Digitales Vertragsmanagement verstehen und nutzen

Digitales Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert alle Prozesse innerhalb des Vertragszyklus. So können Verträge papierlos, ortsunabhängig, jederzeit und einfach über ein digitales Tool erstellt werden. Auf diese Weise managen Unternehmen ihre gesamten Vertragsbeziehungen. Digitalisiert werden können im Vertragsmanagement …

• Vertragserstellung,
• Vertragsverwaltung,
• Vertragsbearbeitung,
• Vertragsfreigaben,
• Vertragsunterzeichnung,
• Vertragsablage,
• Vertragssuche,
• Vertragsauswertung,
• Vertragserneuerung,
• Vertragsverlängerung
• und die Vertragsarchivierung.

Die Digitalisierung all dieser Prozesse bedeutet für die meisten Unternehmen einen Effizienzgewinn, da sie Zeit und Kosten spart und weniger fehleranfällig ist als die manuelle Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Verträgen. Welche konkreten Vorteile das digitale Vertragsmanagement mit sich bringt, wird im Folgenden dargestellt.

Jeder Prozess, der in einem digitalen Vertragsmanagement-System funktioniert, ist theoretisch auch mit einem analogen System durchführbar. In der Praxis sind viele Aktivitäten jedoch nur digital sinnvoll umsetzbar.

Vertragsmanagement-Prozesse, die durch Digitalisierung verbessert werden, erzeugen Nutzen auf unterschiedlichen Feldern, wie der Risikominimierung, der Rechtssicherheit, der Transparenz und der Effizienz.

Risikominimierung

Verträge generieren Sicherheit – sie garantieren z.B. Planungssicherheit durch die vertraglich vereinbarte fortlaufende Lieferung einer Leistung. Auf der anderen Seite beinhalten Verträge auch immer Risiken. Sie entstehen zum Beispiel dadurch, dass fortlaufende Leistungen nicht mehr benötigt, aber weiter bezahlt werden müssen. Risiken können auch entstehen, wenn sich Vertragspartner nicht an die Vertragsbindung halten. Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Vertragsrisiken zu kontrollieren.

Essenziell ist die automatisierte Fristenüberwachung: Die Vertragsmanagement-Software informiert die verantwortlichen Mitarbeiter über anstehende Kündigungsfristen. Der zuständige Bearbeiter kann somit – falls erforderlich – rechtzeitig die notwendigen Schritte (z.B. Kündigung oder Nachverhandlung) in die Wege leiten. Das automatisierte Fristenmonitoring gehört in vielen Vertragsmanagement-Lösungen zu den Basisfunktionen.

Umfangreichere Systeme beinhalten darüber hinaus vielfältige Features, die bei der Risikominimierung weitergehend unterstützen. Dazu zählen spezielle Funktionen zur Bewertung und Visualisierung von Vertragsrisiken oder Workflows und Plausibilitätskontrollen, die Nutzer bei der sachgerechten Vorgangsbearbeitung unterstützen.

Rechtssicherheit

Vertragsmanagement-Software unterstützt auf ganz unterschiedlichen Ebenen bei der grundsätzlichen Anforderung einer rechtssicheren Vertragsverwaltung. Auch hier entscheidet der Funktionsumfang, in welchen konkreten Bereichen eine Lösung hilfreich ist. Bei der Vertragserstellung kann beispielsweise eine Klauselbibliothek sehr wirksam unterstützen, rechtssichere Vertragsinhalte zu erstellen.

Das Prinzip funktioniert so, dass der Anwender zur Erstellung einer Vertragsvorlage aus einer Reihe von Klauseln wählen kann, die vorab von den zuständigen Juristen überprüft und freigegeben wurden. Die Software bietet ausschließlich Klausel- und Vorlagenkombinationen an, die nach vorab definiertem Prinzip rechtssicher sind.

Archivierung ist ein weiteres Thema, bei dem Digitalisierung ein rechtssicheres Vorgehen vereinfacht: Nehmen analoge, papiergebundene Archive viel Platz und Aufwand für Pflege sowie Sicherheit ein, ist ein digitales Archiv nicht nur ohne Raum-Ressourcen, sondern auch äußerst sicher realisierbar.

Wichtig für die rechtssichere Archivierung ist, dass die Vertragsmanagement-Lösung eine Archiv-Komponente enthält, die konform zu den GoBD zertifiziert wurde.

Transparenz

Für viele Unternehmen zählt die Verbesserung der Transparenz zu den wichtigsten Anforderungen, die sie mit einer digitalen Vertragsverwaltung umsetzen möchten. Die vielen Recherchemöglichkeiten durch einheitliche Struktur sowie Such-, Sortier- und Filterfunktionen sind zentrale Bestandteile einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung. Auch hier gilt, dass Recherche selbstverständlich auch im analogen System gut funktioniert.

