Genial: keine Verträge mehr damit zu haben, welche Verträge man hat.

Software für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung minimiert Risiken und vereinfacht Ihre Prozessverantwortung

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit otris contract: Sie gewinnen die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge. Strukturen und Verantwortlichkeiten sind auf einen Blick ersichtlich. Vertragsdaten können umfangreich ausgewertet und Controlling-Prozesse angestoßen werden. otris contract lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen.

Vertragsmanagement ist eine komplexe Aufgabe, in die unterschiedliche Unternehmensbereiche – wie Rechtsabteilung, Einkauf, Geschäftsleitung oder Controlling – eingebunden sind. Die Bearbeitung und Ablage der einzelnen Verträge erfolgt häufig ausschließlich in der für den Vertrag zuständigen Abteilungen. Kerninformationen wie Vertragsgegenstand, Laufzeiten und Kosten stehen allen Verantwortlichen somit nicht verlässlich zur Verfügung. Zusammenhänge zwischen Verträgen werden nicht oder nur eingeschränkt erkannt. Die einzelnen Abteilungen handeln oftmals auf Basis unterschiedlicher Wissensstände. Konflikte und Probleme sind vorprogrammiert. otris contract bringt Ordnung und Sicherheit in den Vertragsmanagement-Prozess.

otris contract, unsere webbasierte Lösung für Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung, erfasst sämtliche Verträge inklusive Dokumente, Informationen sowie Anlagen. Zusammengefasst in zentralen Vertragsakten haben Sie selbst komplexe Vertragsgenehmigungs-Workflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sicher im Griff. otris contract ist einfach zu bedienen, übersichtlich und lässt sich leicht in Ihre IT-Umgebung integrieren. Sämtliche Daten sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, der Informationsstand ist stets aktuell und einheitlich. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Branchenunabhängig unterstützt die Software von der Erfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Hauptmerkmale der Vertragsmanagement-Software otris contract

Einfache Bedienbarkeit (Usability).

Eine einfache Bedienbarkeit durch eine bis ins Detail durchdachte Software-Oberfläche hat bei sämtlichen otris Entwicklungen höchste Priorität. Das Arbeiten mit otris contract lässt sich trotz der hohen Komplexität des Systems sehr schnell erlernen. Die hervorragende Usability der Software minimiert den Anpassungsaufwand, den neue Anwender betreiben müssen und verbessert dadurch die Nutzerakzeptanz nach der Einführung. Nicht nur die fachliche Arbeit mit dem System, auch die komplette Administration sowie die individuelle Gestaltung der Programmoberfläche erfolgt bequem über den Webbrowser.

Zentrale Vertragsakte und Stammdatenverwaltung.

Sämtliche Verträge liegen in einer zentralen Datenbank, zugeordnet zu einzelnen Vertragsakten. In den Vertragsakten befinden sich neben dem Vertrag alle dem Vertrag zugehörige Dokumente, Versionierungen und Korrespondenzen. Jede Vertragsakte kann mit Fristen versehen werden, die das System überwacht. Bei Fälligkeit einer Frist, wird der Nutzer informiert. Reagiert er nicht, löst otris contract den vorab definierten Eskalationsworkflow aus. Vertragsakten werden mit dem Stammdatenverzeichnis verknüpft, das detaillierte Informationen zu Vertragspartnern und Lieferanten bereithält. Um die Bearbeitung zu erleichtern, können Verträge mit E-Mail-Erinnerungs- und Vorlagefunktionen belegt werden.

Suchfunktion & Volltext-Recherche.

Über umfangreiche Suchfunktionen können Sie die gesamten Inhalte der Vertragsdatenbank schnell und einfach nach den erfassten Informationen durchsuchen. Nutzen Sie spezielle Formulare, um die Rechercheergebnisse einzugrenzen oder um nach beliebigen Begriffen in Kombination mit Vertragskriterien zu suchen. Auf Wunsch werden die Inhalte der Vertragsdokumente beim Hochladen automatisch indexiert (OCR), so dass diese bei Suchanfragen über eine Volltextrecherche einbezogen werden. Regelmäßig wiederkehrende Suchanfragen können gespeichert und somit jederzeit ohne Aufwand erneut ausgeführt werden.

