Wie optimieren Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy?

Datenschutz-Software vereinfacht Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement

Steuern Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy, der Softwarelösung für internen und externen Datenschutz. Das System vereinfacht die fortlaufende Überprüfung aller relevanten Verarbeitungen und lenkt die strukturierte Umsetzung von Maßnahmen. Durch Prozessautomatisierung erhöht otris privacy die Effizienz bei Analyse, Dokumentation und Kommunikation.

Die Umsetzung und Einhaltung der EU-DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) ist ein unerlässlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung. Ein hohes Datenschutzniveau kann jedoch nur dann erreicht werden, wenn das Thema im Unternehmen nicht als Belastung empfunden wird. Prozesse und Arbeitsabläufe dürfen nicht gestört, Mitarbeiter nicht bei ihrer eigentlichen Arbeit behindert werden.

otris privacy unterstützt interne und externe Datenschutzbeauftragte bei der Automatisierung und Standardisierung von Datenschutz-Prozessen. Mit der Software optimieren Sie datenschutzrelevante Abläufe wie die Prüfung von Verarbeitungen / Verarbeitungsverträgen, Datenschutzfolgenabschätzungen, Anfragebearbeitungen, das Vorgehen bei Datenschutz-Verletzungen, die Organisation von Maßnahmen, Audits und E-Learning.

otris privacy

otris privacy

Datenschutzmanagement für Unternehmen, Kommunen und externe Datenschutzbeauftragte. otris privacy – unsere Allround-Lösung für eine professionelle Datenschutzorganisation – vereinfacht die Steuerung, die Dokumentation und das Reporting Ihrer Datenschutz-Arbeit. Bei Bedarf integrieren wir unser Information Security Management System (ISMS) in die Anwendung.

Unsere Datenschutz-Software im Überblick

otris privacy ist modular aufgebaut. Basis-Elemente, wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, kombinieren Sie mit Erweiterungen. Bei Bedarf integrieren wir Ihre unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung. Das Ziel: Eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht.

Verarbeitungstätigkeiten inventarisieren mit otris Datenschutzmanagement Software

Verarbeitungstätigkeiten inventarisieren

Auf der zentralen Datenbank inventarisieren Sie die datenschutzrelevanten Verarbeitungen des Unternehmens. Formulare und Assistenten unterstützen bei der Erfassung und Kollaborationswerkzeuge bei der Arbeitsteilung. Mit otris privacy prüfen Sie sowohl eigene Verarbeitungen als auch Auftragsverarbeitungen auf Vorschriftsmäßigkeit (u.a. nach DSGVO Art. 28 und 32).

Verarbeitungen prüfen mit otris Datenschutzmanagement Software

Prüfung | Analyse

Sie stellen (wiederverwendbare) Checklisten zusammen, die Sie einzelnen Verarbeitungen (bzw. Auftragsverarbeitungen) zuordnen. Der verantwortliche Mitarbeiter in der Fachabteilung greift auf das System zu, um mithilfe der Checkliste die Verarbeitung zu analysieren. Über 1.000 vorgefertigte Fragen stehen Ihnen bei der Zusammenstellung der Checklisten zur Verfügung.

Maßnahmenmonitoring mit otris Datenschutzmanagement Software

Kontrolle | Optimierung

Das Datenschutzmanagement bewertet die durch die Fachabteilungen analysierten Verarbeitungen. Markierungen (Ampelsymbole) kennzeichnen die Verarbeitungen, bei denen Nachbesserungsbedarf besteht. Neben der Bewertung organisieren Sie mit otris privacy die Beauftragung und das Monitoring der verknüpften Optimierungsmaßnahmen.

Datenschutzfolgenabschätzung mit otris Datenschutzmanagement Software

Risiken überwachen 

Mit otris privacy organisieren Sie eine DSGVO-konforme Datenschutzfolgenabschätzung (nach DSGVO Art. 35) sowie die vorausgehende Analyse, ob eine DSFA überhaupt notwendig ist. Eine Risk-Map visualisiert den Stand des Risikos der Verarbeitungstätigkeit. Anhand von Cockpits überwachen Sie Bearbeitungsfortschritte, Meldefristen und Datenschutzverletzungen.

E-Learning mit otris Datenschutzmanagement Software

Sensibilisierung

otris privacy enthält eine E-Learning-Plattform. Die von Ihnen erstellten Inhalte verteilen Sie zielgerichtet an Mitarbeiter. Das System protokolliert die Zustellung, wertet über Abfragen den Lernerfolg aus und erstellt Berichte über die durchgeführten E-Learning-Maßnahmen.

