Der Schutzbeauftragte für Ihren Datenschutz-Beauftragten.

Datenschutzmanagement-Software vereinfacht die Umsetzung gezielter Datenschutz-Maßnahmen

Kontrollieren Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy (zuvor privacyGUARD), der strategischen Softwarelösung für Datenschutz. Die Einhaltung von Standards wird systematisch kontrolliert, analysiert und durch die gezielte Umsetzung von Maßnahmen optimiert. Sicherheitslücken werden erkannt und bewertet, Datenschutzprozesse kontrolliert und dokumentiert. otris privacy lässt sich schnell und unkompliziert an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse anpassen.

Datenschutz ist ein unerlässlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung, mehr noch: Datenschutz ist ein echtes Qualitätsmerkmal geworden. Ein hohes Datenschutzniveau kann jedoch nur dann erreicht werden, wenn das Thema Datenschutz im Unternehmen nicht als Belastung empfunden wird. Prozesse und Arbeitsabläufe dürfen nicht gestört, Mitarbeiter nicht bei ihrer eigentlichen Arbeit behindert werden. Datenschutzmanagement-Software unterstützt bei der Umsetzung erforderlicher Prozesse, die notwendig sind, gesetzliche Anforderungen des Datenschutzes sicher zu stellen. Sowohl bei der Planung, der Einrichtung, dem Betrieb als auch der Außerbetriebnahme von Verfahren zur Datenverarbeitung.

otris privacy unterstützt Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzberater professionell bei ihrem Datenschutzmanagement. Im Fokus stehen die Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe unter Datenschutzaspekten. Mit Hilfe von integrierten Checklisten werden Unternehmensprozesse beleuchtet und bewertet, um daraus Optimierungspotentiale für den Datenschutz und die Datensicherheit abzuleiten. Die Auftragsdatenverarbeitung lässt sich abbilden sowie alle protokollierten Informationen und Ergebnisse flexibel auswerten. Darüber hinaus werden unterschiedliche Kommunikationskanäle – wie z.B. E-Learning-Programme – genutzt, um das Datenschutzbewusstsein im Unternehmen zu stärken.

„Modernes Datenschutzmanagement braucht eine effiziente technische Unterstützung.“

Chris Newiger
Konzerndatenschutzbeauftragte der Deutschen Bahn

otris privacy auf einen Blick

  • Integrierte Checklisten für die Datenschutz-Analyse
  • Kontrolle und Steuerung der Datenschutzprozesse
  • Monitoring von Datenschutz-Maßnahmen
  • Regelmäßige Audits zur Sicherung des Datenschutzniveaus
  • Konfigurierbare Reports (z.B. Verfahrensverzeichnis, Maßnahmenplanung)
  • Auftragsdatenverarbeitung
  • Mitarbeiter-Sensibilisierung (E-Learning, Newsletter, Informationsportal)
  • Anfragen und Datenauskünfte
  • Abrechnung von Arbeitsaufwänden, Reisekosten und Spesen
  • Mehrmandanten- und Konzernfähigkeit
  • Verteiltes Arbeiten auf Basis eines differenzierten Rollen- und Zugriffskonzeptes
  • Direkter und indirekter Software-Zugriff
  • Verschiedene Module (u.a. Web-Fähigkeit, Mehrsprachigkeit)
  • Multiple Schnittstellen (CSV, ODBC, XML, JavaScript, LDAP/AD, COM, iCal)
  • Kopplung mit Datenbanken, Web-Formularen, Office-Dokumenten
  • Individuelle Anpassungen unter Beibehaltung der Releasefähigkeit

Vom Standard-Produkt bis zur Individuallösung – Datenschutzmanagement mit otris privacy

Informationsverdichtung durch Teamarbeit
Bauen Sie abteilungs- und standortübergreifend eine breite Informationsbasis auf. Schlanke und effiziente Prozesse garantieren einen zielgerichteten Informationsfluss. So können neue oder geänderte Verfahren elektronisch an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Neben dem direkten Client- oder Web-Zugriff können die Checklisten auch extern ausgefüllt werden: Die Fragen können in eine MS Excel-Datei oder als HTML-Fragebogen mit verschlüsselter Antwortübertragung exportiert werden.

