Vertraute Arbeitsweise,
neue technische Basis
HENSOLDT wechselt zu otris matter:
Vertraute Arbeitsweise, neue technische Basis
Die Rechtsabteilung von HENSOLDT setzte über viele Jahre auf eine etablierte Matter-Management-Software. Als der Hersteller das Ende des Produktlebenszyklus ankündigte und keine weiteren Updates bereitstellte, musste innerhalb kurzer Zeit eine geeignete Nachfolgelösung gefunden und eingeführt werden.
Für HENSOLDT stand fest: Die Anwender sollten ihre Arbeitsweise möglichst einfach fortführen können. Mit otris matter fand das Unternehmen eine gut zugängliche und anpassbare Lösung. Gleichzeitig brachte otris die erforderliche Erfahrung mit, um die technische anspruchsvolle Migration auch ohne geeigneten Standardexport zu organisieren.
Ausgangslage & Herausforderung
Das bisherige Matter-Management-System war in die täglichen Abläufe der Rechtsabteilung von HENSOLDT integriert. Die wichtigen operativen Vorgänge wurden darin als digitale Rechtsakten verwaltet. Ziel der Ablösung war es, auf eine Cloud-Lösung zu wechseln und dabei die Arbeitsweise so wenig wie möglich zu verändern. Die neue Lösung sollte die etablierten Prozesse zuverlässig abbilden und den Umstellungsaufwand für die Anwender möglichst geringhalten.
Die besondere technische Herausforderung lag in der Datenübernahme: Mehr als 250.000 vorhandene Vorgänge mussten aus dem Altsystem migriert werden, das keine geeignete Exportmöglichkeit in einem Standardformat bot.
Eine neue digitale Akte lässt sich nun in einem geführten Prozess in einer Minute anlegen.
Unsere Lösung
Für die Migration entwickelte das otris Consulting eine individuelle Exportroutine, mit der die vorhandenen Vorgänge aus dem Altsystem übernommen werden konnten. Bei der Umsetzung orientierte sich otris an den etablierten Abläufen der Rechtsabteilung und bildete die benötigten Strukturen und Prozesse in der neuen Lösung ab.
Mit otris matter verwaltet HENSOLDT seine Rechtsangelegenheiten weiterhin zentral in digitalen Akten. Sachdaten, Historien, beteiligte Parteien, Dokumente und Korrespondenz werden an einer Stelle zusammengeführt. Funktionen für Recherche und Reporting, die Integration in Microsoft Office sowie Werkzeuge für die Zusammenarbeit unterstützen die tägliche Arbeit.
Zusätzlich wurde die Anlage neuer Vorgänge vereinfacht. Ein vom otris Consulting umgesetzter Prozess führt die Anwender Schritt für Schritt durch die Anlage einer neuen digitalen Akte.
Eingesetzte otris-Lösung
Über HENSOLDT
HENSOLDT ist ein europäisches Hightech-Unternehmen der Verteidigungs- und Sicherheitsindustrie mit Hauptsitz in Taufkirchen bei München. Das Unternehmen entwickelt Sensorlösungen, Elektronik und Software für Anwendungen in den Bereichen Luft, Land, See, Cyber und Weltraum.
Das Ergebnis
Mit otris matter hat HENSOLDT sein langjährig eingesetztes Matter-Management-System erfolgreich auf eine neue technische Basis gestellt. Die benötigten Funktionen und Prozesse werden zuverlässig abgebildet; die einfache Bedienung erleichtert den Anwendern den Wechsel. Gleichzeitig wurden einzelne Abläufe gezielt verbessert – beispielsweise die Anlage neuer digitaler Rechtsakten.
Wir sind sehr zufrieden mit der Migration und der Systemperformance. Stabil, zuverlässig und trotzdem anpassbar.
Besonderheiten
Neben otris matter setzt HENSOLDT auch otris corporate ein. Die Compliance-Abteilung nutzt die Lösung im Rahmen von Business Partner Due-Diligence-Prüfungen. Relevante Informationen werden dort strukturiert erfasst und sind für Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert.