Automatisierungsgrad erhöhen mit otris Datenschutzmanagement Software

Workflows

Optionale Workflows erhöhen den Automatisierungsgrad: Aufbau und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses werden durch den Melde-Workflow vereinfacht, der Datenschutzverletzungs-Workflow ermöglicht eine schnelle Intervention bei Datenschutzverstößen, und der Anfrage-Workflow sortiert und kanalisiert Betroffenenanfragen.

Merkmale, die unsere Datenschutzmanagement-Software auszeichnen

Mandantenfähig. Flexible Skalierbarkeit.

Egal ob Sie als externer Datenschützer mehrere Mandanten betreuen, der DSB eines Kleinunternehmens sind oder als Team den Datenschutz eines Konzerns managen – otris privacy passt sich der gegebenen Struktur an. Die Software ist mandantenfähig und eignet sich auch zur Abbildung komplexer Konzernstrukturen.

Rollen- und Zugriffskonzept. Externe Einbindung.

Durch ein differenziertes Zugriffskonzept definieren Sie Rollen und Rechte. Je nach Anforderung binden Sie einzelne, ausgewählte Datenschutz-Koordinatoren ein oder auch die gesamte Belegschaft. Über Client- bzw. Webzugriff auf das zentrale System fördern Sie Teamarbeit und Informationsverdichtung. So können neue oder geänderte Verarbeitungsprozesse elektronisch an den Datenschutzbeauftragten gemeldet werden. Neben dem direkten Client- oder Web-Zugriff kann der Anwender die Checklisten auch extern ausfüllen: Die Fragen werden dann als HTML-Fragebogen mit verschlüsselter Antwortübertragung exportiert.

Funktionsumfang. Individualisierbare Standardsoftware.

Um den Software-Funktionsumfang an die gegebenen Anforderungen anzupassen, wählen Sie eine der drei Software-Editionen und kombinieren bei Bedarf Erweiterungen. Sie haben ein hohes Aufkommen an Betroffenenanfragen? Die „händische“ Überprüfung und Pflege Ihres Verarbeitungsverzeichnisses ist zu aufwendig? Oder möchten Sie die Meldung interner Datenschutzverstöße professioneller bearbeiten? Mit standardisierten Erweiterungslösungen bauen Sie das System bedarfsgerecht aus. Bei weiteren Anforderungen, die der Standard-Funktionsumfang nicht abdeckt, realisiert das otris-Consulting eine bedarfsgerechte Individuallösung.

Systematische Benutzerführung. Alles auf einen Blick.

Die Datenschutz-Software otris privacy bringt Sie Schritt für Schritt ans Ziel: Assistenten und kontextsensitive Aktionsmenüs begleiten Sie durch alle Eingabeprozesse, Drag & Drop-Funktionen erleichtern die Dokumentenzuordnung. Für sofortige Transparenz sorgen interaktive Fortschrittsanzeigen und die Ampelsymbolik bei der Datenschutz-Kontrolle. Ihr persönliches Cockpit sowie die automatischen E-Mail-Benachrichtigungen geben Ihnen die Sicherheit, sämtliche Aufgaben und Fristen im Blick zu haben.

Auswertungen. Differenziert und aussagekräftig.

Alle mit der Datenschutzsoftware otris privacy protokollierten Informationen lassen sich flexibel auswerten. Die Reportvorlagen decken nicht nur die gesetzlichen Vorgaben (Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Tätigkeitsberichte, Maßnahmenübersichten, Analyseberichte) ab, sondern erlauben differenzierte Auswertungen des Datenschutz-Managements (Maßnahmenplanung, Auditprotokoll etc.). Als Ausgabeformate stehen PDF, HTML und CSV zur Verfügung.

On-Premises oder Cloud. Betriebsform wählbar.

On-Premises oder Cloud – welche Variante Sie nutzen, können Sie frei wählen. On-Premises heißt, dass otris privacy auf einem Server an Ihrem Unternehmensstandort installiert wird. Bei einer Cloud-Variante greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums (Standort: Deutschland) zu und nutzen die Datenschutz-Software von dort. In beiden Fällen verwenden Sie einen Webbrowser, um mit der Software zu arbeiten.

„In enger Kooperation mit otris haben wir die operative Arbeit im Datenschutz vereinfacht.“

Jürgen Kempter
Konzerndatenschutzbeauftragter, Hubert Burda Media

In der Praxis: Prozesse vereinfachen mit otris privacy

Datenschutz mit otris privacy zu vereinfachen – das heißt auch, repetitive Vorgänge zu automatisieren und Redundanz zu vermeiden. Webformulare mit nachgelagerten Dokumentenlenkungsfunktionen verknüpfen wir zur Standard-Workflows, die Datenschutz-Prozesse beschleunigen und professionalisieren. Drei Beispiele aus der Praxis:

Verarbeitungsverzeichnis erstellen und aktualisieren
Das Verarbeitungsverzeichnis ist ein Kernelement im Datenschutzmanagement. In dynamischen Unternehmen mit einer Vielzahl an Verarbeitungen, die neu hinzukommen oder sich ändern, kann die Erstellung und Pflege der Dokumentation zur Herausforderung werden.

