otris Ratgeber Digitales
Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement verstehen und nutzen

Ein System für das Vertragsmanagement kann sowohl analog als auch digital funktionieren. Gegenüber analogen Systemen generiert digitales Vertragsmanagement jedoch eine Reihe von Vorteilen in den Bereichen Sicherheit, Transparenz und Effizienz. Durch digitale Systeme können Organisationen nicht nur operative Kosten senken, sondern auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben vereinfachen und die gesamte Vertragsverwaltung optimieren.

Digitales Vertrags­­­management: das Wichtigste auf einen Blick

Definition und Bedeutung: Digitales Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung und Steuerung von Vertragsangelegenheiten mit Hilfe von Software.

Entwicklung: Die Digitalisierung im Vertragsmanagement schreitet voran und Technologien wie KI steigern Effizienz und verringern Risiken.

Vorteile: Digitales Vertragsmanagement steigert Effizienz und Rechtssicherheit, automatisiert Prozesse und minimiert Kosten.

Risiken: Datenschutz, die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen, Compliance, Benutzerakzeptanz und technische Zuverlässigkeit sind Herausforderungen im digitalen Vertragsmanagement.

Aufgaben: Sichere und effiziente Verwaltung und Optimierung der Vertragsbeziehungen eines Unternehmens.

Für Unternehmen: Wichtig ist die Auswahl einer geeigneten Software im Hinblick auf Funktionalität, Integration, Skalierbarkeit, Sicherheit und Compliance.

1. Was ist digitales Vertrags­management?

Digitales Vertragsmanagement digitalisiert und automatisiert alle Prozesse innerhalb des Vertragszyklus. So können Verträge papierlos, ortsunabhängig, jederzeit und einfach über ein digitales Tool erstellt werden. Auf diese Weise managen Unternehmen ihre gesamten Vertragsbeziehungen. Digitalisiert werden können im Vertragsmanagement …

  • Vertragserstellung,
  • Vertragsverwaltung,
  • Vertragsbearbeitung,
  • Vertragsfreigaben,
  • Vertragsunterzeichnung,
  • Vertragsablage,
  • Vertragssuche,
  • Vertragsauswertung,
  • Vertragserneuerung,
  • Vertragsverlängerung
  • und die Vertragsarchivierung.

Die Digitalisierung all dieser Prozesse bedeutet für die meisten Unternehmen einen Effizienzgewinn, da sie Zeit und Kosten spart und weniger fehleranfällig ist als die manuelle Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Verträgen. Welche konkreten Vorteile das digitale Vertragsmanagement mit sich bringt, wird im Folgenden dargestellt.

Digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement umfasst alle Schritte von der Vertragserstellung bis hin zur Archivierung.

2. Welche Vorteile hat digitales Vertrags­management?

Jeder Prozess, der in einem digitalen Vertragsmanagement-System funktioniert, ist theoretisch auch mit einem analogen System durchführbar. In der Praxis sind viele Aktivitäten jedoch nur digital sinnvoll umsetzbar.

Ein Beispiel:

Eine Volltextsuche nach einem bestimmten Stichwort über Hunderte Verträge wäre zwar auch analog möglich, ist aber extrem zeitaufwändig. Digital ist eine Volltextsuche hingegen in wenigen Sekunden durchführbar.

Vertragsmanagement-Prozesse, die durch Digitalisierung verbessert werden, erzeugen Nutzen auf unterschiedlichen Feldern, wie der Risikominimierung, der Rechtssicherheit, der Transparenz und der Effizienz.

Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Risikominimierung

Verträge generieren Sicherheit – sie garantieren z. B. Planungssicherheit durch die vertraglich vereinbarte fortlaufende Lieferung einer Leistung. Auf der anderen Seite beinhalten Verträge auch immer Risiken. Sie entstehen zum Beispiel dadurch, dass fortlaufende Leistungen nicht mehr benötigt, aber weiter bezahlt werden müssen. Risiken können auch entstehen, wenn sich Vertragspartner nicht an die Vertragsbindung halten. Digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, Vertragsrisiken zu kontrollieren.

Essenziell ist die automatisierte Fristenüberwachung: Die Vertragsmanagement-Software informiert die verantwortlichen Mitarbeiter über anstehende Kündigungsfristen. Der zuständige Bearbeiter kann somit – falls erforderlich – rechtzeitig die notwendigen Schritte (z. B. Kündigung oder Nachverhandlung) in die Wege leiten. Das automatisierte Fristenmonitoring gehört in vielen Vertragsmanagement-Lösungen zu den Basisfunktionen.