Organisation und Kommunikation
Der Datenschutzbeauftragte ist das Bindeglied zwischen dem Datenschutzgesetz und denen, die es befolgen müssen bzw. die es betrifft. Alle Anfragen rund um den Datenschutz, intern wie extern (§ 34 BDSG), werden mit otris privacy erfasst und begleitet. Die erforderliche Information der Mitarbeiter zum sensiblen Umgang mit personenbezogenen Daten erfolgt flächendeckend mit Hilfe von E-Learning-Kursen sowie punktuell über Newsletter.

Flexible Auswertungen und Reports
Alle mit otris privacy protokollierten Informationen können flexibel ausgewertet werden. Die 15 Reportvorlagen decken nicht nur die gesetzlichen Vorgaben (Verfahrensverzeichnis, Tätigkeitsbericht) ab, sondern erlauben differenzierte Auswertungen des Datenschutz-Managements (Maßnahmenplanung, Auditprotokoll etc.). Als Ausgabeformate stehen MS Word/Excel, PDF und HTML zur Verfügung.

Systematische Benutzerführung
otris privacy bringt Sie Schritt für Schritt ans Ziel: Assistenten und kontextsensitive Aktionsmenüs begleiten Sie durch alle Eingabeprozesse. Für sofortige Transparenz sorgen interaktive Fortschrittsanzeigen und die Ampelsymbolik bei der Datenschutz-Kontrolle. Ihre persönliche Aufgabenübersicht sowie die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen geben Ihnen die Sicherheit, sämtliche Aufgaben und Fristen im Blick zu haben. Selbstverständlich sieht jeder Anwender dank des fein granulierten Rechte- und Rollenkonzepts nur die für ihn bestimmten Arbeitsbereiche und Daten.

Vom Standardprodukt zu Ihrer Lösung
Als erfahrener Software-Hersteller realisieren wir bei Bedarf passgenaue Erweiterungen für Ihr Unternehmen, ohne dabei die Releasefähigkeit von otris privacy zu beeinträchtigen. Über offene Schnittstellen kann das Leistungsspektrum von otris privacy um nahezu beliebige Individualprogrammierungen erweitert werden: Eigene Reports, Datenmigration aus Altsystemen, ActiveDirectory- bzw. LDAP-Kopplung, Datenimporte aus Datenbanken, Web-Formularen sowie Office-Dokumenten u.v.m. Alle Individualisierungen ergänzen den Standard, so dass die Releasefähigkeit von otris privacy gewahrt bleibt. Nennen Sie uns Ihre individuellen Wünsche und Anforderungen. Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie wir otris privacy optimal auf Ihre Prozesse und Infrastruktur anpassen.

Produktgrafik-Datenschutzmanagement

Datenschutz für Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzbeauftragte. otris privacy – unsere Allround-Lösung für professionelles Datenschutzmanagement – bietet Ihnen neben der Kontrolle und Steuerung Ihrer Datenschutzprozesse eine flächendeckende Mitarbeitersensibilisierung rund um das Thema Datenschutz.

Durch permanente Softwarepflege und praxisorientierte Anwenderschulungen immer auf dem neusten Stand


Datenschutz muss im Vordergrund stehen, aber im Hintergrund ablaufen.
Gesetzesnovellierungen, Beschäftigtendatenschutz, EU-Datenschutzverordnung: Regelmäßige Software-Aktualisierungen halten otris privacy inhaltlich und technisch auf dem aktuellen Stand. Das Thema „Datenschutz“ ist ständig in der Diskussion und im Wandel. Beschlossene Gesetzesänderungen bilden wir nach Möglichkeit zeitnah in otris privacy ab. Darüber hinaus verbessern wir das Leistungsportfolio unserer Datenschutz-Management-Lösung durch Ihre Anregungen: Ein permanenter Dialog mit unseren Kunden gewährleistet die optimale Anpassung von otris privacy an die Bedarfe der Praxis. Pro Jahr veröffentlichen wir in der Regel ein bis zwei neue Versionen von otris privacy. Dazwischen sorgen technische Updates für eine solide Stabilität der Anwendung. Inhaltliche Updates, z.B. neue und überarbeitete Checklisten oder aktualisierte Gesetztestexte, werden via Online-Update bereitgestellt. Bei Fragen oder Problemen steht Ihnen im Rahmen der Software-Pflege unser technischer Support gerne zur Verfügung.

