Der Schutzbeauftragte für Ihren Datenschutz-Beauftragten.

EU-DSGVO
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Datenschutzmanagement-Software vereinfacht die Umsetzung Ihrer unternehmensweiten Datenschutz-Maßnahmen

Steuern Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy (zuvor privacyGUARD), der Softwarelösung für strategischen Datenschutz. Die Einhaltung von Standards wird systematisch kontrolliert, analysiert und durch die gezielte Umsetzung von Maßnahmen optimiert. Sicherheitslücken werden erkannt und bewertet, Datenschutzprozesse kontrolliert und dokumentiert. otris privacy lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse anpassen.

Datenschutz ist ein unerlässlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung, mehr noch: Datenschutz ist ein echtes Qualitätsmerkmal geworden. Ein hohes Datenschutzniveau kann jedoch nur dann erreicht werden, wenn das Thema im Unternehmen nicht als Belastung empfunden wird. Prozesse und Arbeitsabläufe dürfen nicht gestört, Mitarbeiter nicht bei ihrer eigentlichen Arbeit behindert werden. otris privacy unterstützt bei der Umsetzung eines gesetzeskonformen Datenschutzmanagement – sowohl bei der Planung, der Einrichtung, dem Betrieb als auch der Außerbetriebnahme von Verfahren zur Datenverarbeitung. Die Datenschutzmanagement-Software unterstützt Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzberater unabhängig von Größe oder Struktur der Organisation.

Im Fokus stehen die Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe unter Datenschutzaspekten. Mit Hilfe von integrierten Checklisten werden Unternehmensprozesse beleuchtet und bewertet, um daraus Optimierungspotentiale für den Datenschutz und die Datensicherheit abzuleiten. Die Auftragsdatenverarbeitung lässt sich abbilden und über Report-Funktionen werden alle protokollierten Informationen und Ergebnisse flexibel ausgewertet. Darüber hinaus werden unterschiedliche Kommunikationskanäle – wie z.B. E-Learning-Programme – genutzt, um das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen zu stärken.

otris privacy dient somit sowohl zur Überwachung als auch zur Strukturierung und Dokumentation Ihres unternehmensweiten Datenschutzmanagements – universell und konform zur neuen EU-DSGVO.

EU-DSGVO: Abdeckung der bisher bekannten Anforderungen

Für alle EU-Länder sind ab dem 25. Mai 2018 die neuen Datenschutzstandards auf Basis der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) verbindlich. Wichtigstes Ziel der neuen Verordnung ist es, Nutzerrechte zu stärken und für mehr Transparenz zu sorgen. Auch die Datenschutz-Folgenabschätzung, in der Risiken erkannt und bewertet werden, stellt eine neue Herausforderung dar. Unternehmen werden mehr Aufwand betreiben müssen, um den geänderten Anforderungen gerecht zu werden. Softwarelösungen unterstützen bei der Dokumentation, Optimierung und Umsetzung aller relevanten Datenschutz-Prozesse. Um mit otris privacy sowohl die Anforderungen des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) als auch die der EU-DSGVO abzudecken, wurde die Software um folgende Funktionen erweitert:

  • Monitoring von Datenschutz-Maßnahmen
  • Dokumentation von Datenschutz-Risiken (Datenschutz-Folgenabschätzung (DSGVO Art. 35))
  • Konfigurierbare Reports (z.B. Verarbeitungstätigkeiten DSGVO Art. 30)
  • Dokumentation der Verarbeitungssicherheit (u.a. Auftragsdatenverarbeitung DSGVO Art. 28 und 32)
  • Sensibilisierungsmaßnahmen (Dokumentation, Nachweis und Durchführung von Schulungen)
  • Meldung von Datenschutzverstoß an zuständige Behörde (DSGVO Art. 33)
  • Anfragen und Datenauskünfte

Hauptmerkmale der Datenschutzmanagement-Software otris privacy

Analyse der Unternehmensabläufe

otris privacy dient als zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche datenschutzrelevanten Verfahren inventarisieren. Die Software beinhaltet Checklisten (> 1.000 Fragen) zur Prüfung der Verfahren im eigenen Haus sowie bei externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitung). Maßnahmen, die Sie zur Optimierung des Datenschutzes definieren, werden in der Software dokumentiert, delegiert und überwacht.

Vorlagensystem

Ein umfangreiches Vorlagensystem hilft, Redundanzen zu vermeiden und unterstützt bei der Abbildung von unternehmensinternen Datenschutzprozessen. Das Vorlagensystem können Sie schnell und einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen. Es bietet unter anderem die Verwaltung von Text für Zweckbestimmungen oder Rechtsgrundlagen von Verarbeitungsprozessen, Definitionen von Maßnahmen oder auch Templates für die Datenschutzfolgenabschätzung sowie komplette Verfahrensbeschreibungen.

