KI im Vertragsmanagement: Welche Veränderungen bringt die KI?

Bevor wir explizit auf die Vorteile der KI im Vertragsmanagement sowie die Herausforderungen eingehen, die sich durch die genannten Möglichkeiten ergeben, muss die wichtigste Voraussetzung besprochen werden: “Ohne Daten geht es nicht“. So lautet auch eine der Thesen der sechsten Legal Operations Konferenz 2024. Daten bilden die Basis aller KI-Einsätze in Unternehmen – nicht nur im Bereich Vertragsmanagement.

Doch diese Daten müssen erst entsprechend aufbereitet und der KI in strukturierter Form zur Verfügung gestellt werden. Das heißt, dass auf das Unternehmen zugeschnittenes Datenmanagement für den Einsatz von KI im Vertragsmanagement unverzichtbar ist.

Eine Vertragsmanagement-Software wie otris contract schafft die Basis für den erfolgreichen Einsatz von KI im Vertragsmanagement. Sie sorgt dafür, dass Vertragsdaten einheitlich erfasst und strukturiert sowie sicher verwaltet werden – wesentliche Voraussetzungen für KI-gestützte Funktionen.

Auf einer soliden Datenbasis kann KI

• Verträge automatisiert analysieren,
• Risiken identifizieren und
• bei der Vertragsprüfung unterstützen.

So wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Qualität der Vertragsarbeit nachhaltig verbessert.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen die Vorteile, die sich durch die KI für das Vertragsmanagement ergeben.

Durch die eingangs genannten Möglichkeiten profitieren Unternehmen mit KI-Vertragsmanagement von

• einer effizienteren Vertragsverwaltung,
• minimierten Risiken,
• fundierteren Entscheidungen und
• automatisierten Prozessen.

Zudem kann KI durch Predictive Analytics Vertragsverhandlungen optimieren, indem sie historische (Vertrags)Daten analysiert und passende Strategien vorschlägt. So ist es mit KI möglich, zukünftige Risiken oder Chancen zu erkennen und frühzeitig entsprechend zu reagieren.

Weniger Verwaltungsaufwand & schnellere Analysen

Das Vertragsmanagement beansprucht in der Regel erhebliche personelle und zeitliche Ressourcen. KI-gestützte Systeme automatisieren viele Routineaufgaben, wie das Erfassen von Stammdaten oder die Kategorisierung von Dokumenten. Vertragsdaten können automatisch erfasst und in eine zentrale Datenbank eingepflegt werden, wodurch Fehler reduziert und die Verfügbarkeit relevanter Informationen verbessert wird.

Auch kann die KI Fristen überwachen und Hinweise an die Rechtsabteilung ausspielen. Dies spart Zeit, entlastet Juristen und Vertragsmanager und minimiert die Gefahr für versäumte Fristen. Überdies generiert KI automatisch Berichte über Vertragsstatus, auslaufende Verträge oder potenzielle Optimierungsmöglichkeiten und stellt diese den zuständigen Abteilungen zur Verfügung.

Risikomanagement & bessere Entscheidungsgrundlagen

KI ist imstande, Verträge gezielt auf kritische Klauseln und Risiken zu analysieren. Unternehmen erhalten so eine fundierte Entscheidungsgrundlage, um rechtliche Risiken zu minimieren und Compliance-Vorgaben einzuhalten. Durch Predictive Analytics kann KI frühzeitig Vertragsrisiken und -chancen erkennen.

Darüber hinaus führen KI-gestützte Systeme automatische Abweichungsanalysen durch, indem sie neue Verträge mit bestehenden Unternehmensrichtlinien oder ähnlichen Verträgen vergleichen. Dies hilft Juristen dabei, potenzielle Schwachstellen oder unvorteilhafte Bedingungen frühzeitig zu identifizieren.

Kosteneinsparungen durch Effizienzsteigerung

Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern auch direkte und indirekte Kosten. Unternehmen können mit weniger Ressourcen eine größere Anzahl von Verträgen verwalten und analysieren. Zudem reduziert KI die Risiken durch fehlerhafte oder übersehene Klauseln, wodurch Unternehmen teuren Rechtsstreitigkeiten oder Vertragsstrafen aus dem Weg gehen.

Zusätzlich können KI-gestützte Chatbots sowohl für externe Mandantenkommunikation als auch für interne Vertragsanfragen eingesetzt werden.

