Wie optimieren Sie die Zusammenarbeit in der Rechtsabteilung?

Digitale Akten für Ihr Legal Matter Management

Legal Matter Management bezeichnet die Dokumentation und Verwaltung von Rechtsangelegenheiten in einer Rechtsabteilung. Beispiele für Angelegenheiten („Matters“) sind gerichtliche bzw. außergerichtliche Streitigkeiten, juristische Beratungen oder die Ausarbeitung einer Geheimhaltungsvereinbarung. Zu jeder Angelegenheit fallen Daten und Dokumente an: Korrespondenz, Protokolle, Rechnungen, Beschlüsse, Rechercheergebnisse, Gutachten, Bilder, Auswertungen usw. Unternehmensjuristen legen Akten an, um die Vorgänge und Dokumente zu jeder Angelegenheit strukturiert abzulegen. Der Aufwand, Papierakten zu pflegen und Informationen über Kopien zu verteilen, ist enorm. Die Ablösung papiergebundener Akten durch digitale Akten vereinfacht und optimiert Ihr Legal Matter Management.

Software für die Rechtsabteilung
otris dossier LEGAL ist eine Spezialsoftware für das Matter Management in Rechtsabteilungen. Bei der Umstellung auf digitale Akten mit otris dossier LEGAL behält die Rechtsabteilung das bewährte System zur Verschlagwortung sowie Akten- und Ablagestrukturen bei. Nach der Installation bildet die Lösung selbst komplexe unternehmensspezifische Vorgaben zur Aktenführung ab. Einmal im Einsatz, vereinfacht otris dossier LEGAL die operative Arbeit auf mehreren Ebenen:

Suchen und Finden
Wie aus der papiergebundenen Aktenführung bekannt, werden digitale Akten mit Schlagworten versehen, um eine Strukturierung und Wiederauffindbarkeit zu ermöglichen. Schlagworte/Metadaten sind beispielsweise das Anlagedatum, das Rechtsgebiet, das Aktenzeichen, die Beschreibung der Angelegenheit, der Name der Gegenpartei, der/die Bearbeiter, etc. Mit den in otris dossier LEGAL integrierten Suchfunktionen recherchiert der Nutzer im Schlagwortverzeichnis und sortiert die Treffer. Auf diese Weise findet er beispielsweise umgehend alle Akten zu einem Themenkomplex, alle Akten zu „seinen Fällen“ innerhalb eines definierten Zeitraums oder alle Akten, deren Löschfrist abläuft. Falls erforderlich, integriert otris dossier LEGAL eine OCR-Volltextindexierung, mit der Anwender zusätzlich sämtliche Dokumenteninhalte durchsuchen.

Zusammenarbeit
Die Informationen und Dokumente in der Matter-Akte müssen involvierten Kollegen ebenso zur Verfügung stehen wie externen Beteiligten (z.B. beauftragte Anwälte oder Sachverständige). otris dossier LEGAL erspart Ihnen das aufwendige Kopieren und Verteilen von Akten(inhalten): Kontaktdaten, die Sie in der Software hinterlegen, nutzen Sie, um Inhalte zu teilen.

Sowohl die Mitarbeiter des Unternehmens als auch Externe greifen auf die digitalen Akten und Inhalte zu, die für sie freigegeben sind. Der browserbasierte Zugriff auf eine zentrale Datenbank hat den Vorteil, dass alle Beteiligten mit denselben aktuellen Daten, Dokumentenversionen und Vorgängen arbeiten. Ortsunabhängig und zu jeder Zeit.

Fristenkontrolle
Durch automatisierte Fristenkontrolle erhöht otris dossier LEGAL die Sicherheit bei der Bearbeitung terminkritischer Angelegenheiten. Belegen Sie einzelne Akten oder Vorgänge mit einer Frist, warnt das System den zuständigen Mitarbeiter per E-Mail. Reagiert der Mitarbeiter nicht, startet das System einen Erinnerungsworkflow: Nach vorab definiertem Ablauf informiert das System weitere Mitarbeiter über die anstehende Frist. Auf diese Weise kontrollieren Sie z.B. Einspruchsfristen oder die Einhaltung von Löschfristen.

