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11. September 2015

Beteiligungen mit Überblick

Eine Software für Beteiligungsmanagement ermöglicht nicht nur den schnellen und einfachen Zugriff auf die gesamten Beteiligungsstrukturen und Unternehmensdaten sondern bildet auch die Grundlage für die strategische Konzernsteuerung.

„Transparenz? Fehlanzeige!“ – so lautet das Untersuchungs-Ergebnis der Verflechtungsstrukturen diverser Fernsehsender, welches Harald Rau, Professor für Kommunikationsmanagement an der Ostfalia-Hochschule in der Fachpublikation „Medienwirtschaft“ zusammenfast. Doch wie behält man den Überblick bei den immer kürzer werdenden Zeiträumen in denen Beteiligungen erworben, veräußert oder sogar das gesamte Beteiligungs-Portfolio neu strukturiert wird? Wie können Beteiligungen dabei noch konsequent zielführend im Hinblick auf ihre Chancen, Ziele und Renditemöglichkeiten geprüft, geführt und ausgerichtet werden? Eine bewährte Methode ist der Einsatz einer Software für Beteiligungsmanagement, welche einen schnellen und einfachen Zugriff auf die gesamten Beteiligungsstrukturen und Unternehmensdaten ermöglicht.

Beteiligungsmanagement in der Praxis
Doch was genau versteht man unter Beteiligungsmanagement? Innerhalb des Beteiligungsmanagements werden alle wichtigen Stammdaten und Kennzahlen der einzelnen Gesellschaften sowie deren Beteiligungen, Kapitalgeber, Mandate und Gremien zentral verwaltet und übersichtlich miteinander verknüpft. Die Realität sieht allerdings ganz anders aus. Häufig wird das Management der Beteiligungen nicht als zentrale Unternehmensaufgabe verstanden, sondern durch unterschiedliche Abteilungen innerhalb des Unternehmens (wie z.B. Recht, Controlling oder Finanzen) wahrgenommen. Der abteilungsübergreifende Austausch wichtiger, beteiligungsrelevanter Informationen findet nicht statt, so dass die wirtschaftliche Entwicklung der Beteiligungen nicht ausreichend bewertet, Chancen und Risiken nicht erkannt und entsprechende Maßnahmen nicht eingeleitet werden können.

Softwarelösung ersetzt Excel & Co.
Aber ab wann ist der Einsatz einer Software-Lösung sinnvoll? Zum einen führen die immer komplexer werdenden Beteiligungsstrukturen gängige Tabellenkalkulationen wie Excel & Co. schnell an ihre Grenzen. So kann das stetig wachsende Volumen an Stamm- und Bewegungsdaten nicht mehr bewältigt und bearbeitet werden. Darüber hinaus stellen die hohen Bearbeitungszeiten sowie die eingeschränkte Darstellungs- und Ablagemöglichkeit der Datenmengen von quantitativen sowie qualitativen Informationen ein großes Problem dar. Auch die gestiegenen wirtschaftlichen Anforderungen durch Komplexität und Anspruch sowie der Wunsch nach einem konzernweit einheitlichen System, weg von den vorhandenen Insel-Lösungen, sind häufig Gründe für die Einführung eines IT-gestützten Beteiligungsmanagement-Systems.

Eine Software für Beteiligungsmanagement ermöglicht nicht nur den schnellen und einfachen Zugriff auf die gesamten Beteiligungsstrukturen und Unternehmensdaten sondern bildet auch die Grundlage für die strategische Konzernsteuerung. Durch die entstandene Transparenz über alle Beteiligungsstrukturen stehen quasi per Knopfdruck Daten der gesamten Beteiligungen übersichtlich strukturiert und auswertbar zur Verfügung. Die Basis zur Steigerung des Unternehmenswertes ist gelegt und muss nur noch aktiv gemanagt werden.

Der Manager für Manager
Die unterschiedlichen Ansprüche der involvierten Abteilungen sowie des jeweiligen Unternehmens können stark voneinander abweichen. Letztendlich spielt die Flexibilität der Software eine entscheidende Rolle, um die unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllen und zukünftige Bedürfnisse abdecken zu können. So bietet etwa die otris software AG mit ihrer Speziallösung für Beteiligungsmanagement – otris CORPORATE – neben maximaler Anpassbarkeit eine intuitive Bedienoberfläche. Die Software entspricht höchsten technologischen Standards und kann einfach in bestehende IT-Landschaften integriert werden.

„Die Flexibilität bzw. Anpassungsmöglichkeit, die all unsere Softwareprodukte bieten, wird durch unsere eigens entwickelte dokumentenmanagementbasierte Technologieplattform ermöglicht. Die Standardsoftware kann schnell und unkompliziert, punktgenau an den Kundenbedarf angepasst werden“, erklärt Dr.-Ing. Frank Hofmann, Gründer und Vorstand der otris software AG. Für ein bekanntes Verlagshaus ist die Ablage der Dokumente der einzelnen Beteiligungen und Tochterunternehmen neben den grafischen Darstellungsmöglichkeiten des Beteiligungsgeflechts von entscheidender Bedeutung. Darüber hinaus war hier die Historisierung der Daten ein wichtiger Punkt. So kann die Beteiligungsstruktur mit den dazugehörigen Daten zu dem gewünschten Betrachtungszeitpunkt komplett dargestellt und nachvollzogen werden. Ein führender Pharma- und Laborkonzern nutzt das System darüber hinaus um unmittelbare Auskunft über die Mandate des Aufsichtsrates oder des Vorstandes geben zu können. Wird darüber hinaus – wie in diesem Fall – parallel die otris-Softwarelösung für Vertragsmanagement eingesetzt, ist die große Datentransparenz bei der Erstellung von Verträgen ebenfalls sehr vorteilhaft. Ein weiterer wichtiger Aspekt im Beteiligungsmanagement ist die automatische Generierung diverser Reports wie z.B. der Anteilsbesitzliste oder dem K3-Bericht, die zu erheblichen Zeit- und Arbeitsersparnissen führen.

Fazit
Beteiligungsmanagement-Software ermöglicht eine übersichtliche und strukturierte Verwaltung von Stammdaten, Kennzahlen und Dokumenten über die gesamte Beteiligungsstruktur hin weg. Beteiligungen können gewinnorientiert geführt und gesteuert werden.

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