Mit dem Melde- und Aktualisierungsworkflow vereinfachen Sie sowohl Erstellung als auch Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses: Der Datenschutz-Mitarbeiter nutzt den Workflow, um die Verantwortlichen in den Fachabteilungen zu kontaktieren und aufzufordern, datenschutzrelevante Verarbeitungen zu melden. Ein Webformular vereinfacht die DSGVO-konforme Prozessbeschreibung. Nachdem der Prozessverantwortliche das Formular ausgefüllt hat, prüft der Datenschutzmitarbeiter die Angaben und ordnet die Verarbeitung per Knopfdruck dem Gesamtverzeichnis zu.

Betroffenenanfragen managen
Unternehmen, die im B2C-Geschäft tätig sind, verarbeiten personenbezogene Daten Tausender Kunden. Dementsprechend hoch ist die Anzahl an Betroffenenanfragen. Die DSGVO schreibt vor, in welchem Zeitraum Anfragen bearbeitet werden müssen (beispielsweise die Auskunft über die zur Person gespeicherten Daten und ihre Löschung). Die fristgerechte Bearbeitung und DSGVO-konforme Dokumentation werden zur Herausforderung.

Der Anfrage-Workflow ist eine Erweiterung für otris privacy und vereinfacht eine zügige und datenschutzkonforme Bearbeitung von Anfragen. Über ein Formular, das Sie auf Ihrer Webseite zur Verfügung stellen, reichen Ihre Kunden Anfragen ein. Durch das Formular sind die Daten vorstrukturiert. Das System kann die Anfragen somit automatisiert dokumentieren und zuordnen. Die Datenschutzmitarbeiter überblicken den Gesamtbestand an offenen Anfragen und werden vom System vor anstehenden Bearbeitungsfristen gewarnt. Die übersichtliche Strukturierung der Anfragen und das automatisierte Reporting erleichtern die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Verletzungsmeldungen bearbeiten
Datenschutzverletzungen kommen in jedem Unternehmen vor: Mitarbeiter versenden versehentlich E-Mails mit personenbezogenen Daten an falsche Empfänger, verlieren einen USB-Stick oder veröffentlichen Fotos ohne die Datenschutz-Standards zu beachten. Einige Verletzungen sind relativ unproblematisch und schnell zu beheben andere dagegen schwerwiegend. Wichtig ist, dass den Mitarbeitern ein Kanal zur Verfügung steht, über den Verletzungen unkompliziert intern gemeldet werden können. Nur so ist das Datenschutz-Management in der Lage, schnell zu beurteilen und zu reagieren.

Der Workflow zur Datenschutzverletzung in otris privacy vereinfacht Meldung und Bearbeitung. Ein Webformular dient der Beschreibung der Verletzung nach vorgegebenen Standards (z.B. Datenkategorien, Personengruppen etc.). Die Meldung samt strukturierter Beschreibung leitet das System an den zuständigen Datenschutzmitarbeiter. Eine zusätzliche Benachrichtigungs-E-Mail erhöht die Sicherheit. Die Beurteilung und Bearbeitung des Vorgangs erfolgt in otris privacy. Das System dokumentiert automatisch den Bearbeitungsstand und warnt, falls Vorgänge nicht rechtzeitig bearbeitet werden. Ergibt die Beurteilung, dass die Datenschutzbehörde informiert werden muss, generieren Sie auf Knopfdruck eine DSGVO-konforme Datenschutz-Verletzungsmeldung.

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Ihre Verantwortung wächst: Bleiben Sie souverän mit der Datenschutzsoftware otris privacy

Ein unternehmensweites Datenschutzmanagement, das lückenlos, gesetzeskonform und frei von redundanter Arbeit abläuft, ist Ihr Anspruch. Die Spezialsoftware otris privacy hilft Ihnen, Datenschutzstandards effizient umzusetzen.


Verantwortung vereinfachen
otris privacy vereinfacht Ihre Verantwortung im Datenschutz. Durch Strukturierung und Dokumentation sämtlicher datenschutzrelevanter Prozesse auf einer zentralen Plattform gewinnen Sie den vollen Überblick über den Stand Ihrer Datenschutz-Organisation: Alle Verarbeitungen sind geordnet inventarisiert und die Bewertung der Abläufe und Risiken sowie der Stand der Optimierung ist übersichtlich dokumentiert. Ampelsymbole machen die Datenschutz-Organisation übersichtlich und leicht kontrollierbar – auch bei umfangreichen Beständen.

