Contract Lifecycle Management: vom Vertragsentwurf bis zur Archivierung

Contract Lifecycle Management bezeichnet das systematische, effiziente Management von Verträgen, Vertragsentwürfen, Vereinbarungen und Dokumentationen durch alle Phasen ihres Lebenszyklus – von der Vertragserstellung bis hin zur Archivierung. Mit digitalem CLM wird Vertragsmanagement als Prozess in mehrere Phasen unterteilt.

Ziel des CLM ist es …

• Vertragsprozesse zu optimieren,
• Rechtssicherheit zu schaffen,
• Transparenz zu gewährleisten,
• strategische Geschäftsentscheidungen zu unterstützen und
• Risiken zu minimieren.

Digitales Contract Lifecycle Management (CLM) ist unerlässlich für ein effizientes und effektives Vertragsmanagement in Unternehmen. Durch die Digitalisierung des Vertragslebenszyklus werden alle Schritte – von der Erstellung bis zur Archivierung – automatisiert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer geringeren Fehleranfälligkeit führt.

Ein digitales CLM ermöglicht eine bessere Übersicht und Kontrolle über alle Vertragsdaten, was die Transparenz erhöht und Compliance-Risiken reduziert. Darüber hinaus ermöglicht es die systematische Analyse von Vertragsdaten, um Einsparpotenziale und Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren. In einer zunehmend vernetzten und schnelllebigen Geschäftswelt unterstützt digitales CLM Unternehmen dabei, agil und rechtskonform zu agieren.

Jede Phase im CLM birgt spezifische Herausforderungen und Chancen zur Optimierung. Die Implementierung einer Vertragsmanagement-Software mit dem entsprechenden Funktionsumfang ermöglicht es Unternehmen, die gesamte Vertragsverwaltung nahtlos und effizient zu gestalten und die Compliance sicherzustellen.

Die Übersicht über den Vertragsbestand wird verbessert, auch sind Verantwortliche in Unternehmen schneller handlungsfähig. Das spart Zeit und Kosten für Rechtsberatung und Administration.

Alle Verantwortlichen in Rechts-, Management- und Personalabteilungen wissen dank CLM-Systemen jederzeit …

• wo die neuesten Verträge abgelegt sind,
• was in den Verträgen steht und
• wer für die Erstellung zuständig war.

Die Such- und Filterfunktionen von CLM-Software ermöglicht zudem eine gezielte Informationsrecherche über den gesamten Vertragsbestand. Das CLM-Tool gewährt viele weitere Vorteile:

• Kennzeichnen der Vertragsdokumente mit Metadaten (elektronischer Aktendeckel),
• Zuweisen zusätzlicher Unterlagen (wie Vertragskorrespondenz)
• Verknüpfen von Terminen (etwa Vertragsfristen)
• Vergeben von Zugriffsrechten
• Standardisieren von internen Prozessen
• Zentralisieren von Informationen

Die Integration eines Contract-Lifecycle-Management-Systems stellt somit einen strategischen Vorteil für Unternehmen dar, der weit über die reine Vertragsgestaltung hinausgeht.

Im Folgenden betrachten wir die verschiedenen Phasen des Vertragslebenszyklus und erklären, wie CLM Unternehmen dabei unterstützt, diese Herausforderungen zu meistern und ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren.

Verträge bilden die Grundlage für nahezu jede unternehmerische Tätigkeit. Somit ist ein sorgfältiges Management des Vertragslebenszyklus in allen Phasen unerlässlich. Es bietet nicht nur Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung, sondern reduziert auch das Risiko durch eine verbesserte Compliance-Überwachung.

Ein effektives CLM umfasst mehrere Schlüsselphasen, vom Entwurf und der Erstellung von Vertragsvorlagen bis hin zur Erneuerung oder Beendigung von Verträgen. Jede Phase spielt eine entscheidende Rolle im digitalen Vertragsmanagement.

Wir beleuchten im Folgenden jede Phase gesondert und erklären, wie man dabei von durchdachtem Contract Life Management profitieren kann.