Umfangreichere Systeme beinhalten darüber hinaus vielfältige Features, die bei der Risikominimierung weitergehend unterstützen. Dazu zählen spezielle Funktionen zur Bewertung und Visualisierung von Vertragsrisiken oder Workflows und Plausibilitätskontrollen, die Nutzer bei der sachgerechten Vorgangsbearbeitung unterstützen.

Rechtssicherheit

Vertragsmanagement-Software unterstützt auf ganz unterschiedlichen Ebenen bei der grundsätzlichen Anforderung einer rechtssicheren Vertragsverwaltung. Auch hier entscheidet der Funktionsumfang, in welchen konkreten Bereichen eine Lösung hilfreich ist. Bei der Vertragserstellung kann beispielsweise eine Klauselbibliothek sehr wirksam unterstützen, rechtssichere Vertragsinhalte zu erstellen.

Das Prinzip funktioniert so, dass der Anwender zur Erstellung einer Vertragsvorlage aus einer Reihe von Klauseln wählen kann, die vorab von den zuständigen Juristen überprüft und freigegeben wurden. Die Software bietet ausschließlich Klausel- und Vorlagenkombinationen an, die nach vorab definiertem Prinzip rechtssicher sind.

Archivierung ist ein weiteres Thema, bei dem Digitalisierung ein rechtssicheres Vorgehen vereinfacht: Nehmen analoge, papiergebundene Archive viel Platz und Aufwand für Pflege sowie Sicherheit ein, ist ein digitales Archiv nicht nur ohne Raum-Ressourcen, sondern auch äußerst sicher realisierbar.

Wichtig für die rechtssichere Archivierung ist, dass die Vertragsmanagement-Lösung eine Archiv-Komponente enthält, die konform zu den GoBD zertifiziert wurde.

Richterhammer in digitaler Umgebung

Eine gute Vertragsmanagement-Software sorgt für die Erstellung von rechtssicheren Verträgen.

Transparenz

Für viele Unternehmen zählt die Verbesserung der Transparenz zu den wichtigsten Anforderungen, die sie mit einer digitalen Vertragsverwaltung umsetzen möchten. Die vielen Recherchemöglichkeiten durch einheitliche Struktur sowie Such-, Sortier- und Filterfunktionen sind zentrale Bestandteile einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung. Auch hier gilt, dass Recherche selbstverständlich auch im analogen System gut funktioniert.

Der Prozess, physische Vertragsakten aufzufinden, ist jedoch wesentlich aufwendiger als die Recherche per Mausklick und Schlagwortsuche. Ein weiterer enormer Transparenzvorteil: In einem digitalen System befinden sich sämtliche (digitale) Vertragsakten auf einer zentralen Datenbank, die ortsunabhängig nutzbar ist. Mitarbeiter haben somit, unabhängig von ihrem Standort, Zugriff auf alle Informationen, die für sie freigegeben sind.

Effizienz

Vorgänge im Vertragsmanagement effizienter zu bearbeiten, ist eine weitere Motivation für Digitalisierung. In fast allen Bereichen sind Prozessbeschleunigungen durch Digitalisierung möglich. Das gilt sowohl für die oben bereits beschriebene Recherche, Archivierung oder Vertragserstellung sowie für viele weitere Prozesse, die mit Dokumentenlenkung einhergehen.

Dazu zählen zum Beispiel Genehmigungsverfahren, bei denen die Akte nicht mehr analog, sondern digital durch das Unternehmen geleitet wird. Die Freigabe erfolgt ortsunabhängig und ist auch per mobile App möglich. Auch für die Unterzeichnung von Verträgen ist die aufwendige Versendung von Papierdokumenten nicht mehr notwendig.

Digitale Signaturdienste werden in die Vertragsmanagement-Lösung integriert und ermöglichen Vertragsnehmer und Vertragsgeber eine rechtsgültige Unterschrift per Mausklick innerhalb kürzester Zeit.

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3. Welche Risiken birgt das digitale Vertrags­management?

Gerade, wenn es um die Themen Kosteneinsparung und Effizienzgewinn geht, fällt es schwer, auch mögliche Risiken, die mit der Digitalisierung des Vertragsmanagements einhergehen, wahrzunehmen. Als Experte im Bereich digitales Vertragsmanagement klären wir Sie aber natürlich auch über die damit verbundenen Nachteile auf.