Sensibilisierung

Wichtiger Bestandteil eines gesetzeskonformen Datenschutzmanagements ist die Mitarbeitersensibilisierung. otris privacy enthält zahlreiche E-Learning- und Newsletter-Funktionen zur Mitarbeiterschulung und erleichtert den Nachweis, welche Schulungen wann durchgeführt wurden.

Rollen- und Zugriffskonzept / externe Einbindung

Durch ein differenziertes Zugriffskonzept definieren Sie Rollen und Rechte. Je nach Anforderung binden Sie einzelne, ausgewählte Datenschutz-Koordinatoren ein oder auch die gesamte Belegschaft. Über Client- bzw. Webzugriff auf das zentrale System fördert Sie Teamarbeit und Informationsverdichtung. So können neue oder geänderte Verarbeitungsprozesse (Verfahren) elektronisch an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Neben dem direkten Client- oder Web-Zugriff kann der Anwender die Checklisten auch extern ausfüllen: Die Fragen werden dann in eine MS Excel-Datei oder als HTML-Fragebogen mit verschlüsselter Antwortübertragung exportiert.
Anfragen zum Datenschutz – intern wie extern – werden über otris privacy effizient abgewickelt und dokumentiert. Datenschutzverletzungen können protokolliert und Berichte zur Konsultation der Aufsichtsbehörde einfach und schnell erzeugt werden.

Reporting

Alle mit otris privacy protokollierten Informationen lassen sich flexibel auswerten. Die 19 Reportvorlagen decken nicht nur die gesetzlichen Vorgaben (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Tätigkeitsberichte, Maßnahmenübersichten, Analyseberichte) ab, sondern erlauben differenzierte Auswertungen des Datenschutz-Managements (Maßnahmenplanung, Auditprotokoll etc.). Als Ausgabeformate stehen MS Word/Excel, PDF und HTML zur Verfügung.

Systematische Benutzerführung

otris privacy bringt Sie Schritt für Schritt ans Ziel: Assistenten und kontextsensitive Aktionsmenüs begleiten Sie durch alle Eingabeprozesse. Für sofortige Transparenz sorgen interaktive Fortschrittsanzeigen und die Ampelsymbolik bei der Datenschutz-Kontrolle. Ihre persönliche Aufgabenübersicht sowie die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen geben Ihnen die Sicherheit, sämtliche Aufgaben und Fristen im Blick zu haben. Selbstverständlich sieht jeder Anwender dank des fein granulierten Rechte- und Rollenkonzepts nur die für ihn bestimmten Arbeitsbereiche und Daten.

Weboberfläche

Sämtliche Funktionen der Software können wahlweise über eine lokale Installation oder über die Weboberfläche im Browser genutzt werden.

Vom Standardprodukt zu Ihrer Lösung

Als erfahrener Software-Hersteller realisieren wir bei Bedarf passgenaue Erweiterungen für Ihr Unternehmen, ohne dabei die Releasefähigkeit von otris privacy zu beeinträchtigen. Über offene Schnittstellen kann das Leistungsspektrum von otris privacy um nahezu beliebige Individualprogrammierungen erweitert werden: Eigene Reports, Datenmigration aus Altsystemen, ActiveDirectory- bzw. LDAP-Kopplung, Datenimporte aus Datenbanken, Web-Formularen sowie Office-Dokumenten u.v.m. Alle Individualisierungen ergänzen den Standard, so dass die Releasefähigkeit von otris privacy gewahrt bleibt. Nennen Sie uns Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen. Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie wir otris privacy optimal auf Ihre Prozesse und Infrastruktur anpassen.

Produktgrafik-Datenschutzmanagement

Datenschutz für Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzbeauftragte. otris privacy – unsere Allround-Lösung für professionelles Datenschutzmanagement – bietet Ihnen neben der Kontrolle und Steuerung Ihrer Datenschutzprozesse eine flächendeckende Mitarbeitersensibilisierung rund um das Thema Datenschutz.

Datenschutzmanagement mit otris privacy: die Verfahrensprüfung als Kernprozess

Welche datenschutzrelevanten Verarbeitungstätigkeiten gibt es im Unternehmen und laufen diese Verfahren gesetzeskonform ab? Diese zentrale Frage zu beantworten und die Erkenntnisse zu dokumentieren, ist eine hochkomplexe Angelegenheit. Datenschützer, die mit selbstentwickelten Lösungen arbeiten, stoßen schnell an Grenzen – Prüfung und Dokumentation werden bereits in mittelgroßen Unternehmen so umfangreich, dass die Übersicht verloren geht. otris privacy strukturiert Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement und verringert den Arbeitsaufwand. 


Verarbeitungstätigkeiten inventarisieren
otris privacy ist die zentrale Datenbank, auf der Sie sämtliche, datenschutzrelevanten Verfahren des Unternehmens dokumentieren. Die Software vereinfacht die Dokumentation durch Assistenten, die Ihnen bei der Anlage helfen und Muster-Verfahren, die Sie wiederverwerten können. Durch Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur ordnen Sie einmal angelegte Muster-Verfahren oder andere Vorlagen gezielt Geltungsbereichen in der Organisation zu. Das vermeidet Redundanz und erhöht die Effizienz im Datenschutz.

