Wie optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit otris contract?

Software für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung minimiert Risiken und beschleunigt Prozesse

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit otris contract. Sie gewinnen die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge: von der Erstellung über die strukturierte Ablage und die Bearbeitung bis zur Archivierung.

otris contract - BMEnet Gütesiegel Vertragsmanagement

Vertragsmanagement (engl. contract management) beinhaltet mehr als die Verwaltung von Verträgen. Gutes Vertragsmanagement generiert Mehrwert durch Standardisierung bei Bearbeitung, Erstellung und Recherche. Mitarbeiter finden umgehend die Daten und Dokumente, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen: anstehende Fristen, Leistungsansprüche oder Zusammenhänge zwischen Verträgen.

Ohne organisiertes Vertragsmanagement bleiben diese Informationen intransparent. Häufig entstehen Insellösungen im Unternehmen und die Bearbeitung sowie Ablage der einzelnen Verträge erfolgt auf Abteilungs- oder Teamebene. Konflikte durch unterschiedliche Wissensstände, vermeidbare Risiken, zeitraubende Bearbeitungsprozesse und verschenktes Potenzial sind die Folge.

Vertragsmanagement Software otris contract - Produktgrafik

otris contract

Unsere Vertragsmanagement-Software otris contract verbessert Sicherheit und Effizienz über den gesamten Vertragslebenszyklus. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand ist stets aktuell und einheitlich. Vertragsfristen überwacht das System automatisch und warnt zuständige Mitarbeiter. Mit otris contract steuern und digitalisieren Sie vollständige Vertragsmanagement-Prozesse: Von einfachen Genehmigungsworkflows bis zu komplexen Abläufen bei der Vertragserstellung.

Unsere Vertragsmanagement-Software im Überblick

otris contract ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie die zentrale Vertragsakte, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

otris contract - Digitale Vertragsakte

In zentralen Vertragsakten erfassen Sie Verträge mit zugehöriger Korrespondenz, Anmerkungen und Anlagen. Versionierungen sind für jeden Bearbeiter nachvollziehbar. Die strukturierte Ablage und leistungsstarke Suchfunktionen vereinfachen die Recherche innerhalb des gesamten Vertragsbestandes.

Vertragserstellung, Digitale Signatur mit otris-Vertragsmanagement

Vertragserstellung | Digitale Signatur

Von der Erstellung bis zur digitalen Unterschrift – Vorlagensystem und Klauselverwaltung beschleunigen den Vertrags-Erstellungsprozess und helfen, Fehler zu vermeiden. Die engen Vorgaben der Vorlage lassen keinen Spielraum für Abweichungen und ermöglichen somit auch Mitarbeitern ohne juristische Ausbildung, rechtssichere Verträge zu erstellen.

Fristenmanagement mit otris-Vertragsmanagement

Fristenkontrolle | Wiedervorlage

Automatisierte Warnung vor anstehenden Fristen. Rechtzeitig vor Ablauf einer Frist werden die zuständigen Mitarbeiter informiert. Falls der zuständige Mitarbeiter auf eine Fristenwarnung nicht reagiert, stellt ein Eskalations-Workflow sicher, dass ein vorab definierter Personenkreis informiert wird.

Individuelle Workflows gestalten mit otris-Vertragssoftware

Individuelle Workflows 

Ob Sie den Prozess zur Vertragsfreigabe mehrstufig definieren, eine digitale Vertragsunterzeichnung abbilden oder die Datenprüfung nach der Vertragserfassung automatisieren möchten – mit otris contract digitalisieren Sie Arbeitsprozesse im Vertragsmanagement. Komplexe, individualisierte Workflows werden mit Hilfe eines Workflow-Designers (Microsoft Visio) grafisch modelliert.

Differenziertes Berechtigungskonzept - otris-Vertragsmanagement

Berechtigungen | Zugriff

otris contract integriert alle Inhalte der Vertragsdatenbank in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen. Mit otris contract gestalten Sie einen sicheren Zugang zu vertraulichen Dokumenten im Vertragsmanagement.

