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Fachlösung | legal SUITE
Matter Management
Software von otris
Einfache Recherche
Automatisierte Fristenkontrolle
Zentrale Dokumentenverwaltung
Transparenz und Sicherheit
im Legal Matter Management
Rechtsabteilungen bearbeiten viele Vorgänge parallel – mit unterschiedlichen Beteiligten, Dokumenten, Fristen und Abstimmungen. Das Legal Matter Management von otris bündelt alle relevanten Informationen in digitalen Vorgangsakten und schafft Transparenz über laufende Rechtsangelegenheiten.
Eine Legal Front Door ergänzt den Prozess bereits am Eingang: Fachbereiche reichen rechtliche Anliegen zentral und strukturiert ein, sodass neue Vorgänge schneller angelegt und mit den passenden Informationen bearbeitet werden können.
Rechtsanfragen klar einordnen. Anliegen prüfen, priorisieren und den passenden Zuständigen zuordnen.
Vorgänge transparent steuern. Fristen, Aufgaben und Bearbeitungsstände jederzeit im Blick behalten.
Dokumente sicher verwalten. Unterlagen zentral ablegen, schnell finden und nachvollziehbar dokumentieren.
Legal Matter Management Software: Rechtsvorgänge zentral steuern
otris matter verbindet Anfragen, Vorgangsakten, Dokumente, Workflows und KI-Unterstützung in einer zentralen Lösung. So entsteht ein transparentes Matter Management, das Rechtsabteilungen dabei unterstützt, rechtliche Vorgänge strukturiert zu erfassen, zu bearbeiten und nachvollziehbar zu dokumentieren.
otris matter: Basiselemente für
digitales Matter Management
Mit den Basiselementen der Lösung etablieren Sie ein sicheres und benutzerfreundliches Matter Management (Vorgangsmanagement) in Ihrem Unternehmen. Erweiterungen und Individualisierungen erhöhen den Funktionsumfang. Oberstes Ziel: Eine Lösung, die genau Ihren Anforderungen entspricht.
Im Zentrum der Lösung steht die digitale Vorgangsakte. Für jeden neuen Vorgang legen Sie eine digitale Akte an, in der Sie alle Informationen strukturiert ablegen. Über eine Legal Front Door eingereichte Anliegen können direkt in einen Vorgang überführt werden. Dokumente öffnen Sie ohne Medienbruch direkt in der Anwendung.
Die in otris matter integrierten Suchfunktionen ermöglichen Ihnen eine effiziente Recherche im Schlagwortverzeichnis. Sie finden schnell alle Akten zu einem Themenkomplex, alle Akten zu ‚Ihren Fällen‘ in einem definierten Zeitraum oder alle Akten, deren Löschfrist abgelaufen ist. Bei Bedarf können Sie zusätzlich über die OCR-Volltextindizierung alle Inhalte der Dokumente durchsuchen.
Mit otris matter teilen Sie Informationen und Dokumente in der Matter-Akte unkompliziert mit Kollegen und externen Beteiligten wie Anwälten oder Sachverständigen. Das umständliche Kopieren und Verteilen von Akten entfällt. Alle Beteiligten greifen browserbasiert auf die freigegebenen digitalen Akten zu.
Mit der automatisierten Fristenkontrolle von otris matter erhöhen Sie die Sicherheit bei der Bearbeitung terminkritischer Vorgänge. Das System benachrichtigt die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig per E-Mail und startet bei Bedarf einen Erinnerungsworkflow, um sicherzustellen, dass wichtige Fristen wie Einspruchs- oder Löschungsfristen eingehalten werden.
otris matter protokolliert automatisch alle Änderungen an digitalen Akten. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wann und von wem Daten, Dokumente oder Kommentare hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurden. Diese lückenlose Änderungsverfolgung sorgt für vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge in Ihrer Rechtsabteilung.
Papierakten benötigen physischen Lagerraum und sind anfällig für Verlust oder Zerstörung. Digitale Akten hingegen benötigen lediglich eine Datenbank – auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Mit otris matter schützen Sie Ihre digitalen Akten durch automatisch generierte Sicherheitskopien auf örtlich getrennten Servern.