Risiken des digitalen Vertragsmanagements

Datenschutz und Datensicherheit

Beim digitalen Vertragsmanagement sind die Risiken bezüglich Datensicherheit und Datenschutz besonders relevant, da sensible Vertragsinformationen und persönliche Daten elektronisch gespeichert und übermittelt werden. Cyberangriffe, Phishing, Malware und andere Sicherheitsbedrohungen können zu Datenlecks führen.

Zusätzlich erfordern gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO die Einhaltung strikter Datenschutzrichtlinien. Unternehmen müssen daher in robuste Sicherheitsmaßnahmen investieren, darunter Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um Daten zu schützen und Compliance sicherzustellen.

Rechtsgültigkeit von digitalisierten Verträgen

Das Risiko bezüglich der Rechtsgültigkeit digitalisierter Verträge liegt in der Unsicherheit, ob elektronische Signaturen und digitale Dokumente in allen Rechtsgebieten als gleichwertig zu handschriftlich unterzeichneten Papierdokumenten anerkannt werden.

Die Gesetzgebung variiert je nach Land, und es ist entscheidend, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre digitalen Vertragsprozesse den lokalen und internationalen rechtlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere hinsichtlich der elektronischen Signaturgesetze und -standards.

Nichtkonformität kann die Durchsetzbarkeit von Verträgen gefährden. Deshalb ist unbedingt sicherzustellen, dass Verträge mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden, da diese maximale Beweiskraft und Rechtsgültigkeit nach EU-Recht aufweist. Für Konzerne, die global agieren, gilt es in jedem Fall, die entsprechenden Regelungen zu kennen.

Compliance-Vorgaben

Compliance-Risiken im digitalen Vertragsmanagement ergeben sich aus der Notwendigkeit, gesetzliche Vorschriften und Standards einzuhalten. Dies beinhaltet Datenschutzgesetze wie die DSGVO, branchenspezifische Regulierungen und internationale Rechtsrahmen. Die Herausforderung besteht darin, digitale Vertragsprozesse so zu gestalten, dass sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Versäumnisse können zu rechtlichen Konsequenzen, Strafen und einem Verlust des Vertrauens der Stakeholder führen. Es ist daher essenziell, Compliance-Maßnahmen kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen.

Benutzerakzeptanz

Die Benutzerakzeptanz ist ein kritischer Faktor beim Übergang zum digitalen Vertragsmanagement. Mitarbeitende müssen sich an neue Technologien und Prozesse anpassen, was Widerstand hervorrufen kann. Erfolgreiche Implementierungen erfordern daher umfassende Schulungen und Change-Management-Strategien, um die Vorteile digitaler Lösungen zu kommunizieren und Unterstützung auf allen Ebenen zu sichern.

Ein proaktiver Ansatz zur Förderung der Benutzerakzeptanz minimiert die Risiken, die mit der Einführung neuer Systeme verbunden sind.

Technische Störungen

Technische Störungen im digitalen Vertragsmanagement können den Zugriff auf kritische Vertragsdaten behindern oder sogar zum Verlust von Daten führen. Dazu gehören Hardwareausfälle, Softwarebugs, unzureichende Systemwartung oder Probleme mit der Internetverbindung. Solche Störungen können zu Betriebsunterbrechungen, Verzögerungen in der Vertragsabwicklung und potenziellen finanziellen Verlusten führen.

Unternehmen müssen deshalb robuste Backup- und Wiederherstellungsverfahren implementieren, regelmäßige Systemaktualisierungen durchführen und eine effektive IT-Supportstruktur etablieren, um die Risiken zu minimieren.

Bildschirm mit der Aufschrift "no signal"

Digitales Vertragsmanagement funktioniert natürlich nur, wenn eine Verbindung zum Internet bzw. der Cloud besteht.

4. Welche Lösungen gibt es, um das Vertragsmanagement zu digitalisieren?

Häufig existieren in Unternehmen hybride Systeme mit analogen und digitalen Elementen – z. B. Papier-Vertragsakten, die mit einem Excel-System geführt werden. Oder selbstentwickelte Lösungen, bei denen Verträge in digitaler Form auf einem Laufwerk liegen und mit Office-Anwendungen verwaltet werden (z. B. MS Outlook für das Fristenmonitoring).