Berechtigungen & Zugriff.

otris contract integriert alle Inhalte der Vertragsdatenbank in ein differenziertes Berechtigungs- und Zugriffskonzept mit klaren Regeln und möglichen Ausnahmen. Die Umsetzung ist stets individuell und maßgeschneidert und kann vom pragmatischen Ansatz bis zur komplexen Zugriffskontrolle reichen. Mit otris contract gestalten Sie einen sicheren Zugang zu vertraulichen Vertragsdokumenten.

Verwaltung. Organisationen & Gesellschaften.

Die Ablage von Verträgen kann ergänzend auf Basis von Organisationshierarchien und Gesellschaftsstrukturen erfolgen. Die Zuweisung von Verträgen entlang dem organisatorischen Aufbau eines Unternehmens ist nicht nur eine aussagekräftige Ablagestrategie, sondern ermöglicht parallel eine Berechtigungsstruktur für die Sichtbarkeit und Zugriffe auf alle Verträge in der Vertragsdatenbank.

Installation & Integration.

otris contract ist eine Web-Anwendung und erfordert daher keine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern der Benutzer. Das Vertragsmanagement-System ist plattformunabhängig und integriert sich ohne Komplikationen in Ihr IT-Umfeld. Standardisierte Schnittstellen ermöglichen eine reibungslose Kommunikation mit bestehenden Systemen. In der Regel wird otris contract auf Ihrem eigenen Server betrieben. Auf Wunsch bieten wir Ihnen auch das Hosting der Vertragsdatenbank bis zur kompletten Übernahme der Administration an.

Auswertungen & Reports.

otris contract verfügt über eine integrierte Business-Intelligence-Lösung. Beliebige Daten aus der Vertragsdatenbank inklusive aller Finanzwerte oder auch Daten aus anderen Quellen können zur individuellen Auswertung abgerufen werden. Die Daten lassen sich beliebig gruppieren, verdichten und arrangieren. Die Ausgabe der Vertragsauswertungen kann an Ihr Corporate Design angepasst werden und steht in gängigen Ausgabeformaten zur Verfügung. Eine Vielzahl an verschiedenen Diagrammtypen ermöglicht eine klare Visualisierung der Ergebnisse für jeden Sachverhalt. Auf Wunsch werden alle Berichte regelmäßig automatisch erzeugt und per E-Mail versendet. Die Vertragsdatenbank wird somit zum effizienten Steuerungsinstrument für alle Contract-Manager und das gesamte Vertragscontrolling.

Produktgrafik der Vertragsmanagement-Software otris contract

Mit otris contract, unserer Software für die Vertragsverwaltung, gewinnen Sie die volle Kontrolle über Ihre Verträge. Branchenunabhängig werden Sie von der Vertragserfassung über die Erstellung und Terminüberwachung bis hin zur revisionssicheren Archivierung unterstützt. Individuelle, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Anforderungen lassen sich unkompliziert umsetzen.

Vertragsmanagement mit otris contract: Übersichtlich und angepasst an Ihre Bedürfnisse

Wie funktioniert die konkrete Unterstützung, die Ihnen otris contract im Tagesgeschäft bietet? Und wie kann die Vertragsverwaltung-Software an Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen angepasst werden?

Vertragslebenszyklus
Sind Sie Vertraggeber hilft Ihnen otris contract bei der Erstellung durch das einfach zu bedienende Vorlagensystem. Als Vertragnehmer liegen die ausgearbeiteten Verträge bereits vor. In beiden Fällen müssen die Dokumente digitalisiert werden, um sie im Anschluss mit otris contract zu verwalten. Optional läuft der Prozess des Einscannens und die Übertragung in das System automatisiert ab. Der zuständige Mitarbeiter legt im Anschluss den digitalisierten Vertrag in die entsprechende Vertragsakte. In der Vertragsakte werden nicht nur der Vertrag, sondern sämtliche Zusatzinformationen (Korrespondenz, Notizen, Dokumente) gespeichert. Enthält der Vertrag Fristen, werden diese in die Vertragsakte eingetragen, um die Fristen-Warnfunktion zu aktivieren. Hierdurch benachrichtigt das System zuständige Mitarbeiter rechtzeitig vor Ablauf einer Frist. Falls der zuständige Mitarbeiter auf eine Fristenwarnung nicht reagiert, stellt ein Eskalations-Workflow sicher, dass ein vorab definierter Personenkreis informiert wird. Bei der aktiven Arbeit mit dem Vertrag (z.B. Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Verhandlungen, Controlling, Genehmigungsprozesse) helfen Ihnen Such-, Wiedervorlage-, Statistik- und Dokumentenlenkungs-Funktionen. Am Ende des Vertrags-Lebenszyklus archivieren Sie sämtliche Verträge revisionssicher mit der optionalen Archiv-Komponente (zertifiziert durch KPMG).

