Matter Management: Definition, Aufgaben, Tools, Nutzen

Definition: Matter, Case und Vorgang

Der Begriff „Matter” (engl.) lässt sich mit „Fall“ oder „Vorgang“ übersetzen. Ein Matter umfasst ein klar definiertes Ziel, einen Bearbeitungsstatus, ein zuständiges Team, bestimmte Fristen sowie relevante Dokumente und Ergebnisse. Inhouse wird Legal Matter Management teils vom Case Management abgegrenzt. Das Matter Management steuert die Governance/Operations der Rechtsarbeit, während sich das Case Management auf die fallbezogene Verfahrensführung (v. a. Litigation) fokussiert.

Abgrenzung zum Vertrags­management
Das Vertrags­management organisiert den Lebenszyklus von Verträgen, während das Matter Management juristische Sachverhalte steuert – Verträge können Teil eines Matters sein.

Digitales vs. analoges Matter Management

Die Vorgangsverwaltung erfolgt traditionell oft noch analog mit Papierakten, verstreuten Dateiablagen, Outlook-Kalendern oder Excel-Tabellen zur Fristenkontrolle. Das führt zu einem hohen Aufwand bei Recherche und Suche, zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit und zu intransparenten Prozessen.

Digitales Matter Management bündelt dagegen alle Informationen in einer elektronischen Vorgangsakte mit Metadaten, standardisierten Workflows, Be­rech­ti­gungs­kon­zept, Volltextsuche und Schnittstellen zu Drittsystemen. So wird die Bearbeitung effizienter und sicherer – vor allem aber auswertbar (KPIs, Reporting, Controlling). Leitfäden wie das CLOC‑Framework (CLOC Matter Lifecycle Management eBook) strukturieren den Lebenszyklus in der Regel in Intake, Planung, Durchführung und Review.

Ein effizientes Matter Management bildet den gesamten Lebenszyklus juristischer Vorgänge ab – vom ersten Kontakt bis zur revisionssicheren Archivierung. Die einzelnen Teilbereiche greifen ineinander und ermöglichen eine standardisierte, transparente und messbare Bearbeitung (KPIs/Reporting).

2.1 Intake und Triage (Legal Front Door)

Eine standardisierte Erfassung über Portal/Ticket, Formular, E-Mail oder Hotline verhindert ungeordnete Eingänge. In der Triage werden Anfragen nach Dringlichkeit, Risiko und SLA qualifiziert und zielgerichtet zugewiesen.

2.2 Elektronische Vorgangsakte (Single Point of Truth)

Zentrale Akte mit Metadaten, Dokumenten, Kommunikation, Aufgaben und Entscheidungen; Versionierung/History sichern Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit.

2.3 Fristen‑ und Terminkontrolle

Gesetzliche/gerichtliche Fristen und interne SLAs werden zentral gesteuert – mit Erinnerungen, Es­ka­la­ti­ons­ma­nage­ment und Ver­tre­tungs­re­ge­lun­gen, um Versäumnisse zu vermeiden.

2.4 Aufgaben‑ und Workflowsteuerung

Checklisten, Ge­neh­mi­gungs­rou­ti­nen und Vier‑Augen‑Prinzip standardisieren Abläufe, erhöhen die Qualität und verkürzen die Durchlaufzeiten.

2.5 Kommunikation und Zusammenarbeit

Alle E-Mails, Telefonate und Meetings werden aktenbezogen dokumentiert. Der Austausch mit Kanzleien erfolgt über sichere Portale statt per E-Mail-Anhang.

2.6 Reporting und Controlling

Dashboards/Reports liefern Kennzahlen zu Anzahl, Durchlaufzeiten, SLA‑Einhaltung, Erfolgsquoten und Kosten je Matter – Grundlage für Steuerung und Revision.

2.7 Vertraulichkeit und Berechtigungen

Ein rollenbasiertes Be­rech­ti­gungs­kon­zept nach dem Need-to-know-Prinzip sowie Confidential Matters und Ethical Walls schützen besonders sensible Vorgänge.

2.8 Archivierung und Legal Hold

Archivierung nach Auf­be­wah­rungs­fris­ten (revisionssicher). Bei absehbaren Verfahren setzt ein Legal Hold die Löschregeln außer Kraft und sichert beweisrelevante Informationen.

3.1 Verpasste Fristen

Gesetzliche/gerichtliche Fristen und interne SLAs werden übersehen, was zu Vertragsstrafen, auf­sichts­recht­li­chen Sanktionen oder prozessualen Nachteilen bis hin zum Versäumnisurteil führen kann. Eine Wiedereinsetzung ist nur ausnahmsweise möglich.

3.2 Fehlende Transparenz und Audit‑Trail

Ohne elektronische Vorgangsakte entstehen Wissensinseln (E-Mail-Postfächer, Laufwerke, Papierakten). Der fehlende Audit-Trail erschwert die Beweissicherung und Audits, sodass Entscheidungen im Nachhinein nicht nachvollziehbar sind.