Jede der folgenden Phasen spielt eine entscheidende Rolle im Gesamtprozess und sollte im Sinne des Geschäftserfolges, der Effizienz und der Compliance optimiert werden.

Phase 1: Vertragsentwürfe konzeptionieren und erstellen

Bei der Erstellung umfangreicher Verträge ist oft ein Team aus verschiedenen Mitarbeitenden und Abteilungen involviert, die zusammen Informationen einholen, um einen Vertrag zu erstellen.

Aufgaben

Zu den Informationen, die Verantwortliche zunächst sammeln müssen, gehören:

• die Kenntnis über bestehende Vertragsbeziehungen und Rahmenabkommen mit dem Vertragspartner,
• die Existenz ähnlicher Verträge mit anderen Partnern,
• die Möglichkeit der rechtssicheren Kombination verschiedener Vertragsklauseln sowie
• Erfahrungen und bisherige Herausforderungen bei der Unterzeichnung vergleichbarer Verträge.

Herausforderungen

Die Herausforderung, die sich stellt, ist einen rechtlich sicheren Vertrag zu entwerfen, der sowohl die Ergebnisse der Verhandlungen als auch die geschäftlichen Interessen widerspiegelt. Dafür nutzen die Beteiligten vorhandene Inhalte und Vorlagen. Sie achten darauf, alle wichtigen Aspekte wie Fristen, Vertragsstrafen und die Höhe der Vertragssummen zu klären und im Vertrag korrekt festzuhalten.

Phase 2: Vertragsentwürfe prüfen und genehmigen

Die Phase der Prüfung und Genehmigung ist entscheidend im Contract Lifecycle Management und setzt direkt nach der Erstellung eines Vertragsentwurfs an.

Aufgaben

In diesem Stadium werden die entworfenen Verträge sorgfältig überprüft, um sicherzustellen, dass sie den internen Richtlinien des Unternehmens sowie externen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Wie komplex der Genehmigungsprozess ist, hängt in der Regel davon ab, wie wichtig der Vertrag für das Unternehmen ist. Diese Phase beinhaltet oft mehrere Überprüfungszyklen und erfordert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen, wie Rechts-, Finanz- und Betriebsabteilungen, um eine umfassende Prüfung aus verschiedenen Perspektiven zu gewährleisten.

Herausforderungen

Die Schwierigkeit liegt also darin, einen komplizierten Genehmigungsprozess fehlerlos und schnell abzuwickeln.

Eine gut strukturierte Phase zwei reduziert nicht nur den Zeitaufwand für den Abschluss von Verträgen, sondern trägt auch zur Aufrechterhaltung guter Beziehungen mit Geschäftspartnern bei, indem sie die Professionalität und Zuverlässigkeit des Vertragsmanagements demonstriert.

Phase 3: Vertragsunterzeichnung

Nachdem der Vertragsentwurf die Prüfungs- und Genehmigungsphase erfolgreich durchlaufen hat, folgt die Vertragsunterzeichnung. Diese Phase markiert den Übergang des Vertrags von einem Entwurf zu einem rechtlich bindenden Dokument. Die Art und Weise, wie Verträge unterzeichnet werden, hat sich mit der Einführung digitaler Technologien erheblich gewandelt. E-Signatur-Anbieter vereinfachen die Vertragsunterzeichnung durch eine vollständige Digitalisierung des Prozesses.

Aufgaben

Vor der Vertragsunterzeichnung muss sichergestellt werden, dass die Personen, die den Vertrag unterschreiben, rechtlich dazu befugt sind und im Namen ihrer jeweiligen Organisation handeln dürfen. Bei einer digitalen Unterschrift wird der Vertragsentwurf über einen E-Signatur-Anbieter zur Unterzeichnung bereitgestellt. Vertragsmanagement-Software bietet in der Regel eine Schnittstelle zu den etablierten Anbietern. Dadurch ist ein im Vertragsmanagement-System angelegter Vertragsentwurf mit wenigen Klicks bereit zur digitalen Unterschrift.