„Insbesondere die Kombinationsmöglichkeit aus Vertrags- und Beteiligungsmanagement mit Legal-Matter-Erweiterung hat uns überzeugt.“
Warum Sie auf Matter Management Software
von otris setzen sollten
Mit otris matter wird die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten effizienter und produktiver. Die digitale Aktenführung ersetzt zeitaufwändige Papierakten und bietet eine zentrale und übersichtliche Informationsspeicherung. Unsere maßgeschneiderten Lösungen erleichtern den Umstieg auf die digitale Akte und unterstützen Ihre gewohnten Ablagestrukturen.
otris bringt langjährige Erfahrung und ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmensjuristen mit. Unsere Software unterstützt Ihre gewohnten Ablagestrukturen und erfüllt die spezifischen Anforderungen Ihrer Abteilung. Nach der Implementierung von otris matter profitiert Ihre Rechtsabteilung von zahlreichen Vorteilen. Die digitale Aktenführung vereinfacht die operative Arbeit, erhöht die Transparenz und Sicherheit aller Vorgänge und sorgt für eine deutliche Effizienzsteigerung. Neben der hohen fachlichen Qualität überzeugt otris matter mit Eigenschaften, die weit über die reine Funktionalität hinausgehen:
Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.
Bei allen Entwicklungen von otris hat die einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Softwareoberfläche oberste Priorität. Trotz des hohen Funktionsumfangs ist die Arbeit mit otris matter sehr schnell erlernbar. Die hervorragende Usability der Matter-Management-Software minimiert den Lernaufwand für neue Anwender und erhöht damit die Benutzerakzeptanz nach der Einführung.
Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.
otris matter ist eine browserbasierte Anwendung, die keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer erfordert. Das Matter-Management-System ist plattformunabhängig und lässt sich problemlos in Ihre IT-Umgebung integrieren. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Sowohl die fachliche Arbeit mit dem System als auch die Administration und die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgen bequem über den Webbrowser.
Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.
Um den Funktionsumfang der Software an spezifische Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Sollten zusätzliche Anforderungen bestehen, die nicht durch den Standardfunktionsumfang abgedeckt werden, bietet otris-maßgeschneiderte Individualisierungen an. Von einfachen Datenfelderweiterungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die Architektur von otris matter ist so flexibel gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand realisiert werden können.
Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.
Auf Abteilungsebene beginnen und das Matter Management System nach und nach konzernweit ausrollen – das ist mit otris matter problemlos möglich. Nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch die Anzahl der Nutzer lässt sich schnell und unkompliziert erweitern. Ebenfalls möglich: Sie starten mit einer kleinen, kostengünstigen und jederzeit kündbaren Cloud-Lösung. Haben Sie sich von der Praxistauglichkeit des Systems überzeugt, ist ein Wechsel auf den firmeneigenen Server und eine Erweiterung des Systems unkompliziert realisierbar. Bei einem Wechsel von der Cloud auf den unternehmenseigenen Server werden alle Systemeinstellungen, Konfigurationen, Daten, Dokumente und Prozesse übernommen.
On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.
On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises bedeutet, dass otris matter auf einem Server in Ihrem Unternehmen installiert ist. Bei der Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Lösung von dort. In beiden Fällen arbeiten Sie mit der Software über einen Webbrowser.
KI im Matter Management. Rechtliche Vorgänge gezielter bearbeiten.
Mit otris copilot nutzen Sie KI im Matter Management, um Informationen aus Vorgängen und Dokumenten schneller zu erfassen, Inhalte gezielter auszuwerten und Entscheidungen fundierter vorzubereiten. So gewinnen Sie schneller Klarheit über Zusammenhänge, entlasten Ihre Rechtsabteilung bei wiederkehrenden Arbeitsschritten und schaffen eine bessere Grundlage für die weitere Bearbeitung.
Wie Rechtsabteilungen KI bei der Analyse und Bearbeitung rechtlicher Vorgänge einsetzen, erfahren Sie auf unserer Seite zu KI in der Rechtsabteilung.
Aktuelles
Referenzberichte | Hier haben wir überzeugt!
Erweitern Sie unsere Matter Management Software für Legal Departments
Eine zentrale, digitale und strukturierte Aktenablage – für viele Rechtsabteilungen sind bereits die Grundfunktionen ein großer Fortschritt in Sachen Digitalisierung und Zusammenarbeit. Einmal auf digital umgestellt, eröffnen sich jedoch weitere Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen, zu verbessern und zu beschleunigen. Je nach Anforderung kann otris matter individuell erweitert werden.