Verarbeitungstätigkeiten prüfen
Auch bei der Verfahrensprüfung mit otris privacy verringern Sie Redundanz. Zusätzlich verbessern Sie die Prüfqualität. Das System enthält Checklisten mit über 1.000 ausformulierten Fragen. Abhängig von der Art der Verarbeitungstätigkeit stellen Sie Fragenkataloge zusammen, um sie Verfahren zuzuordnen. Hierbei nutzen Sie ebenfalls das Prinzip der Wiederverwertung und Vererbung: Einmal erstellte Checklisten können auf eine beliebige Anzahl Verfahren angewendet werden.

Analyse
Nachdem ein Verfahren mit einer Checkliste verknüpft wurde, ordnen Sie es der Person oder Fachabteilung zu, die für die Bearbeitung zuständig ist. Mitarbeiter greifen entweder über ihren Internetbrowser auf das System zu, um die Fragen der Checklisten zu beantworten oder sie bekommen die Prüfkriterien einfach zugesandt, ohne direkten Zugriff auf das System haben zu müssen.

Kontrolle
Die Beantwortung der Checklisten-Fragen können nun bewertet werden: Welche Aspekte eines Verfahrens laufen datenschutzkonform ab und sind unbedenklich? An welchen Stellen muss nachgebessert werden? Ampelsymbole helfen Ihnen bei der Einordnung und geben einen schnellen Gesamtüberblick.

Optimierung
Am Ende des Prozesses steht die Optimierung. Sie definieren Maßnahmen, mit denen die aufgedeckten Datenschutz-Mängel behoben werden. Auch für diese Aufgabe nutzen Sie den Vorlagen-Pool, um effizient zu arbeiten. Wiedervorlagefunktionen und Fristenwarnungen unterstützen Sie beim Monitoring der Maßnahmen-Durchführung.

„Modernes Datenschutzmanagement braucht eine effiziente technische Unterstützung.“

Chris Newiger
Konzerndatenschutzbeauftragte der Deutschen Bahn

Ihre Verantwortung wächst: Bleiben Sie souverän mit otris privacy

Ein unternehmensweites Datenschutzmanagement, das lückenlos, gesetzeskonform und frei von redundanter Arbeit abläuft, ist Ihr Anspruch. Ab einer gewissen Unternehmensgröße wird die Umsetzung schwierig – und die Verantwortung wächst durch die neuen gesetzlichen Bestimmungen der EU-DSGVO.

Verantwortung vereinfachen
otris privacy vereinfacht Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation: Alle Verfahren sind geordnet inventarisiert und die Bewertung der Verfahren und Risiken sowie der Stand der Optimierung ist übersichtlich dokumentiert. Ampelsymbole machen die Datenschutz-Organisation übersichtlich und leicht kontrollierbar – auch bei umfangreichen Beständen.

Aufwand verringern
otris privacy hilft Ihnen nicht nur bei der korrekten Abarbeitung Ihrer Aufgaben, sondern auch dabei, die Aufgaben mit möglichst geringem Aufwand zu erledigen. Einen hohen Effizienzgewinn generiert der durchgängige Einsatz von Vorlagen: Sie vermeiden doppelte Arbeit beim Anlegen von Verfahren und Verfahrensprüfungen und nutzen bewährte Dokumente durch Verknüpfung. Nicht nur die Vorlagen auch die Kollaborationsfunktionen verringern den Aufwand Ihrer Datenschutz-Organisation: Fachabteilungen, die Verfahren analysieren, Externe, die Anfragen stellen oder Datenschützer, die eingebunden werden – das System bietet vielfältige Möglichkeiten, Inhalte „von außen“ ohne Medienbruch zu integrieren.

Unternehmensstrukturen integrieren
otris privacy ist konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen in der Software abgebildet werden können, um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Vorlage- und Vererbungsfunktionen minimieren den Aufwand bei Aufbau und Erweiterung der Struktur.

otris privacy – ganzheitliches Datenschutzmanagement
Die Verwaltung Ihres Datenschutzes mit Spezialsoftware zahlt sich aus: Sie gewinnen die volle Kontrolle über den unternehmensweiten Datenschutzprozess und die Gewissheit, Ihrer Aufgabe auf ganzer Linie gerecht zu werden. Durch Strukturierung und Wiederverwertung verschlanken Sie Prozesse und vermeiden redundante Arbeit. Angepasst an Ihre Unternehmensstruktur ist otris privacy ein Werkzeug, das Sie bei sämtlichen Arbeiten unterstützt, die für Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement von Bedeutung sind.

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*Bitte haben Sie Verständnis, dass wir ausschließlich Anfragen von Unternehmen/Organisationen akzeptieren.

Ihr Ansprechpartner:

Lothar Symanofsky
Telefon +49 (231) 958069 50
privacy@otris.de

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Produktbroschüre – otris privacy

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