Phase 1: Vertragsentwürfe entwerfen und erstellen
Was passiert in der Entwurfsphase?
Während der Entwurfsphase holen die verantwortlichen Mitarbeiter Informationen ein, um einen Vertragsentwurf zu erstellen. Bei umfangreichen Verträgen arbeiten häufig mehrere Kollegen und Abteilungen gemeinsam an einem Dokument. Als optimales Ergebnis entsteht ein Vertrag, der rechtssicher ist, die Verhandlungsergebnisse sowie die unternehmerischen Interessen optimal abbildet. Die Ersteller greift hierzu in der Regel auf einen Fundus an bereits vorhandenen Inhalten und Vorlagen zurück und klären sämtliche relevanten Punkte (Fristen, Vertragsstrafen, Vertragssummen etc.).
Welche Herausforderungen gibt es?
Es liegt in der Natur der Sache, dass Vertragsentwürfe abhängig vom Vertragsgegenstand unterschiedlich komplex ausfallen. Ein Vertragsangebot für den Kauf eines Standard-Produkts kann mittels Vorlage und das Eintragen weniger Parameter (z.B. Vertragspartner, Preis, Lieferdatum) erstellt werden. Sollen komplexe technische Anlagen / Dienstleistungen / Projektkooperationen angeboten werden, erfordert das jedoch häufig ebenso komplexe vertragliche Vereinbarungen, die bis zum finalen Entwurf häufig angepasst werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, einen Vertragsentwurf zu erstellen, der rechtssicher ist und die Interessen des Unternehmens mit den Forderungen des Vertragspartners optimal in Einklang bringt. Um einen solchen Vertragsentwurf zu konzipieren, benötigt der Ersteller einen bestmöglichen
Informationsüberblick: Gibt es bereits bestehende Vertragsbeziehungen und Rahmenvereinbarungen mit dem Vertragspartner? Gibt es vergleichbare Verträge mit anderen Vertragspartnern? Welche Vertragsklauseln können rechtssicher kombiniert werden? Welche Erfahrungen und Herausforderungen gab es in der Vergangenheit beim Abschluss ähnlicher Verträge?
Welche Lösung bietet otris contract?
Die Vertragsmanagement-Software otris contract unterstützt bei Konzeption und Erstellung auf zwei Ebenen: bei der Informationsbeschaffung und bei der Dokumentenerstellung.
Informationsbeschaffung: Die Such- und Filterfunktionen der Software ermöglichen dem Nutzer eine gezielte Informationsrecherche über den gesamten Vertragsbestand. Die Ergebnisse einer Volltext- oder Schlagwortsuche kann eingegrenzt und gefiltert werden. Der Nutzer kann sich beispielsweise sämtliche Vertragsbeziehungen mit einem Kunden oder zu einem Produkt innerhalb eines Zeitraums und oberhalb eines bestimmten Vertragswertes anzeigen lassen. Auf diese Weise filtert der Nutzer aus dem gesamten Vertragsbestand die Informationen, die für den zu erstellenden Entwurf relevant und nützlich sind.
Dokumentenerstellung: Die Erstellung eines komplexen Vertragsentwurfs ist zeitintensiv. Der Einsatz von Vorlagen spart Zeit, indem standardisierte Inhalts- und Design-Elemente (Kopf- und Fußzeile, Layout, Logo) nicht für jeden Vertrag neu angelegt werden müssen. otris contract enthält jedoch mehr als eine Auswahl an Vertragsvorlagen. Die Erweiterung DOCUMENT CREATOR integriert eine Klausel- und Vorlagenbibliothek. Der Nutzer wählt zunächst die grundlegenden Vertragsdaten: Vertragsart, Warenart, Laufzeit, Vertragssummen etc. Anhand dieser Parameter wählt das System kompatible Klauseln. Klauseln und ihre Abhängigkeiten von auswählbaren Parametern werden bei der Implementierung des Systems von der Rechtsabteilung geprüft. Anschließend können Nutzer rechtssichere Verträge „per Baukastensystem“ erstellen. Die Klauselverwaltung vereinfacht nicht nur die Erstellung von Verträgen, sondern verbessert auch die Kontrolle: Nutzer können ausschließlich mit vorab genehmigten Klauseln arbeiten, die nur unter vorab definierten Bedingungen auswählbar sind. Eine weitere Funktion verbessert die Risikobewertung abgeschlossener Verträge: Stellt sich eine Klausel z.B. durch veränderte Rahmenbedingungen als problematisch heraus, generiert der Nutzer „per Knopfdruck“ eine Liste mit sämtlichen Verträgen im Gesamtbestand, die diese Klausel enthalten.
Unabhängig davon, ob Vertragsentwürfe mit dem DOCUMENT CREATOR oder lediglich per Vorlage erstellt werden, dokumentiert otris contract alle Anpassungen und Änderungen (z.B. nach Verhandlungen). Über das Versionsmanagement bildet das System den gesamten Entstehungsprozess transparent und nachvollziehbar ab. Alle beteiligten Personen können nachvollziehen, welche Änderungen in welcher Version angenommen oder abgelehnt wurden, was an zusätzlichen Informationen, Kommentaren und Dokumenten der Vertragsakten hinzugefügt wurde sowie alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die im Zusammenhang mit der Entwurfserstellung stehen.
