otris dossier HR-Fachedition mit digitaler Personalakte
7. August 2019

Beste Freunde: Personalwirtschaft und Digitalisierung

Jedes Dokument und jeden Prozess im Unternehmen digitalisieren – in der Theorie mag das sinnvoll sein, in der Praxis, ist jedoch Augenmaß gefragt. Warum nicht mit den Prozessen anfangen, bei denen der „digitale Mehrwert“ umgehend ersichtlich und spürbar ist? Die Personalwirtschaft ist wie geschaffen dafür, papiergebundene Prozesse zu digitalisieren, um sie einfacher, effizienter und Compliance-konform zu gestalten.

Mehr Effizienz bei Standardprozessen

Ein neuer Mitarbeiter tritt in das Unternehmen ein, eine neue Personalakte wird für ihn erstellt. Arbeitet die Personalabteilung ausschließlich papiergebunden, muss ein Mitarbeiter die Akte physisch anlegen, beschriften und einsortieren. Dieser Prozess ist mit einem digitalen System mit wenigen Klicks wesentlich schneller erledigt – wenige Klicks reichen aus, um eine neue E-Akte anzulegen. Gleiches gilt für einen Urlaubsantragsprozess, eine Krankmeldung oder Stammdatenänderungen: Viele Geschäftsvorfälle in der Personalwirtschaft sind Standardprozesse, die sich tagtäglich wiederholen. Diese wiederkehrenden Routinen eigenen sich außerordentlich gut, sie digital abzubilden. Denn je weniger menschliche Abwägungsentscheidungen in einem Prozess notwendig sind (z.B. bei der Bearbeitung einer Krankmeldung), desto mehr Prozessschritte kann das digitale System übernehmen. Die Digitalisierung physischer Arbeitsschritte (Aufstehen vom Arbeitsplatz, die Personalakte dem Schrank entnehmen, Krankmeldung lochen und einsortieren) birgt bereits ein großes Potenzial an Effizienzsteigerung. Hinzu kommen noch die Arbeitsschritte, die das digitale System vollständig automatisiert übernimmt. Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht einen Urlaubsantrag ein, indem er ein elektronisches Formular ausfüllt und absendet. Das System erkennt, um welchen Mitarbeiter es sich handelt und sendet den Urlaubsantrag zur Freigabe an den Vorgesetzen. Der Vorgesetzte genehmigt (oder lehnt ab) per Mausklick. Das System registriert die Genehmigung, aktualisiert das Urlaubskonto und informiert den Antragssteller.

Mehr Sicherheit bei Compliance

Von der Bewerbung über eine Krankmeldung bis hin zum Austritt eines Mitarbeiters – die Personalabteilung arbeitet mit sensiblen, personenbezogenen Daten. Die Datenschutzanforderungen in der Personalwirtschaft sind hoch und gewinnen durch die Auflagen der DSGVO an zusätzlicher Bedeutung. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist es Usus, per E-Mail eingehende Bewerbungen an die zuständige Fachabteilung zur Prüfung weiterzuleiten. Die Weiterleitung erzeugt eine Kopie auf dem lokalen Rechner des Empfängers, womit die Personalabteilung die Kontrolle über die personenbezogenen Daten des Bewerbers verliert. Bei Ablehnung des Bewerbers muss das Unternehmen Löschfristen einhalten und ganz generell muss gewährleistet sein, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten erhalten. Ist eine Kopie der Daten erst einmal im Umlauf, sind Schutz und Löschung schwer zu garantieren. Eine zentrale Datenbank, auf der nicht nur die Personal- sondern zusätzlich die Bewerberdaten liegen, vereinfacht die Einhaltung der Datenschutz-Compliance. Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung, die in den Bewerbungsprozess involviert sind, erhalten (zeitlich begrenzt) Zugang zu den Unterlagen. Ohne die Dokumente herunterladen zu müssen, liest der berechtigte Mitarbeiter die Bewerbung im Ansichtsmodus. Bei Bedarf hinterlässt er einen Kommentar oder stößt einen Prozess an, der die Personalabteilung veranlasst, den Bewerber einzuladen. Das System warnt automatisch vor anstehenden Löschfristen. Bei der Systemkonfiguration entscheiden Sie, welche Art personenbezogener Daten mit Fristenwarnungen versehen werden.

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Mehr Komfort für den Mitarbeiter

Die digitale Personalakte vereinfacht die Arbeit der HR-Mitarbeiter durch komfortable Recherche- und Bearbeitungsfunktionen. Flexible Lösungen wie otris dossier können jedoch weit mehr als ausschließlich bei der operativen Arbeit unterstützen. Durch eine Systemerweiterung realisieren Sie komfortable Employee Self Service-Angebote: Per App informieren sich Mitarbeiter über ihren Resturlaub, ändern ihre Adressdaten oder reichen Reisekosten ein. Der Mitarbeiter sieht, welche personenbezogenen Daten über ihn geführt werden und kontrolliert die Korrektheit. Das vermeidet Übertragungsfehler und entlastet gleichzeitig die Personalabteilung von einem Teil der Stammdatenpflege.

Mehr Platz, weniger Papier

Papiergebundene Personalakten nehmen schnell an Umfang zu – zum Beispiel falls Sie die monatlichen Gehaltsabrechnungen, Mitarbeitergesprächsprotokolle, Krankmeldungen und Urlaubsanträge der Akte zuordnen. Bereits bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist der Platzbedarf für Personalakten beachtlich. Hinzu kommt: Je größer der Aktenbestand, desto höher der Aufwand für Suche und Pflege.

Softwaregestützte Systeme minimieren den Platzbedarf und vereinfachen die Recherche: Egal wie viele Personalakten Sie führen, in digitaler Form speichern Sie den Gesamtbestand in einer einzelnen, leicht durchsuchbaren Datenbank.

Fazit

Durch Vereinfachung für Mitarbeiter, Verbesserung der Compliance und nachweisbare Kosteneinsparung rechtfertigt ein digitales System seine Anschaffung. Die Personalwirtschaft mit ihren vielen repetitiven Prozessen ist ein Unternehmensbereich, in dem Mehrwert durch Digitalisierung mit wenig Aufwand realisierbar ist. Doch nicht nur wirtschaftlicher Mehrwert, auch die vereinfachte Umsetzung von Compliance-Anforderungen sowie mehr Komfort für die Mitarbeiter sprechen für eine Digitalisierung papierbasierter Systeme.

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