Der Prozess, physische Vertragsakten aufzufinden, ist jedoch wesentlich aufwendiger als die Recherche per Mausklick und Schlagwortsuche. Ein weiterer enormer Transparenzvorteil: In einem digitalen System befinden sich sämtliche (digitale) Vertragsakten auf einer zentralen Datenbank, die ortsunabhängig nutzbar ist. Mitarbeiter haben somit, unabhängig von ihrem Standort, Zugriff auf alle Informationen, die für sie freigegeben sind.

Effizienz

Vorgänge im Vertragsmanagement effizienter zu bearbeiten, ist eine weitere Motivation für Digitalisierung. In fast allen Bereichen sind Prozessbeschleunigungen durch Digitalisierung möglich. Das gilt sowohl für die oben bereits beschriebene Recherche, Archivierung oder Vertragserstellung sowie für viele weitere Prozesse, die mit Dokumentenlenkung einhergehen.

Dazu zählen zum Beispiel Genehmigungsverfahren, bei denen die Akte nicht mehr analog, sondern digital durch das Unternehmen geleitet wird. Die Freigabe erfolgt ortsunabhängig und ist auch per mobile App möglich. Auch für die Unterzeichnung von Verträgen ist die aufwendige Versendung von Papierdokumenten nicht mehr notwendig.

Digitale Signaturdienste werden in die Vertragsmanagement-Lösung integriert und ermöglichen Vertragsnehmer und Vertragsgeber eine rechtsgültige Unterschrift per Mausklick innerhalb kürzester Zeit.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI)

Moderne Technologien wie Künstliche Intelligenz machen das Vertragsmanagement noch leistungsfähiger. KI analysiert Verträge automatisch und identifiziert wichtige Informationen wie Fristen, Vertragsbedingungen oder Risiken. Diese Daten werden DSGVO-konform in die digitale Vertragsakte integriert, wodurch manuelle Tätigkeiten reduziert und die Datenqualität gesteigert werden.

Zusätzlich ermöglicht KI eine proaktive Risikobewertung und liefert Entscheidungsgrundlagen, die die Effizienz und Präzision im Vertragsmanagement deutlich erhöhen.

Gerade, wenn es um die Themen Kosteneinsparung und Effizienzgewinn geht, fällt es schwer, auch mögliche Risiken, die mit der Digitalisierung des Vertragsmanagements einhergehen, wahrzunehmen. Als Experte im Bereich digitales Vertragsmanagement klären wir Sie aber natürlich auch über die damit verbundenen Nachteile auf.

Datenschutz und Datensicherheit

Beim digitalen Vertragsmanagement sind die Risiken bezüglich Datensicherheit und Datenschutz besonders relevant, da sensible Vertragsinformationen und persönliche Daten elektronisch gespeichert und übermittelt werden. Cyberangriffe, Phishing, Malware und andere Sicherheitsbedrohungen können zu Datenlecks führen.

Zusätzlich erfordern gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO die Einhaltung strikter Datenschutzrichtlinien. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um Daten zu schützen und Compliance sicherzustellen.

Rechtsgültigkeit von digitalisierten Verträgen

Das Risiko bezüglich der Rechtsgültigkeit digitalisierter Verträge liegt in der Unsicherheit, ob elektronische Signaturen und digitale Dokumente in allen Rechtsgebieten als gleichwertig zu handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten anerkannt werden.

Die Gesetzgebung variiert je nach Land, und es ist entscheidend, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Vertragsprozesse den lokalen und internationalen rechtlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der elektronischen Signaturgesetze und -standards.

Nichtkonformität kann die Durchsetzbarkeit von Verträgen gefährden. Deshalb ist unbedingt sicherzustellen, dass Verträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden, da diese maximale Beweiskraft und Rechtsgültigkeit nach EU-Recht aufweist. Für Konzerne, die global agieren, gilt es in jedem Fall, die entsprechenden Regelungen zu kennen.

Compliance-Vorgaben

Compliance-Risiken im digitalen Vertragsmanagement ergeben sich aus der Notwendigkeit, gesetzliche Vorschriften und Standards einzuhalten. Dies beinhaltet Datenschutzgesetze wie die DSGVO, branchenspezifische Regulierungen und internationale Rechtsrahmen. Die Herausforderung besteht darin, digitale Vertragsprozesse so zu gestalten, dass sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Versäumnisse können zu rechtlichen Konsequenzen, Strafen und einem Verlust des Vertrauens der Stakeholder führen. Es ist daher essenziell, Compliance-Maßnahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen.

Benutzerakzeptanz

Die Benutzerakzeptanz ist ein kritischer Faktor beim Übergang zum digitalen Vertragsmanagement. Mitarbeitende müssen sich an neue Technologien und Prozesse anpassen, was Widerstand hervorrufen kann. Erfolgreiche Implementierungen erfordern daher umfassende Schulungen und Change-Management-Strategien, um die Vorteile digitaler Lösungen zu kommunizieren und Unterstützung auf allen Ebenen zu sichern.

