltextindexierung, Dokumente aufzufinden. Nach der Eingabe eines Suchwortes listet das System Dokumente auf, die dieses Wort enthalten.

Ein Workflow ist ein definierter Ablauf einzelner aufeinander aufbauender Arbeitsaktivitäten. otris-Produkte bilden Workflows ab.

Ein Zahlungsplan fasst Einnahmen und Ausgaben zu Vorgängen zusammen. Im Vertragsmanagement fassen Zahlungspläne beispielsweise Verbindlichkeiten aus laufenden Leasingverträgen zusammen.