Genial: keine Verträge mehr damit zu haben, welche Verträge man hat.

Software für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung minimiert Risiken und vereinfacht Ihre Prozessverantwortung

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit otris contract: Sie gewinnen die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge. Strukturen und Verantwortlichkeiten sind auf einen Blick ersichtlich. Vertragsdaten können umfangreich ausgewertet und Controlling-Prozesse angestoßen werden. otris contract lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen.

Verträge haben für Unternehmen eine strategische Bedeutung. Das Vertragsmanagement stellt eine komplexe Unternehmensaufgabe dar, in die unterschiedliche Unternehmensbereiche – wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling – eingebunden sind. Die Bearbeitung und Ablage der einzelnen Verträge erfolgt häufig ausschließlich in der für den Vertrag zuständigen Abteilung. Kerninformationen wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten stehen allen Verantwortlichen somit nicht verlässlich zur Verfügung. Zusammenhänge zwischen Verträgen werden nicht oder nur eingeschränkt erkannt. Die einzelnen Abteilungen handeln oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensstände. Konflikte und Probleme sind vorprogrammiert.

otris contract, unsere webbasierte Lösung für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung, erfasst sämtliche Verträge inklusive Dokumente, Informationen sowie Anlagen. Zusammengefasst in zentralen Vertragsakten haben Sie selbst komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. otris contract ist einfach zu bedienen, übersichtlich und lässt sich leicht in Ihre IT-Umgebung integrieren. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand stets aktuell und einheitlich. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Branchenunabhängig unterstützt die Software von der Erfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

„Unternehmerische Risiken durch Fristenversäumnisse können heute praktisch ausgeschlossen werden.“

Dr. Holger G. Syrbe
Projektleiter und Syndikusanwalt bei der DAW SE

otris contract auf einen Blick

  • Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten
  • Einheitliche Termin- und Fristenkalender für alle Verträge
  • Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalations-Workflow
  • Wiedervorlagen und E-Mail-Erinnerungsfunktionen
  • Übersicht über alle Vertragskosten und -einnahmen
  • Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten
  • Unterstützung von der Vertragserstellung bis zur Unterzeichnung
  • Differenzierte Vergabe von Rechten auf der Ebene von Verträgen, Vertragsarten sowie Organisationseinheiten
  • Sicherer Umgang mit vertraulichen Vertragsdokumenten
  • Komplette Administration des Systems sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche bequem über den Webbrowser
  • Flexible Erstellung von Auswertungen und Reports
  • Anbindung an CRM- und  ERP-Systeme
  • Umfangreiche DMS-Funktionen
  • Verwaltung und Versionierung aller Dokumente und der jeweiligen Korrespondenz
  • Protokollierung der Zugriffe und Aktivitäten
  • Komfortable Filter- und Suchfunktionen mit Volltextsuche
  • Ausbaumöglichkeit zu einem vollständigen Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement-System

Vertragsmanagement mit otris contract: intuitiv, ergonomisch und flexibel

In einer Vertragsdatenbank sind alle Informationen klar strukturiert und leicht auffindbar. Die ergonomische Oberfläche sowie intuitive Bedienbarkeit ermöglichen auch den Nutzern, die nur gelegentlich mit der Software arbeiten, das einfache Auffinden der gesuchten Verträge. Administrative Anpassungen und Erweiterungen – wie die Anlage weiterer Datenfelder, Vertragsarten oder Berechtigungen – können eigenständig, auch ohne Programmierkenntnisse, vorgenommen werden.

Sie entscheiden selbst, welche Arten von Verträgen Sie in der Datenbank verwalten: Dort, wo Krankenkassen Verträge zur integrierten Versorgung auswerten, können Unternehmen aus dem Logistikbereich Rahmenverträge für das Fuhrpark-Management überwachen. Die flexible Datenbank-Architektur passt sich nahtlos an spezielle Branchenanforderungen an. Die benötigten Informationen für jede Vertragsart werden in der Datenbank individuell konfiguriert und die digitalen Akten um frei bestimmbare vertragsartspezifische Eingabefelder ergänzt.

Umfassend. Suchfunktion & Volltext-Recherche.

Über umfangreiche Suchfunktionen können Sie die gesamten Inhalte der Vertragsdatenbank schnell und einfach nach den erfassten Informationen durchsuchen. Die exakte Eingrenzung von Suchergebnissen sowie die Suche nach beliebigen Kombinationen wie z.B. verschiedener Suchbegriffe und Vertragskriterien werden durch spezielle Suchformulare ermöglicht. Auf Wunsch werden die Inhalte der Vertragsdokumente beim Hochladen automatisch indexiert (OCR), so dass diese bei Suchanfragen über eine Volltextrecherche einbezogen werden. Regelmäßig wiederkehrende Suchanfragen können gespeichert und somit jederzeit ohne Aufwand erneut ausgeführt werden.

Maßgeschneidert. Berechtigungen & Zugriffe.

otris contract integriert alle Inhalte der Vertragsdatenbank in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen.