Eine Digitalisierung, die den vollständigen Vertragslebenszyklus, also das Contract Lifecycle Management, abbildet, ist jedoch nur mit einer Spezialsoftware möglich. Fachlösungen für Vertragsmanagement bündeln nicht nur sämtliche Informationen auf einer zentralen Plattform, sondern bilden exakt die Prozesse ab, die im Vertragsmanagement anfallen.

Die Verknüpfung der einzelnen Teilprozesse (z. B. die Vertragserstellung, der Freigabelauf, die digitale Unterschrift) ist ein großer Vorteil beim Einsatz einer zentralen Lösung.  Bei der Einführung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung sollte es somit immer das Ziel sein, den gesamten Prozess im Vertragsmanagement einzubeziehen.

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5. Welche Branchen profitieren besonders davon, Verträge zu digitalisieren?

Insbesondere Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen und komplexen Vertragslandschaften profitieren von digitalem Vertragsmanagement.

In Bereichen, in denen Compliance und Datenschutz von zentraler Bedeutung sind, ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Überwachung und Einhaltung der Vorschriften. Ebenso nutzen Branchen mit häufigen Kundeninteraktionen von schnelleren Vertragsabschlüssen und höherer Kundenzufriedenheit.

Unternehmen, die bereits über extrem effiziente, gut etablierte manuelle Vertragsmanagementprozesse verfügen und in Branchen tätig sind, in denen digitale Transformation weniger Einfluss hat, könnten kurzfristig weniger von der Einführung eines digitalen Vertragsmanagementsystems profitieren. Dazu zählen kleinere Organisationen mit begrenzter Vertragsanzahl oder solche in spezifischen Nischenmärkten, wo persönliche Beziehungen und handschriftliche Unterschriften kulturell oder geschäftlich bevorzugt werden.

Allerdings ist zu bedenken, dass die langfristigen Vorteile digitaler Systeme für das Vertragsmanagement, wie verbesserte Datenzugänglichkeit und -sicherheit, auch diese Gruppen in Zukunft überzeugen könnten.

6. Digitales Vertragsmanagement in der Praxis

Digitales Vertragsmanagement führt zu mehr Rechtssicherheit, erhöhter Effizienz und einer klaren Risikoverteilung. Doch wie lässt sich das in der Praxis konkret umsetzen? In unseren Use Cases beschreiben wir, wie wir gemeinsam mit unseren Kunden die Prozesse im Vertragsmanagement digitalisiert und optimiert haben.

> Zu den Use Cases

7. Maximieren Sie Effizienz und Sicherheit – setzen Sie auf digitales Vertragsmanagement

Die Einführung von digitalem Vertragsmanagement bietet Unternehmen wesentliche Vorteile durch Effizienz, Transparenz und Sicherheit. Zudem sind die Digitalisierung sowie die damit einhergehende Automatisierung von Prozessen entscheidend, um die Anforderungen der modernen Geschäftswelt zu erfüllen und konkurrenzfähig zu bleiben.

 > Zur Produktwelt otris contract

FAQs: Häufig gestellte Fragen rund um digitales Vertrags­management

Was versteht man unter Vertragsmanagement?

Mit Vertragsmanagement verwalten und optimieren Unternehmen / Organisationen ihre Vertragsbeziehungen. Die Digitalisierung dieser Aufgaben umfasst sämtliche Prozesse und Aktivitäten über den gesamten Vertragslebenszyklus. Digitalisiert werden können:

  • Vertragserstellung,
  • Vertragsbearbeitung,
  • Vertragsfreigaben,
  • Vertragsunterzeichnung,
  • Vertragsablage,
  • Vertragssuche,
  • Vertragsauswertung,
  • Vertragserneuerung,
  • Vertragsverlängerung bzw. Vertragsarchivierung

Was sind die Vorteile von digitalem Vertrags­management?

Digitales Vertragsmanagement bietet zahlreiche Vorteile, u. a. …

  • eine Steigerung der Effizienz durch die Automatisierung von Prozessen im Vertragswesen,
  • erhöhte Sicherheit durch Zugriffskontrollen
  • erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vertragsänderungen und -status
  • sowie Risikominimierung durch automatisierte Fristenüberwachung und Compliance-Prüfungen.

Darüber hinaus können Vertragsdokumente schnell und einfach gesucht und von überall abgerufen werden, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Geschäftsprozesse beschleunigt.

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Ähnliche Begriffe

Vertragsmanagement-Software, Vertragsmanagement, Vertragsverwaltung