Benutzerverwaltung
Die Software verfügt über eine eigenständige Benutzerverwaltung. Die Anmeldedaten und Berechtigungen der Benutzer können alternativ aus einem zentralen Verzeichnisdienst synchronisiert werden. Diese Schnittstelle, beispielsweise zum Microsoft Verzeichnisdienst Active Directory, ermöglicht eine Anmeldung mit den vertrauten Passwörtern des Benutzers. Darüber hinaus kann das Berechtigungskonzept über bestehende Gruppen und Abteilungen (z.B. Contract Manager, IT oder Einkaufsleiter) zentral im Verzeichnisdienst administriert werden. Eine Single-Sign-on-Unterstützung ist gewährleistet.

E-Mail-Funktionen
Vertragsrelevante E-Mails und deren Anhänge, wie Vertragsdokumente oder Nachträge zu bestehenden Verträgen, können Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Programm (z.B. Microsoft Outlook oder Lotus Notes) weiterleiten, um sie den digitalen Verträgen zuzuordnen. Inhalte von E-Mails sowie anhängende Dateien und Dokumente werden in der zugehörigen Vertragsakte archiviert und bilden so eine lückenlose Vertragshistorie mit einer vollständigen Korrespondenz.

Anpassung
Die beschriebenen Bearbeitungsschritte und die entsprechende Dokumentenlenkung innerhalb des Vertragslebenszyklus unterscheiden sich stark von Unternehmen zu Unternehmen. otris contract ist so flexibel konfigurierbar, dass selbst komplexeste Unternehmensstrukturen und nahezu jeder erdenkliche Arbeitsablauf im Vertragsmanagement abgebildet werden kann. Bei der Installation wird das System standardmäßig an die Terminologie des Unternehmens angepasst (z.B. Benennung der Vertragsarten und Felder) und anschließend – bei Bedarf – mit den Alt-Daten bestückt. Beliebige zusätzliche Anpassungen werden auf Wunsch in Workshops spezifiziert und von unseren Consultants implementiert: Ob Sie den Prozess zur Freigabe eines Vertrags mehrstufig definieren und von Entscheidungen abhängig machen, eine digitale Vertragsunterzeichnung abbilden oder nur eine Kontrolle nach der Erfassung der Vertragsdaten erreichen wollen – Sie können alle Workflows rund um das Management Ihrer Verträge eindeutig definieren. Komplexe Workflows und Prozesse werden mit Hilfe eines Workflow-Designers (Microsoft Visio) grafisch modelliert. Hierbei kann auf alle Inhalte und Einstellungen der Vertrags-Software sowie die gesamte Berechtigungsstruktur zugegriffen werden. Die Funktion der individuellen Versendung von Verträgen an frei definierbare Empfänger oder Abteilungen ermöglicht Ihnen jederzeit alle Verträge flexibel und zielgerichtet durch das Unternehmen zu leiten. Eine mehrstufige Empfängerliste kann durch die Benutzer mit wenigen Mausklicks über die Web-Oberfläche zusammengestellt werden.

„otris contract hat Fujitsu sehr geholfen, das Vertragsmanagement im Einkauf erfolgreich zu zentralisieren.“

Karsten Buntrock
General Manager Global Sourcing bei Fujitsu

Wir vereinfachen Ihre Verantwortung: Sicherheit, Überblick, Ordnung und Kontrolle

Die Gewissheit, alles unter Kontrolle zu haben – in der Vertragsverwaltung verschafft Ihnen otris contract diese Sicherheit. 