Änderungen nachvollziehen
Änderungen, die von Nutzern an der digitalen Akte vorgenommen werden, protokolliert das System automatisiert. Sie können so jederzeit nachvollziehen, zu welchem Zeitpunkt ein Nutzer Daten, Dokumente oder Kommentare der Akte hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht hat.

Sicherheit und Platzersparnis
Papiergebundene Matter-Akten, die Sie langfristig aufbewahren (müssen), erfordern physischen Lagerraum. Digitale Akten benötigen lediglich eine Datenbank – auf Ihrem Unternehmensserver oder in der Cloud. Digitale Akten schützen Sie unkompliziert vor Zerstörung oder Verlust: otris dossier LEGAL kann so konfiguriert werden, dass automatisch generierte Sicherheitskopien auf örtlich getrennten Servern gespeichert werden.

Komponenten für Ihr Legal Matter Management

Eine zentrale, digitale und strukturierte Aktenablage – für viele Rechtsabteilungen ist otris dossier LEGAL ein großer Fortschritt in Sachen Digitalisierung und Zusammenarbeit. Einmal auf digital umgestellt, eröffnen sich jedoch weitere Möglichkeiten zur Vereinfachung, Verbesserung und Beschleunigung von Prozessen. Je nach Anforderung kann otris dossier LEGAL individuell ausgebaut werden.

Wissensmanagement
Mit otris dossier LEGAL speichern Sie ganze Akten, Vorlagen, Texte oder hilfreiche Formulierungen in einer Wissensdatenbank. Die abgelegten Wissensbausteine helfen Ihnen, das Know-How aus abgeschlossenen Angelegenheiten für aktuelle Aufgabenstellungen zu nutzen. Die strukturierte Ablage vereinfacht die Informationsrecherche und verbessert Effizienz und Qualität der operativen Arbeit. Beispiel: Der Mitarbeiter findet in der Wissensdatenbank sowohl eine Anleitung zum Vorgehen in Mahnverfahren als auch Vorlagen zur schnellen Erstellung der erforderlichen Schreiben.

Eine App für den mobilen Zugriff
Rechtsabteilungen, die bereits eine digitale Aktenverwaltung einsetzen, produzieren trotzdem häufig große Mengen an Papier: Zur Vorbereitung auf Gerichtsverfahren oder auf außergerichtliche Verhandlungen drucken Mitarbeiter die bereits digitalisierten Dokumente aus, da sie außerhalb der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur oftmals keinen Zugriff auf ihre Systeme erhalten. Unsere Lösung: Die otris dossier-App stellt Ihnen Vorgänge und Dokumente auch offline auf Ihrem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) zur Verfügung. Die App synchronisiert sich mit dem Anwendungsserver und legt die Daten verschlüsselt auf Ihrem mobilen Endgerät ab. In der App werden die Daten entschlüsselt dargestellt und können auch überall dort genutzt werden, wo keine Internetverbindung verfügbar ist.

Legal Spend / Dokumentation von Tätigkeiten und Aufwänden
Das otris dossier Matter Management vereinfacht nicht nur die operative Arbeit am Rechtsfall, sondern ebenso die administrativen Prozesse: Über Legal Spend-Funktionen erfassen Sie Tätigkeiten und Zeitaufwände für jeden einzelnen Rechtsfall. Per Knopfdruck generieren Sie Reports, die Aufwände und Arbeitsleistungen übersichtlich darstellen.

Elektronische Signatur
Durch die E-Signatur ist es möglich, gültige Rechtsgeschäfte auf Basis digitaler Dokumente zu schließen. Die Integration der E-Signatur-Lösung der Firma DocuSign in otris dossier LEGAL vereinfacht den Unterzeichnungs-Prozess. Rechtsgeschäfte können durch die digitale Signatur unkompliziert, schnell und ortsunabhängig abgewickelt werden. Nach Unterzeichnung eines Dokuments nutzen Sie die einschlägigen digitale Akten in otris dossier LEGAL zur Ablage.

Digitales Archiv
Auf Wunsch integriert otris dossier LEGAL eine digitale Archivkomponente. Akten, die Sie in otris dossier angelegt haben, können Sie im digitalen Archiv zeitlich unbegrenzt aufbewahren. Die in otris dossier LEGAL integrierbare Archivkomponente ist von der KPMG nach IDW PS880 zertifiziert und erfüllt die Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Hierzu zählen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

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Thomas Bong
+49 231 95806950
dossier@otris.de

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