• Mitarbeiter können beispielsweise über einen Chatbot Vertragsinformationen abrufen, ohne sich durch lange Dokumente arbeiten zu müssen.
• Externe Partner oder Kunden können Fragen zu Vertragsklauseln oder -bedingungen stellen, die die KI in Echtzeit beantwortet. Dadurch werden Support-Prozesse entlastet und die Bearbeitungszeit von Anfragen erheblich reduziert.

Ferner beantworten KI-gestützte Chatbots Vertragsfragen schnell und in für Laien verständlicher Sprache.

Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement birgt auch Herausforderungen, die Unternehmen kennen und bewältigen müssen. Insbesondere in den Bereichen

• Datensicherheit,
• Gesetzeskonformität und
• Genauigkeit von KI-generierten Ergebnissen

gilt es, Vorkehrungen zu treffen. Eine unkontrollierte Nutzung führt schnell zu fehlerhaften Analysen, rechtlichen Problemen, Sicherheitsrisiken und finanziellen Schäden.

Daher ist es für Unternehmen entscheidend, klare Richtlinien für den Einsatz von KI festzulegen, Berechtigungen gezielt zu steuern und KI-generierte Ergebnisse stets kritisch zu prüfen. Nur durch einen verantwortungsvollen und kontrollierten Einsatz lässt sich das volle Potenzial der Technologie sicher ausschöpfen

Datensicherheit & Berechtigungsmanagement

Der Schutz sensibler Vertragsdaten hat oberste Priorität. Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Datenzugriff erhalten. Zudem müssen Daten stets in einem geschützten Umfeld verarbeitet werden.

Außerdem muss eine KI-gestützte Softwarelösung Nutzer immer erkennen lassen, dass sie gerade mit KI arbeiten – das gilt für Mitarbeitende genauso wie für Mandanten und Kunden. Wird also eine KI im Vertragsmanagement eingesetzt, so sollte das durch Buttons wie “Copilot“ erkennbar sein. So ein Button muss aktiv angewählt werden, um für den Nutzer erkennbar die KI zum Einsatz zu bringen.

Wichtige Fragen, die Unternehmen hinsichtlich Datensicherheit und Berechtigungsmanagement klären müssen, sind:

• Wird die KI als externe Lösung oder als Inhouse-Instanz betrieben?
• Falls extern: Wo befinden sich die Server? Und ist die KI-Instanz ausschließlich für das eigene Unternehmen reserviert?
• Kann der KI-Anbieter die erforderlichen Sicherheitsstandards gewährleisten?
• Wie wird sichergestellt, dass eine lernfähige KI bestehende Berechtigungskonzepte nicht umgeht?

Gesetzliche Vorgaben & Compliance (AI Act, Datenschutz)

Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement muss mit geltenden Datenschutz- und KI-Regulierungen (EU AI Act) konform sein. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre KI-Lösungen transparent arbeiten und Nutzer darüber informiert sind, wenn KI-generierte Inhalte angezeigt werden.

Der AI Act der EU legt Regeln für den Einsatz von KI fest, insbesondere für hochriskante Anwendungen. Dazu gehört, dass Unternehmen genau dokumentieren müssen, wie ihre KI-Systeme Entscheidungen treffen und welche Datenquellen verwendet werden.

Zudem dürfen sensible Vertragsinformationen nicht unkontrolliert für das Training von KI-Modellen genutzt werden. Um diese Compliance-Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen eine klare KI-Strategie etablieren.

Falschaussagen der KI (Halluzinationen)

KI kann fehlerhafte oder unvollständige Informationen generieren. Ein großes Risiko besteht darin, dass KI-Modelle Zusammenhänge herstellen, die tatsächlich nicht existieren, oder falsche Schlussfolgerungen ziehen. Das ist im Vertragsrecht besonders problematisch und kann zu rechtlichen Konsequenzen sowie finanziellen Schäden führen.

Daher sollten KI-generierte Inhalte stets von Experten überprüft werden, bevor sie in Vertragsentscheidungen oder Klauseln einfließen. Dabei gilt der Grundsatz: Je komplexer die Aufgabe ist, desto genauer muss die Überprüfung sein.

Unternehmen, die KI im Vertragsmanagement gezielt einsetzen, steigern ihre Effizienz und minimieren Risiken. Wer frühzeitig eine klare Strategie entwickelt – etwa durch die Optimierung von Datenstrukturen und die Implementierung geeigneter KI-Tools – schafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Dennoch ist die KI ein unterstützendes Werkzeug und niemals ein Ersatz für juristisches Fachwissen und die Erfahrung von Juristen. Menschliche Kontrolle ist unverzichtbar, um das volle Potenzial dieser Technologie sicher zu nutzen.