Aufwand verringern
otris privacy hilft Ihnen nicht nur bei der korrekten Abarbeitung Ihrer Aufgaben, sondern auch dabei, die Aufgaben mit möglichst geringem Aufwand zu erledigen. Einen hohen Effizienzgewinn generiert der durchgängige Einsatz von Vorlagen: Sie vermeiden doppelte Arbeit beim Anlegen von Verarbeitungen und Verarbeitungsprüfungen und nutzen bewährte Dokumente durch Verknüpfung. Nicht nur die Vorlagen auch die Kollaborationsfunktionen verringern den Aufwand Ihrer Datenschutz-Organisation: Fachabteilungen, die Verarbeitungen analysieren, Externe, die Anfragen stellen oder Datenschützer, die eingebunden werden – das System bietet vielfältige Möglichkeiten, Inhalte „von außen“ ohne Medienbruch zu integrieren.

Unternehmensstrukturen integrieren
otris privacy ist konzernfähig. Das heißt, dass auch komplexe Unternehmensstrukturen in der Software abgebildet werden können, um Zugangsrechte, Rollen- und Dokumentenverteilung zu organisieren. Vorlage- und Vererbungsfunktionen minimieren den Aufwand bei Aufbau und Erweiterung der Struktur.

otris privacy – ganzheitliches Datenschutzmanagement
Die Verwaltung Ihres Datenschutzes mit Spezialsoftware zahlt sich aus: Sie gewinnen die volle Kontrolle über den unternehmensweiten Datenschutzprozess und die Gewissheit, Ihrer Aufgabe auf ganzer Linie gerecht zu werden. Durch Strukturierung und Wiederverwertung verschlanken Sie Prozesse und vermeiden redundante Arbeit. Angepasst an Ihre Unternehmensstruktur ist otris privacy ein Werkzeug, das Sie bei sämtlichen Arbeiten unterstützt, die für Ihr unternehmensweites Datenschutzmanagement von Bedeutung sind.

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Universal einsetzbar: externer Datenschutz mit otris privacy

Seit Jahren ist otris privacy ein beliebtes Werkzeug für externe Datenschützer. Zum einen nutzen externe DSB die Software, um ihre Beratungsexpertise mit einem professionellen System abzubilden und anzuwenden. Zum anderen überzeugen das flexible Preismodell, die Skalierbarkeit und die Möglichkeit zu Weitervermietung der Software.


Um die Datenschutzorganisationen für ihre Kunden aufzubauen nutzen externe Datenschützer häufig MS Office Werkzeuge. Checklisten in Excel oder Verarbeitungsverzeichnisse in Word sind das Ergebnis. Mit otris privacy professionalisieren Sie Ihre Arbeit: Durch die Übertragung Ihrer Expertise aus Office-Dokumenten nach otris privacy erstellen Sie eine Standard-Datenschutzorganisation, die Sie für jedes neu angenommene Mandat wiederverwenden und anpassen können. Die zentrale Datenbasis vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Kunden und zeigt Ihre Professionalität. Die Datenschutzorganisation, die Sie für Ihre Kunden in otris privacy erstellen, können sie als SaaS (Software-as-a-Service) an den jeweiligen Kunden weitervermieten.

Als externer Datenschützer profitieren Sie zusätzlich von der leichten Skalierbarkeit der Software: Gewinnen Sie neue Auftraggeber bestellen Sie unkompliziert weitere Mandanten-Lizenzen. Mit jeder zusätzlichen Mandanten-Lizenz bilden Sie die gesamte Datenschutzorganisation eines neuen Auftraggebers ab. Sollte sich Ihr Kundenkreis verkleinern, kündigen Sie unkompliziert per E-Mail-Benachrichtigung die Lizenzen, die Sie nicht mehr benötigen.

Das otris privacy-Mietpreismodell für einen Betrieb in der rechtssicheren Private Cloud (Standort: Deutschland oder Schweiz) orientiert sich an den Bedürfnissen externer DSB: Insbesondere bei einer großen Anzahl an Mandanten sind die Kosten pro Mandanten-Lizenz im Verhältnis zu den Kosten für die Softwareeditions-Lizenz sehr gering. Im Dialog mit unseren Beratern erfahren Sie Details zu unserem Preismodell für externe Datenschutzberater. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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Sebastian Gockel
+49 231 95806950
privacy@otris.de

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