Herausforderungen

Die größten Herausforderungen in der Unterzeichnungsphase bestehen darin, den Unterzeichnungsprozess für alle Parteien zugänglich und verifizierbar zu gestalten und (bei einer digitalen Unterzeichnung) gleichzeitig die rechtliche Gültigkeit der elektronischen Signaturen sicherzustellen.

Phase 4: Vertragserfüllung und Controlling

Unternehmen sind in der Regel an viele Verträge mit diversen Inhalten und Partnern gebunden. Je übersichtlicher und transparenter der Vertragsbestand, desto besser die Controlling-Möglichkeiten.

Aufgaben

Leistungsempfänger haben die Aufgabe, kontinuierlich zu überprüfen, ob die zugesagten Leistungen auch tatsächlich erbracht wurden – innerhalb der vereinbarten Fristen. Darüber hinaus überwachen Verantwortliche fortlaufend folgende Faktoren:

• Mindestlaufzeiten
• Kündigungsfristen
• Verlängerungsoptionen
• Überschreitungen von Schwellenwerten
• Wiedervorlagen

Anbieter von Leistungen müssen wiederum stets im Auge behalten, welche Zusagen den Vertragspartnern gemacht wurden, um Risiken wie rechtliche Streitigkeiten, Vertragsstrafen oder Schäden am eigenen Ansehen effektiv zu managen.

Herausforderungen

Es gilt, stets über den Erfüllungsstand von Verträgen Bescheid zu wissen sowie das wirtschaftliche Potenzial zu nutzen und Risiken zu kontrollieren. Veränderungen in den Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel neue Gesetzgebungen, Sanktionen gegen Vertragspartner oder Änderungen in der Unternehmensstrategie, können dazu führen, dass Vertragsinhalte riskant werden.

Phase 5: Archivierung

Die ordnungsgemäße Archivierung von Verträgen ist ein zentraler Bestandteil des Vertragsmanagements. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht sieht vor, dass diverse Verträge über Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine ordnungsgemäße Archivierung gewährleistet zudem, dass Verträge leicht zugänglich bleiben – etwa für Prüfungen, Audits oder Erneuerungen. Dabei geht es um ein organisiertes, strukturiertes Ablegen sowohl beendeter als auch laufender Verträge.

Unternehmensweit einheitliche Herangehensweisen bei der Dokumentenablage erhöhen die Transparenz des gesamten Vertragsbestands – so lässt sich das wirtschaftliche Potenzial laufender Vertragsbeziehungen erkennen.

Aufgaben

Durch eine revisionssichere Archivierung können Verträge sicher gespeichert und schnell gefunden werden, samt Versionierung. Auch die Befolgung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen wird mit einem Archiv sichergestellt.

Dieser Prozess hilft Unternehmen, einen klaren Überblick über ihre gesamte Vertragslandschaft zu bewahren und garantiert, dass alle Unterlagen für Überprüfungen, Audits und falls nötig für die Weiterführung oder Erneuerung von Verträgen problemlos verfügbar sind.

Herausforderungen

Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben im Archivierungsprozess ist eine Herausforderung. Folgendes muss stets berücksichtigt werden:

• Datenschutzrichtlinien
• gesetzliche Aufbewahrungspflichten und
• Sicherheitsstandards für Daten.

Zudem müssen archivierte Verträge samt dazugehörigen Notizen und Schriftverkehr einfach auffindbar sein. Besonders wenn die Menge der archivierten Verträge im Laufe der Zeit ansteigt, wird es essenziell, ein System zu verwenden, das eine effiziente Durchsuchung des Archivs ermöglicht.

Digitales Contract Lifecycle Management bietet Unternehmen einen signifikanten Vorteil, indem es die Vertragsprozesse vereinfacht, Risiken minimiert und die Compliance sowie Rechtssicherheit verbessert. Durch Automatisierung, Standardisierung und detaillierte Auswertung unterstützt CLM eine transparente und effiziente Vertragsverwaltung. Ein CLM ist essenziell, um erfolgreiche Geschäftsbeziehungen sicherzustellen und die operative Leistung zu steigern.

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