Doppelmayr digitalisiert
mit otris software

Alles mit einer Lösung: Legal-Matter, Beteiligungs- und Vertragsmanagement

Wer Skifahrer ist, hat sie wahrscheinlich schon häufig genutzt: Seilbahnen von Doppelmayr. Das Unternehmen hält ca. 60% Marktanteil am weltweiten Seilbahnbau. Der Technologieführer mit Hauptsitz in Österreich ist auch durch die Integration zahlreicher Beteiligungen stark gewachsen. Wachstum erfordert angepasste Prozesse – auch im administrativen Bereich: Mit einer otris-Lösung digitalisiert Doppelmayr das Vertrags-, Beteiligungs-, und Legal-Matter-Management.

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Unter der Bezeichnung Corporate Housekeeping werden Anforderungen zusammengefasst, die Unternehmen erfüllen müssen, um handels- und gesellschaftsrechtlichen Vorgaben zu genügen. Exemplarische Aufgaben sind die Durchführung von Handelsregisteranmeldungen, die Organisation von Gesellschafterversammlungen und die Pflege der zugehörigen Corporate Documents. Mit jeder zusätzlichen Beteiligung steigen der Pflegeaufwand und die Komplexität, den Anforderungen an das Corporate Housekeeping gerecht zu werden.

Mehr als 70 Gesellschaften
Mit über 70 zugehörigen Gesellschaften hat Doppelmayr ein sehr breites Beteiligungsportfolio und ein dementsprechend hohes Arbeitspensum im Corporate Housekeeping. Vor Einführung der Spezialsoftware nutzten die verantwortlichen Mitarbeiter ein selbstentwickeltes System zur Verwaltung: Die Dokumente und Informationen zu jeder Doppelmayr-Beteiligung wurden in Windows-Ordnern gepflegt, das Gesellschaftsdiagramm händisch aktualisiert.

„Insbesondere die Kombinationsmöglichkeit aus Vertrags- und Beteiligungsmanagement mit Legal-Matter-Erweiterung hat uns überzeugt.“

Carola Bereuter
Finanzen & Rechtliche Angelegenheiten, Doppelmayr Seilbahnen GmbH

Angrenzende Themen
An die Überlegung, wie die Rechtsabteilung die Digitalisierung im Beteiligungsmanagement ausbauen könnte, schloss sich die Frage an, ob es weitere Bereiche mit Optimierungspotenzial gebe. Nach den Beratungen waren sich die Verantwortlichen darüber einig, dass zusätzliche Prozesse im Vertrags- und Legal-Matter-Management ebenfalls digitalisiert werden sollten: „Unser Hauptziel war es, mehrere Themenbereiche in einem Tool zusammenzuführen, das nicht nur als Ablageort, sondern auch als Arbeitsinstrument dient und konzernweit genutzt werden kann“, fasst Carola Bereuter, Finanzen & Rechtliche Angelegenheiten bei Doppelmayr, zusammen.

Eine Verknüpfung, die überzeugt
Nach Test und Prüfung unterschiedlicher Lösungen entschied sich Doppelmayr für otris software. „Insbesondere die Kombinationsmöglichkeit aus Vertrags- und Beteiligungsmanagement mit Legal-Matter-Erweiterung sowie das differenzierte Berechtigungs- und Zugriffskonzept haben uns überzeugt“, erklärt Carola Bereuter. Nach der Beauftragung konnten pandemiebedingt alle anschließenden Projektschritte vollständig remote durchgeführt werden. „Das hat gut funktioniert, Zeit und Kosten gespart“, erinnert sich Carola Bereuter, „auch wenn ein persönlicher Workshop dem Projekt sicher zuträglich gewesen wäre.“

In der Praxis
Aktuell nutzt die Rechtsabteilung die Lösung für zwei übergeordnete Aufgaben: Erfassung, Pflege und Fristenüberwachung von Verträgen und Corporate Documents sowie Dokumentation von Gerichtsverfahren.

„Wir bekommen viel positives Feedback“, sagt Carola Bereuter. „Die automatisierte Fristenwarnung, Wiedervorlagefunktionen und die Volltextsuche, die Scans einschließt, gefällt allen Anwendern – egal ob sie Aufgaben im Legal-Matter-, Beteiligungs- oder Vertragsmanagement erledigen.“ Darüber hinaus schätzt die Rechtsabteilung die Retrospektiv-Funktion, mit der sich alle Veränderungen in der Beteiligungsstruktur ab einem beliebigen Punkt in der Vergangenheit nachvollziehen lassen. Durch das anpassbare Berechtigungskonzept und individuelle Gestaltungsmöglichkeiten bei Dokumentenkategorien ist es Doppelmayr außerdem gelungen, eine transparente Dokumentation aufzubauen, die jedem Anwender exakt die Daten und Informationen zur Verfügung stellt, die er für seine Arbeit benötigt.

Ausblick und Fazit
Aktuell nutzt ausschließlich die Rechtsabteilung das neu eingeführte System. Das Roll-Out auf weitere Fachabteilungen (Vertrieb, Marketing, Kundendienst etc.) soll in den nächsten Monaten erfolgen. Die Ausweitung auf weitere Konzerngesellschaften ist bereits in Planung, damit möglichst alle verantwortlichen Mitarbeiter von den Hauptnutzen profitieren: Verbesserte Dokumentation, übersichtliche Darstellung aller Bereiche mit zugehörigen Daten und Dokumenten, konzernübergreifende Transparenz. „Wir sind sehr zufrieden mit dem Projekt“, fasst Carola Bereuter zusammen. „Mit der otris-Lösung nutzen wir nun ein System, das durch intuitive Handhabung und smarte Funktionen ein Zusammenführen unterschiedlicher Themenbereiche und eine Vereinfachung der Prozesse ermöglicht.“

Über die Doppelmayr Seilbahnen GmbH
Als Qualitäts-, Technologie- und Marktführer im Seilbahnbau betreibt die Doppelmayr Gruppe Produktionsstandorte sowie Vertriebs- und Serviceniederlassungen in 50 Ländern der Welt. Bis heute realisierte das Unternehmen über 15.400 Seilbahnsysteme für Kunden in 96 Staaten. Mit Flexibilität, Know-how und Pioniergeist ist die Gruppe allen Herausforderungen in traditionellen und neuen Märkten gewachsen.

Bildnachweis:
Die verwendeten Fotos (Logo, Banner, Zitat) wurden freundlicherweise von der Doppelmayr Seilbahnen GmbH zur Verfügung gestellt.

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