3.3 Ineffiziente Abläufe und Doppelarbeit

Ohne standardisierte Workflows und klare Zuständigkeiten werden Informationen mehrfach erhoben, Aufgaben schlecht koordiniert und SLAs verfehlt. Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, Überlastung und intransparente Priorisierung.

3.4 Compliance‑ und Datenschutzverstöße

Fehlende Steuerung führt zu übersehenen Compliance‑Vorgaben, mangelhaften Löschkonzepten und unzureichenden technisch‑organisatorischen Maßnahmen – ein Risiko gegenüber den Grundsätzen der DSGVO (Art. 5).

3.5 Unklare Zuständigkeiten und fehlende Eskalationswege

Ohne ein definiertes Be­rech­ti­gungs­kon­zept, Eskalationspfade und Ver­tre­tungs­re­ge­lun­gen bleiben Anfragen liegen oder landen im falschen Team – besonders heikel bei Compliance-Hinweisen und behördlichen Verfahren.

3.6 Erhöhte Kosten und Reputationsrisiken

Ineffizienzen, Outside-Counsel-Kosten und vermeidbare Streitigkeiten erhöhen die Gesamtkosten. Fehlende KPIs/Spend-Transparenz erschwert die Steuerung. Öffentlich gewordene Fristversäumnisse oder Datenpannen gefährden die Reputation.

4.1 Zentrale Funktionen im Überblick

Legal Front Door (Intake): Ticket‑System/Portal zur standardisierten Erfassung und zielgerichteten Weiterleitung aller eingehenden Fälle.

Elektronische Vorgangsakte: Zentrale Akte pro Vorgang (Matter) – inklusive Metadaten (Gegenseite, Betreff, Kategorie, Status) sowie aller Dokumente und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­läu­fe.

Checklisten und Vorlagen: Standardisierte Prüfprozesse, Ge­neh­mi­gungs­rou­ti­nen und Eskalationen für Effizienz und rechtssichere Dokumentation.

Fristen‑ und Aufgabensteuerung: Erinnerungen, Wiedervorlagen, Eskalationspfade und De­le­ga­ti­ons­mög­lich­kei­ten sichern die termingerechte Bearbeitung.

Volltextsuche (OCR): Auch gescannte Dokumente und Anhänge werden durchsuchbar, wodurch Zeit gespart und die Auffindbarkeit erhöht wird.

Berechtigungen und Protokollierung: Ein feingranulares Be­rech­ti­gungs­kon­zept (Need-to-know) und ein Audit-Trail sorgen für Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Reporting und Business Intelligence (BI): Kennzahlen zu SLA‑Einhaltung, Kosten je Vorgang und zu den Durchlaufzeiten bilden die Basis für eine datenbasierte Steuerung der Rechtsabteilung.

4.2 Architektur und technische Integration

Digitale Matter‑Management‑Systeme fügen sich flexibel in die bestehende IT‑Landschaft ein – als Cloud‑Lösung oder On‑Premises (lokale Installation). Wichtige Integrationen (Auswahl):

Legal‑Tech & Compliance: z. B. Vertrags­management, Hinweisgebersystem, Richtlinien‑/Risikomanagement.

ERP/Finance: z. B. SAP, Oracle (Stammdaten, Kostenstellen, Budgets).

HR‑Systeme: Rollen‑ und Personendaten, Org‑Strukturen.

DMS/Archiv: rechtssichere Langzeitablage, Aktenplan.

E‑Mail/Kalender: z. B. Outlook, Exchange/M365 (aktenbezogene Ablage).

Ticketing/Intake: Portale/Service‑Desks für die Legal Front Door.

Signaturdienste: elektronische Signaturen gemäß eIDAS.

Identity‑Management: Single Sign‑on (SSO), Multi‑Faktor‑Authentifizierung (MFA).

4.3 KI im Matter Management

KI‑Funktionen beschleunigen die Arbeit – immer transparent und mit menschlicher Kontrolle:

• Intake‑Klassifikation & Priorisierung (Dringlichkeit, Risiko, SLA).
• Risikomarker für sensible Inhalte/Fristen.
• Zusammenfassungen von Dokumenten/E‑Mails.
• Entwürfe/Textbausteine für Memos/Schriftsätze.
• Recherche‑Assistenz (semantische Vorschläge).

Die Wahl der passenden Matter-Management-Software (auch Legal Matter Management Software) ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung juristischer Prozesse. Der Markt reicht von einfachen Aktenlösungen bis hin zu hochintegrierten Plattformen für komplexe Rechts­or­ga­ni­sa­tio­nen. Umso wichtiger ist es deshalb, die Anforderungen sauber zu definieren und systematisch zu evaluieren.