Reporting, Controlling mit otris-Vertragsmanagement

Reporting | Controlling

otris contract integriert umfassende Business-Intelligence-Funktionen. Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen können zur individuellen Auswertung abgerufen werden. Die Daten lassen sich beliebig gruppieren, verdichten und arrangieren.

Merkmale, die unsere Vertragsmanagement-Software auszeichnen

Bedienbarkeit (Usability). Einfach und intuitiv.

Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris Entwicklungen höchste Priorität. Das Arbeiten mit otris contract lässt sich trotz der hohen Komplexität des Systems sehr schnell erlernen. Die hervorragende Usability der Vertragsmanagement-Software minimiert den Lernaufwand, den neue Anwender betreiben müssen und verbessert dadurch die Nutzerakzeptanz nach der Einführung.

Integration. Reibungslos und Plattformunabhängig.

otris contract ist eine browserbasierte Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Vertragsmanagement-System ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. Nicht nur die fachliche Arbeit mit dem System, auch die Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Unternehmen eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Gibt es weitere Anforderungen, die dieser Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individualisierung. Von einer einfachen Datenfeld-Ergänzung bis hin zu komplexen Schnittstellen zu Drittsystemen – die otris contract-Architektur ist so offen gestaltet, dass auch umfangreiche Anpassungen mit überschaubarem Aufwand umsetzbar sind.

Skalierbarkeit. Unkompliziert erweiterbar.

Auf Abteilungsebene beginnen und das Vertragsmanagement-System nach und nach konzernweit ausrollen – das ist mit otris contract problemlos möglich. Nicht nur der Funktionsumfang, auch die Anzahl der Nutzer ist schnell und unkompliziert erweiterbar. Ebenfalls möglich: Sie starten mit einer kleinen, kostengünstigen und jederzeit kündbaren Cloud-Lösung. Nachdem Sie die Praxistauglichkeit des Systems überzeugt hat, sind ein Wechsel auf den unternehmenseigenen Server und ein Ausbau des Systems unkompliziert zu realisieren. Bei einem Wechsel von der Cloud auf den unternehmenseigenen Server werden alle Systemeinstellungen, Konfigurationen, Daten, Dokumente und Vorgänge mitübernommen.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass otris contract auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Vertragsmanagement-Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten.

„Das Gesamtpaket aus Benutzerfreundlichkeit, Anforderungsabdeckung und Kosten passt
bei otris contract.“

Ines Padovan
International Accounting, Deichmann SE

Wie funktioniert unser Vertragsmanagement in der Praxis?

Mehr Sicherheit, Ordnung, Überblick und Kontrolle im Vertragsmanagement.
Vier Beispiele aus der Praxis.

Sicherheit. Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung.
Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst. Wie verhindern Sie ungewollte Vertragsverlängerungen?

otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Das System informiert Sie, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht. otris contract, die Software für Vertragsverwaltung, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit werden E-Mail-Benachrichtigungen an einen erweiterten Empfängerkreis zielgerichtet versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Überblick. Zeit und Geld.
Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig. Wie schaffen Sie Transparenz?

otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben im Vertragsmanagement: z.B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.

Ordnung. Erfassen und Auswerten.
Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Wie vereinfachen Sie das Reporting im Vertragsmanagement?

otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Forderungen und Verbindlichkeiten aus Vertragsbeziehungen resultieren. Kosten und Erträge werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet. Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Kontrolle. Zugriff und Datenschutz.
Ein Darlehensvertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die Finanzabteilung bestimmt sind. Wie verbessern Sie den Datenschutz in Ihrer Vertragsverwaltung?

otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z.B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur gesteuert werden.

Events

otris contract-Webcasts | Anmelden und kostenlos teilnehmen!