Wissensmanagement. Know-how wiederverwenden.
Mit otris matter legen Sie ganze Akten, Vorlagen, Texte oder hilfreiche Formulierungen in einer Wissensdatenbank ab. Die abgelegten Wissensbausteine helfen Ihnen, Know-how aus abgeschlossenen Vorgängen für aktuelle Aufgaben zu nutzen. Die strukturierte Ablage vereinfacht die Informationsrecherche und erhöht die Effizienz und Qualität der operativen Arbeit. Beispiel: Der Sachbearbeiter findet in der Wissensdatenbank sowohl eine Anleitung zur Vorgehensweise bei Mahnverfahren als auch Vorlagen zur schnellen Erstellung der erforderlichen Schreiben.
Legal Front Door. Zentraler Zugang zu rechtlichen Dienstleistungen.
Mit der Legal Front Door von otris matter bündeln Sie alle rechtlichen Anfragen und Prozesse an einem zentralen Ort. Ihre Mitarbeitenden können über das Portal z. B. eigenständig rechtliche Anliegen einreichen, Verträge zur Prüfung hochladen oder Compliance-Anfragen platzieren. Alle Informationen werden strukturiert erfasst und transparent der Rechtsabteilung bereitgestellt. Das Ergebnis: Ihre Rechtsabteilung wird entlastet, Bearbeitungszeiten verkürzen sich und der gesamte Prozess bleibt nachvollzieh- wie messbar. Die Legal Front Door ist nahtlos in die otris matter-Lösung integriert und hilft Ihnen, die Effizienz und Transparenz in Ihrer Rechtsabteilung nachhaltig zu steigern. Zudem schützen Sie Ihr Unternehmen durch die Nutzung gesicherter Informationskanäle.
Legal Spend. Tätigkeiten und Aufwände dokumentieren.
Die Matter Management Software der otris vereinfacht nicht nur die operative Arbeit am Rechtsfall, sondern ebenso die administrativen Prozesse: Über Legal Spend-Funktionen erfassen Sie Tätigkeiten und Zeitaufwände für jeden einzelnen Rechtsfall. Per Knopfdruck generieren Sie Reports, die Aufwände und Arbeitsleistungen übersichtlich darstellen.
Copilot. Ihre KI, nahtlos integriert.
Mit otris copilot integrieren Sie die KI Ihrer Wahl gezielt in otris matter. So lassen sich rechtliche Vorgänge strukturierter bearbeiten, relevante Informationen schneller erfassen und Inhalte gezielter auswerten – abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Rechtsabteilung.
Warum KI im Matter Management?
Die Integration von KI unterstützt Sie dabei, Informationen aus Vorgängen und Dokumenten schneller nutzbar zu machen, offene Punkte früher zu erkennen und die Bearbeitung rechtlicher Fälle gezielter vorzubereiten:
- Automatische Datenextraktion: Informationen wie Fristen, beteiligte Parteien oder relevante Klauseln werden direkt aus Dokumenten erfasst und in otris matter strukturiert bereitgestellt.
- Schnelle Analyse: Umfangreiche Fallakten und zugehörige Dokumente lassen sich in kurzer Zeit auswerten. Potenzielle Risiken, Abweichungen oder offene Fragen werden gezielt sichtbar.
- Mehr Effizienz in der Fallbearbeitung: Weniger manuelle Routine schafft Freiraum für juristische Prüfung, Abstimmung und inhaltliche Priorisierung.
Praxisbeispiel:
Ein neuer Fall wird in otris matter angelegt, und zugehörige Dokumente wie Verträge oder Schriftsätze werden hochgeladen. Über otris copilot analysiert die von Ihnen gewählte KI den Inhalt, extrahiert relevante Informationen wie Fristen oder Streitwerte und erstellt eine strukturierte Übersicht. So stehen Ihrer Rechtsabteilung wichtige Informationen schneller für Prüfung, Abstimmung und weitere Schritte zur Verfügung.
Mit otris copilot erweitern Sie otris matter um KI, die sich kontrolliert in bestehende Fachprozesse einfügt. Wie KI in weiteren otris Fachlösungen eingesetzt werden kann, erfahren Sie auf unserer Seite zu KI in otris Fachlösungen.
Elektronische Signatur. Dokumente digital unterschreiben.