Anwenderschulungen. Standardisiert oder individuell.
Neben den offensichtlichen und intuitiv erlernbaren Grundfunktionen bietet otris privacy eine Vielzahl von zusätzlichen Optionen, die zur Optimierung Ihres betrieblichen Datenschutz-Managements beitragen. Nutzen Sie das maximale Potenzial Ihrer Datenschutz-Management-Software: Besuchen Sie eine unserer praxisorientierten und zielgerichteten Anwenderschulungen.

Standardschulung. Solides Basiswissen.
Ein solides Grundverständnis aller wichtigen Funktionen ist das Ziel unserer zweitägigen Standardschulung. In kleinen Gruppen von 3-6 Teilnehmern werden die Kernfunktionen von otris privacy interaktiv veranschaulicht, wobei es auch ausreichend Raum für individuelle Fragen gibt. Die Standardschulung findet in den Schulungsräumen der otris software AG in Dortmund statt.
Sobald 3 Anmeldungen eingegangen sind, stimmen wir gemeinsam mit den Teilnehmern den Schulungstermin ab.

Individualschulung. Maßgeschneiderte Inhalte.
Bei der Individualschulung konzipieren wir die Schulungsinhalte passend zu Ihren betriebsspezifischen Arbeitsabläufen. Im Vorfeld besprechen wir gemeinsam die Themenschwerpunkte. Gerne stimmen wir unser Schulungskonzept auch auf verschiedene Benutzergruppen ab, so dass die Teilnehmer bedarfsgerecht und funktionsspezifisch in das Programm eingewiesen werden. Auf Wunsch führen wir die Anwenderschulung auch in Ihrem Hause durch.

Mietmodell für externe Datenschutzbeauftragte

Sie suchen eine professionelle und finanzierbare Software für das Datenschutz-Management Ihrer Kunden? Unser flexibles Mietmodell bietet Ihnen ein geringes Investitionsrisiko und fest kalkulierbare Kosten pro Quartal – und das ohne Bindungsfrist.

Um Ihrer Aufgabe als externer Datenschutzbeauftragter professionell gerecht zu werden, ist eine strukturierte Software-Unterstützung unerlässlich. Die Mehrmandantenfähigkeit von otris privacy erlaubt Ihnen eine effiziente Betreuung all Ihrer Mandanten. Vielfältige mandantenübergreifende Vorlagen und Muster schaffen wertvolle Synergien, wobei die Daten Ihrer einzelnen Mandanten selbstverständlich strikt voneinander getrennt sind. Um Zeit und Wege zu sparen, können Sie Ihre Mandanten in die Datenschutzarbeit mit einbinden: Versenden Sie die integrierten Checklisten per E-Mail, die Antworten importieren Sie anschließend auf Knopfdruck. Neben den datenschutzrechtlich erforderlichen Reports wie dem Verfahrensverzeichnis können Sie mit otris privacy zum Beispiel auch Abrechnungen für Ihre Dienstleistungen erzeugen.

Die single-Variante von otris privacy richtet sich an selbständige Einzelberater, während die corporate-Variante in mittleren bis größeren Beratungsunternehmen zum Einsatz kommt. Unser Mietmodell gilt ab einer Anzahl von mindestens fünf Mandanten, wobei die Mandantenzahl jederzeit flexibel angepasst werden kann. Die Kostenseite bleibt durch den quartalsweisen Abrechnungsmodul kalkulierbar. Unser Mietmodell unterliegt keiner Bindungsfrist und ist jederzeit zum Ende eines Quartals kündbar.

Exemplarische Kostenkalkulation
otris privacy | single: 68,23 € p.m.*
otris privacy | corporate: 158,28 € p.m.*
* Preise zzgl. MwSt. für jeweils 5 Mandanten und inkl. Software -Pflege

Bei Interesse erstellen wir Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot!

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Online-Demo Anmeldung

*Bitte haben Sie Verständnis, dass wir ausschließlich Anfragen von Unternehmen/Organisationen akzeptieren.

Ihr Ansprechpartner:

Lothar Symanofsky
Telefon +49 (231) 958069 50
privacy@otris.de

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Produktbroschüre – otris privacy

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