Auch wenn sich das Gesetzgebungsverfahren in Deutschland in die Länge zieht – in absehbarer Zeit werden Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern verpflichtet sein, eine interne Meldestelle einzurichten. Die Art und Weise, wie Unternehmen (oder andere Organisationen) Meldungen empfangen, ist reglementiert: Der Meldekanal muss so konstruiert sein, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers sichergestellt wird.
Hinweisgeberschutz durch Anonymität
Identitätsschutz können Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen erreichen. Eine Möglichkeit ist der Betrieb eines anonymen Meldekanals. Gehen Meldungen anonym ein, impliziert das, dass ein Verstoß gegen das Gebot der Vertraulichkeit gar nicht erst möglich ist. Das otris Hinweisgebersystem garantiert Anonymität durch den externen Betrieb und verschlüsselte Kommunikation. Unternehmen, die ein Hinweisgebersystem einführen möchten, steht die Software umgehend als SaaS-Lösung zur Verfügung.
System plus Beratung
Selber machen oder outsourcen – diese Frage muss jedes Unternehmen individuell beantworten. Die Einführung eines Hinweisgebersystems inklusive Kommunikation an die Mitarbeiter sowie Bearbeitung, Bewertung und Beantwortung eingehender Fälle kann eine verantwortliche Stelle übernehmen oder an externe Experten übertragen werden. Zu den Spezialisten auf dem Gebiet zählt die eagle lsp Rechtsanwaltsgesellschaft. Der Hamburger Legal Service Provider verbindet juristische Expertise mit IT-Know-how. Mit dem otris Hinweisgebersystem als technologischem Herzstück bietet eagle ein Komplettpaket aus rechtlicher Beratung bei der Einführung, Betrieb des Systems sowie der Bearbeitung/Bewertung aller eingehenden Hinweise.
Das otris Hinweisgebersystem bietet eagle eine optimale technologische Plattform: Die Lösung ermöglicht einen sicheren Identitätsschutz für Hinweisgeber und damit die Umsetzung einer grundlegenden regulatorischen Anforderung. Zusätzlich vereinfacht die Software die strukturierte Bearbeitung und Dokumentation eingehender Meldungen: Neue Fälle ordnet das System mandatsbezogen einer digitalen Akte zu. Fristenüberwachung für Beantwortung und Bearbeitung sowie Dokumentationsaufgaben erfolgen automatisiert. Die individuelle Anpassbarkeit des Systems erlaubt eagle unternehmensinterne Prozesse in die Fallbearbeitung zu integrieren sowie für jeden Mandanten ein individuelles Layout der Meldeplattform anzubieten.
Fazit
Das Gesetz zum Hinweisgeberschutz wird in absehbarer Zeit verabschiedet. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen dann interne Meldekanäle anbieten, die sicherstellen, dass die Identität des Hinweisgebers vertraulich behandelt wird. Das otris Hinweisgebersystem ist eine technische Lösung, durch die Unternehmen die regulatorischen Anforderungen erfüllen. Unternehmen, die ihr Hinweisgebersystem nicht in Eigenregie betreiben möchten, können auf den Service externer Rechtsberater zurückgreifen. Die IT- und Compliance-Experten der eagle Rechtsanwaltsgesellschaft nutzen das otris Hinweisgebersystem, um ihre Mandanten mit einem attraktiven Full-Service-Angebot zu entlasten.