Sicherheit. Automatisierte Fristen- und Terminüberwachung.
Ein Vertrag für eine Dienstleistung, die anderweitig günstiger eingekauft werden könnte, verlängert sich ungewollt. Die Chance zur Verhandlung wurde verpasst.

otris contract sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Sie behalten sämtliche Termine im Blick und halten alle Vertragsfristen ein. Ereignisse und Handlungsmöglichkeiten rund um die Verträge werden automatisch überwacht. Ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht. otris contract, die Software für Vertragsverwaltung, informiert die verantwortlichen Benutzer und Abteilungen frühzeitig per E-Mail und schützt aktiv vor unnötigen Risiken. Eine integrierte Eskalationssteuerung stellt eine zuverlässige Fristen- und Terminüberwachung sicher. Vor dem Verstreichen einer festgelegten Reaktionszeit wird der Empfängerkreis zielgerichtet erweitert und E-Mail-Benachrichtigungen versendet. Wahlweise können auch Adressaten aus weiteren Hierarchie-Ebenen hinzugefügt werden.

Überblick. Zeit und Geld.
Ein Mitarbeiter sucht nach einem Vertrag, findet ihn jedoch nicht, da er auf der lokalen Festplatte eines anderen Mitarbeiters liegt. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch zeitaufwendig.

otris contract verkürzt die Zeit, die Mitarbeiter zur Informationsbeschaffung verwenden durch zentrale Datenablage und umfangreiche Such- und Sortierfunktionen. Den Mitarbeitern bleibt mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben: z.B. Vertragsinhalte prüfen, Verhandlungen, Rechnungsstellung, Recherche zu Vertragsbedingungen, Controlling. Aktuelle und vollständige Informationen in diesen Bereichen sind die Grundlage für rechtlich und betriebswirtschaftlich richtige Entscheidungen.

Ordnung. Erfassen und Auswerten.
Eine Wirtschaftsprüfung steht an. Umfassende Daten zu Forderungen und Verbindlichkeiten aus bestehenden Verträgen müssen schnell und korrekt zusammengetragen werden. Haben Sie jederzeit die volle Übersicht?

otris contract hilft Ihnen – nicht nur bei externen Prüfungen – nachzuvollziehen, welche Verpflichtungen Zahlungen und Einnahmen verursachen. Alle Einnahmen und Verbindlichkeiten werden erfasst und unmittelbar den verursachenden Verträgen zugeordnet. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen werden nur einmal als periodische Zahlungsreihe hinterlegt und automatisiert weiterberechnet. Zahlungen können grafisch und tabellarisch dargestellt, ausgewertet und in Excel-Arbeitsmappen übertragen werden. Auf Knopfdruck generieren Sie Berichte und gewinnen schnell die Übersicht über sämtliche Aufwände und Erträge der hinterlegten Verträge. Überwachen Sie die Einhaltung von Budgets, erstellen Sie Forecasts für zukünftige Entwicklungen oder berechnen Sie Aufstellungen über offene Verbindlichkeiten.

Kontrolle. Zugriff und Datenschutz.
Ein Vertrag gelangt in die Hände eines Mitarbeiters. Der Vertrag enthält sensible Informationen, die nicht für ihn, sondern lediglich für die Geschäftsführung und die HR-Abteilung bestimmt sind.

otris contract reguliert den Zugriff auf Vertragsarten und einzelne Verträge über ein feingliedriges Berechtigungskonzept. Sie definieren bei der Einrichtung des Systems, welchen Prinzipien dieses Berechtigungskonzept folgt: z.B. die Berechtigung, dass Mitarbeiter einer definierten Abteilung mit leitender Funktion schreibenden und lesenden Zugriff auf bestimmte Vertragsarten erhalten auf andere jedoch nur lesenden und die restlichen Verträge für sie nicht angezeigt werden. Mit otris contract können Zugriffe nicht nur für einzelne Betriebe, sondern für die konzernweite Unternehmensstruktur mit sämtlichen Tochterunternehmen gesteuert werden.

zur Pressemitteilung

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Ihr Ansprechpartner:

Matthias Clarfeld
Telefon +49 (231) 958069 50
contract@otris.de

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Produktbroschüre – otris contract

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