Fachlösung | privacy SUITE

Datenschutz-Software für
den externen DSB

Mandantenfähig arbeiten

Revisionssicher dokumentieren

Reporting effizient erstellen

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Referenz - AMEOS Gruppe managt Verträge und Richtlinien gruppenweit mit otris-Software

Referenz - Zukunftsfähiges Vertragsmanagement

Referenz - Beteiligungs- und Vertragsmanagement in einer Lösung

Referenz - Global Player mit regionaler Verwurzelung – BIRKENSTOCK vereinfacht Datenschutz mit otris privacy

Referenz - BMW Group nutzt Beteiligungsmanagement-Software der otris

Referenz - otris Vertragsmanagement bei BORA

Referenz - otris Vertragsmanagement bei Deichmann

Referenz - Konzerndatenschutz mit Sicherheit

Referenz - Starke Marken brauchen starken Schutz

Referenz - IFRS16-konform mit otris contract

Referenz - Datenschutz als Gesamtkonzept bei Hubert Burda Media

Referenz - Intelligente Vertragsmanagement-Software

Referenz - Datenschutz-Software löst Eigenentwicklung ab

Referenz - Compliance Projekt mit Leuchtturm-Charakter

Referenz - Sicherheit trifft Sicherheit – Rechtzeitig vorbereitet mit digitalem Hinweisgebersystem

Referenz - Weltkonzern optimiert Einkauf mit digitalem Vertragsmanagement

Referenz - Datenschutz auslagern – Expertenwissen nutzen

Referenz - Zertifizierte IT-Sicherheit mit otris privacy ISMS

Referenz - otris Vertragsmanagement bei SOLDAN

Referenz - Beteiligungsmanagement bei SPIE

Referenz - Konzernweite Transparenz über Verträge und Corporate Documents

Externer Datenschutz – strukturiert, nachvollziehbar, effizient

Als externer Datenschutzbeauftragter betreuen Sie mehrere Mandanten mit unterschiedlichen Strukturen und Erwartungen. otris privacy unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitsweise zu standardisieren, Nachweise sauber zu dokumentieren und Aufgaben zuverlässig zu steuern.

Verarbeitungstätigkeiten, Verträge und TOMs strukturiert erfassen und versionieren – für konsistente DSGVO-Nachweise je Mandat.

Rollen, Fristen und Freigaben prozesssicher steuern – für Betroffenenanfragen und Maßnahmen mit klarer Zuständigkeit beim Mandanten.

Status, Risiken und Reports mandatsbezogen auswerten – für nachvollziehbare Kommunikation und belastbare Berichte für Ihre Mandanten.

Startbildschirm - Datenschutzmanagement-Software otris privacy

Netzdiagramm Beispiel - Datenschutzmanagement-Software otris privacy

Analyse-Beispiel der Datenschutzmanagement-Software otris privacy

Externer Datenschutz mit otris privacy im Überblick

Im Vergleich zu internen Datenschutzbeauftragten haben externe Datenschutzbeauftragte besondere Anforderungen an Datenschutz-Software. Neben Mandantenfähigkeit sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit entscheidend: Die Lösung soll die Datenschutzorganisation beim Mandanten abbilden und zugleich Ihre bewährten Vorgehensweisen unterstützen. Wichtig sind außerdem Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation sowie ein Lizenzmodell, das zur Betreuung externer Mandanten passt.

Externer Datenschutz mit otris privacy - Struktur

Mandantenfähige Struktur

Sie verwalten Ihre Mandanten in einer zentralen, mandantenfähigen Struktur und bilden die Organisation des jeweiligen Mandanten ab. Rollen und Berechtigungen steuern Lese- und Schreibzugriffe, auch für Mitarbeitende, die einzelne Mandanten betreuen.

Externer Datenschutz mit otris privacy - VVT

Kooperation beim VVT

Für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) sind Sie auf Zuarbeit aus dem Mandanten angewiesen. Webformulare und ein Melde- bzw. Aktualisierungs-Workflow unterstützen Erfassung, Prüfung und Übernahme ins VVT sowie automatisierte Erinnerungen.

Externer Datenschutz mit otris privacy - Verarbeitungstätigkeiten

Prozesse individualisieren

Sie bringen Ihre bewährten Vorgehensweisen als externe Datenschutzbeauftragte in die Software ein, etwa über Prüfprozesse und Checklisten. Workflows können Arbeitsschritte strukturieren und Freigaben mit dem Mandanten nachvollziehbar abbilden.