Die elektronische Signatur ermöglicht den rechtsgültigen Abschluss von Rechtsgeschäften auf Basis digitaler Dokumente. Die Integration verschiedener E-Signatur-Lösungen in otris matter vereinfacht den Signaturprozess. Rechtsgeschäfte können durch die digitale Signatur einfach, schnell und ortsunabhängig abgewickelt werden. Nach der Unterzeichnung eines Dokumentes nutzen Sie die digitale Akte in otris matter zur Ablage.
Revisionssicheres Archiv. Zertifiziert und einfach bedienbar.
Auf Wunsch integriert otris matter eine digitale Archivkomponente. Akten, die Sie in otris matter angelegt haben, können Sie im digitalen Archiv zeitlich unbegrenzt aufbewahren. Die in otris matter integrierbare Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts (GoB, GoBS, GDPdU).
Matter Management für
spezielle Anforderungen
Wie vielfältig die Anforderungen an ein digitales Matter Management sind, zeigen die Rückmeldungen unserer Kunden und Interessenten.Um auch spezielle Bedarfe bestmöglich abzudecken, kombinieren otris-Kunden otris matter mit weiteren Fachlösungen der otris legal SUITE sowie unserer otris compliance SUITE oder unserer otris privacy SUITE.
FAQs: Häufig gestellte Fragen
Welche Unternehmen profitieren von Legal Matter Management?
Legal Matter Management Systeme sind besonders für Rechtsabteilungen von Unternehmen, Anwaltskanzleien und öffentliche Einrichtungen von Vorteil. Sie helfen, Rechtsfälle effizienter zu verwalten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Zusammenarbeit zwischen Teams zu verbessern.
Welche Vorteile bringt ein Legal Management System als Software?
Ein Legal Matter Management System als Software bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehören
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows und zentrale Datenhaltung sparen Zeit und reduzieren manuelle Tätigkeiten.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Teams können einfacher und transparenter zusammenarbeiten, da alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind.
- Sicherheit und Compliance: Ein Legal Matter Management System hilft, gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen besser zu erfüllen.
- Kostenkontrolle: Durch optimierte Prozesse und bessere Ressourcennutzung können Kosten gesenkt werden.
- Transparenz und Reporting: Detaillierte Reporting- und Analysefunktionen ermöglichen eine bessere Nachvollziehbarkeit und Auswertung von Rechtsvorgängen.
Wie anpassbar ist die Legal Matter Management Software von otris?
Das Matter Management von otris ist hochgradig anpassbar. Sie können aus verschiedenen Software-Editionen wählen und diese bei Bedarf durch Erweiterungen ergänzen. Zudem bietet otris maßgeschneiderte Lösungen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen – von einfachen Datenfeldergänzungen bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen.
Welche Funktionen sind in otris matter enthalten?
otris matter bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Steigerung der Effizienz und Transparenz in Ihrer Rechtsabteilung. Zu den Kernfunktionen gehören:
- Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage und Verwaltung von Dokumenten mit einfachem Zugriff und strukturierter Ablage.
- Aufgaben- und Fristenmanagement: Überwachung und Verwaltung wichtiger Fristen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass keine Frist versäumt wird und alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden.
- Berichts- und Analysefunktionen: Erstellung detaillierter Berichte und Analysen, die die Entscheidungsfindung unterstützen und eine bessere Nachvollziehbarkeit rechtlicher Vorgänge ermöglichen.
Darüber hinaus lässt sich otris matter mit weiteren Legal-Fachlösungen der otris legal SUITE kombinierbar und bietet so ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen und Prozesse Ihrer Rechtsabteilung.
Kann die Matter Management Software der otris in bestehende Systeme integriert werden?
Ja, die otris Matter Management Software lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Durch offene Schnittstellen und flexible Integrationsmöglichkeiten können Sie die Software in Ihre bestehende IT-Landschaft einbinden und so einen reibungslosen Informationsfluss sicherstellen.
otris ist Ihr Legal Matter Management Anbieter – jetzt testen!
Sie möchten eine Matter Management Software kennenlernen, die Transparenz und Effizienz steigert? Und dabei einfach zu bedienen ist? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage für unsere kostenlose Demoversion. Optimieren Sie Ihr Matter Management mit otris software. Gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre juristischen Vorgänge: von der Neuanlage über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung. Kontaktieren Sie uns noch heute!