Ein proaktiver Ansatz zur Förderung der Benutzerakzeptanz minimiert die Risiken, die mit der Einführung neuer Systeme verbunden sind.

Technische Störungen

Technische Störungen im digitalen Vertragsmanagement können den Zugriff auf kritische Vertragsdaten behindern oder sogar zum Verlust von Daten führen. Dazu gehören Hardwareausfälle, Softwarebugs, unzureichende Systemwartung oder Probleme mit der Internetverbindung. Solche Störungen können zu Betriebsunterbrechungen, Verzögerungen in der Vertragsabwicklung und potenziellen finanziellen Verlusten führen.

Unternehmen müssen deshalb robuste Backup- und Wiederherstellungsverfahren implementieren, regelmäßige Systemaktualisierungen durchführen und eine effektive IT-Supportstruktur etablieren, um die Risiken zu minimieren.

Häufig existieren in Unternehmen hybride Systeme mit analogen und digitalen Elementen – z.B. Papier-Vertragsakten, die mit einem Excel-System geführt werden. Oder selbstentwickelte Lösungen, bei denen Verträge in digitaler Form auf einem Laufwerk liegen und mit Office-Anwendungen verwaltet werden (z.B. MS Outlook für das Fristenmonitoring).

Eine Digitalisierung, die den vollständigen Vertragslebenszyklus, also das Contract Lifecycle Management, abbildet, ist jedoch nur mit einer Spezialsoftware möglich. Fachlösungen für Vertragsmanagement bündeln nicht nur sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform, sondern bilden exakt die Prozesse ab, die im Vertragsmanagement anfallen.

Die Verknüpfung der einzelnen Teilprozesse (z.B. die Vertragserstellung, der Freigabelauf, die digitale Unterschrift) ist ein großer Vorteil beim Einsatz einer zentralen Lösung.  Bei der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung sollte es somit immer das Ziel sein, den gesamten Prozess im Vertragsmanagement einzubeziehen.

Insbesondere Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen und komplexen Vertragslandschaften profitieren von digitalem Vertragsmanagement.

In Bereichen, in denen Compliance und Datenschutz von zentraler Bedeutung sind, ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Überwachung und Einhaltung der Vorschriften. Ebenso nutzen Branchen mit häufigen Kundeninteraktionen von schnelleren Vertragsabschlüssen und höherer Kundenzufriedenheit.

Unternehmen, die bereits über extrem effiziente, gut etablierte manuelle Vertragsmanagementprozesse verfügen und in Branchen tätig sind, in denen digitale Transformation weniger Einfluss hat, könnten kurzfristig weniger von der Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems profitieren. Dazu zählen kleinere Organisationen mit begrenzter Vertragsanzahl oder solche in spezifischen Nischenmärkten, wo persönliche Beziehungen und handschriftliche Unterschriften kulturell oder geschäftlich bevorzugt werden.

Allerdings ist zu bedenken, dass die langfristigen Vorteile digitaler Systeme für das Vertragsmanagement, wie verbesserte Datenzugänglichkeit und -sicherheit, auch diese Gruppen in Zukunft überzeugen könnten.

Digitales Vertragsmanagement führt zu mehr Rechtssicherheit, erhöhter Effizienz und einer klaren Risikoverteilung. Doch wie lässt sich das in der Praxis konkret umsetzen? In unseren Use Cases beschreiben wir, wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die Prozesse im Vertragsmanagement digitalisiert und optimiert haben.

> Zu den Use Cases

Die Legal Front Door ist Ihr zentraler Zugangspunkt für alle rechtlichen Anfragen und Prozesse. Mit integrierten Self-Service-Funktionen können Mitarbeitende eigenständig Anfragen wie die Erstellung eines NDAs, die Prüfung eines Vertrags oder die Meldung eines neuen Rechtsfalls initiieren.

Diese Anfragen werden automatisch an die zuständigen Stellen weitergeleitet und strukturiert dokumentiert. Die Kombination aus zentraler Koordination und Self-Service-Funktionalität sorgt für klare Prozesse, kürzere Bearbeitungszeiten und eine verbesserte Nachverfolgbarkeit. Gleichzeitig wird die Rechtsabteilung durch die eigenständige Nutzung des Systems entlastet.

Die Legal Front Door schafft Transparenz und Effizienz in Ihrer Organisation – ideal für eine moderne Rechtsabteilung, die flexibel und leistungsstark agieren möchte.

Die Einführung von digitalem Vertragsmanagement bietet Unternehmen wesentliche Vorteile durch Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Zudem sind die Digitalisierung sowie die damit einhergehende Automatisierung von Prozessen entscheidend, um die Anforderungen der modernen Geschäftswelt zu erfüllen und konkurrenzfähig zu bleiben.

 > Zur Produktwelt otris contract