Externer Datenschutz mit otris privacy - Automatisierung

Prozesse automatisieren

Wiederkehrende Aufgaben lassen sich über Workflows effizient steuern, ohne dass die Nachvollziehbarkeit verloren geht. Dazu zählen beispielsweise Meldungen für das Verarbeitungsverzeichnis, die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und die Behandlung von Datenschutzvorfällen.

Externer Datenschutz mit otris privacy - Skalierbarkeit

Leichte Skalierbarkeit

In der SaaS-Variante passen Sie otris privacy flexibel an Ihren Mandantenbestand an. Sie ergänzen Mandantenlizenzen bei neuen Mandanten und reduzieren sie bei Bedarf, ohne die Systemstruktur neu aufzubauen.

Externer Datenschutz mit otris privacy - Mandantenfähig

Lizenz weitervermieten

Sie bilden die Datenschutzorganisation des Mandanten ab und nutzen zugleich Ihre erprobten Strukturen und Prozesse. Die otris Lizenzbedingungen ermöglichen es, die SaaS-Nutzung an den jeweiligen Mandanten weiterzuvermieten.

Individuelle Online-Demo anfordern

otris privacy

Unsere Allround-Lösung für professionellen externen Datenschutz vereinfacht die Steuerung, die Dokumentation und das Reporting Ihrer Datenschutz-Arbeit.

Merkmale, die unsere Datenschutzmanagement-Software auszeichnen

Als externer Datenschutzbeauftragter benötigen Sie eine Lösung, die Mandantenarbeit strukturiert unterstützt und Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert. Die folgenden Merkmale helfen Ihnen dabei, Prozesse zu steuern, Nachweise zu führen und Reporting effizient bereitzustellen.

Funktionsumfang. Anforderungen als Maßstab.

Um den Funktionsumfang der Lösung an Ihren Bedarf anzupassen, stehen drei Software-Editionen zur Auswahl. Ergänzend kombinieren Sie Erweiterungen, um Funktionen abzudecken, die Sie in der Betreuung Ihrer Mandanten benötigen. Reichen die Standardbausteine für Ihre Anforderungen nicht aus, setzt das otris-Consulting bedarfsgerechte Individuallösungen um.

Benutzerführung. Schritt für Schritt.

Assistenten und kontextsensitive Aktionsmenüs sind ein Merkmal der otris Datenschutz-Software. Die Eingabehilfen unterstützen Nutzer:innen dabei, komplexe Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten und den Bearbeitungsstand über eine Fortschrittsanzeige nachzuvollziehen. Die Ampelsymbolik unterstützt Sie bei Kontrollaufgaben im Datenschutz.

Reporting. Automatisierte Auswertungen.

Mandanten erhalten regelmäßig Auswertungen durch ihren externen Datenschutzbeauftragten. otris privacy dokumentiert die Daten für Reports strukturiert und unterstützt die Erstellung über Filter und definierte Kriterien – z. B. für Tätigkeitsberichte, Maßnahmenübersichten, Analyseberichte, Maßnahmenplanung oder Auditprotokolle. Berichte können Sie ad hoc erstellen und an den Mandanten senden oder zu festen Zeitpunkten automatisch an definierte Empfänger versenden. Als Ausgabeformate stehen PDF, HTML und CSV zur Verfügung.

Betrieb. On-Premises oder Cloud.

Sie können die otris Datenschutz-Software On-Premises auf eigenen Servern betreiben oder als Cloud-Anwendung nutzen. Die Cloud-Variante wird in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben und erfüllt die datenschutzrechtlichen Anforderungen. In Anwendung und Nutzeroberfläche sind beide Betriebsformen identisch.

„Die Mandantenfähigkeit von otris privacy hilft uns bei der Organisation, die integrierten Tools und Checklisten bei der operativen Arbeit.“

Tanja van Lindt

Beraterin Datenschutz, DRK-Landesverband Westfalen-Lippe Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH

Editionen für den externen Datenschutz

Wählen Sie die Edition, die zu Ihrer Arbeitsweise als externer Datenschutzbeauftragter passt – je nach Größe Ihrer Mandantenstruktur, Zusammenarbeit im Team und gewünschter Betriebsform.