Funktionalität und Use Cases: Relevante Anforderungen abdecken

Zunächst sollte geprüft werden, ob die Software die relevanten Anwendungsfälle (Use Cases) der eigenen Organisation abdeckt. Dazu gehören beispielsweise:

• arbeitsrechtliche Vorgänge
• Datenschutz- oder Compliance-Fälle
• Streitfälle und Litigation
• Vorgänge im Bereich geistiges Eigentum (IP)
• Ver­trags­prü­fungs­an­fra­gen

Idealerweise bietet die Lösung konfigurierbare Vorlagen und Workflows, die sich ohne aufwendige Programmierung an die internen Abläufe anpassen lassen.

Be­nut­zer­freund­lich­keit: Akzeptanz durch intuitive Bedienung

Eine Software kann nur dann ihren vollen Nutzen entfalten, wenn sie von den Anwender:innen auch tatsächlich genutzt wird. Deshalb ist die Usability ein zentrales Kriterium. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung und senkt die Schulungskosten.

• Die mobile Nutzbarkeit ermöglicht den Zugriff auch unterwegs oder im Homeoffice.
• Barrierearme Prozesse stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden effizient arbeiten können – unabhängig von individuellen Einschränkungen.

Integration: Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme

Die Software sollte sich problemlos in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen. Wichtig sind u. a.:

• Schnittstellen (APIs) zu ERP-, DMS-, HR- oder Ticketing-Systemen, Single Sign-On (SSO) für ein komfortables und sicheres Login.
• Automatisierter Datenimport und -export zur Vermeidung von Medienbrüchen.

Je besser die Integration, desto geringer der manuelle Aufwand und desto reibungsloser die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Sicherheit und Compliance: Vertrauen durch Standards

Juristische Vorgänge sind besonders schützenswert, weshalb die Software höchste Sicherheits- und Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen erfüllen muss.

• Zugriffssteuerung über Rollen- und Rechtekonzepte
• Protokollierung aller Aktivitäten
• Da­ten­ver­schlüs­se­lung im Speicher und bei der Übertragung
• Compliance mit DSGVO, ISO-Standards, BSI-Anforderungen

Wer international tätig ist, sollte zusätzlich auf Rechtskonformität in den jeweiligen Zielmärkten achten.

Kosten und Betrieb: Transparente Kalkulation

Neben den Lizenzkosten sollten auch die Betriebs- und Einführungskosten berücksichtigt werden. Viele Anbieter arbeiten mit nutzungsbasierten oder modularen Preismodellen. Für eine fundierte Entscheidung empfiehlt sich eine TCO-Betrachtung (Total Cost of Ownership), die die folgende Punkte umfasst:

• Einmalige Kosten für Einrichtung und Migration,
• laufende Lizenz- oder Cloud-Kosten,
• Aufwände für Support, Updates und Schulungen.

Auch die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premises kann sich auf den Betrieb und Kostenstruktur auswirken.

Support und Updates: Zukunftssicherheit gewährleisten

Ein oft unterschätzter Aspekt ist der Support des Anbieters. Wie schnell und kompetent reagiert er bei Problemen? Gibt es eine definierte Roadmap für neue Funktionen? Wie häufig erfolgen Updates?
Ein verlässlicher Partner sorgt dafür, dass die Software auch bei sich ändernden rechtlichen Anforderungen oder internen Prozessen langfristig zum Unternehmen passt.

Struktur statt Ad-hoc – Rechtsarbeit auf neuem Niveau

Ein digitales Matter-Management-System verwandelt ein Sammelsurium aus E-Mails, Word-Dateien und Kalendernotizen in eine klare, strukturierte Prozesslandschaft: Jeder Vorgang verfügt über eine zentrale digitale Akte, jede Frist ist im System vermerkt und jede Entscheidung ist nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft nicht nur Effizienz, sondern vor allem Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Kein Vorgang geht verloren, keine Aufgabe bleibt unbearbeitet und keine Frist wird übersehen.

Transparenz für Management und Revision

Ein weiterer Vorteil ist das systematische Reporting, das Management, Compliance und Revision jederzeit Einblick in die aktuelle Lage der Rechtsabteilung gibt – etwa durch KPIs zu offenen Verfahren, Fristeneinhaltung, Erfolgsquoten oder Kosten pro Vorgang. Diese Transparenz stärkt die Rolle der Rechtsabteilung im Unternehmen. Aus dem „Feuerlöscher“ wird ein echter Business-Partner mit strategischer Relevanz.

Risikominimierung und Qualitätssicherung

Mit klar definierten Prozessen, Standards und Ver­ant­wort­lich­kei­ten lassen sich rechtliche Risiken systematisch reduzieren. Gleichzeitig steigt die Qualität der Bearbeitung, da nichts dem Zufall überlassen wird und alle Beteiligten auf dieselbe aktuelle Informationsbasis zugreifen. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (z.B. DSGVO, Aufbewahrungs- und Do­ku­men­ta­ti­ons­pflich­ten) wird so zur Routine statt zur Belastung.