Individuell. Auswertungen & Reports.

otris contract verfügt über eine integrierte Business-Intelligence-Lösung. Beliebige Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen können zur individuellen Auswertung abgerufen werden. Die Daten lassen sich beliebig gruppieren, verdichten und arrangieren. Die Ausgabe der Vertragsauswertungen kann an Ihr Corporate Design angepasst werden und steht in gängigen Ausgabeformaten zur Verfügung. Eine Vielzahl an verschiedenen Diagrammtypen ermöglicht eine klare Visualisierung der Ergebnisse für jeden Sachverhalt. Auf Wunsch werden alle Berichte regelmäßig automatisch erzeugt und per E-Mail versendet. Die Vertragsdatenbank wird somit zum effizienten Steuerungsinstrument für alle Contract-Manager und das gesamte Vertragscontrolling.

Einfach. Installation & Integration.

otris contract ist eine Web-Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Vertragsmanagement-System ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. In der Regel wird otris contract auf Ihrem eigenen Server betrieben. Auf Wunsch bieten wir Ihnen auch das Hosting der Vertragsdatenbank bis zur kompletten Übernahme der Administration an.

Verwaltung. Organisationen & Gesellschaften.

Die Ablage von Verträgen kann ergänzend auf Basis von Organisationshierarchien und Gesellschaftsstrukturen erfolgen. Die Zuweisung von Verträgen entlang dem organisatorischen Aufbau eines Unternehmens ist nicht nur eine aussagekräftige Ablagestrategie, sondern ermöglicht parallel eine Berechtigungsstruktur für die Sichtbarkeit und Zugriffe auf alle Verträge in der Vertragsdatenbank.

Produktgrafik der Vertragsmanagement-Software otris contract

Mit otris contract, unserer Software für die Vertragsverwaltung, gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge. Branchenunabhängig werden Sie von der Vertragserfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen lassen sich unkompliziert umsetzen.

Mehr Sicherheit bei Termineinhaltung und Zahlungsfristen durch Vertragsverwaltung

Sicherheit. Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung.
Durch eine automatisierte Fristen- und Terminüberwachung gibt Ihnen der globale Fristenkalender Sicherheit im Vertragscontrolling. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Alle Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht. otris contract, die Software für Vertragsverwaltung, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit wird der Empfängerkreis zielgerichtet erweitert und E-Mail-Benachrichtigungen versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Zahlungen. Erfassen und Auswerten.
Alle Einnahmen und Verbindlichkeiten werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet. Alle Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell einen Überblick über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Vertragsdatenbank, Vertragsdokumente und Verzeichnisdienste

E-Mails. Weiterleitung an die Vertragsdatenbank.
Vertragsrelevante E-Mails und deren Anhänge, wie Vertragsdokumente oder Nachträge zu bestehenden Verträgen, können Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook oder Lotus Notes) weiterleiten, um sie den digitalen Verträgen zuzuordnen. Inhalte von E-Mails sowie anhängende Dateien und Dokumente werden in der zugehörigen Vertragsakte archiviert und bilden so eine lückenlose Vertragshistorie mit einer vollständigen Korrespondenz.

Verschlüsselung. Zentrale Verzeichnisdienste.
Die Software verfügt über eine eigenständige Benutzerverwaltung. Die Anmeldedaten und Berechtigungen der Benutzer können alternativ aus einem zentralen Verzeichnisdienst synchronisiert werden. Diese Schnittstelle, beispielsweise zum Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory, ermöglicht eine Anmeldung mit den vertrauten Passwörtern des Benutzers. Darüber hinaus kann das Berechtigungskonzept über bestehende Gruppen und Abteilungen (z.B. Contract Manager, IT oder Einkaufsleiter) zentral im Verzeichnisdienst administriert werden. Eine Single-Sign-on-Unterstützung ist gewährleistet.

Workflow. Prozesse und Workflows für digitale Vertragsakten.
otris contract unterstützt Sie bei der Einhaltung sämtlicher Prozesse im Vertragsmanagement. Ob Sie den Prozess zur Freigabe eines Vertrags mehrstufig definieren und von Entscheidungen abhängig machen, eine digitale Vertragsunterzeichnung abbilden oder nur eine Kontrolle nach der Erfassung der Vertragsdaten erreichen wollen – Sie können alle Workflows rund um das Management Ihrer Verträge eindeutig definieren.

Komplexe Workflows und Prozesse werden mit Hilfe eines Workflow-Designers (Microsoft Visio) grafisch modelliert. Hierbei kann auf alle Inhalte und Einstellungen der Vertrags-Software sowie die gesamte Berechtigungsstruktur zugegriffen werden. Die Funktion der individuellen Versendung von Verträgen an frei definierbare Empfänger oder Abteilungen ermöglicht Ihnen jederzeit alle Verträge flexibel und zielgerichtet durch das Unternehmen zu leiten. Eine mehrstufige Empfängerliste kann durch die Benutzer mit wenigen Mausklicks über die Web-Oberfläche zusammengestellt werden.

zur Pressemitteilung

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