STANDARD

Für den Einstieg als Einzelanwender in der Betreuung externer Mandanten.

Schnell startbereit
Planbare Kosten ohne hohe Anfangsinvestitionen
Keine Bindung eigener IT-Ressourcen

Betrieb: SaaS

ENTERPRISE

Empfohlen für externe Datenschutzbeauftragte
Für die Betreuung mehrerer Mandanten mit Rollen, Rechten und Organisationsstrukturen je Mandant.

Zusammenarbeit im Team über klare Nutzerrechte
Strukturierte Zuarbeit und Informationsverdichtung je Mandant
Effizienz durch Vorlagen und wiederverwendbare Daten

Betrieb: SaaS oder On-Premises

ENTERPRISE plus

Für Mandanten mit komplexeren Anforderungen, z. B. mehrsprachiger Nutzung oder erweiterten Auswertungs- und Anpassungsbedarfen.

Workflows zur Abbildung individueller Abläufe je Mandant
Individuelle Reports und Cockpits für mandantenbezogene Auswertungen
Flexible Anpassung von Formularen und Workflows

Betrieb: SaaS oder On-Premises

„otris privacy steuert durch vorgegebene Prozess-Schritte die Anlage neuer Verarbeitungstätigkeiten, bindet die Prozessverantwortlichen ein und ermöglicht das übrige Dokumentationswesen - und das alles bei einem hohen Sicherheitsstandard.“

Erweiterungen für das Datenschutzmanagement

Mit technischen Erweiterungen passen Sie otris privacy ergänzend zur gewählten Edition an Ihre Anforderungen als externer Datenschutzbeauftragter an. Die Erweiterungen sind mit den Editionen ENTERPRISE und ENTERPRISE plus kombinierbar.

Melde-/Aktualisierungs-Workflow. Verarbeitungsprozesse melden.

Der Melde-/Aktualisierungs-Workflow unterstützt Sie dabei, Aufbau und Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) effizient zu organisieren. Sie senden Webformulare direkt aus dem System an verantwortliche Stellen beim Mandanten, die Verarbeitungstätigkeiten strukturiert beschreiben. Nach Ihrer Prüfung übernehmen Sie die Angaben ins VVT oder geben Rückfragen und Ergänzungswünsche zurück.

Für Aktualisierungen können Erinnerungen nach definierten Intervallen versendet werden; zudem können Verantwortliche ihre Verarbeitungstätigkeiten in einer Übersicht ergänzen oder aktualisieren. Sie werden über Änderungen informiert. Die Erweiterung umfasst das Standard-Webformular sowie Installation und Einrichtung; Anpassungen können durch das otris-Consulting umgesetzt werden.

Anfrage-Workflow. Anfragen erfassen und bearbeiten.

Der Anfrage-Workflow unterstützt Sie dabei, eingehende Anfragen automatisiert in otris privacy zu erfassen und den Bearbeitungsprozess nachvollziehbar zu dokumentieren. Anfragende können Anfragen per E-Mail oder über ein Webformular inklusive Anlagen übermitteln. Die Bearbeitung erfolgt anschließend strukturiert im System.

Datenschutzverletzung. Datenschutzverstöße melden.

Mit der Erweiterung „Datenschutzverletzung“ stellen Sie den Mitarbeitenden Ihres Mandanten einen Prozess zur Verfügung, um interne Datenschutzverstöße strukturiert zu melden. Über ein Webformular werden Hergang, betroffene Datenkategorien, betroffene Personengruppen sowie bereits eingeleitete Maßnahmen erfasst – ohne besondere Datenschutzkenntnisse.

Die Meldung wird an die vorab definierte zuständige Stelle übermittelt. Zusätzlich versendet das System eine Benachrichtigungs-E-Mail; Empfänger können konfiguriert werden. Ein Bericht zum Vorgang wird automatisch bereitgestellt.