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Webcast | Digitale Signatur

Webcastbox Digitale Signatur mit Vertragsmanagement-Software otris contract

Termine: 16.07. | 06.08. | 20.08.
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Webcast | Office Integration

Webcastbox Office Integration otris Vertragsmanagement

Termine: 15.07. | 05.08. | 19.08.
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Webcast | otris contract

Wir stellen vor: Vertragsmanagement-Software otris contract

Termine: 14.07. | 04.08. | 18.08.
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Speziallösungen für Ihr Vertragsmanagement

Wie vielfältig die Anforderungen an ein Vertragsmanagement-System sind, zeigen die Rückmeldungen unserer Kunden und Interessenten. Um auch spezielle Bedarfe bestmöglich abzudecken, entwickeln wir Erweiterungen, die Ihr digitales Vertragsmanagement bedarfsgerecht vervollständigen. 

Vertragsrisiken kontrollieren
Vertragsabschlüsse generieren nicht nur Sicherheit. Sie beinhalten auch immer das Risiko, dass Vereinbarungen nicht eingehalten werden und Schaden entsteht. Welche Verträge in Ihrem Gesamtbestand sind besonders risikoreich und wie hoch wäre ein potenzieller Schaden? otris contract unterstützt Sie bei der Risikobewertung Ihres Vertragsbestandes. Die Software visualisiert die Ergebnisse der Risikobewertung über Ampelsymbole. Das erleichtert dem Nutzer die Einordnung und – falls notwendig – das schnelle Anstoßen von Maßnahmen.

> Weitere Informationen Risikomanagement

Erweiterungen für IP-, Matter-, und Claim-Management
Die rechtliche Sachbearbeitung im Unternehmen beschränkt sich nicht auf das Vertragsmanagement. Die Rechtsabteilung ist beispielsweise auch für die Vertretung der Unternehmensinteressen in den Bereichen Wettbewerbs- und Markenrecht zuständig. Rechtsfälle, die nicht oder nur indirekt mit dem Vertragsmanagement zusammenhängen, bearbeiten Sie über Erweiterungen mit otris contract: Frei konfigurierbare Aktentypen bilden die Aktenstrukturen und Arbeitsprozesse ab, die für Ihrer Rechtsabteilung relevant sind. Als bereits fertig entwickelte Aktensysteme stehen Ihnen Lösungen für das IP-, Matter- sowie Claim-Management zur Auswahl.

> Weitere Informationen Legal-Tech-Erweiterungen

Leasingverträge nach IFRS 16 bewerten
Mit otris contract analysieren Sie Ihren Vertragsbestand, um Leasingverträge zu identifizieren, die nach IFRS 16 bilanziert werden müssen. Sie selektieren anhand der vorgegebenen Kriterien und vermerken bereits aktivierte und „umgestellte“ Verträge. Altzustand und Veränderungen können über den gesamten Vertragszeitraum nachvollzogen werden. Über die Zahlungsreihen in otris contract wird der Gesamtwert je Vertrag ausgegeben (für RoU asset), der als Grundlage für die Bilanzierung dient.

> Weitere Informationen zur IFRS 16-Bewertung

Corporate Housekeeping
otris contract ist nicht auf eine reine Verwaltung von Verträgen des operativen Geschäfts limitiert. Mit unserer otris corporate LCM-Edition organisieren Sie zusätzlich Ihr Corporate Housekeeping: Von der Verwaltung gesellschaftsrelevanter Verträge über die Archivierung und Versendung von Aufsichtsratsprotokollen bis hin zur Organisation der Gremiensitzungen. Die Lösung verbessert nicht nur Ihr Dokumentenmanagement. Auch die Unternehmensentwicklung wird einfach nachvollziehbar: Das System zeigt Ihnen den Stand der Beteiligungsstruktur zu einem frei wählbaren Zeitpunkt in der Vergangenheit an.

> Weitere Informationen zu unserer Corporate Housekeeping-Lösung

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Ihr Ansprechpartner

Matthias Clarfeld
+49 231 95806950
contract@otris.de

Bild Ansprechpartner für Vertragsmanagement-Software otris contract

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