„otris privacy vereinfacht unser Datenschutzmanagement durch zentrale Datenhaltung und Automatisierung.“

Wolfgang Schröder

DSB bei JAB JOSEF ANSTOETZ KG

In der Praxis: externer Datenschutz mit otris privacy

Hohe Dienstleistungsqualität zu überschaubaren Kosten – das erwarten Mandanten von externen Datenschutzbeauftragten. Gerade im Datenschutzmanagement kann diese Anforderung zur Herausforderung werden, weil Informationen, Nachweise und Abstimmungen laufend zusammenkommen. otris privacy unterstützt Sie mit praxisnahen Funktionen und individualisierbaren Prozessen, damit Qualität und Aufwand in einem ausgewogenen Verhältnis bleiben.

Strukturen und Prozesse übernehmen

Eine einmal angelegte Datenschutzorganisation können Sie in otris privacy wiederverwenden und als Vorlage für weitere Mandanten nutzen. So greifen Sie bei neuen Mandanten auf bewährte Strukturen und Prozesse zurück und passen diese in wenigen Schritten an. Dadurch starten Sie schneller in die operative Arbeit und reduzieren den Aufwand für die Neuanlage.

Kommunikation

Die Kommunikation mit Mandanten ist ein zentraler Teil der externen Datenschutzarbeit. otris privacy unterstützt den Austausch über Funktionen wie Webformulare, mit denen Verarbeitungstätigkeiten bei verantwortlichen Stellen auf Mandantenseite strukturiert abgefragt werden.

Nach Ihrer Prüfung können Rückfragen an den Mandanten gestellt oder Angaben in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) übernommen werden. Der Ablauf inklusive Kommunikation, Anmerkungen und Notizen wird automatisiert protokolliert. Das schafft Transparenz und unterstützt Tätigkeitsnachweise sowie eine nachvollziehbare Leistungsabrechnung.

Administration und Verwaltung

otris privacy unterstützt Sie nicht nur in der operativen Datenschutzarbeit, sondern auch bei administrativen Aufgaben. Dazu zählt die Dokumentenverwaltung: von Besprechungsprotokollen über den Dienstleistungsvertrag bis zur Bestellungsurkunde verwalten Sie mandatsbezogene Dokumente strukturiert im System. Zudem können Sie Aufwände je Mandant nachvollziehen, Auswertungen für Ihr Controlling nutzen und eine transparente Abrechnung erstellen.

Events

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Webcast | DSM mit otris privacy

Termine: 28.04. | 26.05. | 23.06.
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Webcast | Externer Datenschutz

Termine: 24.03. | 21.04. | 19.05.
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Weitere Events

FAQ: Häufige Fragen Datenschutz-Software für externe DSB

Für wen ist eine Datenschutz-Software für externe Datenschutzbeauftragte sinnvoll?

Für externe Datenschutzbeauftragte, die mehrere Mandanten parallel betreuen und Aufgaben, Nachweise sowie Reporting strukturiert abbilden möchten. Entscheidend sind Mandantenfähigkeit, nachvollziehbare Abläufe und eine effiziente Zusammenarbeit mit Verantwortlichen beim Mandanten.

Wie unterstützt otris privacy die Zusammenarbeit beim Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)?

Über Webformulare und einen Melde- bzw. Aktualisierungs-Workflow liefern Prozessverantwortliche Informationen strukturiert zu. Nach Ihrer Prüfung werden Angaben ins VVT übernommen; Aktualisierungserinnerungen lassen sich nach Kriterien automatisieren.

Kann ich Betroffenenanfragen und Datenschutzverletzungen prozesssicher steuern?

Ja. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich über Workflows nachvollziehbar steuern, z. B. für Betroffenenanfragen und die Bearbeitung von Datenschutzverletzungen. Ergänzend unterstützen Erweiterungen die strukturierte Erfassung und Dokumentation des Bearbeitungsprozesses.

Wie skaliert die Software, wenn ich neue Mandanten gewinne?

In der SaaS-Variante ergänzen oder reduzieren Sie Mandantenlizenzen flexibel, ohne die Systemstruktur neu aufzubauen. So passt sich otris privacy Ihrer Mandantenbasis an, auch wenn sie wächst.

Mandantenarbeit effizient organisieren mit Datenschutz-Management-Software von otris

Mit otris privacy reduzieren Sie Aufwand in der Mandantenbetreuung, weil Strukturen, Prozesse und Nachweise je Mandant nachvollziehbar geführt werden. Gleichzeitig behalten Sie Aufgaben, Fristen und Reporting im Blick – auch bei wachsender Mandantenzahl.

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Ulrich Palmer
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